Planificación de proyectos con mapas mentales

“No existe en el mundo nada más poderoso que una idea a la que le ha llegado su tiempo.” Victor Hugo (1802-1885), escritor francés.

Cuando hablábamos de la gestión de proyectos con GTD hace unas semanas, vimos que una parte fundamental de la planificación natural consistía en definir las tareas a realizar mediante una técnica llamada lluvia de ideas. Básicamente, una lluvia de ideas consiste en dedicar un tiempo a pensar en todas aquellas cosas que tendremos que tener en cuenta para llevar a cabo el proyecto, sin importar el orden o lo descabelladas que puedan parecer. En definitiva, se trata de recopilar tanta información como podamos, para luego filtrarla y ordenarla en un plan de proyecto.

El problema que se presenta es cómo recogerlas esas ideas de una forma que resulte útil. Hay que tener en cuenta que, en una lluvia de ideas, estas surgen de forma desordenada, por lo que los métodos tradicionales, como las listas en papel, no son muy efectivas. Necesitamos una técnica que nos permita registrar todas esas ideas de forma organizada, no importa cuántas o cuán aleatoriamente surjan.

Pues bien, actualmente la técnica más utilizada para recoger ideas aleatorias es el llamado mapa mental, un término acuñado por el matemático, lingüista y psicólogo británico Tony Buzan –sí, el mismo que desarrolló el método de lectura rápida que pienso utilizar para alcanzar las mil palabras por minuto–. Un mapa mental no es más que una representación visual de un conjunto de ideas relacionadas, en forma arborescente, en la que se puede y se debe utilizar todo tipo de recursos gráficos, como dibujos, colores, líneas, nubes de agrupación, etc. Pero, ¿cómo funciona exactamente?

Un ejemplo práctico

Supongamos que queremos definir las tareas que serán necesarias para migrar un blog de WordPress. –Por supuesto, el ejemplo no es casual ;-) Por petición de varios lectores, pronto publicaré un artículo sobre cómo migré El Gachupas a su propio dominio, desde un punto de vista GTD–.

Lo primero que deberíamos hacer es escribir en el centro de una hoja el título del proyecto: “migración del blog”, y rodearlo con un círculo. A partir de aquí empezaríamos a crear ramas para cada una de las tareas, fases o conjuntos de tareas más importantes. Por ejemplo, podríamos empezar con “contratar hospedaje y dominio”, “instalar plataforma” y “diseñar tema”.

Ahora, ¿qué sucede si, de repente, se nos ocurre una tarea, digamos “comparar precios de hospedaje”? Podríamos crear una subrama de “contratar hospedaje y dominio”. Sin embargo, dado que hospedaje y dominio son temas independientes, sería mejor crear primero dos subramas –”hospedaje” y “dominio”–, y añadir la nueva tarea como una subrama de la primera.

De igual forma, si caemos en la cuenta de una nueva fase, como “hacer pruebas de importación”, podríamos añadir la rama en el nivel adecuado, y desarrollarla después con nuevas ideas.

Como ves, no importa el orden en que se te ocurran las ideas, es muy fácil colocarla donde corresponde, formando un árbol o mapa mental. Además, para complementar y reforzar las ideas, también puedes utilizar colores y signos especiales. Por ejemplo, es muy común etiquetar cada rama con prioridades de las tareas, el orden en que deben realizarse o el responsable de llevarlas a cabo.

Qué herramientas utilizar

Las herramientas más simples para construir un mapa mental son papel y lápiz. De hecho, estos son mis favoritos para proyectos sencillos. Tomo varias hojas y en la primera dibujo el primer nivel del mapa mental –la idea central y las ramas que salen de ella–. Después, etiqueto cada rama con un número, y dibujo su subárbol en una hoja separada, encabezada con el número de la rama. De esa forma puedo mantener un mapa mental perfectamente ordenado en varias hojas, con el nivel de profundidad que quiera.

El problema del papel es que, si el árbol es muy grande, se hace complicado tener una visión de conjunto de todo el proyecto. Por eso, cuando el proyecto tiene un tamaño moderado, casi siempre utilizo Freemind, un programa de ordenador libre, gratuito y disponible en varias plataformas. Con Freemind generalmente nunca imprimo el mapa mental, sino que trabajo y lo consulto directamente en el ordenador.

Otros usos

Además de planificar las tareas y fases de un proyecto, los mapas mentales se pueden usar para virtualmente cualquier caso. Algunos otros usos comunes son resumir libros, definir los contenidos de un documento o blog, definir objetivos, implementar GTD, y un largo etcétera.

Y tú, ¿usas mapas mentales habitualmente? ¿Qué otros usos conoces? Comparte tus ideas en un comentario.

Artículo original escrito por Jerónimo Sánchez . Sígueme en Twitter.
Foto por cortesía de Jean-Louis Zimmermann vía Flickr.

16 comentarios

  1. Buen artículo! Personalmente recomiendo usar MindManager. No es gratuíto pero creo que es de los progrmas por los que merece la pena pagar.
    En cuanto a la gestión de proyectos tiene una opción muy interesante que permite exportar los mindmaps directamenta a MS Project, con lo que el workflow entre idear el projecto y plasmarlo en tareas y diagramas de GANTT se hace de forma muy sencilla.

  2. Mi solución GTD está desarrollada sobre MindManager. Utilizo para ello un add-in (Results Manager, de Gyronix) y Mind Reader, que es una serie de macros en SAX Basic (el lenguaje de programación de MindManager).
    Además uso MindManager para un montón de cosas: preparar los posts, dar clase, hacer presentaciones…

  3. Pingback: Tweets that mention Planificación de proyectos con mapas mentales « El Gachupas -- Topsy.com

  4. La gestión de los proyectos, normalmente pequeños y medianos, es una de los aspectos que veo menos desarrollados en GTD. Seguramente debido a que GTD no es una metodología de gestión de proyectos ;-)

    Sin embargo, si que encuentro con carencias el cómo se acerca GTD a los proyectos.

    Este método de mapas mentales puede ser realmente interesante. Revisaré Freemind, ya que Mindmanager a mi me pareció algo complejo para empezar con este tipo de metodologías, aunque es una herramienta realmente potente

  5. Pingback: Bitacoras.com

  6. Me encantan los mapas mentales porque organizan las ideas. Y añado la mejor aplicación que conozco porque además de ser gratuita es una Red Social Colaborativa, hay miles de personas que en el mundo que la usan y que comparten sus mapas.
    Se llama CMAPS Tool y el enlace web es: http://cmap.ihmc.us/

  7. Hola! Yo también utilizo mucho Cmap Tools. Lo que me gusta de esta herramienta es que te permite enlazar conceptos de forma no-jerárquica, lo cual tiene mucho más sentido en ocasiones que una estructura completamente jerárquica.

    De la misma forma, puedes especificar con mejor detalle las relaciones que existen entre conceptos, y no limitarte (o dejar sin específicar) a relaciones de “pertenencia/composisión” entre ideas.

    Saludos y feliz 2010!

  8. Por razones laborales y personales estuve buscando una solución “cloud” y la encontré en la página http://www.mindmeister.com.
    Es básica, pero versátil y ligera. Bueno chequeadla y ya veréis contaréis, a mi me resultó tan interesánte como para adquirir una cuenta premium…

    Saludos, B.

  9. hola! me fascinan los mapas mentales, de hecho era la unica forma en que hacia exposiciones en el colegio (un profesor lo implemento en su materia y luego todos en el colegio los utilizábamos) particularmente prefiero hacerlos en papel, especificamente en pliegos de bond, por que es divertido hacerlos gigantes utilizando marcadores, plumones y colores.

  10. Los mapas mentales son una herramienta, ya que organizan las ideas, la memoria, los conocimientos, los pensamientos…. Organizarse utilizando un mapa mental te ayudará a ver, de un sólo vistazo, qué has de hacer, dónde, cuándo, con qué prioridad, etc. La información es muy natural, y es entendible inmediatamente. Utilizar otros sistemas tienen la desventaja de que hacen al cerebro interpretar complejas tablas, o tener que navegar mediante informaciones parciales.

    Recientemente escribí un artículo sobre este mismo asunto, publicando cuatro plantillas de mapas mentales, incluyendo GTD. Espero que sea útil para todos los lectores.

    Organízate usando mapas mentales: http://rafaelhernamperez.com/2012/11/12/organizate-usando-mapas-mentales/

  11. @Aitor:

    Muy buena aportación. Había oído hablar de MindManager, pero nunca lo había utilizado. Para el tipo de proyectos que llevo a cabo tengo suficiente con Freemind (de momento), pero anoto MindManager a la lista de software interesante para probarlo en cuanto tenga ocasión.

    En cualquier caso, seguro que a algunos lectores le resultará útil este programa por las características que mencionas.

  12. @José Miguel:

    Suena de maravilla. Por desgracia, ya he estado investigando y no hay una versión para Linux. Y en la oficina no puedo instalar software :-( Creo que ne voy a quedar con las ganas de probarlo, al menos de momento.

    Gracias por los tips. Seguro que algún lector le vendrán muy bien.

  13. @David:

    Tienes razón en que GTD no se centra en la gestión de proyectos, o al menos no como punto central. Pero David Allen sí dedica un capítulo completo a la gestión creativa de proyectos, y habla precisamente de los mapas mentales.

    En mi opinión, en GTD hay bastante información relacionada con la gestión de proyectos, especialmente para los pequeños y medianos. Lo que sucede es que parte de un enfoque muy distinto al que estamos acostumbrados, basado en un método menos formal si quieres, pero muy efectivo.

    Ya nos contarás tu experiencia con Freemind. Por cierto, te recomiendo que te descargues la versión 0.9 RC6, que aunque todavía no es estable funciona a las mil maravillas.

  14. @Carmen:

    Gracias por tu aportación y bienvenida :-D

    El proyecto que mencionas parece muy interesantes. Creo que le echaré un vistazo a fondo para estudiar todos sus detalles. Me gusta especialmente la idea de la red social. Muchísimas gracias por la referencia.

  15. @Víctor:

    Definitivamente, creo que merece la pena echarle un vistazo a esta herramienta. En cuento tenga tiempo voy a experimentar con ella :-)

    Gracias por tu aportación y ¡feliz año!

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