Por qué definir áreas de responsabilidad

Por qué definir áreas de responsabilidad

Afortunadamente para los que nos interesa el tema, ya empieza a haber mucho y buen material escrito en español sobre GTD y productividad personal –os invito a echar un vistazo al ranking de blogs de productividad, que periódicamente publica Jeroen Sangers en su blog El Canasto.

Después de un tiempo leyendo sobre productividad personal, uno se da cuenta de que los temas más recurrentes siempre son los mismos: la organización por contextos, los 5 pasos –recopilar, procesar, organizar, hacer y revisar–, la gestión de proyectos, etc. Sin embargo, creo que hay un tema de capital importancia que sistemáticamente queda fuera de muchas de las discusiones productivas.

Por supuesto, como habrás adivinado por el título de este artículo, me estoy refiriendo a la gestión de las áreas de responsabilidad. Y por eso, he decido escribir una pequeña introducción al tema, que iré desarrollando en futuros artículos.

Qué es un área de responsabilidad

Un área de responsabilidad es una parte de tu vida de la que tú eres responsable. Generalmente vienen impuestas por tu situación personal, tu entorno y tu trabajo, pero también hay áreas de responsabilidad que nosotros escogemos o asumimos como propias. De hecho, de entre estas últimas están algunas de las más importantes.

Cuáles son las áreas de responsabilidad más comunes

Algunas resultan bastante obvias: la familia, el hogar, el trabajo… Otras no lo son tanto, como el desarrollo personal o el aspecto espiritual de cada uno.

Para la mayoría de las personas existen entre 8 y 12 áreas de responsabilidad. Las 5 áreas personales que más se repiten son: hogar y familia, finanzas, relaciones personales, desarrollo personal y espiritualidad. En el trabajo solemos tener otras 4-6 áreas, que se corresponden con las distintas funciones que desempeñamos dentro de la empresa.

A veces, una actividad llega a ser tan importante que se convierte en un área de responsabilidad –en mi caso, por ejemplo, este blog es una de mis áreas de responsabilidad.

Cómo trabajar con las áreas de responsabilidad

Las áreas de responsabilidad deberían emanar directamente de nuestras metas y misión en la vida. Así que, en principio, todo lo que hagamos debería quedar encuadrado en una de dichas áreas. Si nos cuesta trabajo asignar un proyecto o tarea a un área de responsabilidad, es señal de que quizá no deberíamos estar haciéndolo.

Tener meridianamente claro qué proyectos y actividades quedan dentro de cada área de responsabilidad, es muy importante durante la revisión semanal. Tanto es así que yo, después de procesar lo que tengo pendiente, lo primero que hago es revisar cada área de responsabilidad, una a una, y asegurarme de que todas tienen asignados proyectos y próximas acciones.

Si un área de responsabilidad se queda sin contenido por varias semanas, es momento de replantearnos si se trata de un área de responsabilidad, o si es algo de lo que queremos hacernos cargo realmente. Este un fantástico indicador para mantenernos todo el tiempo enfocados y alineados con nuestras metas a largo plazo.

Por último, las áreas de responsabilidad son una forma más de elegir qué hacer en cada momento. Por ejemplo, cuando estoy en el trabajo, muchas veces me centro en un área específica que siento que necesita más desarrollo, y me pongo a trabajar en ella durante todo el día –salvo que haya alguna urgencia en otras áreas. De esta forma evito volcarme demasiado en la áreas que más me gustan, y no dejo desatendidas las áreas menos interesantes.

Conclusión

Para muchos puede parecer accesorio, pero definir y gestionar tus áreas de responsabilidad te ayudará muchísimo a poner la organización personal en un contexto mucho más amplio –no olvidemos que GTD, o cualquier otro sistema de organización personal, no es un fin en sí mismo, sino un medio para controlar nuestra vida y alcanzar nuestras metas.

Al final, de lo que se trata es de asegurarnos de que todos los aspectos de nuestra vida avanzan de una forma coherente con nuestras expectativas. Si no, GTD, Autofocus o lo que sea que utilices para organizarte, solo servirá para una cosa: perder el tiempo.

¿Cómo gestionas tus áreas de responsabilidad? ¿Las revisas periódica y sistemáticamente? Comparte tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por left-hand (via Flickr)

17 comentarios

  1. Me ha gustado el que vayas directo al punto. Además, es fundamental definir tus “áreas de responsabilidad” (yo les llamo frentes) para detectar intrusos en tu lista de tareas.

    Cuando lo haces es como si te apareciesen en rojo aquellas tareas que creías que tenías que hacer pero en realidad no contribuyen a nada.

    Muy buen post Jero.

    • @Iago:

      Me encanta la expresión “tareas intrusas”… me la anoto :-)

      La verdad, por mucha experiencia que tengamos con GTD, estas tareas siempre consiguen arreglárselas para colarse en nuestras listas. Por eso, como dices, es tan importante definir las áreas de responsabilidad, y claro, hacer una revisión semanal.

  2. Excelente aporte, sobre un aspecto que, es cierto, no se ha tratado mucho. En mi caso, siguiendo tu nomencaltura, las Areas de Responsabilidad coinciden con los Pilares Vilates (Salud, Ocio, Familia, Productividad, Profesional, Cooperación Social). Cada una de ellas, con objetivos corto y largo plazo; y dentro de ellas, pudiendo dividirse en otras más concretas (Finanzas, Doctorado,…)

    Como bien dices, es un ejercicio recomendable dedicar un tiempo en los repasos semanales para ver que cada una de ellas tiene objetivos, proyectos y acciones definidas, y que estamos prestando atencion a todas ellas sin descuidar ninguna.

  3. Hola Jero, muy interesante tema, y con muchas y profundas implicaciones.
    Algo que he comprobado repetidamente es la importancia que, en nuestra sociedad se le otorga a la libertad, y mucha gente considera (a mi modo de ver muy equivocadamente) que asumir responsabilidades constituye una merma a su libertad. Algunas personas manifiestan un rechazo casi patológico a cualquier compromiso a medio o largo plazo.
    Yo creo que sólo cuando nos comprometemos encontramos la energía y los apoyos necesarios para llevar a cabo los proyectos. Debemos realizar aquello a lo que nos hemos comprometido, en la medida en que nos hemos comprometido y darnos un tiempo para evaluar los resultados. También llega un momento en que quizá nuestra vida ha evolucionado y debemos reevaluar esos compromisos: si sentimos que debemos apartarnos de algo también está bien, pero es importante hacerselo saber a las personas a las que pueda afectar esta decisión, para evitar en lo posible dañar a alguien. Otro detalle importante es cuidar de mantener el equilibrio entre todas nuestras responsabilidades. Creo, por ejemplo, que tu compromiso con este blog es una buena referencia de compromiso continuado.
    Saludos.

    • @Jesús:

      Fíjate que yo creo que establecer responsabilidades no sólo no te resta libertad, sino que te la da. Me explico.

      Al establecer una nueva responsabilidad asumes un nuevo compromiso. Si asumes el compromiso es porque supone algo importante para ti y tus metas, lo que te permite liberar energía que hasta entonces estabas dedicando a otras cosas en las que tu compromiso era escaso o nulo. Y así, casi mágiamente, te sientes libre para decir NO a todo lo que no forma parte de tus compromisos personales.

      Creo que este es un punto muy importante que, como muy bien dices, sigue sin ser bien entendido por la gran mayoría de personas. Me encanta que lo hayas sacado a la luz, y me lo anoto para profundizar en algún artículo futuro :-)

    • @TreintaAbriles:

      Hay personas que tienen meridianamente claras sus áreas de responsabilidad y no necesitan explicitarlas. Sin embargo, creo sinceramente que pensar y escribir tus áreas de responsabilidad –y revisarlas periódicamente– es un excelente ejercicio de productividad y de desarrollo personal.

  4. Jero, muy buen artículo!. Yo asocio mis responsabilidades por los distintos roles que le dan sentido a mi vida; es decir, Padre, Hermano, Socio Fundador de la Familia Barat, Asesor, Yo mismo, etc. De esta forma, tanto en mi vida privada, como en mi vida social y laboral tomo en cuenta mis responsabilidades. Por ejemplo, en lo laboral, considero los distintos roles: con mis pares (socios), con mis clientes, con miembros (si de proyecto se trata) de manera tal que pueda atender todas mis responsabilidades.

  5. Hola Jero!

    Excelente artículo. Como bien dices, hay muchísima gente que no sabría definir claramente sus áreas de responsabilidad, y eso perjudica notablemente su productividad personal. Así que determinar nuestras las responsabilidades sería uno de los pasos clave para empezar a vivir de manera más organizada, estructurada, y así evitar la procastinación, el desorden, las distracciones,…
    Pero por otro lado, también insistiría en intentar minimizar el número de áreas de responsabilidad. Mucha gente aumenta y aumenta responsabilidades, convertidas en obligaciones, y aún teniéndolas bien definidas, son tantas que no dan abasto y su productividad disminuye. ¿Podría aplicarse el minimalismo a las áreas de responabilidad?

    Un saludo desde Barcelona!!

    • @Robert:

      Buen punto el de aplicar el minimalismo a las áreas de responsabilidad. Como sabes, yo soy defensor del minimalismo como estrategia en todas las áreas de mi vida, y la productividad no se queda fuera. Lo he dicho en otras ocasiones: simpliciar (a.k.a. minimizar) es la clave de una buena productividad. Y en el caso de las áreas de responsabilidad, creo sinceramente que si están bien definidas, no son necesarias más de 8-12 áreas.

      Eso sí, no olvidemos la celebérrima frase de Einstein: debemos hacer las cosas todo los sencillas que podamos, pero no más sencillas de lo que deben ser :-)

  6. Hola Jero,

    ¡Excelente artículo! Creo que no es fácil entender lo que tenemos que hacer si no hemos determinado previamente cuáles son nuestras áreas de responsabilidad.

    Afortunadamente cuando tienes un rol bien definido y has aprendido a establecer lo que es importante en tu vida es mucho más fácil definir en qué áreas te quieres enfocar más.

    Coincido contigo, viendo el resultado que ha tenido el blog en algunas personas también se ha vuelto un área de responsabilidad, pero es un verdadero placer.

    Saludos,

    Omar Carreño

  7. Sólo puede uno descubrir y concentrarse en las verdaderas áreas de responsabilidad analizándolas sistemáticamente. El tiempo ayuda a separar la paja del grano. El verdadero minimalismo sólo se puede conseguir después de tener una visión global y poder así identificar lo superfluo.

    • @Juan Manuel:

      De hecho, las áreas de responsabilidad no son estáticas, sino dinámicas. Las circunstancias cambian con el tiempo, e igual deben hacer nuestras áreas de responsabilidad. Por eso es tan importante hacer revisiones trimestrales –o cada pocos meses– de nuestros horizontes de enfoque.

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