ZTD: el GTD sin esteroides

Jardín japonés zen

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Cualquiera que se interese en la productividad personal, tarde o temprano terminará topándose con GTD (del inglés “Getting Things Done”), el método de organización y productividad personal ideado por David Allen. A estas alturas ya se ha convertido en toda una referencia a nivel mundial, y sus practicantes se cuentas por cientos de miles –o quizá millones. Sin embargo, como tuvimos ocasión de ver hace poco, mucha gente piensa que GTD es un método demasiado complejo, sólo apto para ejecutivos y profesionales que tienen que gestionar decenas de proyectos y cientos de tareas al mismo tiempo.

Fruto de esta corriente de pensamiento han surgido algunas variantes más o menos simplificadas del método de David Allen, la más conocida de las cuales es ZTD (del inglés “Zen To Done”), de Leo Babauta. Cuando Leo presentó su método en su blog ZenHabits.com, causó una auténtica revolución. Tan es así que lo elevaron a la categoría de gurú en un abrir y cerrar de ojos. Actualmente hay muchos seguidores de ZTD, o variantes del mismo. Pero, ¿en qué se diferencia ZTD de GTD realmente?

ZTD no hace tanto incapié en un proceso como en una serie de hábitos. La principal crítica que hace Leo de GTD es que trata de “imponer” muchos hábitos al mismo tiempo, algo que va en contra de la naturaleza humana. Como ya hemos visto anteriormente, la adquisición de hábitos requiere su técnica, y no es precisamente sencillo –especialmente si los nuevos hábitos tratan de sustituir malo hábitos.

El método de Leo presenta una serie de 10 hábitos que deben adquirirse de uno en uno, de forma progresiva. En realidad, ni siquiera es obligatorio adquirir todos los hábitos, sólo aquellos que supongan una mejora en la productividad de quién lo implementa.

Los 5 pasos del proceso GTD –recopilación, procesamiento, organización, ejecución y revisión– siguen estando presentes de una forma más o menos simplificada en ZTD. A ellos, Leo añade otros 5 hábitos:

1. Planificar. Una vez a la semana debemos hacer una lista de lo que Leo llama las “grandes rocas” u objetivos principales a conseguir durante la siguiente semana. A partir de ahí, cada día identificaremos las 2-3 “tareas más importantes” o TMIs, que nos guiarán hacia la consecución de los objetivos semanales. Es importante terminar estas TMIs lo antes posible en el día, preferiblemente durante la mañana. De esa forma evitaremos que otras actividades literalmente se “coman” el tiempo, dejándonos con TMIs sin terminar.

2. Simplificar. Debemos mantener un sistema de listas lo más simple posible, que hay que revisar todos los días. Nada de hacer cosas como enlazar proyectos con próximas acciones, utilizar etiquetas o hacer cualquier otra cosa que complique la gestión de las listas (en el punto 3 veremos por qué). Como corolario, está “prohibido” jugar con cada nuevo programa o sistema de organización que se nos cruce. Encuentra un sistema sencillo de manejar tus listas contextuales y de proyectos, y úsalo.

3. Reducir. Evitar introducir en nuestras listas de proyectos y “algun día/quizá” todo lo que se nos pase por la cabeza. En su lugar, debemos eliminar todo lo que no sea esencial, lo que nos permitirá concentrarnos en lo que realmente importa –si algo se convierte en importante en un futuro, volverá a surgir en nuestras revisiones periódicas y será el momento de añadirlo a nuestras listas. Una ventaja adicional de reducir es que nuestro sistema será mucho más sencillo, facilitando su organización y revisión.

4. Fijar rutinas. Según Leo –y creo que tiene razón– GTD está poco estructurado. Ello puede ser una ventaja para las mentes más creativas, pero para muchos es un inconveniente. Una forma de paliar este problema es crear rutinas en las que integremos los distintos hábitos. Por ejemplo, una rutina matutina en la oficina en la que incluyamos tareas como: revisar el calendario, identificar los MITs a partir de las listas de próximas acciones, o procesar el correo. De la misma forma podemos crear rutinas vespertinas, rutinas semanales, etc.

5. Encontrar nuestra pasión. Estar siempre en permanente búsqueda de las cosas que nos apasionan, y hacerlas. Básicamente quiere decir que debemos tener siempre la mira puesta en nuestra misión y valores, de forma que todo lo que hagamos tenga un sentido para nosotros.

¿Qué te parece ZTD? ¿Utilizas algún método parecido? ¿Crees que puede ser más práctico y productivo que GTD? Comparte tu opinión y experiencias en un comentario.

Foto por tiseb(via Flickr)

23 comentarios

  1. Pingback: Bitacoras.com

  2. Me ha gustado lo de las grandes rocas, ya que el problema de trabajar con listas de tareas es que a veces nos mantenemos ocupados con cosas insignificantes y en realidad estamos postergando lo que de verdad importa.

    • @Saber Práctico:

      El concepto de “grandes rocas” es ya todo un clásico, y creo, sin temor a equivocarme, que lo usa una gran mayoría de practicantes de GTD experimentados. Como muy bien apuntas, es fundamental para no perdernos en los detalles insignificantes del día a día, y avanzar en lo que realmente nos importa.

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  4. Utilizo habitualmente ZTD desde que lo conocí gracias a una traducción gratuita que hay en Internet:

    http://ztdspanish.blogspot.com

    En realidad no he adquirido todos los hábitos que se comentan en el libro, tan solo seis, pero gracias a ello he conseguido pasar de estar 12 horas en el trabajo a estar tan solo 8-9 y conseguir MUCHO más.

    Recomiendo MUCHO leer el texto completo en la página anterior.

    • @Juan E.:

      Muchas gracias por el enlace. Aunque yo compré el libro electrónico original de Leo Babauta, estoy seguro que a muchos lectores les encantará leer esta traducción.

      En cuanto a la adopción del método, el GTD original tampoco te obliga a implementar todo –lo expliqué hace poco en otro artículo. GTD es un marco de referencia y, como tal, no propone una implementación particular. REN este sentido, ZTD no es más que una implementación particular de GTD basada en la simplicidad.

  5. Se me olvidó comentar en el comentario anterior que una de las cosas que más me gusta del método es que te permite el no tener que adoptarlo de forma completa.

    Por ejemplo, en mi caso, el hábito de simplificar no creo que me sea muy útil, así como el de las rutinas.

  6. Los hábitos num. 3 y 4 me parecen muy bien. Las rutinas nos ayudan a ponernos en marcha y a establecer timmings.(algún día podemos hacer neurobics
    como nos aconsejas,pero sólo de vez en cuando)

    • @Montse:

      De todos los hábitos que recoge ZTD, reducir es el que se me hace más interesante. Al contrario de lo que propone David Allen, Leo sugiere no mantener un sistema “absoluto”, en el sentido de que recoja todo lo que se nos pasa por la cabeza. En muchos casos, tratar de mantener todo en nuestras listas lo único que genera es más estrés y dificultad a la hora de gestionarlas.

      Por supuesto, cada uno debe evaluar si se siente cómodo con un sistema “incompleto” pero manejable. En mi caso particular, rechazar proyectos de bajo valor –tanto personales y profesionales– no me ha supuesto ningún problema. Con el tiempo me he dado cuenta de que si algo es realmente importante, vuelve a surgir una y otra vez en las revisiones periódicas del sistema.

  7. Yo creo que ZTD no es más simple que GTD.Funciona, pero de ninguna manera podemos decir que es más simple.En todo caso es más estático.Hay cosas de ZTD que nos sirven a los que tenemos vidas más predecibles que los sujetos de los ejemplos que da David Allen en su libro.
    Creo que lo peor desventaja de ZTD es no diferenciar entre “tareas” y “Acciones”.En GTD es absolutamente fundamental preguntarse y decidir “Cual es la siguiente acción física”, eso es muy diferente a una tarea.Y lo de agregar los “hábitos” de a uno me parece una locura.Porque “recopilar” sin revisar es acumular basura.Y el sistema es muy difícil de mantener sin una revisión semanal.Eso termina haciendo que todo sea más complicado en vez de ser más simple.
    De todos modos también hay una versión reducida de ZTD, creo que eso debe ser mucho mejor para empezar que agregar los hábitos de a uno.

    • @Catriel:

      Quizá tengas razón en que ZTD no es más sencillo que GTD en cuanto al proceso general, pero indudablemente ZTD es mucho más sencillo que GTD en cuanto al enfoque del proceso. Por ejemplo, sugiere simplificar las listas, reducir el número de proyectos, utilizar herramientas simples. En general, enfocarnos en lo estrictamente imprescindible para hacer avanzar nuestros proyectos importantes.

      No termino de entender por qué dices que ZTD no diferencia entre “tareas” y “acciones”. Según lo veo, las TMIs perfectamente podrían interpretarse como “siguientes acciones más importantes”.

      En cuanto a la adopción de los hábitos, en realidad Leo no propone exactamente que sea de uno en uno. Como muy bien comentas, debes adoptar subconjuntos de 2-3 hábitos, según te resulte más práctico. En definitiva, lo único que hace ZTD es enfatizar la dificultad de tratar de abordar todo el método de una vez, y proponiendo una forma más natural de hacerlo.

  8. Si uno entiende que cuando hace una lista de tareas tiene que escribir la siguiente acción física para solucionar el problema no hay diferencias entre “tareas” y “acciones”.La diferencia es cuando uno escribe listas de tareas y en vez de poner la siguiente acción para cada una pone como “tarea” el problema a solucionar.

  9. Intenté aplicar GTD pero era demasiado para lo que yo necesitaba pero me gustaban sus principios básicos. Después leí ZTD y también le vi puntos buenos. Así que me cree un sistema híbrido que me funciona (antes podía vivir bien sin ningún sistema de estos, pero ahora me parece que tengo más control sobre lo que hago).
    Enhorabuena por tu página. El que sea tan activa hace que la siga a diario.

    • @Manolo:

      Esa es la idea precisamente: adaptar el método a tus circunstancias personales. De hecho, no existe tal sistema GTD, existen los sistemas particulares de cada uno de nosotros.

      Gracias por leer El Gachupas :-) Cuesta trabajo publicar 5 artículos a la semana, así que palabras como las tuyas me dan fuerzas para seguir adelante :-D

  10. Hola, te agradezco la condensación que hiciste del ZTD, hace poco leí la documentación sobre este sistema en zent habit. Me pareció sencillo y viable al momento de empezar, pero lo veo orientado a la persona y no a la integración con la productividad empresarial. Además, para quienes estamos enchufados al GTD y que hemos invertido tiempo, tal vez dinero, en la estructuración de un sistema de gestion y productividad seria difícil tomar este sistema que se promueve desde su simplicidad.
    Gracias y hasta otra ocasión.

    • @Jose Duarte:

      Sí, tienes razón en que ZTD es un sistema más personal, que trata de solucionar un problema individual. No me imagino a un Director General de una gran compañía llegando a la oficina con tres tareas importantes en un hoja de papel :-)

      Sin embargo, creo que ZTD tiene muchas cosas valiosas, incluso en el entorno empresarial. Reducir burocracia y simplificar es algo que todos deberíamos hacer, independientemente de nuestra situación.

  11. Pingback: Ahí fuera: social media, ZTD, tutoriales, productividad y más | Control Efe

  12. Sin haber leído nada sobre ZTD mas que lo incluido en el artículo, si que es cierto que complementa a GTD en varias cosas. No obstante, quería hacer un par de apuntos a ver como lo véis.

    Lo primero, la fase de “Reducir” es evidente y creo que todos debemos tender a ello, sin embargo GTD cubre bien esa parte en con la parte de “Algún día/Tal vez”. La idea, tarea o acción de hoy, sin importancia, podemos irla desarrollando poco a poco hasta que se convierta en algo importante. Con las acciones, estoy de acuerdo que acaban apareciendo, ¿pero cuando?. ¿Y las ideas?.

    Lo segundo, es cierto que GTD es poco estructurado y por eso a mi me costo (y cuesta) aplicarlo. Pero no es más que un método que para nada pretende inculcar su aplicación. Cada uno lo deberá aplicar en función de sus necesidades. Esto liga bastante con la parte de ZTD de “Planificación”

    Slds

    • @David:

      Tienes razón, en parte. Sin embargo, David Allen promueve recopilar absolutamente todo, mientras que Leo Babauta sugiere todo los contrario: eliminar proyectos y compromisos del sistema, incluso antes de que entren a formar parte de él. Es en ese sentido que ZTD se basa en la reducción.

      Completamente de acuerdo en el segundo punto. De hecho, ZTD no es más que una implementación concreta de GTD, válida para personas con necesidades parecidas a las del propio Leo –y quizá no tan válida para otras muchas personas.

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  15. Buscando sobre ZTD he dado con tu blog! Está genial, enhorabuena

    Me ha sorprendido ver que llevo utilizando ZTD sin darme cuenta desde hace tiempo, y yo pensando que era un chapuzas con el GTD simplificándolo tanto… Menos es más!

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