¿Tiene sentido actualizar GTD?

Latas de pintura

Desde que hace ya un año, en marzo de 2015, apareció la nueva edición del libro Getting Things Done, no he dejado de leer críticas a David Allen en distintos foros, relacionadas especialmente con tres aspectos: la evolución de la metodología propiamente dicha, la falta de recomendaciones específicas sobre qué herramientas «modernas» conviene utilizar, y la excesiva complejidad de la metodología.

Yo mismo he criticado la nueva edición, aunque no exactamente por esos motivos. Sinceramente, pensaba que los años habrían llevado a Allen a ir un poco más allá en el tratamiento de ciertos aspectos de la metodología, especialmente los relacionados con la perspectiva, ya que pensaba que había perdido una buena oportunidad para hacerlo en esta nueva edición. Sin embargo, después de las dos últimas lecturas «a fondo», poco a poco voy comprendiendo algo: David Allen nunca ha tenido en mente ir más allá de donde va.

De hecho, en esta nueva edición, David Allen vuelve a insistir claramente:

“(…) In truth, this book is not so much concerned with getting things done as it is championing appropriate engagement with your world—guiding you to make the best choice of what to do in each moment, and to eliminate distraction and stress about what you’re not doing. (…)”

Que traducido más o menos libremente, viene a decir: «En realidad, este libro no va sólo de conseguir hacer las cosas que hay que hacer, sino de ser muy bueno a la hora de comprometernos con las cosas del mundo que nos rodea de una manera que tenga sentido, guiándonos para tomar las mejores decisiones sobre qué hacer en cada momento, y conseguir eliminar las distracciones y el estrés que generan las cosas que dejamos sin hacer.»

Es decir, que el objetivo de Allen sigue siendo el mismo que cuando apareció la primera versión de GTD en 2001, y es principalmente ayudarnos a tomar el control de nuestro trabajo, mejorar nuestra eficiencia y eliminar el estrés. Aunque GTD ofrece algunas pinceladas sobre cómo mejorar también nuestra eficacia, en realidad esa es un área que nunca ha sido central para David Allen. Y se nota. Podría haber profundizado en ese aspecto, yo al menos lo esperaba, pero hay que respetar que no lo haya hecho. GTD es, desde luego, una metodología mejorable, en el sentido de que podría abarcar más de lo que abarca —y matizar más y mejor la manera de poner en práctica los principios sobre los que se asienta—, pero ese no parece haber sido el propósito principal de Allen. Y desde luego, que no lo haya hecho, no invalida GTD como metodología de productividad personal enfocada en la mejora de la eficiencia.

Hablando de lo que ha cambiado el mundo y de su falta de actualización con respecto a las nuevas tecnologías, Allen también lo deja muy claro:

”I’ve accordingly changed some of my earlier emphases on types of tools (…) I’ve essentially hopped out of that fray, opting instead to provide a general model for how to evaluate the usefulness of any tool.”

Es decir: «En consecuencia he cambiado mi énfasis anterior sobre los tipos de herramientas (…) Básicamente he preferido abandonar ese camino y proporcionar en su lugar un modelo general con el que poder evaluar la utilidad de cualquier herramienta.”_

Allen reconoce claramente la existencia de nuevas herramientas, especialmente digitales, pero deja claro que para practicar GTD es mucho más importante entender los principios que subyacen del método. Cada uno, luego, que elija las herramientas que quiera. Vaya, algo que estoy harto de decir en este mismo blog desde hace ya varios años: primero el hábito, luego las herramientas.

Por último, en cuanto a las críticas con respecto a la supuesta complejidad del método, podemos leer el que a mi juicio es uno de los párrafos más elocuentes de todo el libro:

”Because I have continued to resist ‘dumbing down’ this model and its details, I’m not sure I can ever overcome the objection of ‘too much to absorb’. The first edition of Getting Things Done included detailed instructions and recommendations about how fully implement its methodology in your life and work—and I have retained them here. I now know that for many who are new to this game, this will seem more than comfortable or possible to incorporate all at once. But I cannot with integrity hold back the instructions about how to really integrate this method into your everyday life, if you want to ‘go for it’”

O sea: «Ya que he seguido resistiéndome a simplificar el modelo y sus detalles, no estoy seguro de que alguna vez pueda vencer la objeción de que [poner en práctica GTD] supone ‘mucho que absorber’. La primera edición de Getting Things Done incluía instrucciones detalladas y recomendaciones sobre cómo implementar completamente la metodología, tanto en tu vida como en tu trabajo, y los he mantenido aquí. Ahora sé que para muchos de los que están empezando, parecerá bastante incómodo o más allá de lo posible poner en práctica todo esto al mismo tiempo. Pero si quiero ser honesto, no puedo excluir estas instrucciones sobre cómo integrar el método en tu vida diaria, si es que realmente tienes intención de conseguirlo.»

Vamos, que si buscas un atajo para poner en práctica GTD como debe ser, lo siento, pero no lo hay. Vas a tener que trabajar para conseguirlo. Como con cualquier otra cosa que merezca la pena conseguir en la vida, requerirá tiempo, esfuerzo, «caerte» varias veces y volverte a levantar. Si lo haces, al final obtendrás los resultados que esperas, como pueden atestiguar decenas de miles de practicantes de GTD alrededor de todo el mundo.

En resumen, GTD podría ser un método mejor del que es, especialmente si se ocupara con la misma profundidad de la perspectiva como lo hace con la parte del control. Pero el hecho de que Allen no haya querido o sabido hacerlo, no invalida lo que sí funciona, que es muchísimo.

¿Tiene sentido actualizar GTD? Si tenemos en cuenta el propósito que persigue David Allen con su metodología, probablemente no. GTD se ha convertido ya en un estandar en productividad personal, eso es innegable. Otra cosa es que cada vez resulte más evidente que GTD no es suficiente para cubrir las necesidades de un verdadero trabajador del conocimiento. Cada vez más personas tienen que enfrentarse a entornos VUCA —volátiles, inciertos, complejos y ambiguos—, al mismo tiempo que deben tomar decisiones a medio y largo plazo que tengan sentido. Desde esta perspectiva, ha llegado el momento de dar un paso más allá, pero no para actualizar, sino para crear una metodología de nueva generación, que no solo tenga en cuenta los principios sobre los que se asienta GTD, sino también los avances que han tenido lugar en la ciencia cognitiva y la experiencia adquirida en el campo durante los últimos años.

Esa metodología de nueva generación no llegará probablemente de la mano de David Allen, pero puedes estar seguro de que llegará. Mientras tanto, y quizá durante mucho tiempo después, GTD es un excelente punto de partida para cualquiera que se tome en serio su productividad personal.

Foto por United Soybean Board vía Flickr

2 comentarios

  1. Llama la atención que Allen diga expresamente en la última versión de su libro que GTD pretende «guiding you to make the best choice of what to do in each moment» porque eso contradice mi experiencia como usuario durante muchos años.
    GTD es una metodología excelente – seguramente la mejor – de productividad personal, es decir, de «eficiencia» personal. Los hábitos de GTD están indicados para que hagas un uso óptimo de tu atención, uno de los recursos más valiosos para un profesional del conocimiento. Estos hábitos ayudan sin duda a vaciar tu mente y a asegurar un «entorno mental» libre de [auto]interrupciones que permita «estar a lo que estás» o «empezar y acabar» (es decir, la descomposición de los proyectos en acciones).
    Sin embargo, ayuda poco o nada a tomar mejores decisiones sobre qué hacer y qué no hacer en cada momento. Desde la pregunta «¿es accionable?» a la necesidad de revisar semanalmente toda la incubadora, pasando por otro buen número de ejemplos como el pobre modelo de perspectiva que propone, GTD induce a sobrecomprometerte con muchas más cosas de las que eres capaz de abordar.
    Dicho eso, GTD marca un antes y un después frente a propuestas claramente superadas y caducas como las TMI, los cuadrantes importante/urgente y otras técnicas de la vetusta «gestión del tiempo» como, por ejemplo, «planificarte» el día.
    Aunque sea sin duda mejorable, GTD se ha convertido por méritos propios en el nuevo estándar en productividad personal y por eso mi apuesta por GTD es total e incondicional.
    Un abrazo, maestro.

    • La sensación que describes, maestro, creo que la compartimos muchos usuarios de GTD avanzados. En realidad, y en mi experiencia trabajando con la David Allen Company, es algo de lo que también son conscientes algunos Senior Master Trainers, especialmente en lo que toca al asunto de la revisión semanal. Y estoy totalmente de acuerdo contigo en que, sin algún mecanismo adicional (que no describe GTD), es muy fácil sobre comprometerte. Por no hablar de las carencias en cuanto a la manera de trabajar la perspectiva.

      Aún así, está claro que, carencias incluidas, GTD es una metodología de productividad personal que ha superado la prueba del tiempo, y hoy por hoy es lo mejor que tenemos los trabajadores del conocimiento para lidiar con nuestro flujo de trabajo, independientemente de lo complejo y cambiante que sea.

      Un fuerte abrazo.

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