Sacarle tiempo al tiempo

“Sólo falta el tiempo a quien no sabe aprovecharlo.”
Gaspar Melchor de Jovellanos
(1744-1811) Literato, economista y político español.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Si eres como yo, tu lista de cosas “algún día/quizá” lo haré, seguro estará llena de ideas heterogéneas, algunos “debería”, y muchos proyectos muy interesantes que te gustaría emprender ya mismo. Ya hemos visto que cuando no podemos dedicar tiempo ni recursos a algo en este momento, debemos moverlo a “algún día/quizá”. El problema es que esta lista parece llenarse más rápidamente de lo que se vacía. Está llena de proyectos interesantes de baja prioridad, pero no hay tiempo para llevarlos a cabo en este momento. ¿Qué podemos hacer?

Bueno, sólo hay una respuesta: crear el tiempo. Sí, ya sé que parece imposible, especialmente en estos días de horas interminables en la oficina, desplazamientos, y obligaciones familiares y sociales. Pero con un poco de creatividad es posible.

A continuación os comparto algunas ideas que a me han servido desde hace tiempo. Estoy seguro que alguna también os abrirá los ojos a vosotros :-)

Revisa tus rutinas. Estoy seguro de que hace mucho tiempo que no analizas tus rutinas, y que hay muchas actividades innecesarias o que no te aportan nada, que sólo haces por inercia. Un ejemplo típico es la sobremesa después de comer en la oficina. Imagina que tienes 1 hora para comer, pero sólo necesitas 20 minutos. La mayor parte de la gente dedica los 40 minutos restantes a socializar con los compañeros (eufemismo de chismear). Así que, puedes dedicar sólo 30 minutos (20 de comida y 10 de sobremesa), y los otros 30 minutos a algunas de las actividades productivas que más te interesan.

Delega. ¿Por qué te empeñas en hacer lo que pueden hacer otros? A veces pensamos que sólo nosotros podemos hacer bien un trabajo, pero lo cierto es que eso casi nunca es cierto. La gente que trabaja con nosotros no sólo es capaz, sino que está deseando asumir más trabajo y responsabilidad si lo hacemos con inteligencia. Busca “apalancamiento” en los demás, y libera tu tiempo para lo que realmente es importante.

Levántate más temprano. Todo un clásico que funciona de maravilla. La lógica es aplastante: si necesitas una hora más, levántate una hora más temprano. Sí, ya sé, muchos estaréis pensando: “pero yo necesito dormir 8 horas”. Bueno, es cierto que necesitamos descansar, eso es innegable y nunca me he opuesto a ello. Pero no nos dejemos llevar por los convencionalismos. Hace tiempo hablé del mito de las 8 horas de sueño, en el que investigaciones científicas aseguran que muchas personas pueden descansar perfectamente con 6-7 horas de sueño. Haz la prueba y averigua cuál es la cantidad de horas que te permiten estar descansado. Todo lo que exceda esa cantidad es una pérdida de tiempo (salvo que no tengas otra cosa mejor que hacer).

Apaga la televisión. No conozco un “asesino” del tiempo más grande que la televisión. En nuestra sociedad, la adicción a la caja tonta sólo es superada por la adicción a la Coca-Cola. Piensa cuántas horas dedicas a ver la televisión cada día. Y de ese tiempo, ¿cuántos son programas realmente instructivos que aportan algo a tus objetivos importantes? No digo que haya que eliminarla por completo (puede ser una válvula de escape en momentos de estrés, como leer un buen libro o salir a pasear), pero hay que tener muchísimo cuidado. No es extraño que te sientes a ver un programa particular, y sin darte cuenta continúes viendo la televisión mucho rato después de que haya terminado.

Aplica la regla de los 2 minutos. De sobra conocida por los que aplicamos GTD, consiste en realizar todas las tareas de menos de 2 minutos tan pronto como entran en nuestro rádar. Es muy tentador aparcarlas para después, con la excusa de que ahora estamos ocupados. Sin embago, cuando finalmente vayamos a hacerlas tendremos que tomar un tiempo para retomarlas (por ejemplo, volver a leer el correo). Ese minuto multiplicado por cientos de tareas de este tipo son una pérdida de tiempo considerable. Si al final vas a tener que hacerlo, hazlo ya, no esperes. Verás la cantidad de trabajo que te quitas de encima y el tiempo que ahorras con este sencillo hábito.

Trabaja por bloques de tiempo. Interrumpir una tarea para hacer otra cuesta tiempo. Los investigadores aseguran que, una vez iniciada una actividad, nos cuesta hasta 20 minutos alcanzar el nivel de concentración máximo. Así que, para tareas complejas, procura trabajar en bloques de tiempo de al menos 1 hora, sin interrupciones (lo que llegue en ese tiempo, mándalo a la bandeja de entrada). Y sí, eso quiere decir que no debes hacer multitarea, tratando de atender varios asuntos al mismo tiempo. Por cierto, entre bloque y bloque pesado puedes aprovechar para hacer tareas de 2 minutos, rápidas y generalmente más relajadas.

Haz un buen trabajo, y a la primera. Por último, procura hacer siempre un buen trabajo. Los trabajos deficientes siempre terminan de regreso, con lo que tendrás que revisar, corregir y volver a enviar. Como ves, la mediocridad también cuesta mucho tiempo (por no hablar de dinero, credibilidad y otras cosas).

Y tú, ¿consigues sacarle tiempo al tiempo? ¿Qué otras formas conoces que te hayan dado resultado? Comparte con nosotros en un comentario.

Foto por: Colin Adamson

13 comentarios

  1. También hay que saber aprovechar esos momentos en los que no hacemos nada por necesidad. Es decir, como buen ejemplo, el transporte público.
    Muchos perdemos el tiempo mirando el paisaje o la nuca del usuario de enfrente, tal vez pensando un poco… pero nada más. Leer un libro, sobre todo cuando no puedes permitírtelo el resto del día, es excepcional.
    ¿Que siempre te toca parado? No te preocupes, mientras no estés como lata de sardinas, el hábito de leer de pie se hace divertido haha.

    Muy buen artículo (: Me ha gustado mucho. Yo he notado que si duermo 6 horas, despierto como nueva, lo mismo si duermo 8 o más, pero dormir 7 es la pesadilla. Como si hubiera dormido menos de 1 hora haha… Quien sabe porqué, será que soy rara.

    • @Mirie:

      Fantástica aportación. Desde luego, el transporte público es otra de las grandes oportunidades para ser productivos. Y no me refiero a trabajar, sino a aprovechar para leer esas cosas que siempre tenemos pendientes, o para organizar nuestra agenda, o para meditar, o… lo que quieras.

      En cuanto a las horas de sueño, a mi me sucede algo muy parecido. He notado que tengo ciclos de sueño de una hora y media, aproximadamente (no sé si será un estándar o cada uno tenemos nuestros propios ciclos). Siempre que duermo múltiplos de ese tiempo no tengo problemas. Así, puedo dormir 4 horas y media ó 6 horas perfectamente bien, pero no 7. De hecho, si no puedo dormirme a mi hora, prefiero esperar una hora y media antes de irme a dormir :-)

  2. Hola…

    Hace poco descubrí tus artículos y el GTD, y desde entonces lo intento aplicar.

    La fórmula que tengo para “tener tiempo” es la del horario y el intentar seguirlo a rajatabla en mi horario laboral.

    Otra cosa que me ha ayudado es a tener un “inbox” fisico, donde dejo todo lo que entra (cartas, publicidad, faxes… antes lo tenia todo encima de la mesa, una carpeta para cada cosa (cuando se podía) y tardaba mas tiempo quitando y poniendo cosas que trabajando, ahora todo va al inbox, lo gestiono cuando tengo tiempo ó veo que está muy lleno y mi mesa está despejada, creo que estoy ganando en productividad.

    Finalmente, para tener tiempo y sobre todo no perderlo, además del inbox es la “regla sagrada de los dos minutos”, al hacer las cosas que van apareciendo en muy poco tiempo y no aparcandolas hace que vaya mas relajado y sin pensar en todos esos flecos que tenia antes.

    Vaya tostón… espero que se lea en menos de dos minutos.

    Saludos

    • @Julio:

      Efectivamente, la gestión adecuada de una bandeja de entrada física, y aplicar la regla de los 2 minutos, son de las primeras cosas que deberíamos hacer en cuestión de productividad y de reducción de estrés. Como tú mismo comentas, proporcionan beneficios inmediatos.

      Y no te preocupes. Leí tu comentario en 25 segundos ;-) De todos modos, si tardas más de 2 minutos, siempre puedes aumentar la velocidad de lectura:

      http://elgachupas.com/aumentando-la-velocidad-de-lectura/

  3. Mirie: A mi me pasa lo mismo con el tema del sueño, siempre he creido que tiene que ver con los ciclos circadianos. Me alegra saber que no soy el único.

    • @Agustín:

      No creo que seamos los únicos en tener ciclos de sueño, más bien es algo común pero poca gente es consciente de ello.

      Gracias por tu aportación y bienvenido :-D

  4. Hola:

    Yo siempre tengo a la mano una libreta o Palm para apuntar las cosas que se me ocurren en el día. Es más rapido que despues estar 20 minutos tratando de recordar.

    Tambien tengo una agenda “universal”, sin días de la semana para poder empezar a utilizarla en cualquier día o año. La utilizo como bitacora, al final del día apunto las cosas importantes que sucedieron. Cuando alguien pregunta ¿te acuerdas cuando…? ¿recuerdas en donde…? ¿quien fue…? Abro la bitacora y encuentro el dato. Tambien sirve para establecer habitos, apuntar si realice mis las actividades que seran nuevos habitos es muy importante.

    La agenda y la libreta las utilizo mucho en los timepos de transporte y de espera.

  5. Otra cosa que he realizado y que me ha dado resultados aceptables es la generalización de las soluciones de los problemas, un ejemplo (un poco tonto):

    Si necesito saber a que velocidad debo conducir para recorrer 100 km en 40 minutos, hago una divición: 100/40 = 2.5km/min = 150km/hr.
    Esto la mayoría de mis conocidos lo hace en una calculadora y se olvida del problema. Yo hago una hoja de calculo para hacer esta divición, pero tambien para resolver el problema si quiero saber el tiempo o la distancia. O sea, despejo la ecuación para cada variable e incluyo el cambio de unidades.

    Cuando se trabaja en ingeniería es muy bueno porque así se tienen hojas de calculo para casi todos los problemas y no se tiene que estar haciendo las cosas cada vez. Igual en áreas como la contabilidad.

    Para áreas más administrativas, he visto que funciona hacer diagramas de flujo para cada tramite o trabajo.

    Es cansado, si el calculo de la velocidad deberia de hacerse en 30 segundos, yo tardo 3 o 4 minutos en hacer la hoja de calculo… la primera vez. La eficiencia se ubica en que cada vez que alguien quiera hacer el calculo, tardará el mismo tiempo que la primera vez. Pero cuando yo tengo las cosas sistematizadas, empiezo a ahorrar tiempo por cada vez que las hago. Al paso del tiempo termino siendo hasta el doble de eficiente que los demas.

    Obviamente no puedo hacer esto con todas las cosas, pero empezando a hacerlo con algunas sencillas obtuve la habiliad de identificar en mi trabajo y entorno cuales eran las cosas que me convenia sistematizar.

    El registro de gastos personales y el analisis de los mismos ya está sistematizado para el actual trabajo y para un posible cambio de actividad. Tambien el pago de impuestos y el calculo de mis derechos laborales.
    La forma de ordenar mis bookmarks para revizar webs y blogs parte de este principio e incluye la forma en que deberé ir agregando más sites.
    Igualmente la forma en que ordeno la música.

    La idea es simple:
    No encuentres la solución al problema que tienes enfrente, encuentra la solución general a todos los problemas que se parescan o esten relacionados al problema que tienes enfrente.

    Vas a tardar más, pero solo será la primera vez.

    • @Hluot:

      Definitivamente, automatizar es una postura muy inteligente. Es un buen ejemplo de previsión, y desde luego es una buena fórmula para ahorrar tiempo en el medio y largo plazo.

      Me quedo con tu conclusión: no encuentres la solución al problema actual; encuentra la solución general y ahorrarás mucho tiempo. Sin duda, podría haber sido un punto más de la lista :-)

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