Prioriza tus tareas como un auténtico ninja

Prioriza tu trabajo como un auténtico ninja

Decidir qué es lo siguiente que tenemos que hacer en nuestro día a día resulta a veces complicado. Muchos usamos la lista de las 3 tareas más importantes (TMI) como elemento director. Pero las TMI por sí mismas no son suficientes para sacar adelante todo el trabajo que generalmente tenemos delante.

Hace unos días hablaba de la importancia de las tareas poco importantes, y cómo debíamos manejarlas para evitar que se terminaran convirtiéndose en fuegos difíciles de apagar. Pero cuando nuestras listas de próximas acciones están llenas de decenas, o incluso cientos de estas “pequeñas” tareas, ¿cómo podemos decidir cuál de ellas será la próxima que debemos llevar a cabo?

David Allen describe un sencillo método que tiene en cuenta 4 filtros: el contexto –dónde estás–, el tiempo disponible, el nivel de energía que tenemos para acometer ciertas tareas, y la urgencia de las mismas. Aplicados en este orden, muchas veces este método es más que suficiente para ver claramente qué es lo que deberíamos estar haciendo en cada momento.

Pero, ¿qué sucede cuando después de aplicar los filtros del contexto, tiempo, nivel de energía y urgencia, seguimos teniendo demasiadas opciones entre las que elegir? En ese caso, más común de lo que parece, el asunto de seleccionar la próxima tarea no resulta tan sencillo.

Cuando los 4 filtros no nos sacan del atolladero, debemos pasar a otro nivel de análisis, más profundo, y hacernos una serie de preguntas:

1. ¿Cuáles son mis áreas de responsabilidad? Todos solemos tener entre 6 y 10 áreas de responsabilidad, o incluso más, como por ejemplo nuestra salud y bienestar, nuestra familia y amigos, nuestro desarrollo personal… y las distintas áreas de responsabilidad de nuestro trabajo. Cualquier asunto relacionado de forma directa con alguna de estas áreas de responsabilidad debe tener prioridad absoluta sobre las demás.

2. ¿Qué cambios tengo previsto que sucedan en mi trabajo y mi vida personal en el próximo año? O dicho de otro modo, ¿cuáles son mis objetivos y metas a corto plazo? Si alguna tarea no va dirigida a cumplir alguna de estas metas, debes dejarla para el final.

3. ¿Qué espero que suceda con mi carrera profesional y en mi entorno familia y personal durante los próximos 5 años? Esta visión debe ayudarte a ganar perspectiva, y tomar la mejor decisión posible sobre qué hacer y qué no hacer. De hecho, deberías eliminar inmediatamente todas las tareas, proyectos y actividades que no encajen dentro de esta visión.

4. ¿Para qué estoy en este mundo? Aunque suene un poco metafísica, esta es una pregunta importante. Poca gente se detiene a responderla, y creo sinceramente que tener claro cuál es tu “trabajo” como ser humano es el impulso productivo más poderoso. Sabiendo para qué estas aquí todo se vuelve claro como el agua. Es por eso que las personas con un propósito claro en su vida se vuelven también las personas más exitosas –y por ende, las más productivas.

Así que ya lo sabes. Si todavía no has respondido a estas 4 preguntas, ya tienes 4 tareas que añadir a tus listas de próximas acciones –y te aconsejo que le des la máxima prioridad… después, todo será mucho más fácil ;-)

¿Cómo priorizas tus tareas? ¿Tienes una visión amplia de tus objetivos y misión en la vida? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por R’eyes (via Flickr)

12 comentarios

  1. Hola Jero,

    No puedo estar más de acuerdo con tus cuatro preguntas que para mi no son otra cosa que definir tus objetivos. Si tienes tus prioridades claras las tareas que parecían igualadas en realidad están en un perfecto orden jerárquico.

    Espero que no te moleste que haga referencia a la última entrada de mi blog que trata exactamente sobre cómo definirlos:
    http://www.tecnicasdeorganizacion.com/2011/01/definiendo-tus-objetivos-por-primera-vez/

    Cómo decía si tienes tus objetivos claros, tus tareas se ordenan solas. ¡Un saludo!

    • Iago:

      No sólo no me importa, me encanta que compartas el artículo. Lo he leído detenidamente y me parece una excelente introducción al tema de la fijación de objetivos. Quedan muchas cosas en el tintero, pero supongo que irás completando muchas ideas en futuros artículo.

      Por el momento ya estoy suscrito a tu blog. Te seguiré de cerca… ;-)

  2. Hola,
    yo sé estoy de acuerdo con lo que comentas en el artículo. Es importante definir los objetivos a corto y largo plazo, así como priorizar para alcanzarlos. Si no los tienes claros, ¿ cómo llegar a ellos ?
    Saludos.

    • @Santi:

      Lo que dices es fundamental para desarrollar el plan de vida que todos deberíamos tener. Pero ese es otro tema del que ya he hablado en alguna ocasión y del que seguiré hablando en un futuro.

      Gracias por tu comentario.

  3. Hola Jero,

    Creo que cuando puedes responder esas preguntas tan importantes sin titubear estás teniendo la mejor oportunidad para conocerte más a tí mismo y averiguar hacia qué rumbo quieres ir en realidad.

    Me siento contento de estarlas contestando con mucha disposición.

    Saludos,

    Omar Carreño

    • @Omar:

      Muchos –y me incluyo– hemos trabajado durante meses y años, tratando de aplicar esta o aquella técnica de organización, sin responder estas preguntas. Creeme que cuando por fin te detienes un momento y las respondes, tu vida cambia radicalmente. En mi caso, responder estas preguntas supuso un antes y un después :-)

  4. Hola Jero, aunque no estoy nada ducho en la materia lo estoy intentando. Y de momento priozizo mis tareas en función de mi energia y el contexto que se lleva la palma es en el trabajo. Casi siempre priorizo la tareas del trabajo y dejo aún lado las personales. No creo que sea la mejor forma de cumplir mi visión pero el trabajo me desborda. Espero no tardar mucho en cojer el hilo de la productividad. Gracias por tu tiempo

    • @Raúl:

      Has tocado un tema muy interesante. Todos los que hemos dedicado un tiempo a estudiar sobre productividad personal hemos llegado a la misma conclusión: no existe una división real entre tareas personales y profesionales, en el sentido de que todo son cosas que tenemos que hacer y de las que somos responsables. Ahora bien… ¿cómo encaja esto con el hecho de que nos pasemos 8 horas en una oficina, donde se supone que nos pagan para dedicarnos solo a asuntos profesionales?

      Me anoto el tema para un próximo artículo, porque creo que puede dar para un buen debate :-)

  5. Gran post. Las últimas reflexiones tienen un ligero aire de aplicación de “coaching”, salvando las distancias claro está y mencionandolo de una forma completamente generalizada.

    La rueda de la vida es el claro ejemplo de ir contexto a contexto (áreas) reflexionando en qué situación nos encontramos en cada área y cuales deseamos mejorar o cambiar. A partir de ahí la formulación de las preguntas adecuadas para viajar al interior de cada uno y encontrar las respuestas, es el primer paso para reconocer las fortalezas y una vez reconocido, exprimir ese potencial innato que todos tenemos y que, en la mayoría de casos, no explotamos por las propias barreras que nos imponemos y que nos impiden actuar y llegar a objetivos o metas.

    Gracias por permitirme participar.

    @Ivan_Dito

    • @Iván:

      Gracias a ti por tomarte la molestia de compartir tus ideas :-)

      Efectivamente, reconozco que algunos de mis últimos artículos tienen un ligero tinte de coaching. En realidad, la productividad está muy relacionada con el coaching. La pasada Navidad, durante mi viaje a Madrid, tuve ocasión de conocer y charlar con José Miguel Bolívar –del blog Optima Infitino. Estuvimos hablando de ese punto precisamente, y José Miguel me comentaba que GTD y las técnicas de productividad son herramientas excelentes para el coaching, pues te ayudan a llevar a la práctica las conclusiones de las sesiones de coaching.

      Así que no me extraña que en algunos momentos ambas disciplinas parezcan unirse. Buena apreciación ;-)

    • @Catriel:

      No es sólo tu impresión, es también la mía. La revisión semanal, y aún más la revisión trimestral más extensa, nos obliga a repasar de forma exhaustiva las diferentes áreas de nuestra vida. La verdad, no aprovechar estas revisiones para corregir nuestro rumbo es un auténtico desperdicio.

Deja un comentario