Utiliza la Ley de Parkinson para ser más productivo

Espuma en la bañera

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Cuando estudiaba ingeniería en sistemas informáticos vimos una “ley” muy curiosa, que más que una ley era una observación del tipo Principio de Pareto. Dicha ley, llamada Ley de Parkinson, aplicada a la informática venía a decir algo así como: “los programas son desarrollados para ocupar toda la memoria RAM disponible en el ordenador en que van a ejecutarse”. Dada la precisión con que describía este y otros hechos similares, la Ley de Parkinson se ha ido aplicando a muchos otros campos prácticos.

Por supuesto, la productividad personal no podía ser una excepción, y no falta su enunciado aplicado a este campo: “el trabajo crece hasta ocupar todo el tiempo disponible para su realización”. Pero, ¿cómo nos puede ayudar esta ley para ser más productivos?

El ejemplo más claro de la Ley de Parkinson en acción es cuando nos estamos preparando para dejar la oficina por unos días o un par de semanas, y queremos dejar todo en orden. Como por arte de magia, las tareas que normalmente tardamos en hacer varias horas, el día antes de irnos de vacaciones las terminamos en una hora. Sabemos que sólo tenemos un día para dejarlo todo listo, y de alguna forma conseguimos arreglárnoslas.

Algo parecido sucede cuando se acerca la fecha límite para entregar un trabajo. Ya sea porque hemos procrastinado o porque no hemos tenido tiempo, hay cosas que dejamos siempre para el final, y siempre terminan saliendo.

Cuando sabemos que tenemos ocho horas de jornada laboral por delante, nuestro cerebro se relaja. No hay prisa, podemos tomarnos el tiempo que sea necesario. Al no tener sensación de urgencia es muy fácil que “perdamos” el tiempo en actividades de poco valor. Sin embargo, cuando sentimos la presión de la falta de tiempo, inmediata e insconscientemente empezamos a filtrar actividades, atacando sólo aquello que es verdaderamente importante.

Resulta obvio pues que es posible aprovechar este principio si aprendemos a desarrollar un sentido de urgencia en todo lo que hacemos, todos los día –no sólo el día antes de entregar un resultado a nuestro jefe.

Una de las técnicas que más me gustan y que mejores resultados me da consiste en establecer objetivos diarios. Cada mañana identifico 3-5 cosas que deben estar hechas por la tarde antes de terminar la jornada –generalmente coinciden con las tareas más importantes, aunque a veces también son verdaderas tareas urgentes. Para obligarme y no dejarlo todo a mi estado de humor, procuro comprometerme, personal o públicamente. Por ejemplo, comento a mis compañeros lo que voy a hacer hoy, o llamo a la persona que le debo entregar algo para decirle que hoy estará listo. Otras veces condiciono una pequeña recompensa al cumplimiento del objetivo.

Así que ya sabes: cada vez que te sorprendas haciendo cosas de forma rutinaria, de poco valor, o que salgas tarde de la oficina, pregúntate si no estarás siendo víctima de la Ley de Parkinson. Limítate a lo imprescindible –a ser posible a ese 20% de actividades que te proporciona el 80% de los resultados–, y haz que todos tus días tengan valor.

¿Has sido víctima de la Ley de Parkinson alguna vez? ¿Qué otras técnicas conoces para crear sentido de urgencia? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario.

19 comentarios

  1. Hola Jero: llego tu blog a través de @jmbolivar y flipo con hábitos q puedo mejorar. He leido poco por ahora, pero encuentro tus posts claros y a la vez profundos, para no ser tomados a la ligera. A mi delicious y seguiré leyéndote, para enriquecer lo aprendido con los 7 Hábitos… de Stephen Covey.
    Saludos!
    .-= Lo último publicado por Verónica Aimar: Trim: crónica de una muerte anunciada =-.

    • @Luis:

      El “time boxing” no solo se usa en ingeniería de software, sino en gestión de proyectos en general. Tienes razón en que Autofocus tiene algo de “time boxing”, en el sentido de que transcurrido un tiempo las cosas caducan. Sin embargo, va más allá, pues en realidad se trata de proyectos dentro de proyectos.

      Me gusta la idea de utilizar “time boxing” para imponernos restricciones a nosotros mismos: “tengo que tener esto listo para tal hora, y si no dejo de trabajar en ello y me replanteo si sigo o lo hago en otro momento”. Evita caer en el perfeccionismo. Pensaré sobre ello :-)

  2. No es la primera vez que oigo hablar de este tema. Todo esta en la mente. Yo cada día dejo todo listo,como? Organización de Post-it. es un técnica chorra que empezó como una broma en mi antiguo trabajo con mi superior inmediato.

    Ha evolucionado hasta llegar a ayudarme en el trabajo y empezar a crear adeptos.

    En que consiste:
    En mi mesa hay una zona delimitada por cinta adhesiva, del ancho de un post-it, hay voy pegando las tareas por hacer,una por post-it y según su ‘urgencia’ los post-it suben y bajan, cunado alguien me pide algo, ya no me lo pide, simplemente lo escribe en un post-it y lo pega intercalándolo o no según la urgencia de la tarea respecto a las demás… eso si, tarea empezada no se para por otra, ese ese le gran problema en los retrasos, parar una tarea para hacer otra… luego retomar la antigua es un caos

    • @Oscar:

      La verdad, no soy muy amigo de priorizar las cosas. Está demostrado que las prioridades no funcionan. No siempre estamos en el contexto adecuado, o tenemos el nivel de energía necesario para afrontar ciertas tareas, por poner sólo un par de ejemplos. Pero reconozco que para cierto tipo de trabajos, donde el contexto no cambia, el método que describes puede resultar una genialidad.

      Sería interesante ver una foto de tu escritorio ;-)

  3. Solo con intención de aportar otra visión complementaria:

    Este hecho, que se dá mucho en creatividad y gestión, debe entenderse analizando la conducta del individuo.

    Veamos la quimica que se produce en un proceso creativo normal ( sin usar elementos o sustancias externas )

    1- definición del problema
    2- recogida de datos
    3- rumiar los datos y alternativas ….

    aunque ya tenemos elaborada una o varias respuestas ….

    es justo cuando tenemos prisa que se desencadena el proceso creativo mas intenso o interesante … osea en el último momento:

    La urgencia dispara nuestro nivel de ESTRES … y nuestro cuerpo genera una cantidad de ADRENALINA superior, aumenta la presión sanguinea,…. y es en esa circunstancia cuando las neuronas son capaces de establecer mas conexiones, mas rápidas, mas eficaces.

    Y entonces somos capaces de aportar soluciones, buenas soluciones.

    Claro está que con premura de tiempo aparecen otros problemas… por ejemplo la dificultad de resolver o presentar las soluciones de forma ordenada, con calidad.

    En esta circunstacia, somos los latinos quienes tenemos ventaja, por nuestra capacidad histórica de improvisar.

    Si todo ello es así, el problema es: como buscar la necesidad de urgencia, cuando sabemos que en realidad no es urgente hasta la hora X … y ademas el avisador de la experiencia nos indica que sabremos resolverlo porque tradicionalmente lo hemos resuelto bien en el último minuto.

    • @Eduard:

      Muchísimas gracias por tu comentario. De verdad complementa mucho el “background” del artículo.

      Es cierto que la premura de tiempo origina algunos problemas como los que describes, pero una premura autoimpuesta, digamos autoregulada, puede salvar estos problemas. La idea con desarrollar sentido de urgencia todos los días es que nunca estemos en una situación de verdadera urgencia.

  4. Hola Jero

    Pareto y Parkinson son mis idolos! Suelo aplicar la ley de aprkinson a diario. Pero solo con 1 o max 2 objetivos/dia.

    Hay profesiones que solo trabajan de esta forma: los médicos por ejemplo

    Funciona, pero requiere disciplina en las horas de trabajo, porque si no desgasta y puede producir estrés negativo (por no cumplir los objetivos marcados)
    .-= Lo último publicado por Franck: Reporting BackStage – Episodio nº3 – Informe mensual Abril 2010 =-.

    • @Franck:

      Por supuesto, siempre hay que buscar el “justo medio”, que pregonaba Aristóteles. En el punto medio está la virtud. El sentido de urgencia autoimpuesto debe ser regulado, y no llevado al extremo a toda costa. Para eso somos personas inteligentes, ¿no?

  5. Yo aplico la ambas leyes a diario. Dos preguntas
    1.- ¿Si solo tuviera una hora para acabar esto cómo lo haría? Ley de Parkinson
    2.- ¿Qué partes de lo que estoy haciendo son prescindibles? Ley de Pareto
    Os aseguro que estas dos preguntas ayudan mucho. Os recomiendo ver este vídeo de Tim Ferris sobre cómo aprendió a montar a caballo y tirar con arco en 5 días en Japón. Es un ejemplo extremo de aplicación de ambas leyes:
    http://www.fourhourworkweek.com/blog/2010/01/08/the-first-time-online-enjoy-while-you-can/
    Es largo pero merece la pena.
    .-= Lo último publicado por Aitor Calero García: Las curiosas similitudes entre un banda de traficantes y una empresa =-.

  6. Yo he aplicado la tecnica, empiezo el día pensando en que se termina a la hora de la comida y logro hacer todo. Me queda la tarde libre.

    Pero me ha faltado constancia y dejar de sentirme estresado por hacer las cosas rapido. A veces me queda un sentimiento de que “las cosas a la carrera salen mal”. Por eso utilizo poco la tecnica.

    ¿Recuerdas aquello de buscar la solución general a los problemas? ¿La solución a todos los problemas que se parescan al que tienes enfrente? Siento que la Ley de Parkinson es una barrera a encontrar soluciones generales porque estas ultimas requieren de tiempo para pensar.

    Creo que la Ley de Parkinson es muy buena cuando necesitas actuar, pero no es tan buena cuando necesitas pensar.

    • @Hluot:

      Este es un ejemplo de sentido de urgencia autoimpuesto excesivo. Está bien obligarte a terminar, pero no es necesario hacerlo antes de tiempo ;-)

      De acuerdo con que la ley de Parkinson debilita la planeación. Por eso es fundamental buscar un equilibrio.

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