Por qué la matriz de Eisenhower no funciona

Reloj oxidado

La matriz de Einsenhower, que muchos conocen como la «matriz de importancia y urgencia», es una de esas reliquias de la gestión del tiempo que han aguantado el paso de los años, más por inercia que fruto de una análisis realmente serio sobre su utilidad en el trabajo. Y, como me sucedía hace unos días al hablar de lo que nos enseña de verdad la ley de Parkinson, tengo que hacer de nuevo un acto de contrición y reconocer públicamente que, hace tiempo, yo también creí en esta matriz. Hasta me permití el lujo de escribir una entrada explicando cómo usarla para priorizar tareas en GTDShame on me! ;)

Pero veamos primero de qué se trata esta matriz, y luego por qué en realidad sirve para muy poco hoy en día. La idea central consiste en dibujar una matriz de dos columnas y dos filas, donde el cuadrante superior izquierdo representa lo que es urgente e importante, y el cuadrante inferior derecho lo que no es ni urgente ni importante —por cierto, que esta representación la tuve mal en mi mente durante años, con el orden cambiado, hasta que el otro día mi buen amigo y colega José Miguel Bolívar me lo hizo notar. Con esta configuración, la casilla superior derecha representaría lo importante pero no urgente, y la inferior izquierda, lo urgente pero no importante.

A partir de aquí, y dada una lista de cosas por hacer, priorizar consiste simplemente en colocar cada una de esas cosas en su cuadrante correspondiente, en función de su importancia y su urgencia. Una vez distribuidas todas las cosas que tienes que hacer, la decisión sobre por donde empezar y por donde seguir después es casi automática: primero lo urgente e importante; luego lo urgente, aunque sea menos importante; después lo importante pero menos urgente —muchas personas intercambian el orden en que atacan estos dos últimos grupos—; y por último, lo que no es ni importante ni urgente.

Aparentemente, el sistema es a prueba de fallos, y muchos expertos en productividad personal siguen defendiéndolo a capa y espada actualmente. Al menos en teoría, si te aseguras de acabar primero con lo que es importante y urgente antes de cambiar de cuadrante, siempre deberías estar haciendo lo correcto. ¿Cuál es el problema entonces?

Bueno, no hay un problema, hay varios. En primer lugar, mientras trabajas en algo importante y urgente, probablemente seguirán llegando más cosas por hacer, algunas de las cuales terminarán seguramente en el mismo cuadrante «importante y urgente». Es decir, que tan pronto hayas terminado esa cosa importante y urgente que estabas haciendo, seguramente haya una nueva cosa importante y urgente que ocupe su lugar, lo que te impedirá moverte de cuadrante. Por si esto fuera poco, muchas de las cosas que hoy no son urgentes, con el tiempo, llegarán a serlo si no haces algo al respecto. Sin embargo, no querer salir del cuadrante «importante y urgente» hasta acabar con todas las cosas que están ahí, te estás negando la posibilidad de desactivar las «potenciales bombas».

Con matriz o sin matriz, ignorar sistemáticamente lo que no es urgente hoy perpetúa un círculo vicioso, el del trabajo constantemente sometido a estrés y mala calidad de resultados —cuando no incumplimiento de tus compromisos—, en lugar del trabajo relajado y en control de tus compromisos. Este tipo de malas decisiones es lo que hace que muchas personas viven instaladas permanentemente en el modo de trabajo apagafuegos.

Por otra parte, la valoración de la importancia y la urgencia de las cosas es, normalmente, bastante subjetiva, o al menos está sujeta a cambios frecuentes. Es decir, que muchas de las cosas que hoy consideras importantes, puede que mañana ya no lo sean tanto, y algo que en este momento crees urgente, es posible que deje de parecértelo en unas horas, simplemente porque van llegando cosas nuevas que harán que cambie tu percepción de las mismas. Usar la importancia y urgencia como criterios de decisión es, cuando menos, arriesgado. Y tener que «reconstruir» la matriz cada poco tiempo para reflejar estos cambios es muy ineficiente, tanto que seguramente no lo harás.

Hay más razones por las que usar la matriz de Eisenhower es perder el tiempo, pero creo que te haces una idea de lo que quiero decir con todo esto. No seré yo quien diga que el general norteamericano nos mintió —seguramente a él le funcionó de algún modo—, pero si te dedicas al trabajo del conocimiento —y si tu herramienta principal de trabajo es tu cerebro, hay muchas posibilidades de que sea así—, utilizar este tipo de técnicas sólo van a conseguir que te estreses, te frustres y alcances un nivel de eficiencia claramente subóptimo. Metodologías de trabajo modernas, como por ejemplo Getting Things Done (GTD), hace mucho tiempo que ofrecen alternativas muy superiores a estas herramientas.

Foto por brankomaster vía Flickr

9 comentarios

  1. Hola Jerónimo :
    He leído los dos artículos y me veo reflejado en tu experiencia. Yo use a IKe ; -) antes de descubrir GTD. Sin embargo, tenemos que ser justos con Covey; el maestro recomendaba trabajar siempre en el cuadrante 2, (importante pero no urgente) de esa manera evitas muchas situaciones de cuadrante 1 (urgente en importante ) que es la principal causa de estrés.
    Tanto en los “7 hábitos” como en “Primero lo primero ” se esfuerza en explicarnos la fuerza del cuadrante 2 y muchos de sus argumentos entroncan con la parte de perspectiva de GTD.
    No era un sistema perfecto, pero si las tareas del cuadrante 3 las ponemos en la lista “a la espera” y a las del 4 les aplicamos la regla de los 2 minutos vemos que Allen bebé de estas fuentes, pero con su enorme experiencia es capaz de ver lo que no funciona (de este y de otros sistemas ) y regalarnos algo tan grande como GTD.
    Ahora que vas a estar cerca (enhorabuena ) se lo puedes preguntar ; -)
    Un abrazo

    • Gracias por pasarte por aquí, Miguel, y compartir tu experiencia.

      Totalmente de acuerdo en lo que comentas sobre Covey, hay que reconocer que supo darse cuenta de los defectos de la técnica. Pero dudo que la propuesta de trabajar siempre en el cuadrante 2 (cosas importantes pero no urgentes), en realidad sirva para algo. Covey partía de la premisa de que, una vez fijadas, la importancia y urgencia de las cosas permanecen más o menos estables, lo cual es a todas luces falso en el trabajo del conocimiento. La matriz de Eisenhower falla a nivel de concepto, y es totalmente inútil en entornos tan cambiantes como los actuales.

      En cuanto a la idea de poner en la lista «A la espera» las tareas del cuadrante 3 (entiendo que te refieres a la lista «A la espera» de GTD), no lo veo. Conceptualmente, las cosas que están a la espera son cosas que tienen que hacer otros, independientemente de que sean importantes y/o urgentes. Igualmente, aplicar la regla de los 2 minutos a las cosas del cuadrante 4 (cosas que no son ni importantes ni urgentes), en realidad es perder el tiempo. Ahí sí, como decía Eisenhower, lo mejor es simplemente no hacerlo :)

      Un abrazo y, de nuevo, gracias por pasarte por aquí.

  2. Jero,
    Gran artículo que nos refuerza a los que curso tras curso, intentamos convencer a nuestros alumnos que las prioridades basadas en importancia y urgencia sirven de bien poco. Gracias por ordenarme algunos de los argumentos maestro!

  3. Personalmente diría que esta es una de esas herramientas que hoy pueden no resultar útiles por como ha sido la evolución de los acontecimientos. En el continuo cambio en el que nos movemos, lo que llamáis entornos VUCA, creo que el binomio urgente/importante pierde fuerza. Y más en el mundo en el que si no eres capaz de decir “NO” todo es urgente.

    • Sinceramente, Alberto, creo que el enfoque de la «matriz de Eisenhower» nunca ha servido para nada. La diferencia es que antes era inocua, pero usarla en entornos VUCA es prácticamente un suicidio productivo.

  4. No estoy para nada de acuerdo en que en general la matriz de Eisenhower no sea una herramienta útil. A mi entender hay varias claves necesarias para que lo sea. Si uno no las sigue, puede que piense que es culpa de la herramienta y no suya, y vaya a matar al pianista. Tal vez pase a GTD como indicas, aunque en ese caso tu si reconoces que el usuario puede cometer errores en http://jeronimosanchez.com/se-honesto-con-tus-listas-de-proximas-acciones/.

    Claves para que Eisenhower funcione (a mi entender):
    – Ser objetivo en los cuadrantes donde ponemos las cosas: Preguntarse qué pasa si no lo haces. Es urgente para mí o para otra persona?
    – No se trata de hacerlo todo. Eisenhower apunta que si no es urgente ni importante no lo va a hacer. Yo lo extiendo al “urgente-no importante”. El valor añadido al propio trabajo es desarrollar temas importantes. Para hacerlo hay que priorizar bien y dejar de hacer las tareas superfluas que nos roban tiempo. Tal vez aquello que es para hoy pero que no trasciende? Para mí, el cuadrante, una vez objetivizadas todas las tareas, sirve para darse cuenta de donde está el trabajo con más valor añadido. Lo que no es importante, si es urgente, que lo haga otro (si se puede delegar). Si no, a la basura.

    Veo varios problemas de entrada en tu enfoque:
    * Indicas que después de hacer lo “Importante-Urgente” hay que hacer lo “No importante-Urgente”. Esto es en serio? Alguien que vaya a hacer algo así en lugar de programar y dedicar más tiempo al “Importante-No urgente” está sencillamente no valorando lo suficiente la importancia de las tareas y, debido a esto, siendo poco productivo. Básicamente porque estás haciendo antes tareas NO importantes que tareas SI importantes. No tiene ningún sentido.
    * Si estamos haciendo siempre tareas urgentes-importantes puede darse por varias circunstancias, pero aquí de nuevo uno debe respirar hondo y ser objetivo antes de reaccionar. Los demás siempre esperan respuesta immediata pero depende de nosotros que sea lo que ellos quieran o lo que nosotros decidamos. No hay que perder nunca los valores de objetividad y realismo. No hay que perder de vista los recursos de que uno dispone.

    La clave para ser productivo, usando Eisenhower o GTD o otro sistema es planificar bien, ser objetivo y sobretodo sobretodo limitar y canalizar las interrupciones lo máximo posible. Dedicar las primeras horas de la jornada laboral a aquello que hemos decidido que es importante y avanzar en lo que da sentido al trabajo.

    • En primer lugar, te agradezco enormemente tu comentario, Xavi. Creo que tus objeciones son legítimas, y estoy seguro de que no eres el único que las tiene. Intentaré explicarme un poco mejor:

      El problema de la «matriz de Eisenhower» no está en la manera de usarla, sino en su escaso valor como herramienta para tomar decisiones a la hora de elegir qué hacer. La razón es que se basa en, al menos, tres falsos supuestos: 1) que la prioridad se mide de manera discreta; 2) que la prioridad es el criterio principal que debemos tener en cuenta a la hora de decidir qué hacer en un momento dado, y 3) que la prioridad de una cosa es inmutable a lo largo del tiempo.

      En primer lugar, una cosa es más o menos importante en comparación con otras. O dicho de otro modo, la importancia tiene sentido solo por comparación, en un continuo, y no de manera aislada y discreta. Por eso, agrupar las cosas importantes en un cuadrante sirve de poco, porque nos deja el problema de tener que decidir después qué cosas son más importantes que otras cosas que también son importantes, dentro de ese mismo cuadrante.

      Por otro lado, a la hora de tomar decisiones sobre qué hacer en un momento dado, la prioridad juega un papel secundario. ¿De qué sirve tener que hacer una llamada muy importante si no tienes un teléfono a mano? Mucho antes que la prioridad es necesario evaluar los criterios que limitan la ejecución de las cosas, como las herramientas, lugares, personas, tiempo disponible, etc., que son necesarios para hacerlas. De entre todas las cosas que has decidido que tienes que hacer, lo inteligente es enfocarte primero en aquellas que puedes hacer ahora, sean más o menos importantes, o más o menos urgentes.

      Por último, dado que la importancia tiene sentido solo por comparación, si queremos usar bien la matriz de Eisenhower deberíamos revaluar la importancia de todo lo que ya tenemos organizado en la matriz (y cambiarlas de cuadrante si fuera necesario) cada vez que llegue un nuevo «input», algo que se vuelve insostenible si tienes más de una decena de cosas que organizar. Como casi nadie tiene solo una decena de cosas que hacer, la matriz de Eisenhower resulta inútil.

  5. Que pretencioso tumbarse la matriz de IKE, que ha cambiado desde la 2da guerra mundial o desde su gobierno en los 50s? las tareas son las mismas y ahí fue cuando IKE pudo llevar a cabo su matriz. El tipo ha ganado una guerra fue presidente, creó la Nasa y tu te atreves a decir que su matriz no vale ni valió nunca para nada? he leído con detenimiento tu exposición y ni recuerdo tu nombre.

    Cualquier hijo de vecino desconocido viene a querer tumbar a un reconocido personaje?

    “Como casi nadie tiene solo una decena de cosas que hacer, la matriz de Eisenhower resulta inútil.”

    Entonces debemos suponer que cuando IKE creó su matriz no tenía mas de una decena de cosas por hacer?

    Internet le da oportunidad a que cualquiera escriba cada sandez, agradece que ese tipo tipo luchó por la democracia de la que ahora tu gozas para poder escribir tonterías.

    Preservar la democracia : Urgente e Importante?

    Jorge Flores Egúzquiza.

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