Sobre causas, demoras y efectos

Sobre causas, demoras y efectos

Un artículo de Pedro Muro que he leído hoy, me ha hecho reflexionar sobre mis inicios con GTD y por qué a tanta gente le cuesta tanto trabajo adoptarlo. En dicho artículo Pedro nos dice que existe una demora entre la causa y el efecto de las cosas, una demora que raramente tenemos en cuenta cuando atacamos un problema.

Casi siempre los que se acercan al mundo de la productividad personal lo hacen porque tienen un problema que no saben cómo resolver. Sienten que han perdido el control, que su vida es un desastre, que no tienen tiempo para hacer las cosas que quieren. Y de repente oyen hablar de GTD, un método de organización que practican con éxito decenas de miles de personas en todo el mundo.

Aun recuerdo la ilusión con que me acerqué por primera vez a GTD. En mi caso, me topé con el libro de David Allen casi por casualidad en una librería de Guadalajara. Apenas leí unas cuántas páginas pensé: “¿Dónde ha estado esta joya toda ni vida?”. Ni siquiera miré el precio. Pagué lo que me pidieron y me lo llevé a casa inmediatamente. Devoré el libro esa misma tarde, y compré mis bandejas de entrada al día siguiente.

Aunque nunca he sido una persona desordenada, por aquel entonces estaba pasando una crisis de falta de control. Tenía un buen trabajo y mi vida personal estaba en orden, pero sentía que los días pasaban sin avances. Era una especie de “ni frío ni calor”. Así que deposité toda mi confianza en GTD. Y a decir verdad, durante los primeros días mi forma de hacer las cosas dio un vuelco espectacular.

Pero no paso mucho tiempo hasta que me di cuenta de que seguía teniendo problemas. Sí, tenía las cosas anotadas en listas, el archivo estaba ordenado e incluso hacia las revisiones semanales. Pero seguía sufriendo de descontrol, un descontrol a mayor nivel: no sabía si estaba haciendo las cosas correctas, ni con qué objetivo.

Mi conclusión inicial precipitada fue que GTD suponía demasiado esfuerzo para el resultado que estaba obteniendo, y que en realidad no funcionaba. No exagero, me sentí profundamente estafado.

Sin embargo, como seguía leyendo blogs en los que se deshacían en elogios hacia el método de David Allen, volví a intentarlo, una y otra vez, siempre sin éxito. Hasta que en una de esas ocasiones “pegó”.

No fue hasta mucho tiempo después, cuando ya practicaba GTD de manera consistente, que me di cuenta de lo que había sucedido. Tuve éxito con GTD cuando le di la oportunidad de dar resultados. Las primeras veces que lo intenté me di por vencido demasiado rápido, no tuve en cuenta que toda causa demora un tiempo en surtir su efecto. A veces es más tiempo, a veces menos, pero siempre existe un cierto lapso antes de que podamos ver los resultados.

Lo mismo sucede con las herramientas que utilizamos para organizarnos. La mayoría de las veces las cambiamos tan rápido, influenciados por las modas o llevados por el geek que muchos llevamos dentro, que no dejamos que se asienten y muestren todo su valor. La consecuencia: nunca estamos conformes y perdemos demasiado tiempo probando la que será, esta vez sí, la herramienta perfecta.

Por eso, si vas a intentar GTD, te recomiendo que lo hagas con todas sus consecuencias, de manera completa, consistente y fiel, al menos durante 6 meses. Sé honesto contigo mismo y haz tu mejor esfuerzo para que funcione. Solo entonces, si no ves resultados –te garantizo que los verás–, podrás decir a los cuatro vientos que GTD no es para ti.

Y tú, ¿das tiempo suficiente para que toda causa surta su efecto? Comparte tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

18 comentarios

  1. Hola Jero,

    más allá de GTD, tal vez uno de los problemas sea que precisamente estamos demasiado atentos a los “resultados finales”, y si no llegan pronto nos desanimamos y desistimos en acabar de estabilizar un hábito, o en este caso, un método de gestión personal.

    Creo que GTD trabaja a partir del enfoque en el resultado -o al menos lo he interpretado así-, y es una de las cosas que no me gustan, aunque la comprendo sobre todo cuando uno se dedica a según que profesiones. Sin embargo, si se le pudiera añadir un plus de conciencia o atención a lo que se está consiguiendo día a día, creo que ganaría mucho en calidad, y la satisfacción del practicante no dependería tanto de los resultados a medio-largo plazo.

    No sé si me he explicado bien; es muy temprano ;-)

    Un abrazo!

    • @Robert:

      Te has explicado estupendamente y me parece muy interesante tu razonamiento :-)

      Entiendo el valor de poner atención en lo que haces y del “carpe diem”. Yo mismo lo intento poner en práctica. Pero eso no tiene que ver con poner la mira en los resultados.

      Tienes toda la razón en que GTD está orientado a obtener resultados. Sin embargo, no entiendo por qué contraponerlo a tu filosofía de vida. Creo que te equivocas al pensar que orientarse a resultados es sólo para según qué profesiones. Todos, en tanto seres racionales con un propósito en la vida, nos podemos beneficiar de orientarnos a resultados. No todo es conseguir un cierto margen de ventas, o terminar una obra a tiempo. También es un resultado mejorar la relación con tus padres o tu pareja, o poder disfrutar de un año sabático para dar la vuelta al mundo conociendo otras culturas y formas de vida.

      Sé que vas a decir que me gusta la polémica y que soy muy obstinado, pero sigo pensando que no entiendes lo que significa practicar GTD. Recopilar lo que te llama la atención, organizar las ideas y trabajarlas según un plan para alcanzar ciertos resultados que tú mismo decides, no está reñido con ninguna forma de vida ni filosofía ;-)

  2. Jaja, me suena eso de “La mayoría de las veces las cambiamos tan rápido …. que no dejamos que se asienten y muestren todo su valor”. Aunque seguramente después de varios cambios, si son con herramientas similares, se puede acabar obteniendo resultados.

    Y como dice Robert Sánchez si nos enfocamos en los resultados finales es dificil conseguir nuestros objetivos. Hay que darle más importancia a los principios (valores), propósito (misión) y un gran objetivo a largo plazo (visión).

    • @Valentí:

      Todos –me incluyo– hemos pasado por la fiebre de cambiar de herramienta cada poco tiempo. ¡No sabes el tiempo que he perdido traspasando listas en mis primeros días! ;-)

      En cuanto a los resultados finales, no estoy de acuerdo, o estoy de acuerdo pero con matices. Te respondo con Robert.

  3. Lo has clavado. Creo que aquí se cumple aquello de “¿Qué queremos?¡Todo!¿Cuando lo queremos?¡Ya!!.

    Hasta el momento, ya veremos si cambia, vivo en un paradigma que me da la sensación de que el mundo se mueve como en una cinta de andar motorizada, y solo reaccionamos cuando nos lleva casi al final, y entonces vienen las prisas. Ahora disfruto del camino.

    Nunca le daba tiempo, mis listas eran un desastre, pero todo cambio por una pinza, y digo bien ¡una pinza! Conocia HipsterPDA, pero no acercarme a la papelería a comprar la maldita pinza impedia su aplicación. Ahora estoy encantado, trabajar sobre fichas…., mmmhhh, a toda hora a mano, apuntar cosas…le he cogido mas cariño que al maldito teléfono móvil, jeje. Eh y todo por una pinza. Contando esto me he acordado de aquel que perdió la guerra por un clavo. ¿Nos dejaremos perder en la guerra, o encontraremos lo que sea nuestro clavo?

    Saludos Jero, sigue cuidandote.

    • @Elsapo:

      Gracias por compartir tu experiencia :-D

      En mi caso, reconozco que me atrae mucho la idea de trabajar con un HipsterPDA. Sin embargo, siento que no es muy práctico cuando tienes que hacer malabares con 40 proyectos y más de 100 próximas acciones. Simplemente no me funciona. Pero prometo que en cuanto pueda lo intento… ;-)

    • Buff, en ese caso…
      Yo solo tengo ,actualmente, 26 proximas acciones, y 8 proyectos importantes. Dos areas de responsabilidad que debo atender sin demora cada semana, y para las cuales me defiendo de lujo en sendas listas de control de alrededor de 7a 15 acciones por lista, y el resto en algún día. Viajo con solo siete fichas encima, y tres vacias por si me hicieran falta (una ficha, un contexto, excepto las listas de control en las cuales se mezclan contextos, y casi las ignoro por rutinarias). Actualmente trabajo por semanas, eso quiere decir que debo completar cada ficha de proximas acciones cada semana.
      Tu volumen de trabajo es sobrecogedor. De todas formas si te sirve de consejo, en caso de que necesites dos fichas completas a completar, el volumen de trabajo se desborda y hay que empezar a trabajar por días.
      El principio causa-efecto, es cierto que a veces tarda en llegar pero cuando lo consigues, uff que gusto. ;-)

      • @Elsapo:

        Tengo muchas cosas en mis listas, así como proyectos aparcados, pero en general tengo un número reducido de focos de atención cada semana, que selecciono en cada revisión semanal. Así que, como ves, no es tan sobrecogedor, al menos no si tienes claro dónde y por qué está cada cosa donde está ;-)

  4. Hola Jero,

    Pues mi experiencia no es muy diferente, aunque todavía estoy en proceso de perfeccionamiento del sistema, he leído los conceptos del método y los aplico mucho aunque a veces aun siento que hay cosas que podría mejorar.

    En verdad disfruto mucho de los artículos que desarrollas de esta forma, ya que a mi parecer son los que tienen mayor contenido y realidad para los lectores.

    Saludos,

    Omar Carreño

  5. Hola Jero

    Es que GTD nunca te dirá que tienes que hacer, no está diseñado para ser un gurú. Lo único que puede hacer GTD (y hace) es aclararte el camino de obstáculos, pero luego tendrás que hacer el trabajo de decidir que quieres hacer con tu vida.

    • @Miguel de Luis:

      Suscribo completamente tu comentario. GTD es una herramienta, nada más.

      Es cierto que gracias a las revisiones periódicas podemos llegar a entender mejor qué es lo que queremos, pero GTD nunca podrá sustituir un buen trabajo de coaching o de introspección con otras técnicas.

  6. El problema esta, en como dicen arriba: Que muchas veces no hacemos mas que enfocarnos en el resultado, menospreciando el interés/motivacion inicial que nos lleva a realizar la actividad.
    Ultimamente he intentando con con todo. GTD – To-do lists etc. Pero pienso que a veces se gasta demasiado tiempo intentando mantener todo eso “controlado” u leyendo sobre como hacerlo.
    El intentar mantener todo eso escrito o sobre algo que nos diga cual es “el siguiente paso” no hace mas que estresarnos con todo el trabajo que tenemos por delante, en listas infinitas que estan en constante cambios y anexion de cosas por hacer, quien no sufre de perdida de motivacion al abrir su gestor y ver que tiene 100 cosas que hacer?

    Hay que entender que somos humanos, no maquinas que se pueden programar para realizar ciertas labores en cierto orden de.. “urgencia”?
    Obvio hay que tener cierto nivel de control en nuestras vidas y en que gastamos nuestro tiempo, que se traduce en dinero. Se le debe dar otro enfoque a estas herramientas, usarlas mas como “recordarios” sobre cosas que queremos hacer, pero no para intentar programar nuestra mente con ello.

    Recomiendo mucho este articulo y blog:
    http://zenhabits.net/kill-your-to-do-list/

    • @Jason:

      No creo que meter la cabeza bajo tierra –hacernos ciegos ante las cosas que tenemos por delante– sea la solución. Por muchas cosas que tengamos que hacer, siempre será mejor ser consciente de ello. Es la única manera de tomar las decisiones correctas. En el caso de GTD, hay ciertos mecanismos ya establecidos que te ayudan a reducir ese estrés por sobrecarga “visual”, como por ejemplo la lista “Algún día/Tal vez”. Si aprendes a manejar correctamente esta sóla lista, te aseguro que el problema de la sobrecarga desaparecerá.

      Otro aspecto importante es entender que nuestras listas no son necesariamente un inventario de todo lo que “tenemos” que hacer, mucho menos de los que tenemos que hacer ya. Son solo recordatorios de las cosas que tenemos que hacer, que nos gustaría hacer, que estaría bien hacer, que han llamado nuestra atención en algún momento…

      Como practicante de GTD con cierto recorrido puedo decirte que un porcentaje importante de las cosas que tengo en mis listas es posible que nunca las lleve a cabo, pero eso no me supone problemas, al contrario. Me gusta saber que en el momento que lo desee puedo retomar cualquier asunto que en algún momento llamó mi atención en el pasado.

      Definitivamente, no creo en la filosofía de Leo Babauta de trabajar sin listas, ni creo que sea aconsejable para la mayoría de las personas –creo que es un buen tema para otro artículo–. ;-)

  7. “Casi siempre los que se acercan al mundo de la productividad personal lo hacen porque tienen un problema que no saben cómo resolver. Sienten que han perdido el control, que su vida es un desastre, que no tienen tiempo para hacer las cosas que quieren. Y de repente oyen hablar de GTD, un método de organización que practican con éxito decenas de miles de personas en todo el mundo.” Jero, me pasó exactamente lo mismo que mencionas … A mi GTD me cambió la vida rapidamente, y con resultados inmmediatos, y la primera anegdota fue en el ambito personal.. Mi esposa me pidió que comprara una pasta de diente — cosas que siempre se me olvidaban — la puse en la bandeja entrada luego la procesé, y sin acordarme cuando estaba caminando miré mi lista de @cciones en el contexto — en transito — y vi que tenía que comprarla pasé a una farmacia!! y llegué con lo solicitado!! desde ese momento.. confié ciegamente que el sistema funcionaba!!!.. puede ser una — pequeñez — pero eso me hizo motivar e implementarlo en todo ambito de mi vida…

    • @Julio:

      Los detalles como el que mencionas tienen un impacto mucho mayor del que nos imaginamos, para lo bueno y para lo malo. La productividad no es –sólo– para las cosas importantes, como mucha gente cree, sino para tomar el control de los pequeños detalles diarios que nos restan atención, concentración y motivación para afrontar las cosas que sí son importantes.

  8. Bueno, a mi me paso toparme con GTD en un impass de tránsito en Washington, si mal no recuerdo en un Borders. Me gustó el enfoque del libro, lo compre, y en el vuelo de regreso a casa (eran como 10 horas) le dedique un buen rato a revisarlo.

    La verdad es que era la primera vez que veía un enfoque sistémico con mucho sentido común (al que solemos llamar el “menos común de los sentidos”). Pasaba por una época verdaderamente traumática en cuanto a cambios laborales, y mi sistema de organización, que bueno o malo me venía llevando adelante empezaba a hacer agua. Todas mis viejas reglas de trabajo se estaban despedazando, porque el paradigma de mi trabajo cambiaba dramáticamente. Decidí adoptarlo, y también empece con la bandeja de entrada.

    Me acuerdo que armé una estructura de carpetas y anotaba todo en archivos de texto que cargaba en mi carpeta “IN” cuyo título era la “cosa” (stuff) que había anotado.

    Bueno, sistémicamente hablando funcionaba, pero el problema que me encontré es que me tomaba un tiempo que no tenía hacer el procesamiento del IN, porque toda porquería que aparecía iba al IN, y después me ocupaba de “procesar”…
    Ciertamente tuve que olvidarme (literalmente) del método por un período de tiempo, porque me descalabró mi trabajo de tal manera que empecé a tener más stress del que tenia antes. Así que retrocedí un paso, y tomé las herramientas que habían funcionado empezando a aplicarlas nuevamente de a poco. Lo mío fue como se dice “por aproximaciones sucesivas” y personalmente recomiendo esto mucho más que impactar de golpe el sistema completo. El avance es siempre personal.

    Saludos

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com

    • @JC:

      Interesante experiencia. He leído, vivido y visto todo tipo de intentos de poner en práctica distintas formas de organizarse. Y lo tengo claro: nada supera a GTD.

      Desde luego, cada uno vive el cambio de manera diferente. Lo importante no es cómo, sino que encuentres la forma de implementar el método.

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