Por qué es malo planificar, para dummies

PupitresSi lees habitualmente blogs de efectividad personal, seguro te has encontrado alguna vez con el consejo de planificar tus tareas el día anterior, conocida por muchos como la técnica de las TMIs —acrónimo de Tareas Más Importantes. La idea es elegir cada día, antes de terminar la jornada, dos o tres tareas que consideras clave para tu trabajo, con el objetivo de que al día siguiente sean esas tareas las que hagas en primer lugar, antes que cualquier otra cosa. De ese modo, puedes ponerte a trabajar directamente, sin «perder» tiempo. Es como empezar cada día a tiro hecho.

En muchas ocasiones he dicho que soy enemigo de las TMI, principalmente porque no es la solución óptima para el problema que quieren resolver. Tengo que reconocer que marcharte a casa todos los días habiendo decidido por dónde vas a empezar el día siguiente, produce cierto subidón y sensación de control. El problema es que es una sensación de control falsa, porque en el trabajo del conocimiento, las catorce horas —más o menos— que transcurren desde que terminas una jornada y empiezas la siguiente, es una auténtica eternidad.

Desde los albores de la historia de la Humanidad hasta mediados del siglo XX, la velocidad a la que se sucedían los cambios en el trabajo siempre había sido relativamente baja, y desde luego, perfectamente asumible para cualquier persona que tuviera dos dedos de frente. La probabilidad de que las cosas cambiaran de un día para otro era casi despreciable. Uno podía estar razonablemente seguro de que lo que consideraba cierto hoy a las 6 pm, seguiría siendo cierto mañana a las 8 am. Planificar, en el sentido de elegir por adelantado cuándo hacer las cosas, funcionaba casi siempre.

Pero entonces las cosas empezaron a cambiar rápidamente. El desarrollo de las comunicaciones durante el siglo XX trajo consigo dos consecuencias: por un lado, el incremento exponencial de la cantidad de información a tener en cuenta a la hora de tomar decisiones; por otro, el incremento de la velocidad a la que fluye dicha información a nivel global. Es decir, más información que, para más inri, fluye a mucha más velocidad. Y aquí estamos hoy, bien entrados ya en el siglo XXI, creando conceptos como efectividad personal, entornos VUCA o «agilidad», entre otros, para intentar entender la nueva realidad surgida a partir de ello.

En bolsa, auténtico paradigma de lo que significa trabajar en un entorno volátil, la manera óptima de operar es ejecutar las operaciones inmediatamente después de tomar las decisiones, porque si esperas es probable que la decisión ya no tenga sentido, o hayas perdido la ventana de oportunidad inicial. De igual modo, en el trabajo del conocimiento, en el que la materia prima es precisamente información que resulta cada vez más volátil, diferir la acción de la elección sobre qué hacer, es también una mala estrategia.

Tanto si eliges por adelantado —planificas— lo que vas a hacer, como si lo eliges justo en el momento de ponerte a hacer, siempre tendrás que evaluar la información disponible para elegir la mejor opción. Ahora bien, si planificas, habrá ocasiones en que, además de evaluar en el momento de planificar, tendrás que volver a evaluar justo antes de hacer, porque las circunstancias —léase, información disponible— hayan cambiado desde que hiciste la elección inicial cuando lo planificaste. Es decir, si planificas, en ocasiones tendrás que evaluar dos veces.

Algunos defensores de las TMI justifican su uso diciendo que no todo el mundo trabaja en entornos tan volátiles, y que su utilidad depende de cada persona. La realidad es que, como acabamos de ver, el grado de volatilidad del entorno de trabajo es totalmente irrelevante a la hora de decidir si elegir o no por adelantado lo que vas a hacer. Si eres un trabajador del conocimiento, planificar siempre supone una pérdida de eficiencia, potencialmente mayor cuánto más difieras la elección de qué hacer de la acción propiamente dicha.

Parafraseando a mi maestro y buen amigo José Miguel Bolívar, aunque planificar nunca ha proporcionado una ventaja real, en entornos de trabajo completamente estáticos al menos resulta inocuo. El problema viene cuando te tienes que enfrentar a entornos de trabajo que son cada vez más volátiles, inciertos, cambiantes y ambiguos como los de hoy en día. En entornos VUCA, la planificación o scheduling no sólo no funciona, sino que es como pegarte un tiro en tu propio pie.

Por eso, sigo sin comprender a quienes defienden las TMIs y, en general, cualquier fórmula de productividad personal basada en la planificación, entendida como decidir por adelantado cuándo vas a hacer las cosas. Más allá de una falsa sensación de control, planificar no proporciona ninguna ventaja, y en muchas ocasiones, puede suponer un serio problema. En entornos absolutamente estáticos es, como mucho, igual de eficiente que elegir lo que vas a hacer en el mismo momento de hacer. Y en entornos volátiles es, claramente, muy ineficiente.

Foto por dcJohn vía Flickr

10 comentarios

  1. Jerónimo, muy interesante tu postura ante las TMI.
    En mi caso he probado con esta dinámica de dejar planificada para el día siguiente las tareas más importantes. ( no soy ortodoxo en esta materia, y la verdad que me cuesta mucho realizar esta definición dada la poca energía de la tarde ) Sin embargo, los beneficios que encuentro son los siguientes: disciplina, foco, progreso, agregación de valor. Ahora bien, comparto contigo que antes de realizar cualquier tarea en un día, es importante tomar la mejor decisión teniendo todo en información disponible de tu sistema de trabajo.
    Por eso, como decía Eisenhower, los planes no sirven de nada pero la planificación es fundamental.

    • Entiendo los beneficios que comentas, Roberto, sólo que esos mismos beneficios los puedes obtener sin planificar. Dichos beneficios proceden del hecho de revisar sistemáticamente todas las opciones disponibles antes de ponerte a hacer, independientemente de que lo hagas justo antes de hacer, o el día anterior, o tres días antes. La diferencia es que, si eliges mucho tiempo antes de hacer, corres el riesgo de que, ante la nueva luz de las cosas, el ejercicio de revisión no haya servido para nada, y tengas que volver a realizarlo cuando te vas a poner a hacer.

      No estoy en contra de revisar para elegir (de hecho, es total y absolutamente necesario), sino de hacerlo cuando probablemente no tengas todos los elementos de juicio necesarios para elegir la mejor opción posible. Eso, casi siempre, te hace ineficiente.

  2. Creo que como casi siempre el error consiste en aplicar los diferentes métodos al pie de la letra en lugar de usarlos como una ayuda para reflexionar sobre nuestra vida y nuestros hábitos, adaptando a nuestra vida lo que nos resulte útil.
    En mi caso me acuesto muy tarde y bastante cansado, pero me suele resultar útil hacer una lista de las cosas que tengo que hacer al día siguiente.para no olvidarlas, aunque el orden de acometerlas lo decido al día siguiente en función de como se desarrolla el día. En la lista estampillo la fecha y voy tachando lo hecho con un marcador fosforito azul, mi color de “prueba superada”.

    • Gracias por tu comentario, Roberto.

      Bueno, para no olvidarme de las cosas yo no necesito planificar, simplemente me aseguro de mantener actualizado mi sistema de listas donde tengo un inventario completo de todo el trabajo que tengo que hacer. En mi caso, lo he conseguido gracias a GTD, con el que he interiorizado un flujo de trabajo que me permite capturar todo lo que tiene valor potencial en el momento en que surge, y con el que he establecido momentos a lo largo del día para aclarar el significado de las cosas que capturo y organizar en mis listas los recordatorios de lo que decido hacer con cada cosa.

      A partir de ahí, es muy simple. Cuando llega el momento de elegir algo para hacer, simplemente reviso mis listas (que tienen todas las posibles opciones en este momento), y elijo en función del contexto, tiempo disponible, energía mental disponible, vencimiento y valor que me proporcionará cada una de las cosas pendientes de hacer. Es decir, elijo teniendo en cuenta las circunstancias de este momento, que son las que te limitan. Planificar simplemente se vuelve un lastre, y totalmente innecesario.

  3. Hola Jerónimo,
    Yo he pasado por tiempos de todo a lo largo de los últimos años. En mi experiencia personal, escoger una única TMI para tenerla como referente de algo importante a hacer me ayuda a escoger al día siguiente.

    Una TMI, bajo mi punto de vista, no es “lo primero que tengo que hacer sí o sí”, o “lo que tengo que hacer sí o sí ese día”, ni nada por el estilo.

    Si tengo una TMI (y digo una, porque acostumbro a escoger solamente una en mi última revisión del día), sé que si no ha salido nada nuevo, esa es una muy buena opción para empezar en cuanto tenga tiempo disponible.

    Es curioso porque yo también veo que, a nivel teórico, no es la solución óptima. Sin embargo, a nivel práctico, es lo que mejor me ha funcionado de todo lo que he experimentado en los últimos años.

    Y si es lo que mejor me ha funcionado, hasta que no encuentre algo que me funcione mejor, no veo motivos para cambiarlo ;)

    • Me identifico contigo, Jordi, porque yo también he pasado por ahí (no siempre he estado en contra de las TMIs jeje).

      Que elijas una o tres TMIs, o que te «obligues» a hacerlas o no cada día, es totalmente irrelevante para esta discusión. El tiempo que emplees en pensar y decidir lo que vas a hacer, cuando no lo vas a hacer ahora, es tiempo que probablemente sea perdido, tanto más cuanto más volátil sea tu entorno. Y en el mejor de lo casos puede que no lo pierdas, pero tampoco ganarás nada haciéndolo.

      A muchas personas les parece que las TMIs les funcionan mejor porque en realidad desconfían de que sus listas estarán actualizadas al 100% siempre que las necesitan. Si de todos modos mañana, cuando vaya a elegir qué hacer, voy a tener la misma información que tengo ahora (porque sé que no voy tener actualizadas mis listas con los nuevos «inputs»), ¿para qué esperar?

      En mi experiencia, incluso si tu entorno de trabajo es poco volátil, desarrollar el hábito de actualizar tus listas con frecuencia (en terminología GTD, aclarar y organizar), y elegir qué hacer en el mismo momento de hacer, merece la pena. En cualquier momento tu entorno de trabajo puede volverse más volátil, y cuando llegue ese momento seguro preferirás tener ya desarrollados hábitos solventes que te permitan gestionar a la nueva situación sin fricción, que pasar por un nuevo período de reconversión de hábitos. En cierto modo, se trata de una apuesta de futuro, un futuro que lejos de ser incierto, llegará, tarde o temprano, para todos.

      Un placer y un lujo tenerte por aquí, Jordi. Gracias por compartir.

  4. Soy partidario que cada método de optimización para cada persona, debe ser de acuerdo a las características de esta persona. Esto es como los enfermos que tienen una misma enfermedad y van a un doctor, el remedio no va hacer igual para todos como si fueran robots. Tiene mucho que ver con lo que tengan dentro y como estos responden a determinados medicamentos.

    “Un buen comienzo es adaptar bien la productividad laboral para comenzar una empresa”

    • Si por método te refieres a una implementación específica de una metodología o conjunto de principios, estoy de acuerdo. Los principios son los principios, y no admiten adaptaciones. O capturas, o no capturas. O aclaras el significado de las cosas, o no lo aclaras. O agrupas el resultado de aclarar según criterios objetivos, o no los agrupas… Puede que uses distintas herramientas para capturar, aclarar u organizar que otra persona, pero no puedes (no debes) dejar de hacer todas esas cosas si quieres ser efectivo.

      Uno de estos principios (llámalo buena práctica si quieres), es olvidarte de planificar, en el sentido de organizar en el calendario las tareas que quieres hacer. Planificar reduce tu efectividad.

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