Sé honesto con tus listas de próximas acciones

Sé honesto con tus listas de próximas acciones

Hace tres años, cuando aún llevaba poco tiempo trabajando con GTD de manera consistente, empecé a sentir agobio y frustración en relación a las tareas que tenía pendientes cada día. La verdad, era algo que no esperaba. Se suponía que GTD era el método final, el que me iba a ayudar a ser productivo y trabajar sin estrés –o al menos eso prometía David Allen. Pero parecía todo lo contrario.

Tras algunos fracasos –se supone que hay que caerse muchas veces para obtener resultados–, había conseguido desarrollar un sistema de organización y productividad personal bastante aceptable. Recopilaba todo por medio de mi libreta ecológica, mi grabadora de voz y mi PDA. También hacía mi revisión semanal, o al menos casi semanal. Tenía todas las tareas por contextos, y creaba proyectos para todas las tareas complejas. Sin embargo, me sentía más agobiado que nunca.

No fue hasta un tiempo después que me empecé a dar cuenta de lo que estaba sucediendo. Cada vez que tenía una nueva tarea o idea, iba directamente a una de mis listas contextuales. Como consecuencia, la lista de cosas que tenía que hacer iba creciendo cada día más. Lejos de sentir tranquilidad y relax, me estrasaba porque tenía más y más cosas por hacer.

El problema de fondo era que no estaba siendo todo lo honesto que debía conmigo mismo y mis listas de acciones. En mi afán de ser más productivo, imaginaba que si no colocaba las nuevas tareas en una lista de próximas acciones, estaría faltando a mi deber. No me daba cuenta de que algunas de esas tareas no estaban suficientemente maduras –apenas eran ideas de proyectos–, no era el momento de hacerlas, o simplemente no me interesaban tanto.

Muchas de las tareas que añadía se pasaban días, incluso semanas, en la lista contextual donde la había puesto cuando entraron al sistema. Cada días las veía, y me agobiaba porque sabía que llevaban mucho tiempo ahí, y que ya debía haber hecho algo al respecto. Estuve a punto de tirar la toallas varias veces, pensando que GTD no funcionaba –al menos no para mi.

Afortunadamente, todos mis problemas se solucionaron cuando me di cuenta de que la lista “Algún día/Quizá” está ahí para algo. Ahora, cada vez que entra algo nuevo a mi sistema, lo primero que hago es considerar si es algo que puedo o quiero hacer inmediatamente. Muchas veces la respuesta es negativa, y en lugar de añadirlo a una lista contextual, la cosa en cuestión va a parar a la lista “Algún día/Quizá”. Una vez a la semana reviso la lista, y decido si hay que sacar algo y “activarlo”. La clave está en que solo activo algo si el resto del trabajo pendiente me lo permite –o si ha alcanzado cierto nivel de urgencia o maduración.

Desde que hago uso extensivo de la lista “Algún día/Quizá”, mis listas contextuales son mucho más ligeras, y mi nivel de estrés productivo se ha visto reducido considerablemente. Por fin puedo disfrutar de ver cómo desaparecen las tareas de mis listas de siguientes acciones. Ninguna se queda en ellas más de un par de semanas, y si alguna lo hace, generalmente la muevo a “Algún día/Quizá”. Al fin y al cabo, cada semana tengo oportunidad de activarla de nuevo durante la revisión semanal ;-)

Y tú, ¿sientes que tus listas de próximas acciones están sobrecargadas? ¿Estás siendo honesto con tu trabajo y contigo mismo? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por stuartpilbrow (via Flickr)

18 comentarios

  1. Caso tipico.
    Decia mi padre un sitio para cada cosas y cada cosa en su sitio” “usease” “un momento para cada cosa y cada cosa en su momento” .
    La organizacion de tus listas debe ser Sobre todo en funcion de CUANDO.
    Mi sistema que se llama AP (Agenda Perpetua) Yo tengo varios grupos (listas) diarias , semanales, mensuales ,cautrimestrales y anuales.
    El sistema AP me obliga a “Gestionar” todas las gestiones en SU MONENTO , las diarias en la HORA O ( de 8 a 9 de la mañana) , las semanales todos los viernes a las 16 horas , las mensuales el ultimo viernes del mes las cuatrimestrales en 3 fechas que reservo enteramente para ellas 1 dia . Y la PfA (Planificacion Anual) que le reservo una semana ( como si estuviera de vacaciones) al año (yo en diciembre) . Mi año empieza el 1 de febrero de cada año. Este es el PLAN de Pf (Planificacion) luego es ajustarlo a las circunstancias , como excepciones que confirmar la regla.
    Asi quitas el STRES y la ansiedad , yo tengo gestiones en la PfM (Planificacion Mensual) que llevan 7/8 meses …ya que la primer gestion que hago en la PLANIFICACION es PRIORIZAR .
    Esto da un problema muy importante que es “Que lo URGENTE NO TE TAPE LO IMPORTANTE” , ya que al final acabas “dejando” LO IMPORTANTE, como mecanismo de AUTODEFENSA ( lo URGENTE siempre es mas placentero gestionarlo).
    Perdon he tenido que resumir un poco.pero la idea es esa … tampoco COMPLIQUES las cosas con metodos altamente sofisticados y rinbombantes.
    Algun dia escribre mi metodo … (veremos dijo un ciego … que nunca vio)

    • @vredondof:

      Muchas gracias por compartir tu método.

      En mi opinión, el sistema de calendario perpetuo que propones sirve cuando tienes un trabajo muy estructurado –típico de las personas que se dedican a ventas, o que tienen objetivos definidos de antemano–, pero en general no creo que funcione para la mayoría de los casos. El problema es que, en el trabajo del conocimiento, las tareas cambian de importancia y urgencia muy rápidamente con el tiempo. Está comprobado que programar el trabajo raramente funciona en estos casos.

      En cualquier caso, me parece un método muy interesante, y estoy seguro de que algún lector le puede servir de mucha ayuda. De nuevo, gracias por compartirlo.

  2. Hola Jero,

    Creo que incluso hay que ser honesto con tu lista de “Alguna vez”, porque muchas veces puede convertirse en “Lo que no me atrevo a renunciar pero que en realidad sé que nunca voy a hacer”

    • @Miguel:

      Yo pensaba igual que tú, pero después de una charla que tuve con José Miguel Bolívar hace poco, me di cuenta de que esta lista es muy importante, más de lo que nos imaginamos. No sabemos cómo cambiarán nuestros gustos e intereses con el tiempo. Y en cualquier caso, tener elementos en esta lista tampoco hace daño ;-)

      Truco: Si tienes una lista “Alguna vez” muy larga, puedes dividirla en varias, como por ejemplo “Para pronto”, “Quizá después”, “A lo menor nunca”. Así no tendrás que revisar una lista de cientos de elementos cada semana.

  3. No puedo estar más de acuerdo contigo. En esta última implementación que estoy haciendo y que es con la que estoy siendo más persistente me dí cuenta de lo que nos aconsejas hace dos semanas. No imaginé nunca el uso que le iba a dar a los contextos hasta que empecé a utilizarlos. Pocos dias después tanto las listas como yo estabamos desbordados.

    No sabia como hacerlo, porque consideraba que la lista “Algún día/Quizas” era para proyectos muy a largo plazo, en mi caso para los proyectos y tareas que no podia acometer en menos de 6 meses. Logicamente tengo cosas que hacer antes, de manera que lo que se me ocurrió fué combinar la lista de tareas de Autofocus, el procesamiento de GTD, la organización de ZTD, y la revisión de GTD, con ayuda de mapas mentales.

    Para empezar listo todo lo que se me ocurre en una lista tipo Autofocus, con su lista abierta y cerrada. Cuando proceso, sigo todos los consejos que da David Allen excepto por un detalle en la organización. Cuando organizo, siguiendo los consejos de ZTD, solo tengo tres tareas en cada contexto. De manera que sumando mis tres contextos, casa, universidad, y recados, tengo nueve tareas. Estas son las que en ZTD se llamarian MITs. Si he hecho todo lo de un contexto simplemente me tengo que ir a la lista de Autofocus, y seguir por allí. Y por último, la revisión. Lo primero que hago es un mapa mental para asegurarme de que no se me ha pasado nada durante la semana, y apuntarlo. Y la otra diferencia con GTD, es que si por ejemplo no he terminado las tres tareas de algún contexto, y me quedan una o dos, solo lo completo hasta que me sumán tres tareas a la vez. Logicamente, si no he hecho nada en un contexto, no apunto nada.

    Con eso estoy, de momento bien, pero a ver como sigue la cosa.
    P.D. Perdón por (mis tochos) “otro post” pero tambien queria compartir mi sistema en trámite, no me gustaria repetir, pero no prometo nada ;) Siempre atento a tus recomendaciones.

    • @Elsapo:

      Aunque últimamente he regresado a la ortodoxia, me encanta que mi investigación sobre Autofocus haya calado tan hondo en algunos de vosotros. Y no deja de sorprenderme las aplicaciones tan creativas que hacéis.

      Se me hace muy buena idea lo de mantener controlado el número de tareas en tus listas contextuales, aunque tengo la sensación de que mantenerlas así, todos los días, añade un poco de sobrecarga en términos de tiempo que tienes que dedicarle a la gestión del sistema –tiempo que no empleas en hacer tareas.

      Gracias por compartir tu implementación, ciertamente me parece muy interesante. Estaré pendiente de tus progresos :-)

  4. ¡Que bueno que volviste al blog!
    A mi tambien me pasa eso que decis.
    Encontre una solucion intermedia. Improvise una lista de proyectos que no me animo a empezar ahora mismo.
    Pero yo no creo que sea tan necesario ser “honesto” cuando uno anota las acciones. GTD es algo muy dinamico, si hay algo que no funciona se puede renegociar el compromiso.
    Quizas en el momento de anotar a accion parecia lo mejor, honestamente. Pero despues el mundo cambia, cambia uno mismo, y ya no parece tan buena idea. La revision semanal es para eso. Para renegociar compromisos y volver a planificar los proyectos que no funcionan.
    David Allen dice que la lista algun-dia/tal-vez no es para proyectos a largo plazo. Los proyectos a largo plazo tienen mas acciones, pero empezando ahora.Quizas las primeras acciones sean simplemente para conseguir infirmacion, pero siguen siendo acciones.
    En cambio la lista de algun-dia/tal-vez es para ser “deshonesto”, en el sentido que dice Miguel de Luis aca arriba.
    Deshonesto porque son cosas que queremos, pero por el momento no estamos dispuestos a hacer nada para conseguirlas. Simplemente miramos la lista y sabemos que no nos vamos a olvidar de eso. Y asi nos lo sacamos de la cabeza durante toda la semana. Y quizas eso suceda magicamente. Esta lista vendria a ser “El Secreto” aplicado a GTD.

    • @Catriel:

      La necesidad de honestidad viene porque no siempre tenemos la disciplina –o el valor– para renegociar las cosas. Si estás acostumbrado a revisar tu sistema periódicamente y tomar las decisiones necesarias, no importa mucho dónde coloques las tareas, finalmente terminarán donde deben –estás siendo honesto contigo mismo. El problema es cuando dejas tareas o proyectos en las listas de próximas acciones como resultado de un autoengaño, como cuando dices “prometo que esta semana sí voy a buscar un gimnasio para empezar a hacer ejercicio”… ¿Realmente tienes el compromiso suficiente en este momento?

  5. Estoy con Miguel de Luis y con Catriel.
    En mi lista ADQ pongo cosas como “aprender a tocar la flauta” o “aprender chino”. Son cosas que en estos momentos no voy a hacer, pero puede que dentro de 3 meses en uno de los repasos semanales o durante unas vacaciones me diga: “ok, voy a probar”. No suelo poner cosas relacionadas con el trabajo en la lista ADQ.
    Cometo el error de poner demasiadas tareas en mis listas, como comenta Jero, pero como dice Catriel, puede que “renegocie” la lista al día siguiente o incluso el mismo día, a veces borro tareas porque me siento agobiado, y otras veces las cambio por otras.

    • @Luis José:

      Poner demasiadas cosas en las listas de próximas acciones no es ningún error, siempre que sepas cómo renegociarlas –tal y como explicas muy acertadamente. El error es dejar que los proyectos y las tareas se eternicen en las listas de próximas acciones por no hacerlas o no moverlas a la lista ADQ a tiempo.

  6. Hola
    Me gusto mucho el post! A mi me pasa igual hay tareas que se quedan en la libreta “empolvandose” me parece genial tener otra lista de “quiza” y de pensar si las quiero hacer imediatamente antes de anotarlas.

    Mi proposito de 2011 es aplicar tecticas de productividad en mi vida diaria para mejorar mi desempeño. Así que seguiré leyéndote
    Saludos

    • @Ana Julieta:

      No sé cuál es tu grado de experiencia con GTD u otras técnicas de productividad personal, pero te recomiendo que si utilizas una lista “quizá” la revises periódicamente –típicamente cada semana– para tener la oportunidad de “reactivar” proyectos y tareas cuando te sientas suficientemente comprometida.

      Te deseo mucha suerte con tu propósito –deberías convertirlo en un verdadero objetivo– para este año. Tengo muchas cosas que escribir y publicar este año que espero que te ayuden ;-)

  7. Mi estimado Jero,

    Trato de llevar siempre a la práctica todos los elementos que nos propones, sin embargo en cuestión del GTD, creo que es una práctica que aún no he podido adoptar, sin embargo, cuento con un cuaderno pequeño con 4 separadores, en el último escribo aquellas cosas que sé que son importantes pero no urgentes.

    En este caso, es como mi lista “Algún día/Quizá”, trato de establecer proyectos realista, porque de repente me elevo mucho, así que he aprendido a delimitar estos aspectos.

    Excelente artículo, como siempre.

    Saludos,

    Omar Carreño

    • @Omar:

      No importa el nombre que le des, lo importante es que tengas alguna forma de anotar todas aquellas cosas que no vas a hacer ahora pero que quizá quieras hacer algún día. Tu adaptación de la lista ADQ me parece perfecta ;-)

  8. Hola Jero,

    aunque he integrado algunos elementos del GTD en mi rutina de trabajo, todavía siento que algunos aspectos los tengo cogido por los pelos. A mi también me ha pasado (me sigue pasando) de tener la sensación de que me desbordan en ocasiones las tareas y la organización me quita un tiempo valioso de mi trabajo real.

    Es un trabajo de ajuste continuo y sútil (tu a través de este blog has ido señalando muchos detalles) y cada uno debe ir adaptando el metodo a su trabajo. En todo esto creo que hay que tener cuidado en no juzgarse de manera demasiado dura y mucho menos culpabilizarse.

    La lista de Algún día/quizá para mi ha resultado ser algo muy estimulante. Ahora mismo tengo anotadas ahí tareas o “retos” que hoy por hoy por hoy no tengo la determinación o el tiempo de hacer. No me agobia verlas, más bien me recuerdan que quedan muchas cosas bonitas por hacer en esta vida y, de vez en cuando siento la inspiración y energía de ponerme de verdad con alguna de ellas.

    Saludos

    • @Jesús:

      Creo que has entendido perfectamente la actitud que hay que tener hacia GTD. Cada uno debemos adaptarlo a nuestras necesidades, y desde luego no debe suponer una fuente de tensión –de hecho, debería ser todo lo contrario.

      En cuanto a la lista ADQ, ese es precisamente el punto, considerarla como una lista de oportunidades. Conozco gente que tiene en esta lista cientos de proyectos, y son muy felices. Saben que cada semana –o cada pocos días– tienen la oportunidad de retomar proyectos estimulantes que den “color” a su vida :-)

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