Registrar tiempos, la falsa productividad personal

Reloj antiguoMe sigue sorprendiendo la cantidad de «soluciones» que continúan vendiendo la idea de registrar el tiempo que se dedica a cada actividad como medida de la productividad de los profesionales. El problema es que, el hecho de dedicarle más o menos tiempo a algo no implica necesariamente mayor o menor productividad. Registrar el tiempo que le dedicas a cada cosa no te da más información que eso: cuánto tiempo estás dedicando a las cosas que decides prestarle atención.

En el trabajo del conocimiento, lo que aporta valor no es lo que haces, mucho menos el tiempo que te dedicas a hacerlo. El valor real está en los resultados que consigues cuando haces las cosas que haces. De hecho, en el trabajo del conocimiento se da la paradoja de que, a menudo, es posible conseguir más valor trabajando menos tiempo. No solo porque puedes aumentar el tiempo que le dedicas a hacer las cosas correctas —evidentemente—, sino porque puedes dejar de dedicar tiempo a muchas de las cosas correctas, cuando el tiempo extra ya no supone un aumento significativo de valor —has alcanzado lo que los anglosajones llaman el «good enough».

Cuando empiezas a registrar el tiempo que le dedicas a cada actividad como medida de tu productividad, resulta muy fácil caer en la trampa del hacer por hacer. En este paradigma, aumentar tu productividad sería tan fácil como pasar más tiempo «haciendo». Y sin embargo, todos sabemos lo habitual que resulta llegar a casa después de un duro día de trabajo con esa sensación de «me he pasado todo el día haciendo cosas pero no he conseguido avanzar en lo que quería». Es la prueba definitiva de que el paradigma del «tiempo es dinero» es totalmente erróneo en los tiempos que corren.

Conseguir resultados no es cuestión de tiempo, sino de tomar sistemáticamente buenas decisiones —sobre qué hacer—, y luego enfocarte adecuadamente en las cosas que has decidido llevar a cabo, elegiendo de manera eficiente en función de las circunstancias de cada momento. Para ello, es necesario integrar en tu flujo de trabajo comportamientos específicos que suponen «trabajar sin hacer», como por ejemplo reflexionar sobre cada idea, información o nueva tarea que te llega constantemente y que requieren tu atención; aclarar lo antes posible qué implica cada una de esas cosas para ti; decidir qué hay que hacer con ellas, de la manera más específica posible; organizar las decisiones que tomes de manera que te facilite su ejecución cuando llegue el momento; elegir, en un momento dado, de entre todas las opciones posibles, teniendo en cuenta diferentes criterios objetivos de eficiencia y eficacia, y no simplemente porque está en primer lugar de la lista; etc.

Estos y otros comportamientos resultan fundamentales para la mejora de la productividad personal en el trabajo del conocimiento y, sin embargo, son terreno inexplorado para la mayoría de los profesionales modernos. La razón es que existe la idea generalizada de que dedicar tiempo a este tipo de actividades no es «trabajo de verdad». Por eso, actividades como reflexionar, decidir, organizar, etc., son sistemáticamente ignoradas por ser actividades poco productivas, y solo se llevan a cabo —en el mejor de los casos—, cuando ya no queda más remedio, a última hora, cuando la urgencia llama a la puerta. Es una de las tristes y lamentables consecuencias de vivir permanentemente instalados en el paradigma de que solo eres productivo cuando estás haciendo.

Hablar de medir y asignar tiempos es seguir anclado en un discurso obsoleto e inútil, en de la gestión del tiempo. Deja de medir el tiempo que dedicas a tus distintas actividades, y empieza a medir los resultados que consigues. Si usas la metodología de productividad personal GTD®, empieza a contar el número de proyectos significativos completas, o determina tu grado de satisfacción con lo consigues. Puede que este cambio de enfoque te ayude a «hacer» mucho menos y conseguir mucho más. ¿Y qué es eso sino productividad?

Imagen de bitslammer via Flickr.

9 comentarios

  1. ¿Incluso si contabilizas las horas que empleas, por ejemplo, en subrayar, esquematizar y estudiar un tema de una oposición, Jero?
    ¿O un tema en sí, hasta su completo estudio es un proyecto puesto que está constituido de varias acciones?

    • Buen punto, Bernardo. Solo veo utilidad a medir tiempos si hacerlo te ayuda a mejorar los resultados que consigues, lo que sucede muy pocas veces. Medir tiempos, por el simple hecho de saber cuánto tiempo dedicas a hacer algo, raramente es productivo. Saber el tiempo que tardas en estudiar un tema solo es útil, desde el punto de vista de la productividad, en la medida en que saberlo te ayude a mejorar tu rendimiento. Y «optimizar» la actividad de estudiar, reduciendo el tiempo que tardas en estudiar X páginas, no tiene que ser necesariamente mejor; de hecho puede ser hasta contraproducente.

      Se supone que tu ritmo de estudio es el que es, según tus capacidades actuales, y en cualquier caso cada tema es distinto y requiere distintos niveles de esfuerzo. Por eso, creo que tomar el tiempo que dedicas a estudiar los temas tiene poco que ver con la calidad de los resultados que obtienes, que es en definitiva una manera mucho mejor de «medir» tu productividad.

      En cuanto a medir el tiempo de estudio, como medida general de cómo distribuyes el tiempo a lo largo del día con respecto a otras actividades, podría resultar interesante para saber en qué medida estás haciendo un buen uso de tu atención. Pero en mi experiencia, eso es algo que todos sabemos sin necesidad de medir tiempos: si terminas el día con la sensación de que has avanzado en tu trabajo, aunque hayas hecho pocas cosas, es que has hecho un buen uso de tu atención (y probablemente has sido productivo); y si tienes la sensación de que has estado todo el día haciendo cosas pero no has conseguido avanzar, es que has hecho un mal uso de tu atención (y casi seguro que has sido bastante improductivo).

  2. Bajo mi punto de vista, lo único que puede aportar medir el tiempo es tomar decisiones respecto a lo que debes dejar de hacer. Es una forma de darte cuenta de cuánto tiempo dedicas a algo a qué, quizá, no es necesario dedicar tanto tiempo.

    No es algo que recomiende hacer de forma habitual ni a cualquier persona, pero a veces medirlo en momentos muy concretos y de forma muy controlada ayuda a darse cuenta de algunas cosas y se sacan conclusiones interesantes.

    • Tienes razón, Jordi. Pero como le comento a Bernardo más arriba, creo que, al final del día, todos sabemos si estamos dedicando la suficiente atención a lo que deberíamos estar dedicándole atención, y cuándo estamos «perdiendo el tiempo», sin necesidad de medir tiempos. Mejor que medir tiempos es desarrollar una serie de comportamientos que nos permitan tener siempre un inventario actualizado de las cosas que tenemos que hacer, de la manera más explícita posible, y dedicar la mayor parte de nuestro tiempo a hacer cosas de ese inventario.

  3. A mí me gusta controlar lo que tardo en hacer las cosas, aunque no de forma radical, no me paso todo el día con el cronómetro en la mano hehe. Primero porque me permite controlar cuándo terminaré algo para tener una cita o para empezar con otra cosa y si me dará tiempo o no; y segundo porque solo si sé lo que tardo puedo optimizar ese tiempo para lograr los mismos resultados en un período de tiempo menor, sobre todo cuando se trata de rutinas. Me resulta bastante retador.

    • Desde luego, Carmen, medir tiempos para mejorar la eficiencia de los procesos repetitivos tiene mucho sentido. Es lo que siempre se ha hecho en el trabajo de naturaleza manual, y como se medía la productividad en la era industrial. Pero cuando hablamos de productividad personal en el siglo XXI básicamente nos referimos a la productividad en el ámbito del trabajo del conocimiento, que tiene una naturaleza muy distinta.

      El rendimiento de un profesional en el trabajo del conocimiento tiene que ver con el tipo y calidad de los resultados no evidentes que consigue. Dado que cada posible resultado que te plantees alcanzar tiene un valor diferente, y requiere esfuerzos distintos, tiene poco sentido evaluar la productividad en función del tiempo que tardas en hacerlo. De hecho, en el trabajo del conocimiento se da la paradoja de que muchas cosas que tardas poco en hacer aportan más valor que otras que te pueden llevar horas, o incluso días terminar.

      Por eso, el tiempo que mucha gente dedica a «medir tiempos» (valga la redundancia) estaría mejor empleado si lo dedicara a «pensar y decidir» sobre todas las cosas que les llegan, desde los distintos canales, y organizando el resultado de ese proceso mental de manera efectiva, de manera que sea posible elegir mejor qué hacer de acuerdo a las circunstancias de cada momento, día a día, e incluso minuto a minuto.

  4. Pingback: Recomendaciones de Ruivaldivia para el Miércoles 3 de Mayo de 2017

  5. Hola Jero, no suelo comentar como sabes, pero con esto estoy intensamente en desacuerdo, no con todo el mensaje, pero si con que medir tiempos lo debamos calificar como “falsa productividad”.

    Medir tiempos con el objetivo de hacer análisis retrospectivo de cómo repartimos nuestro tiempo de manera efectiva es una herramienta de extrema potencia.

    Medir los tiempos dedicados a distintas actividades nos ayuda a ser conscientes como repartimos nuestro tiempo, qué actividades consumen más o menos tiempo, ser conscientes de que la realidad en cómo gastamos nuestros tiempo es muy distinta a nuestra percepción intuitiva (por ejemplo la gente que piensa que trabajo más de 60 horas semanales en realidad cuando se mide en realidad trabajan menos de 50).

    Dicen por ahi que lo que no se mide no se gestiona y está demostrado a nivel científico (hablo a nivel personal, aunque a nivel empresa también) que auto-observarnos aumenta el resultado.

    Que no se me mal interprete, estoy de acuerdo con que no se trata de “gestionar” el tiempo y en eso creo que no hay duda, tampoco digo que dedicar 10 minutos o 50 a una tarea sea la clave, donde se saca valor al realizar este tipo de análisis retrospectivos es detectando cosas del tipo (que de manera intuitiva no somos conscientes):

    – Dedico un 30% de mi tiempo laboral a X –> mejorar en ese aspecto tendrá un alto impacto
    – Dedico demasiado tiempo a X o Y siendo una actividad e bajo valor para mi –> debería reducir el tiempo en eso-
    – O cosas del tipo, dedico menos de X horas de calidad a mi familia —> quiero aumentar esto.
    – Dedico 2 horas diarias a outlook (usando herramientas como rescuetime) —> tengo que perder menos tiempo en el email…

    Que GTD no contemple esto (que debería), o que sea una técnica con solera, bajo mi punto de vista, no es condición suficiente para catalogarla de falsa o inservible.

    Saludos.

    • Muchas gracias por aportar tu punto de vista, Joaquín.

      Estoy totalmente de acuerdo en que lo que no se mide no se gestiona. Donde no estoy tan de acuerdo es en que lo que deba medirse sea el tiempo. En el trabajo del conocimiento, que trabajes más o menos horas no tiene absolutamente nada que ver con que seas más o menos productivo. Como le decía a Carmen más arriba, para la mayoría de los trabajadores de este siglo, el valor de lo que haces es independiente del tiempo que te lleva hacerlo. La prueba es que muchas veces llegamos a casa con la sensación de haber hecho mucho pero haber avanzado poco, y otras veces con la sensación de logro de haber completado pocas cosas, pero las cosas que considerábamos que había que hacer.

      Creo sinceramente que la productividad personal es, principalmente, una cuestión de percepciones. Al margen de que pueda medirse el número de proyectos, metas, visiones… que consigues, el valor de cada uno de ellos, etc., la verdadera prueba de que estás siendo productivo es que te sientes satisfecho con el tipo de resultados que estás consiguiendo. Que sientas que hay un cierto equilibrio en la atención que le prestas a cada una de las áreas de tu vida profesional y personal que son importantes para ti. Y el tiempo que dedicas a cada actividad diaria tiene muy poco que ver con todo eso.

      Dicho esto, entiendo que reflexionar sobre cómo empleamos nuestra atención a lo largo del día puede ser muy útil para crear consciencia e iniciar un proceso de mejora de nuestra productividad personal. Puedes hacerlo midiendo tiempos, pero no es necesario. En mi experiencia, cualquier persona lo suficientemente comprometida con su mejora personal ya tiene una idea bastante clara de dónde «le duele», en términos de productividad, y sabe que tiene que cambiar su forma de hacer las cosas, sin necesidad de medir tiempos. Lo que le suele faltar, también en mi experiencia, es un método efectivo para llevar a cabo ese cambio.

      Por eso digo que, medir tiempos como herramienta para mejorar la productividad personal carece de sentido. Otra cosa es mejorar un proceso mecánico y repetitivo, o necesitar saber los tiempos para poder facturar tu trabajo. Ahí sí, por supuesto, medir tiempos tiene todo el sentido del mundo.

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