Porqué las listas de tareas no funcionan

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A poco que te hayas sentido rebasado alguna vez por la cantidad de cosas que tienes que hacer, seguro has echado mano de papel y bolígrafo para hacer una lista de tareas. Generalmente, el simple hecho de volcar al papel —o a la pantalla de turno— todas esas cosas que revolotean por tu cabeza, produce de inmediato una paz mental difícil de describir. Por desgracia, casi con la misma inmediatez con que llega la paz, la desazón comienza a aparecer de nuevo.

Te das cuenta de que, a pesar de que aparentemente todo está bajo control, la lista se resiste, no consigues tachar tareas, y los compromisos se siguen acumulando uno detrás de otro. Finalmente, como ves que la lista no parece funcionar, dejas de anotar cosas y tratas de seguir adelante como siempre… hasta la siguiente crisis.

Todos los que llevamos tiempo estudiando sobre el tema de la productividad personal hemos oído y leído muchas veces eso de que “la mejor herramienta para mejorar la productividad es usar una lista de tareas”. De sentido común, ¿verdad? Bueno, deja que te diga que, como casi siempre, pensar que una práctica productiva es de sentido común, ergo “cualquiera puede hacerlo sin pensar demasiado”, es el primer paso para fracasar estrepitosamente. Si bien es cierto que hacer una lista de tareas es algo muy sencillo de hacer, hacerlo bien y que funcione no lo es tanto.

De hecho, la mayoría de lo que la gente llama listas de tareas son en realidad masas amorfas y fragmentadas de deseos, cosas que necesitan, actividades pendientes, recordatorios y compromisos. Tomemos por ejemplo la tarea “preparar informe de ventas”. Aparentemente está claro qué hay que hacer, ¿no? Tenemos un verbo —la acción—, y un sustantivo —el resultado que queremos obtener—. Todo parece estar listo para empezar… pero te cuesta horrores. ¿Qué está pasando?

Si tu subconsciente se da cuenta de que falta información, o de que no está claro que es lo que hay que hacer, “con peras y manzanas” como en el colegio, se resistirá a hacerlo. Así de sencillo. Y es muy fácil de comprobar: siempre hay tareas de tu lista que, por más que las revisas, te saltas sistemáticamente, una y otra vez, no importa lo urgentes o prioritarias que parezcan.

Para poder desatascar esta situación primero tienes que aclarar qué significa la tarea y cuál es la primera acción física que tienes que llevar a cabo. En el ejemplo anterior, aunque “preparar” es en verdad una acción, no constituye una acción física, concreta, que puedas hacer, y tu subconsciente lo sabe. ¿Qué significa en realidad “preparar”? ¿Se trata de ponerte a escribir el informe? Bien, ¿y ya tienes clara la estructura? Por otro lado, ¿ya tienes las cifras? Y si aún no las tienes, ¿sabes cómo obtenerlas o a quién se las puedes pedir?

Haciéndote las preguntas correctas, lo que parecía una tarea clarísima ahora empieza a tomar la forma de lo que en GTD llamamos un proyecto, o conjunto de acciones físicas orientadas a obtener un resultado. Dicho de otro modo, “preparar informe” no es una acción concreta que te puedas sentar a hacer durante los próximos 30 minutos, sin tener que ponerte a pensar primero qué es lo significa.Se trata de un resultado que va a requerir varios pasos. Por eso es que tu subconsciente se resiste, porque no sabe por dónde empezar.

Estamos acostumbrados a utilizar lenguaje ambiguo para redactar las listas de tareas, por eso es que nos resulta tan difícil atacar muchas de ellas. Para que una lista de tareas funcione, en realidad no debe ser una lista de tareas, sino una lista de acciones visibles, que cualquiera pueda determinar objetivamente cuándo están terminadas, como enviar un email, hacer una llamada, obtener un dato concreto en internet, o escribir un borrador.

Tenemos que aprender a aclarar qué significan en realidad las cosas que anotamos, desmenuzarlas, y encontrar todo lo que realmente debemos hacer, físicamente, para conseguir el resultado deseado.

Así que ya lo sabes: la solución simplista de hacer listas de tareas no funciona, sencillamente porque no estamos teniendo en cuenta los mecanismos psicológicos bajo los que opera nuestra mente. Olvídate de hacer listas de tareas y aprende cómo hacer listas de acciones. Esta es, precisamente, la esencia de GTD. Notarás la diferencia.

12 comentarios

  1. Como cuesta implementar un GTD, justamente estoy cayendo en el error de la lista de tareas, solo crecen y crecen las listas y no me veo cerrando asuntos. Creo que necesito una fase de revisión

    • Lo que te pasa es muy común cuando se empieza a poner en práctica GTD, minimodavinci. Además de asegurarte que procesas correctamente los elementos de tus bandejas de entrada –a eso me refiero en este post–, puedes hacer otra cosa: dimensionar correctamente el tamaño de tus listas contextuales de próximas acciones.

      Está demostrado que una lista con más de 10-12 elementos empieza a dejar de ser funcional. De hecho en GTD, esa es la cantidad máxima de acciones que, en promedio y sumando las acciones de los otros 4-5 contextos típicos, puedes llegar a completar como máximo entre revisión y revisión semanal.

      Si tus listas contextuales son demasiado grandes, entonces debes pasar todas las acciones que no tengas previsto completar en los próximos días a una de tus listas “Algún día/Quizá”, por ejemplo, la lista “Esta semana no” –en otro post hablaré de esto–. En la siguiente revisión semanal tendrás ocasión de “reactivar” lo que necesites de esa lista, en función del espacio que haya quedado libre en tus listas contextuales. De ese modo tendrás mucho más control.

  2. Diria que la lista de tareas funciona si en lugar de poner tareas globales y poco concretas detallas la tarea hasta el punto de que tu cerebro no tiene que desarrollar su actividad fisica inmediata al respecto.

    Las listas de tareas funcionan si estan bien construidas y estas motivado para hacerlas.

    “Hacer informe de ventas” deberia tener como primer apostrofe “hacer listado de las ventas con el cliente de bbdd e importar en excel”. De forma que llegas a la lista de tareas cansado y no hay un bloqueo cerebral al respecto.

    • Justamente esa es la idea, Raúl. Cuando procesas en GTD lo que en realidad estás haciendo es desmenuzar el significado de las cosas para identificar, de la manera más específica posible, cuál es la siguiente próxima acción física.

      Hay algunos aspectos psicológicos muy interesantes detrás del mecanismo que empleamos todos a la hora de elegir de una lista de tareas lo que vamos a hacer, que el psicólogo Henri Laborit ya sugirió hace muchos años. Comprenderlos bien es fundamental para diseñar una estrategia efectiva de trabajo que nos permita aumentar la motivación para completar las tareas que realmente son importantes. Escribiré sobre ello en un próximo post.

      Muchas gracias por compartir, Raúl, y que tengas un feliz y productivo día. :-)

  3. Siempre me encantan tus post, pero además me hacen sentir cierta tranquilidad al saber que al menos no soy la única que se siente agobiada con estos temas.

    Saludos!

  4. Buen post, me ha servido para crear una nueva lista de “Esta semana no” que me servirá para aquellas acciones o pequeños proyectos que no voy a realizar en la semana vigente ya que necesito aclararlo en otro momento cuando lo revise.
    Saludos.

  5. Muy buen post, podria ser bueno crear un nuevo post llamado “como hacer una listas de acciones” con una vista mas practica idealmente con ejemplos.
    Lo que mas me complica cuando empiezo a definir los pasos a realizar es entrar mucho en el detalle y complejizar las listas perdiendo el foco.

    • Con eso de “te saltas sistematicamente una y otra vez”, me ha entrado una risilla nerviosa XD “Ya me ha pillado”, pienso.

      Respondiendo a Cristian, si se me permite, justo de eso, de definir los pasos para empezar algo, hablé yo en mi blog.

      Un artículo va sobre cómo empezar a definir esos pasos: http://enbuscadefoco.blogspot.com.es/2015/01/como-empezar-una-tarea-compleja.html

      Y el otro completa lo anterior:
      http://enbuscadefoco.blogspot.com.es/2015/02/como-superar-el-bloqueo-mental.html

      Pero vamos, básicamente lo que cuento es lo siguiente: A mí me entra como agobio, no se cómo decirlo mejor, al tratar de pensar qué acciones son las siguientes. La mente se me resiste, porque no sé por dónde empezar.

      Mi mente dice: “no me gusta lo que estás haciendo, porque no sé por dónde empezar”. Y me entra como un estrés y unas ganas enormes de pocastri… procas… procrastinar tremendas.

      Así que lo que hago es una tormenta de ideas. Sin inhibiciones. Sin orden. Y luego ya ordeno las ideas. Y lo que uso para ello, es una pizarra blanca, que va de mieeeeeedooooo!

      En fin, por si te sirve, Cristian :)

  6. Pingback: OPTIMA3: De las «listas» a las «vistas» | Óptima Infinito | Efectividad centrada en las personas

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