Por qué prefiero Autofocus versus GTD

Dos formas diferentes

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Ultimamente estoy siendo muy crítico con GTD, en el sentido de preguntarme a mi mismo si realmente es el mejor sistema de productivad existente. A estas alturas ya no es ningún secreto para los que me leéis habitualmente que estoy probando otro sistema de productividad mucho más sencillo llamado Autofocus. Llevo utilizándolo unas pocas semanas y aún es un poco pronto para extraer conclusiones definitivas, pero lo que he descubierto hasta ahora me gusta, y me gusta mucho.

Además de mi propia experiencia, durante las últimas semanas he leído las historias de otros muchos ex-practicantes de GTD que han decidido probar el sistema de Mark Forster, la gran mayoría de los cuáles ya no ha regresado a GTD. La conclusión preliminar es que Autofocus parece ser un sistema superior en muchos sentidos. A continuación os cuento por qué.

Pero antes de continuar, vaya por delante una aclaración: en este artículo no pretendo convencer a nadie de que abandone GTD por Autofocus, ni tampoco de que Autofocus sea mejor que GTD en sentido absoluto. Solo quiero reflejar lo que muchos hemos descubierto con la práctica. Al final, sólo vosotros podéis juzgar y decidir si Autofocus es una opción viable o no para vuestro caso particular.

Autofocus es muy sencillo. Con sólo una lista y un proceso muy simple para gestionarla, tenemos todo lo que necesitamos para ser productivos. Alguno pensará que la complejidad de GTD es necesaria –yo mismo lo pensaba hasta hace poco. La realidad es que, cuando uno descubre Autofocus, se da cuenta de que GTD es demasiado complejo en la mayoría de los casos.

Tener una lista con todos y cada uno de los proyectos de dos o más acciones es una sobrecarga innecesaria, por ejemplo, como queda demostrado cuando llevas utilizando Autofocus durante 3 días. Lo mismo se podría decir de mantener 5 contextos diferentes; en la mayoría de las ocasiones es suficiente con 2 –casa y trabajo–, y se puede trabajar perfectamente bien con ciertos “contextos” mezclados.

Autofocus permite controlar lo que no estamos haciendo. Este punto es fundamental para reducir la procrastinación. Con GTD puedes estar seguro de que todo está ahí, pero tiene el gran defecto de “ocultar” muy bien las cosas que no queremos hacer. Siempre podemos encontrar excusas para no hacer: falta de energía, falta de contexto, falta de tiempo… Al final podemos encontrarnos –y de hecho nos encontramos con– cosas que llevan en nuestro sistema semanas o meses sin hacer, y que pueden seguir así eternamente.

Con Autofocus, si algo es “procrastinado” de forma sistemática, rápidamente es detectado, obligándonos a tomar una decisión sobre ello. Quizá sea algo que ya no es importante, o no está correctamente expresado, o simplemente no hemos tenido tiempo para hacerlo y debemos reintroducirlo al sistema. En cualquier caso, es muy improbable que pase mucho tiempo sin que finalmente desaparezca o tomemos acción sobre ello.

Autofocus es más natural. El hecho de tener una sóla lista hace que tengamos que organizar las cosas de manera lineal, lo que concuerda más con la forma en que vivimos y hacemos. Fragmentar la realidad es varias listas no es natural –aunque reconozco que a algunas personas les pueda resultar muy útil para controlar realidades complejas.

También resulta mucho más natural la forma en que Autofocus captura, procesa y organiza las cosas. No nos obliga a pensar, o al menos no demasiado. Simplemente sumamos cosas a la lista, y las cosas se procesan y organizan de forma casi automática.

De igual forma, se elimina el concepto de proyecto GTD, extremadamente artificial. Salvo para cosas grandes y complejas, no es natural pensar en términos de proyecto. Pensar que cada tarea de más de dos acciones es un proyecto añade una sobrecarga brutal al sistema. Para el promedio de las personas, sólo un 1-5% de sus “proyectos GTD” son realmente proyectos, en el sentido formal de la palabra. Lo demás son simples tareas que pueden gestionarse de manera mucho más eficiente con Autofocus.

Autofocus es más flexible. Como acabamos de ver, la mayoría de las veces no es necesario dividir el trabajo en proyectos y acciones siguientes. En Autofocus, cada elemento de la lista puede ser todo lo simple o complejo que uno quiera o necesite. Tengo que reconocer que al principio era bastante excéptico a este respecto. Sin embargo, la realidad me ha demostrado que no necesito las siguientes acciones, ¡de verdad!

Puedo trabajar en cualquier cosa de la lista el tiempo que considere necesario, sin reglas, hasta terminarlo o hasta que me canse –en cuyo caso lo vuelvo a añadir a la lista para continuar en otro momento. Esto funciona porque en la mayoría de las veces resulta obvio cuál es el siguiente paso de una tarea. No necesito desglosar permanentemente la siguiente acción física. Y si bien es cierto que en algunas ocasiones determinar la siguiente acción puede resultar útil, eso es algo de lo que Autofocus se encarga de forma automática, gracias a la manera en que nos hace pensar y procesar la lista.

Autofocus elimina de forma automática la “basura”. Es inevitable que, con una sóla lista, esta se convierta en un cajón de sastre para todo: tareas, proyectos, ideas, etc. Como es lógico, no todo lo que entra tendrá finalmente el mismo valor. Muchas de estas cosas dejarán de tener sentido, serán absurdas o simplemente no estaremos dispuestos a trabajar en ellas por muchos motivos –dificultad, falta de tiempo, falta de motivación, etc.

Lo bueno de Autofocus es que el sistema se encarga de detectar y eliminar todo aquello que no aporta valor en este momento a nuestra vida. No es necesario hacer una revisión consciente y concienzuda cada pocos días. Las cosas “procrastinadas”, como vimos antes, simplemente son detectadas, y si no aportan valor, son eliminadas rápidamente.

Autofocus me orienta, no me obliga. Tenemos que reconocerlo, GTD es un sistema rígido repleto de reglas para todo: hay que organizar en contextos, hay que hacer todo lo que no lleve más de 2 minutos, hay que revisar, hay que… Autofocus es un sistema muy sencillo, muchos dirían hasta ridículamente simple, que se basa en el uso de la intuición y en el autoconocimiento. ¡Eso es todo!

Mientras GTD trata de dirigir de forma estructurada nuestra vida productiva, Autofocus nos da la pauta, pero nos deja total libertad para actuar como nos resulte más fácil. Por eso se dice que Autofocus combina excelentemente bien la parte emocional y lógica de la mente. Definitivamente, Autofocus facilita la elección de la siguiente tarea teniendo en cuenta el nivel de energía, la urgencia, prioridad y contexto actual, sin necesidad de hacer un análisis consciente de ello. Y en mi propia experiencia, siento que me ayuda a tomar mejores decisiones a la hora de hacer.

Y tú, ¿ya has probado Autofocus? ¿Cómo lo comparas con respecto a GTD? Comparte tu experiencia en un comentario.

35 comentarios

  1. “Puedo trabajar en cualquier cosa de la lista el tiempo que considere necesario, sin reglas, hasta terminarlo o hasta que me canse –en cuyo caso lo vuelvo a añadir a la lista para continuar en otro momento”

    Esta frase me ha despertado el interés. Voy a investigar más sobre esta técnica Jero. Muchas gracias.
    .-= Lo último publicado por Aitor Calero García: Gestiona tu correo electrónico de forma sencilla. Usa tres capetas y busca. =-.

  2. Hola buenas

    Solo dices bondades de autofocus, jejej

    Yo llevo poco tiempo en GTD y la verdad es que lo encuentro un poco complejo. No me acaba de cuajar del todo.

    Viendo lo que escribes de Autofocus dan ganas de probarlo.
    Podrias poner algun ejemplo o enlazar con algun ejemplo (ya sea en texto o video) donde se puede ver bien bien como funciona.

    Vi tu otro post sobre Autofocus pero hay cosas que no me quedan claras del todo. Sobretodo cuando y porque se pasa de una lista a otra.

    Saludos
    Muy buen Blog

    • @Jethrotul:

      Te recomiendo que eches un vistazo a la descripción original del autor aquí:

      http://www.markforster.net/autofocus-system/

      Encontrarás un vídeo de Mark Forster donde muestra su libreta y cómo la gestiona –aunque se refiere a la versión 1 del sistema, no a la 4 que yo he descrito en un artículo anterior. También puedes descargar una descripción de Autofocus 1 en español.

      Si quieres revisar las diferentes variantes, consulta el índice aquí:

      http://www.markforster.net/autofocus-index/

      Desde la sección dedicada a Autofocus 4 puedes descargar una presentación animada en la que muestra de forma gráfica un día usando Autofocus. Es muy ilustrativa y creo que puede ser justo lo que necesitas para que te hagas una idea de cómo funciona exactamente el método.

      Por supuesto, si quieres que profundice en algún aspecto particular del método, dímelo. Trataré de ayudarte a entenderlo, o quizá escriba un artículo al respecto.

  3. La verdad es que no entiendo, pasamos de GTD al viejo método de anotar en una hoja las tareas e ir punteando lo que vas terminando y/o anotando lo que fuiste avanzando, claro que ahora le dicen Autofocus y con un autor en inglés para que suene más rimbombante. En mi opinión personal (que no tiene porque ser compartida) es puro marketing, reflotan un método viejo y universal con nuevo nombre para que todos los que buscamos un método para gestionar mejor las tareas nos apuntemos a ello, compremos libros, hagamos cursos, etc.
    Estamos dando vueltas en círculos, ¿da para pensar, no?

    • @Pablo:

      Respeto tu opinión, pero por tus palabras creo que no has entendido en qué consiste Autofocus. Definitivamente, es mucho más que anotar tareas y puntearlas. El secreto no es cómo registrar las tareas, sino como procesarlas.

      En cuanto al márketing, seamos justos. Mark Forster hace público el método de forma totalmente gratuita –al contrario que David Allen–, no ha escrito ningún libro, ni da cursos o consultorías sobre el método –al menos no de momento, que yo sepa. Así que tu argumento creo que no se justifica.

      Reconozco que un análisis simplista puede hacernos pensar que Autofocus no es más que la vieja idea de un cuaderno y un bolígrafo para anotar tareas. Pero la práctica demuestra que es mucho más que eso. En realidad, ningún sistema productivo –incluido GTD– es totalmente original; todos se basan en ideas más o menos viejas. La diferencia estriba en cómo se combinan esas ideas y cómo funcionan juntas. Y eso ya no resulta tan obvio :-)

  4. He probado GTD y lo he recomendado, aunque he tenido que cambiar la forma de organización de las listas en varias oportunidades. Es un poco complejo andar llevando listas por ahí dependiendo de dónde vas a ir (y más si no tienes necesariamente un plan). Como director de una biblioteca de una universidad con varias sedes, además soy docente con jefes distintos, hace que los contextos externos a mi oficina se multipliquen demasiado.
    También noté que pasaba demasiado tiempo organizando y muy poco haciendo, los proyectos terminaban escondiéndose y la revisión se volvía kilométrica y casi imposible.
    Hace muy poco (y por seguir al Gachupas) estoy probando Autofocus. Debo decir en su contra que es muy similar a como me venía organizando hasta ahora (excepto por el orden en que se miran las tareas). Y por ese motivo empecé con GTD.
    Pero debo reconocer su simplicidad y ductilidad en ajustarse a las necesidades.
    Ahora estoy usando Autofocus con el “recopilar” y algo del “procesar” de GTD. Además estoy leyendo la web del autor de Autofocus y adhiero más a la forma de trabajo “en reversa”: por pertenecer a una burocracia, las nuevas tareas suelen ser más importantes y urgentes que las viejas.
    Saludos a todos desde Argentina

    • @Gustavo:

      Mencionas justo uno de los principales problemas de GTD para la mayoría de las personas: es muy tentador pasar demasiado tiempo organizando y muy poco haciendo. Es ahí donde Autofocus viene al rescate.

      Como le decía a Pablo, es fácil pensar que Autofocus no es más que el viejo método del cuaderno y el bolígrafo. Como dices, funciona casi igual, “excepto por el orden en que se miran las tareas”… ¡Exacto! Y esa es precisamente la clave.

      El reto para los que venimos del mundo GTD –y yo diría que para cualquier que quiera ser productivo– es incorporar otros conceptos productivos útiles que no están presentes en Autofocus, y que creo honestamente podrían mejorarlo enormemente. Siento que, para la mayoría de nosotros, el método ideal no está en GTD ni en Autofocus, sino en un punto intermedio, o de forma más realista, un segmento de diferentes variantes para diferentes gustos y necesidades.

      Ese punto o segmento intermedio es el que quiero descubrir en este blog ;-)

  5. Definitivamente Autofocus es el elemento que le hacía falta al GTD para evitar la procrastinación y el perder de vista las tareas.

    Yo sigo con mis @quizás, @espera (larga espera), etc en outlook sincronizado con la BB, pero el @hacer y el @esperar han pasado al autofocus en papel.

    Para el día a día he comprobado que el papel y el sistema de revisar las tareas del AF4 es lo que mejor solución me da.

    • @Nacho:

      Aunque no llevo mucho practicando AF4, todo pinta que la combinación AF4 + GTD es explosiva ;-)

      Como ya he comentado anteriormente, estoy seguro de que el “mejor” método de productividad probablemente se encuentre en algún punto entre estos dos métodos. De momento ya estoy haciendo experimentos, en papel y electrónicamente. Pronto publicaré mis resultados.

  6. Estoy con Jero. Durante 3 años he implementado y usado GTD con excelente resultado. Hace un par de años (quizá algo menos) descubrí el sistema de Mark Forster (Do It Tomorrow), y tras probarlo 4 semanas lo adopté por completo, con alguna de las buenas ideas de GTD (siempre tener una herramienta de captura, hacer listas de acciones para proyectos complejos, uso del calendario).

    Llevo 3 semanas con Autofocus y debo decir que estoy encantado. Lo he adoptado como sistema de gestión de tareas y, ahora que me he metido en la tostada de iniciar dos empresas a la vez, me está salvando la vida. Me ha llevado menos de una semana coger el hábito, y estoy muy muy contento.
    .-= Lo último publicado por Ramón Nogueras: Cómo mejorar (casi) inmediatamente en una habilidad =-.

    • @Ramón Nogueras:

      Creo que tu “sorpresa” es típica de todos los practicante de GTD que descubren Autofocus. A veces pensamos que lo que funciona es lo complejo, y nos olvidamos de lo sencillo. Autofocus parece un método simplón, pero es de una efectividad enorme que se siente desde el principio, como tú ya has podido comprobar en propia carne :-)

      Gracias por compartir tu experiencia. Un ejemplo más de que merece la pena probar cosas nuevas.

  7. La foto es demoledora, muy descriptiva de lo que se puede intuir de ambos métodos.
    Voy a probar desde el principio Autofocus. Empezaré con tu primer post. No tengo tanto nivel de inglés para leer al autor. Seguiré tus orientaciones a pie juntillas.
    Por lo que llevo leído, Autofocus es un sistema más “extensión” del cuerpo y rutinas diarias. No sé, se me hace menos artificial.
    Ya te cuento.

    Gracias por los post, Jero.
    .-= Lo último publicado por blumm: Le bat. =-.

    • @blumm:

      Te animo a que pruebes. Y no te preocupes por el inglés, tengo intención de seguir publicando todo lo que haya entorno a Autofocus y, quizá más importante, mi experiencia con el método. Espero leer el resultado de las tuyas.

  8. La simplicidad del Autofocus me pareció muy interesante desde el primer post que publicaste sobre él. Había estado utilizando (intentando utilizar) el GTD, pero su complejidad me perdía, quizás porque tengo muy pocas tareas para que el sistema GTD me sirva. Con GTD utilizaba más tiempo organizándome que haciendo.

    Decidí probar AF enseguida. GTD no me funcionaba, si tampoco me funcionaba AF es que yo era un desorganizado que tenía que ir trabajando en las cosas como surgiesen.

    Pero AF funcionó al momento. En este tiempo he ido haciendo algún ajuste, como sacar de la lista las acciones en espera y de algún día/quizás, y me he dado cuenta que en cuanto abro nueva lista enseguida hago acciones de ella.

    En definitiva, me va muy bien. Gracias por tus aportaciones, de las que nos beneficiamos todos. Sigue así.

    • @Manolo:

      Quizá Autofocus no sea para todo el mundo –aunque no estoy muy seguro–, pero lo que está claro es que ha liberado a muchas personas del cinturón de GTD. Especialmente para las personas nuevas en esto de la productividad personal, GTD ha demostrado ser un caballo difícil de montar, y mucha gente ha desistido de ser formalmente productiva precisamente por ello.

      Gracias a Autofocus, ahora tenemos una esperanza. Es posible ser productivo sin necesidad de invertir tanto tiempo y energías :-)

  9. Buenos dias,
    Estoy totalmente de acuerdo con todos y cada uno de los puntos que mencionas. Solo resaltar una cosa, que seguro que se dice de manera implicita, pero para que se note de manera especial.

    “Que gusto da tachar una tarea, aunque después la tenga que volver a escribir, oh, siii, es la sensación de progreso”

  10. Hola Jero,

    me ha interesado mucho el sistema de Autofocus y creo que me gustaría empezar a implementarlo en mi día a día, pero me echa para atrás el tema de que sea en papel, y no sé si quedaría fácil de implementar en el Evernote de mi teléfono (iPhone, en este caso).

    No suelo llevar encima papel, y estoy en movilidad constante, así que me va mejor el tema teléfono y que se sincronice con algún elemento online.

    ¿Se te ocurre algún tipo de herramienta (app. para teléfono con soporte online) que permitiera de manera fácil implementar esto?

    (me preocupa como marcar en qué tarea estoy trabajando, como marcar la línea de separación, si en esa iteración he acabado alguna tarea o no… no tanto el hecho de apuntar tareas, ya que al fin y al cabo es una lista, cualquier app. me serviría).

    Nada, un saludo y felicidades por tu blog. Te sigo desde hace poco, pero me gusta mucho el contenido que aportas.

    Saludos de otro español viviendo en México (en Puebla, en mi caso).

    Luis

    • @Luis:

      Qué placer conocer a otro “gachupas” ;-) Hace poco estuve en Puebla, lástima. Prometo que en mi próxima visita nos vemos.

      Como muchos de vosotros tenéis “alergia” al papel, estoy preparando un artículo –seguramente saldrá el lunes– donde explico cómo se puede implementar Autofocus de forma electrónica. Además, siento que de esta forma se pueden integrar mucho mejor Autofocus y GTD, así que seguramente no vendrá uno, sino varios artículos sobre el tema.

      Gracias por tus palabras y espero seguir viéndote por aquí.

  11. Creo que la comparativa entre ambos métodos no es real, creo que abarcan cosas diferentes. Creo que GTD pretende ser un método completo (y más complejo) pues abarca desde la gestión de las listas, hasta la planificación a medio o largo plazo, la gestión de la agenda, …. Parece que AF4 es más simple, y por tanto el tiempo dedicado a la gestión de la metodología es menor y puede dar la sensación de más eficaz.

    Por ejemplo, AF4 no hace referencia a los contextos, listas de proyectos, …

    Otra cosa es que, como la mayoría estáis haciendo, esteis/estemos haciendo un sistema propio, cogiendo lo mejor de cada uno para cada uno.

    Pero sinceramente, en GTD también se deben gestionar de manera muy similar. Al final es un tema de cómo abordamos esas tareas.

    • @David:

      Tienes razón en que GTD y Autofocus abarcan cosas diferentes, aunque no tanto como parece. En Autofocus también está presente la recopilación, procesamiento, organización, ejecución y revisión, aunque de una forma distinta. En cuanto a los contextos, no se hace referencia porque ese concepto no es necesario en Autofocus.

      Tendré ocasión de profundizar en estos temas, así que espero que sigas comentando para avivar el debate :-)

  12. Jero,

    es cierto que los contextos como tal no existen en Autofocus, pero son una herramienta muy interesante de productividad y tendremos que trabajar para integrarlos en el “AF4 Gachupero”, jeje

    De hecho, una de las limitaciones que veo al uso de papel es el manejar los contextos. Tu idea de poner delante del contexto a la tarea es buena (de momento es como lo hago yo), pero empieza a tener limitaciones cuando la lista va creciendo y algunas tareas se tachan. Está claro que casi que es más un tema “estético” del Backlog o de la lista abierta, pero al final todo aplica a la productividad.

    Otra limitación del papel (no de AF4) es que cuando empiezas a tener listas de tareas muy numerosas, tener las tareas en varias hojas es algo tedioso, al menos para mi

    Voy a darle una pensada a ver como organizo mi sistema basado en excell con esta nueva perspectiva

    • @David:

      Hoy acabo de publicar una posible implementación electrónica de Autofocus que quizá te pueda servir. En cuanto al manejo de contextos en papel, estoy preparando un par de artículos: uno para explicar cómo y por qué reducir el número de contextos, y otro para describir mi sistema Autofocus –ya un poco más desarrollado–. que soporta 2 contextos y varias listas importantes como “Algún día/Quizá” y “En espera”, todo en una sola libreta.

  13. Pingback: Sin tiempo para escribir.58

  14. Hola estoy entusiasmado con AF4. Aun no he empezado pero seguin un sistema tan a la vista “sencillo” me anima a probarlo.
    Además lo explicas de forma basica y facil de entender. Gracias

  15. Yo estoy probando ahora AutoFocus y realmente me va genial para las tareas. Sigo utilizando algunos consejos de GTD para los proyectos más grandes, ya que me ayuda a diferenciar los proyectos en los casos que lo necesito.

    • @Jordi:

      En realidad, los que hemos pasado por GTD nunca lo abandonaremos completamente. GTD proporciona un control que difícilmente te da AF4.

      Lo ideal, según yo lo veo, es un sistema híbrido, a caballo entre GTD y Autofocus –este último para organizar las tareas de forma sencilla y “hacerlas”, y GTD para todo lo demás.

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  17. Hola Jero

    Tengo una duda, en caso de una tarea que es urgente, pero que no la puedo ejecutar en ese momento… la apunto en la lista abierta? en ese caso, la ejecutaría hasta que haya terminado mi lista cerrada? no estaría dejando pasar mucho tiempo para la ejecución de esa tarea urgente?

    Saludos, muy ilustrativo el blog.

    • @Sergio:

      La velocidad con que revisas cada lista la marcas tú, en función de tus “sensaciones”. Si añades una tarea urgente, lo que sucederá es que pasarás por la lista cerrada muy rápidamente –porque sabes que hay algo urgente que te está esperando al final de la lista abierta.

      En definitiva, al revisar las tareas estás continuamente comparando la importancia relativa de todo el trabajo por hacer, y tomando decisiones en consecuencia. Las únicas reglas de Autofocus es la forma de moverte; la toma de decisiones sobre lo que hacer o no hacer es totalmente subjetiva de cada uno.

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