¿Qué herramientas de productividad utilizas?

Dos niños compartiendo

Foto por bengrey (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Ultimamente estoy alborotando mucho con el sistema Autofocus de Mark Forster :-) y he tenido oportunidad de leer en vuestros comentarios la ingente cantidad de maneras de implementar los diferentes sistemas productivos que tenéis. Por eso, hoy quiero invitaos a compartir, participando en una encuesta abierta sobre qué herramientas, técnicas y trucos utilizáis para estar organizados.

No importa si es GTD, Autofocus o cualquier otra cosa, conocida o por conocer ;-) No importa si os parece algo muy sencillo. ¡Compartidlo! Muchas buenas ideas surgen de los conceptos más simples –véase por ejemplo Autofocus. Se trata de que describáis breve –o no tan brevemente– vuestro sistema de productividad o una parte de él, indicando por ejemplo si utilizáis herramientas de “baja tecnología”, o el último gadget o aplicación de moda.

Además de conocernos un poco mejor, esta es una buena oportunidad para seguir desarrollando el sistema híbrido GTD-Autofocus que tengo entre manos y, por supuesto, adaptar el contenido de los próximos artículos a vuestras necesidades. También es una ocasión ideal para que los lectores más novatos tomen ideas de los más experimentados.

Nada más por hoy. Os invito a hacer clic en COMÉNTALO en este momento, y compartir vuestras ideas.

24 comentarios

  1. Uso google calendar para citas y toodledo para listas de acciones, sincronizado con outlook (chromatic dragon) y blackberry .Saludos,

  2. Hace un tiempo utilizaba GTD apoyándome en la aplicación TR para las listas de acciones siguientes y la de a la espera y una especie de gestión de acciones por proyectos con acciones activas e inactivas.
    Luego desde el programa imprimía todos los días al salir del trabajo un poketMod para ir recogiendo ideas y tareas que actualizar el sistema al día siguiente. En el sistema gestionaba tanto la parte laboral (trabajo en una empresa como responsable de sistemas ), como el tema personal.

    Hace poco lo he ido mezclando con AutoFocus y me he pasado completamente al papel. La finalidad de esto ha sido simplificar mi sistema, ahorrar tiempo de gestión y mejorar la potabilidad de los datos con el papel.

    Para ello utilizo dos listas de acciones (una de trabajo y otra personal)

    Las herramientas que utilizo son las siguientes.

    Libreta de recopilación.
    Una libretita muy pequeña Moleskine, que uso para recopilar ideas desde todos los ambitos, en cualquier sitio. Luego esto lo puedo pasar a mis listas de acciones de Autofocus.

    Agenda Moleskine.
    Tengo una agenda moleskine de esas que en una plana tengo una semana vista (no necesito más ya que solo pongo lo “que hay que poner en una agenda” según GTD ) y en la otra parte tiene una hoja rayada.
    Pues bien en la parte derecha (las hojas rayadas), las uso para mi lista de acciones personal en Autofocus.. y me es suficiente
    Por cierto que la agenda esta tambien tiene unos apartados al final que los tengo etiquetados como “Dreams” (Algún día/tal vez), Books, Movies, emails y webs.

    Libreta de Acciones para el trabajo.

    El tercer elemento es una simple libreta con tres listas.
    Lista 1 .- La principal. Con las acciones siguientes en Autofocus.

    Lista2 .- Lista de A la Espara . Para tareas delegadas-

    Lista 2.- Lista de Algún día /tal vez . Para dejar en reposo algunas ideas o tareas que puedo recuperar meses después.

    A nivel de material de apoyo y archivo tengo:
    Un archivo de carpetas para proyectos del trabajo.
    Un archivador para casa.
    Un palito USB de 8 Gb donde llevo toda la documentación electrónica (con sus copias de seg. por supuesto) .
    Nota: En el palito intento meter solo documentos (pdf, doc, odf..) y alguna imagen , pero evitando al máximo contendidos multimedia (videos …). ¿Os imagináis la cantidad de información que cabe en 8Gb dolo de documentos?

    También tengo un disco extraible para contenidos solo multimedia, pero no lo llevo siempre conmigo.

    Bueno más o memos esas son las herramientas que uso, por si le da alguna idea a alguien…

    No quería acabar sin felicitarte por este blog. Me ha ayudado a aclararme en muchas ocasiones.

    Saludos a tod@s

  3. Google Calendar para acordarme de cumpleaños, citas importantes como ir al médico, la itv del coche, cuando finaliza algún contrato…
    Evernote para recopilar información (como artículos de El Gachupas, jejeje), tener mi lista de “algún día / tal vez”, lista de tareas inmediatas, referencias de compras que hay que hacer con cierta peridicidad (por ejemplo, apuntar qué modelo de pila lleva la llave del coche!), etc.
    Pero para las tareas más inmediatas, cuando me propongo TMI’s (Tareas Más Importantes), etc, acabo yendo a la inmediatez de un cacho de papel reciclado y un boli.

    Hacía tiempo que no comentaba, pero aquí sigo agazapado. Por cierto, mi outlook del curro tiene mucha mejor pinta desde la última vez :o)

  4. Voy de fracaso en fracaso (por mi culpa, ojo). Lo he probado casi todo. Estoy convencido de que al final lo mejor es un GTD no excesivamente rígido con una Moleskine, pero me acabo de agenciar un iphone y es otra dimensión. Con iphone y un mac sí que me parece que el software puede llegar a funcionar. Mi nueva apuesta, espero que sea la definitiva: Correo con gmail, calendario gmail y GTD con cosas del ZenGTD, usando Things:
    Lista de 7 asuntos gordos (importantes) semanales, asignando uno a cada día de la semana; y una lista de 3 asuntos gordos al día (uno de ellos es uno de los asuntos gordos semanales).
    Jamás consigo llevarlo a cabo porque en cuanto empiezo con el bombardeo diario de entradas me olvido de todo y termino jugando al ajedrez o mirando los periódicos de internet, es decir, apagando incendios según van apareciendo.
    Tengo que resolver el problema de sincronización a 3 bandas de los contactos: gmail-mac-iphone, que no sé como hacerlo para que se fácil, eficaz y gratis. Se admiten y agradecen sugerencias.

  5. Hola Jero,
    Despues de probar outlook, GTD puro y duro y Autofocus, he medio inventado mi sistema mezclando GTD y Autofocus.
    Utilizo Remember The Milk en ordenador de sobremesa, portatil e iPhone.
    Tengo dos tipos de tareas bien definidas, lo próximo que tengo que hacer y tareas en una fecha determinada.
    Como me niego a utilizar un gestor de tareas y un calendario lo soluciono de la siguiente forma:
    En RTM tengo una lista de tareas a realizar denominada simplemente “Tareas”.
    A cada tarea te pongo una etiqueta según su tema (por ejemplo “compras”, “llamadas”…) y con las busquedas inteligentes genero los subgrupos.
    Todos los días a última hora reviso la lista “Tareas” y pongo fecha de mañana a las realizar al día siguiente. De esta forma RTM me indica en “Hoy” lo que tengo que hacer y en “Atrasadas” lo que no hize ayer, con lo que modifico a fecha de hoy o le quito la fecha y pasa a la lista “Tareas” que se vuelve a revisar a última hora.
    Todas las citas las trato como una tarea en fecha determinada y si he de preparar algo le asigno fecha, es decir, tengo una tarea que es preparar la cita y otra que es la cita (de esta forma evito tener que utilizar calendario).
    No gestiono proyectos como tales, los divido en tareas simples y le asigno una etiqueta con el nombre de proyecto y una fecha si es necesario, despues genero una busqueda inteligente y ya tengo todo el seguimiento del proyecto por si quiero consultarlo.
    Como RTM me permite tambien ver lo que tengo que hacer mañana y toda una semana (según las fechas asignadas) a la hora de planificar el día siguiente sólo tengo que ver que tareas no tienen fechas asignadas ya que las que tienen fecha se ubican directamente en el día.
    Saludos.
    Pedro Muro.

  6. De momento uso personalmente GTD y para las tareas de mis proximas acciones autofocus ( en realidad experimento a ver que pasa).
    Estamos en un proceso de utilizar GTD en grupo dentro de nuestro departamento….

  7. En mi caso diré que uso principalemente GTD, aunque llevo unos días probando Autofocus (me está gustando la puesta en práctica).
    Autofocus lo implemento en un procesador de textos libre, Abiword, es muy ligero y multiplataforma. Se adapta bien a mis necesidades.
    GTD lo implemento con Nirvana en el trabajo y con GQueues para lo que no es trabajo, perfectamente integrado con google apps.
    Me gusta recopilar información con Instapaper, después decido qué hacer con lo recopilado. Estoy probando gotProject? y me esta encantando esta herramienta, que tiene cosas mejores que Evernote y otras peores claro… pero me gusta mucho.

    Otra herramienta muy útil, cuando leo en la web es readbility, te quita las distracciones y deja sólo el texto, muy útil si lees artículos con banner animados que no dejan de llamar tu atención…

    Enlaces:
    http://www.gqueues.com/
    http://www.nirvanahq.com/
    http://www.gotproject.com/
    http://www.abisource.com/
    http://www.instapaper.com/
    http://lab.arc90.com/experiments/readability/es/

  8. Creo que ya lo comenté en otras ocasiones, pero basicamente las herramientas que utilizo son:
    – Outlook (servidor Exchange de la Empresa, sincronizando con mi PDA). Donde tengo mi lista de tareas, calendario,…
    – OneNote (con la carpeta OneNote Mobile, sincronizada con PDA). Donde guardo distintas listas, archivo referencias, y tomo y proceso distintas notas.

    Como sistema de productividad utilizo GTD, pero adaptado a mis necesidades:
    últimamente estoy dandome cuenta de que no necesito tantos contextos…, por lo que los estoy reduciendo al mínimo, y que muchas veces puedo crear directamente las tareas o realizar el archivado, en lugar de realizar todo el procedimiento de recopilación, proceso, etc… algo que me acerca a “autofocus”.

  9. Yo estoy usando un block chiquito de espiral y un calendario grande.
    El block chiquito lo uso para autofocus.
    Cuando intente usar gtd usaba una hipster PDA con los contextos.Pero me ponia nervioso que fuese tan dificil leer una página en particular sin desarmar todo…
    Lo que más me gusta de autofocus es que realmente puedo usar un block chiquito para mis listas.
    Y el calendario lo uso para lo que tenga fecha fija, citas, entregas de bocetos, inscripciones, etc…
    Es un calendario bastante grande porque a veces me gusta poner pequeñas explicaciones de lo que tengo que hacer con lo que anoto.
    Lo que me falta es un buen archivo.
    Todavía no compré los sobres grandes para usar el sistema Noguchi ni el coso para archivarlos parados.
    .-= Lo último publicado por Catriel: Muralito en Barracas =-.

  10. ¡Ah! Y un detalle importante.
    Los mapas mentales me encanta hacerlos grandes.
    En hojas de dibujo 50x70cm, con marcadores de colores.
    Y cuando ya tengo el esquema general me gusta escribir con lapicera desarrollando en detalle cada punto.
    Entonces cuando miro el mapa de lejos veo las cuestiones generales.Y cuando me acerco puedo ver los detalles de cada cuestión.
    La hoja la monto sobre un tablero que pongo sobre mi atril de pintor.Y el mapa mental lo hago parado.
    Pienso mucho mejor parado y alejandome y acercandome del caballete.Me siento como si estuviese pintando y me funciona mucho mejor la cabeza.
    Esto para mi es fundamental.
    .-= Lo último publicado por Catriel: Muralito en Barracas =-.

  11. Google Aps + Remember the milk = Rlz!
    RTM se sincroniza con la Blackberry muy bien; Google Calendar y Contacts con Google Sync. Tengo mi conjunto perfecto para mí, realmente me costo mucho llegar acá :)

  12. Bueno con el disco duro ordenado, no necesito tener instalados programas en una maquina en especifico o tener información en la nube.
    Esto me otorga mucha, mucha movilidad. Tengo algunos programas en versión portátil como OpenOffice pero nada más.
    Mi maquina es mi disco duro portátil, incluye el correo electrónico, algunos diccionarios, software, libros y los archivos del trabajo entre otros.
    Ahora, para la lista de tareas, el calendario y las notas “de rápido”, utilizo la Palm.
    No necesito sincronizarla a la PC, la utilizo como utilizaría una agenda de papel, aunque cuando utilizo el papel prefiero una libreta de nivel:
    http://www.lumen.com.mx/catalog/detalle.php?IDSUB=65&TITULO=LIBRETA%20DE%20NIVEL&MARCA=interlib
    Son libretas con una “cuadricula” de rectángulos, muy buena para ordenar todo y del tamaño justo para meterla en la bolsa trasera de los jeans y que no estorbe.
    La mayor parte de mi sistema se basa en el hecho de que disco duro está ordenado y puedo archivar de forma sistemática cualquier cosa. Puedo utilizar tecnología de punta (Palm) o tecnología milenaria (papel) sin preocuparme ni de “migrar” la información.
    Nota al margen: para poder guardar papeles, notas, etc en la libreta de nivel le pongo un clip de pinza como el que utilizas en tu libreta ecológica, como tiene tapas rígidas, cierra herméticamente. Cuando llevo la Palm, el estuche tiene un compartimento para papeles.

  13. Reconozco que no me gusta utilizar aplicaciones web que manejen mis datos personales y/o laborales. Hecha esta aclaración les cuento que hasta ahora utilizaba Outlook 2007 con Jello Dashboard (pero está en inglés) y Essential Pim (la versión free).
    Estoy planeando pasar a GTD-Free y una libretita de bolsillo (le hago pestañas con Post-It para las diferentes categorías: Casa, trabajo, etc). Aunque el Outlook siempre va a estar presente, ya que es donde recibo los correos.

  14. A mi me ha llegado a ayudar mucho un sistema que la verdad no sé bien quién creó, creo que fue Stephen Covey. Bueno, el chiste es, que dibujas un cuadrante en el que pones en el cuadrante superior izquierdo las cosas que son IMPORTANTES Y URGENTES, en el superior derecho URGENTES NO IMPORTANTES, en el inferior izquierdo IMPORTANTES NO URGENTES y por ultimo las cosas que NI IMPORTANTES NI URGENTES pero que simplemente tienen que hacerse.

    Este sistema me ayuda a priorizar cuando tengo muchas cosas que hacer. Pero definitivamente no dejo de procrastinar.

    Saludos!

  15. Me han parecido muy interesantes las propuestas de soft que he visto por aquí.

    Yo ahora utilizo iPhone, por lo que buscaba una app que me permitiera gestionar tareas. No tenía ninguna que me haya hecho tilín. Utilizo una que se llama TodoList que no está mal, pero de las que he visto por aquí propuestas me han encantado una que proponía Santi: gQueues.

    La he probado un par de días y me parece extraordinaria. La versión pro tiene integración en google calendar (aunque no la considero tan necesaria).

    Lástima que no tiene app nativa para iPhone y hay que utilizar el navegador (de momento, por lo que quiero entender de su página).

    ¡Excelente post y excelentes aportaciones de todos!

  16. yo por el momento utilizo papel y lapiz pero estoy leyendo tus consejos para empezar a aplicar un mètodo que sea màs eficiente, muy bueno tu blog, gracias.

  17. Utilizo un iPhone. Para la lista de tareas utilizo la aplicación Todo (De appigo) sincronizada con Toodledo y para la agenda utilizo Google Calendar sincronizado con el calendario del teléfono.

  18. Uso GTD con Evernote, clasificando las tareas con etiquetas. A las tareas cerradas (más urgentes, lo copié de Autofocus ;)) le añado una etiqueta ‘#’ y así clasifico por lugares/oportunidad y urgencia.

    El Evernote tiene para mí la ventaja de que me permite consultarlo en cualquier lugar gracias a su página web y mantenerlo sincronizado en distintos equipos.

  19. Hola:
    Yo utilizo un smartphone (HTC diamond) como base de productividad: procesador word movile para las listas de tareas y proyectos, calenario Informat 2009, y un archivador esplegable. Tambien utilizo libreta tipo moleskine y boligrafo para capturar ideas hacer mapas mentales. De momento estoy con GDT puro y duro hasta que tu nos enseñes ese método híbrido GTD-AUtofocus. Estoy ansioso.
    Muchas gracias por dedicarnos tanto tiempo a enseñarnos.
    Saludos desde Sevilla.

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