Productividad personal con una sola lista

Mezcla de frutos secos

Foto por s58y (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Después de muchas semanas trabajando con Autofocus y experimentando diversas forma de integrar los conceptos clave de GTD, creo que he dado con una mezcla de sistemas productivos que funciona, y que he llamado sistema compacto. La idea que persigo es construir un sistema efectivo, que al mismo tiempo sea sencillo, flexible, independiente de una herramienta en particular, y adaptable a las circunstancias de cualquier persona.

Ya vimos que existen 4 elementos claves en un sistema productivo: una o varias herramientas de recopilación, un calendario, un sistema de archivo y una o varias listas para organizar las tareas y proyectos. Pues bien, en el artículo de hoy voy a explicar cómo integro el calendario y las denominadas listas contextuales de GTD en una única lista. El asunto requiere de un poco de escritura, así que dejaré el asunto de la gestión de la lista para un próximo artículo.

Antes de empezar es necesario mencionar que, para que la gestión de la lista única sea efectiva, la herramienta para gestionar la lista debe permitir tres cosas: 1) asignar fechas a cada entrada de la lista; 2) ordenar las entradas por dicha fecha, y 3) filtrar por cadenas de texto.

La mala noticia es que ningún sistema de papel permitirá hacer todo esto de forma efectiva, así que necesitaremos una herramienta digital –sí, he tenido que abandonar mi libreta de papel :-( La buena noticia es que casi cualquier gestor de tareas, por simple que sea, permite hacer todo esto.

Tipos de entrada

Para poder guardar distintos tipos de información en la misma lista, es necesario poder diferenciar un tipo de entrada de otro –no es lo mismo una tarea, que un recordatorio o algo que esperamos recibir de un tercero. Por eso, cada elemento de la lista está identificado por un prefijo que indica el tipo de entrada.

La forma de este prefijo podrá variar de una implementación a otra, dependiendo de las características del programa gestor que estéis utilizando. Lo importante es poder filtrar los elementos de la lista por este prefijo de forma unívoca. Generalmente esto se consigue utilizando un carácter especial seguido de una letra, como los famosos hashtags de Twitter –en el caso de BlackBerry, por ejemplo, yo utilizo un cero en lugar de un carácter especial, porque la BlackBerry no tiene en cuenta los caracteres especiales a la hora de buscar.

Existen 6 tipos de entradas:

Tareas (0t), que representan acciones o actividades a realizar. Como veremos, es un concepto más general que el concepto de siguiente acción de GTD; más bien se corresponde con las tareas de Autofocus.

A la espera (0e), que como en GTD, representan asuntos que tenemos delegados en terceros. Cualquier cosa de la que seamos responsables y que esperemos recibir de otra persona, debe aparecer en la lista como una entrada de tipo 0e.

Agenda (0a), que representan asuntos a tratar la próxima vez que hablemos o nos reunamos con alguien.

Frentes abiertos (0fa), similares a los proyectos de GTD, pero menos minuciosos. Se corresponde con cualquier asunto complejo o importante que no queramos perder de vista –así, por ejemplo, muchos “proyectos” GTD no tienen por qué estar representados aquí. Sin embargo, se parece a GTD en que los frentes abiertos no son tareas, sino recordatorios de los temas que tenemos que mover para avanzar en nuestros objetivos.

Ideas (0i), que coinciden con el concepto de “Algún día/Quizá” de GTD. Prefiero llamarlo ideas porque me parece que representa mejor el significado de este tipo de entradas: simplemente ideas que no queremos olvidar, y que pueden convertirse en tareas, proyectos, objetivos, etc.

Recordatorios (0r), cualquier compromiso o recordatorio que normalmente iría en un calendario.

Pseudo-etiquetas y fechas

Además de los prefijos para el tipo de entrada, opcionalmente podemos incluir pseudo-etiquetas de contexto, persona, lugar o proyecto –de nuevo, podemos utilizar un carácter especial para identificarlas o, como en mi caso, el número cero. Gracias a las pseudo-etiquetas podemos relacionar, por ejemplo, todas las actividades a realizar en el mismo contexto o relativas a un mismo proyecto, todos los temas a tratar y asuntos a la espera de una misma persona, o todas las cosas a comprar en la misma tienda.

Por ejemplo, podemos emplear la pseudo-etiqueta “0trabajo” para todas las tareas que debo hacer en el trabajo, o “0david” para todas las entradas del tipo 0e (a la espera) y 0a (agenda) que tienen que ver con David. Igualmente, podemos añadir “0jardin” a todas las entradas relacionadas con nuestro proyecto de renovación del jardín de la casa.

Cada entrada debe tener asociada además una fecha. Podemos utilizar la misma fecha para todas las entradas –por ejemplo, la fecha de vencimiento que incluyen todos los gestores de tareas–, pero significará distintas cosas según el tipo de entrada. Será durante el proceso de gestión de la lista que veremos próximamente donde jugará un papel fundamental.

Por el momento basta decir que la fecha puede significar tres cosas:

Fecha de cierre. Aplicable a las tareas (0t) e ideas (0i), es la fecha en que una tarea o idea pasa a formar parte de la lista cerrada o de cosas atrasadas. Una vez superada esta fecha, las tareas e ideas deben ser revisadas para decidir si siguen siendo válidas, hay que replantearlas de otra forma o, simplemente, deben ser eliminadas. No es más que una forma de implementar automáticamente el concepto de listas abiertas y cerradas de Autofocus.

Fecha de vencimiento. Es aplicable exclusivamente a los frentes abiertos (0fa) y recordatorios (0r). Es el único caso en que la fecha de vencimiento del gestor de tareas significa exactamente eso :-)

Fecha de registro. Aplicable a las cosas a la espera (0e) y las cosas que tenemos que tratar con terceros (0a).

Gestión de la lista

Utilizando el sistema de prefijos –tipos de entrada–, pseudo-etiquetas y fechas descritos anteriormente, podemos gestionar las tareas siguiendo el sistema Autofocus, y al mismo tiempo aprovechar el concepto de contexto de GTD e integrar el calendario en un sólo lugar.

El sistema es extremdamente flexible y totalmente independiente de una herramienta en particular. Se puede utilizar cualquier gestor de tareas de los que todos conocemos, como los de Lotus Notes y Outlook, o las pequeñas aplicaciones de dispositivos móviles, como una BlackBerry o un “simple” teléfono Nokia –he probado todos ellos y el sistema funciona a las mil maravillas.

El secreto para mantener y gestionar el sistema de forma efectiva radica sólo en dos cosas:

1. Mantener siempre ordenada la lista única por fecha, y

2. Filtrar la lista de diferentes formas, siguiendo un método que pronto veremos.

Reconozco que, a primera vista, el sistema parece un poco complejo –como tantas veces, es más complicado explicarlo que hacerlo–, e imagino que habrá más de un excéptico por ahí que dude de su efectividad. Sólo puedo decir que llevo casi un mes trabajando de esta forma y es impresionante cómo he simplificado mi sistema y lo bien que funciona todo junto.

Próximamente profundizaré en la gestión de la lista única, el verdadero corazón del sistema compacto. Así que permanced atentos ;-)

12 comentarios

  1. Hola Jero! Me llevas loco. Hace poco que sigo tu blog, y en seguida me puse en marcha con AF4. De lo cual me alegro, porque el sistema es muy sencillo y productivo. Ahora acabo de leer tu nuevo sistema compacto y estas en lo cierto de que a priori parace complejo. Te agradeceria que para los más cortos como yo si pudieras plasmarlo en unos ejemplos prácticos. Si es posible. Sino intentaré seguirlo como pueda. Ya que habido un antes y un despues en mi productividad desde que te sigo. Gracias por tu tiempo y dedicación.

    • @Raúl:

      Gracias por tus palabras y por seguirme :-)

      Por supuesto, cuenta con esos ejemplos. De hecho, este artículo no es más que la presentación del sistema. Tengo previsto publicar varios artículos en los que explicaré cómo se gestiona esta lista única para diferentes propósitos, como seguimiento de asuntos pendientes, agendas personales, revisiones, etc. Será el momento de ilustrar cada cosa con ejemplos reales. Espero que te ayuden a comprender mejor el método.

  2. Comparto contigo el sistema, ya que la extensión de mis manos es mi blackberry, hace tiempo leí tu artículo “GTD sin aditivos” (si no recuerdo mal) y ya hablabas del uso del 0… para agrupar diferentes tareas.

    Lo que si es cierto es que (vuelvo a decir lo que ya puse en otro comentario) al ser la pantalla no muy grande y con muchas tareas añadidas, o eres muy muy riguroso a la hora de poner los simbolos o el sistema se te va al garete, como bien remarcas en este post.

    Personalmente creo que este sistema funciona (yo también te lo confirmo y agradezco aquel post que me lo enseñó) pero es para gente “iniciada”. Sería bueno unos ejemplos gráficos, ayudaría a quitar esa primera idea de “complicado” que puede venir a la cabeza de muchos.

    • @Juan:

      Muchas gracias por compartir tu experiencia y confirmar que el método funciona.

      Como le decía a Raúl, incluiré ejemplos reales de cómo se ve la lista y cómo gestionarla para diferentes propósitos. Creo que eso es justo lo que estás pidiendo :-)

  3. ¡Pero eso no es una única lista!
    Poniendo los contextos de esa manera, y pudiendo filtrar las tareas por contexto, estás trabajando con muchas listas.

    • @Catriel:

      Entiendo tu punto. Pero entonces, aplicando tu criterio, cualquier relación de cosas que pueda ser filtrada siempre serán varias listas –es decir, no se puede hacer una lista única en ningún sistema digital :-o

      Mi idea de lista única es que no tienes que asignar categorías, ni cambiar de pantalla, para mantener tu sistema productivo. En la misma pantalla, y utilizando exclusivamente la descripción de las tareas, puedes registrarlo todo y, lo más importante, gestionar tu sistema de forma completa. Tienes razón en que esta lista puede “simular” varias listas –virtualmente infinitas, tantas como formas de filtrar se te ocurran–, pero en realidad se trata de una sólo lista, que siempre tendrás ante tus ojos si no aplicas ningún filtro.

      Como veremos en otro artículo, la posibilidad de filtrar la lista es fundamental para gestionar el sistema de forma efectiva, y revisar cosas tan distintas como los asuntos que tienes delegados, los temas a tratar con una persona, las tareas que puedes hacer en un contexto dado, las entradas asignadas a un frente abierto, las cosas que tienes que comprar en esa tienda, los asuntos “viejos” que llevan demasiado tiempo en tu sistema, las tareas más importantes… y un larguísimo etcétera. Pero en el fondo se trata siempre de la misma lista, que puedes manejar en una sola pantalla, de forma intuitiva y con muchísima más rapidez que si utilizas un sistema de categorías.

  4. Hola:

    Como mi Palm no tiene filtro de texto en la aplicacion de tareas, nunca he podido clasificar la lista como mencionas. Pero sí tengo las listas agrupadas por prioridades (1 a 5) de tal forma que la prioridad 1 no es lo más urgente, es el equivalente a “Tareas” en tu sistema.

    Por otra parte, utilizo la hora de finalización como una seudo etiqueta. En vez de tener una seudo etiqueta de “Trabajo”, tengo actividades a desarrollar entre las 9 AM y 6 PM.

    Me encanta la idea de frentes abiertos, de hecho hoy me pasé varios minutos pensando que hacer para las tareas que tardo mucho tiempo en realizar, por ejemplo la instalación de nuevos cortineros en mi casa. Es una tarea sencilla, que realizo los fines de semana pero como son varios y la casa no ayuda, voy a tardar varios fines de semana en terminar. Es un frente abierto.

    Interesante sistema, voy a provarlo.

    • @Hluot:

      Me encanta que hayas compartido tu forma de organizar las tareas. Tu descripción demuestra que debemos ser creativos a la hora de utilizar las herramientas que tenemos a la mano. Lo natural, cuando no tenemos una función determinada, es lanzarnos a la búsqueda de una nueva herramientas –lo que sucede siempre cada cierto tiempo, conforme vamos aprendiendo nuevas formas de trabajar. Sin embargo, muchas veces es suficiente adaptar las herramientas a la necesidad, y listo.

      Ser creativos, además de estimular nuestras neuronas, nos permite perder menos tiempo en buscar y aprender nuevas herramientas. ¡Muy buen aporte!

  5. La principal ventaja que tiene el Autofocus es la rapidez en apuntar una tarea en papel.
    He intentado varias veces llevar sólo la BB o el outlook, pero al final hay ciertas tareas que no llegas a apuntar y acabas olvidando.

    El tamaño también influye, y un papel tamaño A5 me resulta más comodo que la pantallita de la BB.

    Sin embargo, yo sólo utilizo Autofocus para las acciones siguientes y esperas cortas, para esperas largas y demás contextos sigo usando GTD en la blackberry. Uso @ y # por moda o por distinguirlo de los demás cuando a la BB le importa un bledo esos simbolos, probaré lo de usar números.

    • @Nacho:

      Todo es cuestión de gustos y lo que funciona mejor para cada uno. Utilizar Autofocus sólo para gestionar las siguientes acciones y GTD para lo demás se me hace una excelente estrategia –de hecho, sospecho que es la forma en que muchos utilizamos ambos sistemas.

      En cuanto a utilizar dispositivos móviles para mantener tu sistema, distinto del ordenador donde haces el trabajo de verdad, tienes toda la razón. Es uno de los problemas más importantes a los que me enfrento cuando utilizo mi BlackBerry. No siempre es práctico, rápido o conveniente dejar el teclado del ordenador para registrar un asunto en mi BlackBerry, por lo que a veces termino olvidándolo :-(

  6. Siempre he pensado y mantengo que no existe ningun metodo que cumpla a cabalidad para todas las personas, la meta, creo que es lograr una combinacion de todo (mientras mas sencilla mejor) para lograr ser productivos.

    Saludos :-)

    • @Raúl Acosta:

      Totalmente de acuerdo. De hecho, el “sistema compacto” es precisamente mi búsqueda por encontrar ese sistema sencillo que reúna lo mejor de las técnicas de productividad que conozco. Si lo hago público es sencillamente porque creo que puede ser útil para más gente.

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