Por qué convertir las tareas en acciones

Lámpara

Foto por t4n14_phei (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

El problema de base de muchos sistemas de productividad tradicionales es que nos enseñan a gestionar el tiempo y las tareas, y ni lo uno ni lo otro funciona. El tiempo no se puede gestionar –sólo podemos gestionarnos a nosotros mismos, pero dejaré un análisis más profundo de este asunto para un futuro artículo. Y las tareas muchas veces no son cosas que podamos hacer directamente, sino resultados que queremos obtener.

Supongamos, por ejemplo, que añadimos a nuestro sistema de recordatorios una tarea llamada “Cambiar la bombilla de la lámpara del despacho”. Aparentemente es una tarea sencilla, pues define claramente qué es lo que queremos que suceda, o para ser más exactos, el resultado final que queremos obtener. Sin embargo, “cambiar la bombilla” no expresa necesariamente lo que tenemos que hacer. ¿Que cómo es posible? Veamos.

Si no tenemos bombillas de repuesto, difícilmente podremos cambiarla –primero tendríamos que ir a comprar una nueva. Es más, ¿sabemos qué tipo de bombilla utiliza la lámpara? Si no, antes incluso de ir a la ferretería deberíamos averiguar qué tipo de bombilla tenemos que comprar.

Como vemos, una tarea aparentemente muy simple resulta que no lo es tanto. Si dejamos la tarea definida de esa forma, lo que sucederá casi seguro es que la ignoraremos sistemáticamente –la procrastinaremos. No podemos engañar a nuestro subconsciente. Cada vez que leamos “cambiar bombilla”, nuestro subconsciente se dará cuenta de que no podemos hacerlo, y sin darnos cuenta pasaremos a la siguiente tarea de la lista. De esta manera la tarea “cambiar bombilla” puede pasar semanas o meses en nuestra lista sin que hagamos realmente nada al respecto.

La única forma de evitar esto es redefiniendo la tarea en términos de la siguiente acción física que debemos realizar. En el caso de la bombilla, suponiendo que ya sabemos el tipo de bombilla que utiliza la lámpara, no deberíamos añadir a la lista la tarea, sino la acción “comprar bombilla de 60W”. Esa sí que es algo que podemos hacer sin problemas: simplemente debemos pasar por una ferretería y comprar una.

Como vemos, el único secreto para “romper” el ciclo de la procrastinación es identificar correctamente la siguiente acción física realizable. Si debemos ejecutar varias acciones físicas antes de considerar la tarea como terminada, es una buena idea añadir dicha tarea a una lista de frentes abiertos –o proyectos, en terminología GTD–, que nos recuerde que debemos seguir trabajando en ello incluso después de completar la siguiente acción. En el ejemplo, el proyecto llevaría por nombre algo así como “Cambiar bombilla del despacho”.

Así que ya sabes, si te das cuenta de que llevas procrastinando una tarea demasiado tiempo, piensa si has definido correctamente la siguiente acción física. Es posible que eso sea lo que está fallando. Una vez redefinida la tarea verás como la completas en poco tiempo, casi sin darte cuenta.

¿Tienes en tu lista de pendientes alguna tarea que procrastinas continuamente? ¿Está definida en términos de la siguiente acción física? Compártelo con nosotros en un comentario.

6 comentarios

  1. ¿No es eso lo que David Allen llama un proyecto, en el que debes desglosar todas las tareas de algo aparentemente sencillo? A mi no me funcionó GTD, quizás fuera porque nunca conseguí hacer eso porque me parecía ridículo ya que si eres muy minucioso puede costarte más escribirlo que hacerlo (fue por más cosas, seguro).

    Ahora lo que hago es escribir lo que quiero hacer (cambiar la bombilla), eso me indica sólo el inicio del “proyecto” pero es suficiente para hacerme levantar de la silla e ir a cambiarla. Si al ir a cambiarla veo que no tengo bombilla de ese paso de rosca o de los watios que necesito tacharé la tarea “Cambiar bombilla” y apuntaré “Comprar bombilla”, cuando la compre volveré a escribir “Cambiar bombilla”. ¿No es esto lo que propugna el sistema Autofocus? Lo cierto es que a mí me funciona, me era imposible desglosar en tareas un proyecto aparentemente tan trivial.

    • @Manolo:

      Efectivamente, como explico en el artículo, es lo que David Allen llama proyectos :-)

      Como mencionas, crear proyectos de todo no es práctico. El ejemplo de la bombilla es eso, un ejemplo. Por supuesto, en ocasiones es suficiente simplemente con mantener la pista de la siguiente acción física –de hecho es lo que yo hago. Sin embargo, cuando un proyecto es de larga duración no está de más añadir un recordatorio del frente abierto en una lista específica de proyectos. De esa forma se facilita muchísimo la revisión periódica del sistema.

      Gracias por compartir tu experiencia :-)

  2. Hola Jero,

    Creo que el ejercicio de la bombilla es sumamente interesante, pero ¿sabes cuándo me ocurre mucho? Con algunas actividades del trabajo, no dejan de ser tediosas y pesadas y no sabría como convertirlas en acciones porque son lo que son.

    Yo sigo con el autofocus de manera eficiente, pero en verdad hay cosas que me molesta hacer, eso no quiere decir que no me guste mi trabajo, solo que hay actividades que no veo como retos mentales y esos son los que postergo ¿Qué hacer la respecto?

    Saludos

    Omar Carreño

  3. En mi Palm, apunto un pequeño recordatorio como el nombre de la cita y en las notas adjuntas todas las tareas que involucran. Conforme realizo las acciones las voy borrando.

    En papel se puede hacer como:

    Bombilla (apuntar modelo, comparar precios -Tienda 1, Tienda 2-, comprar, cambiar)

    Y vas tachando cada acción realizada.

    • @Hluot:

      El problema de lo que propones es que no todas las tareas del mismo “proyecto” deben ejecutarse en el mismo contexto. Añadir en las notas las acciones te impide gestionar de forma eficiente el trabajo, pues no puedes revisar de un vistazo todo lo que tienes que hacer, pro ejemplo, cuando estás en la calle haciendo recados.

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