Pensamientos productivos: no programes, sé flexible

Pensamientos productivos: no programes, sé flexible

Si hay algo seguro para un trabajador del conocimiento es que todo cambia. Cambian las prioridades, algunas cosas dejan de ser urgentes, surgen imprevistos… No importa el esfuerzo que hagamos por diseñar nuestro día, al final las cosas nunca salen como planeamos.

Por eso, tratar de planear de antemano los horarios y las actividades es casi siempre un esfuerzo inútil. A lo único que podemos aspirar cada día es a comprometernos a terminar un par de tareas importantes, o quizá tres. Sin lugares ni horarios fijos. Cualquier intento de planear más allá estará abocado a un estrepitoso fracaso.

Organiza tu trabajo para poder saber en todo momento lo que está pendiente, dónde lo puedes hacer y cuánto tiempo te llevará. A partir de ahí, aprovecha los espacios de tiempo de los que puedas disponer para ir acomodando dicho trabajo de la forma más fluida y eficiente posible. De ese modo, no importa que haya imprevistos y cambien las prioridades: siempre estarás preparado para dar el máximo.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Stepheye (via Flickr)

12 comentarios

  1. Creo que en otras palabras, dices que debemos tener siempre algo que hacer sin importar las circunstancias. Poder trabajar en algo para eliminar los tiempos muertos.

    Yo lo hago a veces, cuando el trabajo depende de un equipo en especifico no puedo hacer mucho. Pero en general, he redactado informes camino al trabajo y desarrollado proyectos en los viajes largos.

  2. Concuerdo en lo que escribes, uno tiene la tendencia a querer programar lo que hará a tal hora (a las 9 xx, a las 10 yy, a las 14 zz) y cada día surgen cosas nuevas.
    O te estresas luchando con el tiempo por no poder hacer las cosas como programaste o te adaptas a la realidad y tienes en cuenta los pendientes gestionándolos por importancia, fecha de vencimiento, etc.

  3. Jero,

    Fíjate que fue uno de mis grandes traumas antes de empezar a usar el Autofocus, quería terminar todas las actividades y empecé a sentirme desesperado, ahora con el sistema que nos has enseñado, es mucho más fácil ya que planteo lo que tengo que hacer y voy viendo de acuerdo a cómo se presenta el día.

    Me parece muy buena tu apreciación.

    Saludos.

    Omar Carreño

  4. Bueno, no estoy muy de acuerdo con el contenido esta vez ;-)

    Pienso que si que hay que programar, pero hay que ser “flexible programando”. Es decir, seleccionar dos o tres tareas para el día es una buena opción, como bien comentas, pero también debes dedicarte tiempo para ellas y no dejar que las “urgencias” o cosas nuevas del día echen por tierra tu planificación. Debes respetarte a ti mismo en ese sentido. Tampoco pasa nada por el hecho de que te dediques, por ejemplo, de 11h a 13h para terminar X tarea. Durante ese tiempo aíslate todo lo posible, no atiendas llamadas (salvo las que sean “VIPs”), no abras la puerta de tu despacho, no te distraigas. Trabaja al 100% en esa tarea y terminala.

    A mi es un método que me funciona y no me ha pasado nada malo, todo lo contrario ;-)

    Una última reflexión… ¿acaso durante una de esas reuniones tan importantes a las que asistimos, permitimos las interrupciones?.

    Un abrazo

  5. Estoy de acuerdo con tu reflexión ya que creo que en la mayoría de los trabajos no podemos tener bajo control más de un 65 % del tiempo. En mi caso trato de trazar simplemente una orientación diaria de las tareas, su secuenciación y el tiempo que me consumirán. Dentro de esta orientación incluyo, como es lógico, las tareas urgentes pero también considero los trabajos que solicitan compañeros de trabajo. Intentar realizarlos en cuanto las tareas más importantes queden resueltas, bajo mi opinión, creo que da importantes beneficios.
    En primer lugar facilita que el compañero (no se debe olvidar que es un CLIENTE INTERNO) pueda realizar sus tareas antes. Es posible también que tarde o temprano te lo agradezcan con acciones similares y espero no exagerar si digo que podría mejorar el clima laboral.
    Por último, sabiendo que tienes menos actividades pendientestus tareas pueden realizarse más libremente y te dedicarás a ellas con mayor nivel de concentración.
    Un saludo,

  6. interesante reflexion!…muchas veces en busca de maneras de aumentar nuestra productividad nos encontramos con “formulas” o consejos para aplicarlos y hacer nuestras tareas más prácticas, sin embargo muchas veces tambien no logramos aplicarlas bien del todo o simplemente por más que tratemos no nos resulta; y llegamos a la frustración y hasta pensar que estamos haciendo todo mal…y es que en verdad existen metodos que resultan a unos y a otros no…cada uno tenemos nuestra forma de pensar y operar asi que depende de nosotros buscar la que mejor se nos adecúe….
    Saludos desde Perú y felicidades por el blog!

  7. @Hluot:

    En realidad no quiero decir que debamos tener siempre cosas que hacer, sino que no debemos tratar de poner a todas las cosas fecha y hora para realizarlas. Los días suelen estar llenos de imprevistos y de cambios de prioridad. La idea es pues programar sólo 2-3 tareas importantes cada día, y el hacerlas cuando podamos, en función del tiempo disponible, la urgencia y nuestro nivel de energía mental.

  8. @Pablo:

    Exactamente, tratar de ponerle fecha y hora a las tareas, lejos de ayudarte a ser más productivo y eficiente, lo que produce es un aumento del estrés –al no poder seguir el plan que te habías trazado.

    Por supuesto, siempre hay cosas que deben programarse, como una reunión. Pero en la medida de lo posible, debemos tener libertad para acomodar las tareas en función de las circunstancias de cada momento.

  9. @Omar:

    Autofocus es sin duda un gran método para mantenerte encima de las tareas sin necesidad de programarlas, pero lo mismo es válido para GTD. El método aquí no es lo que marca la diferencia, sino nuestra actitud hacia el trabajo. Puedes tener las tareas organizadas por contextos, pero tú eres el que decides qué y cuándo debe ser realizado :-)

  10. @David:

    Como le decía a Hluot, siempre hay cosas que deben ser programadas. Cuando digo que debemos ser flexibles y no programar me refiero a no tratar de ponerle fecha y hora a todas las cosas que pasan por nuestra agenda –o lista de tareas.

    Yo también procuro fijar 2-3 tareas importantes todos los días, pero salvo la intención de hacerlas lo antes posible, no me impongo una hora en particular. De hecho, siempre me doy permiso para dejar alguna sin hacer si las circunstancias me lo imponen. De esa forma trabajo con mucho menos estrés, y soy mucho más efectivo –pues en cada momento aprovecho mis recursos de la mejor manera posible.

  11. @Delia:

    Totalmente de acuerdo con tu enfoque, muy similar al mío :-)

    Y muy interesante tu apreciación en cuanto a los compañeros o clientes internos. Poner en práctica un método de organización personal como GTD –o cualquier otro que te funcione– supone una mejora automática de tu eficiencia, y eso raramente pasa desapercibido en la oficina ;-) Puede que a algunos de tus compañeros les de lo mismo, pero la mayoría sabrá agradecerlo llegado el momento.

  12. @Jorge:

    Gracias por la felicitación :-)

    Tienes razón. Yo no conozco dos personas con exactamente el mismo método. Incluso entre los GTDianos, cada uno hace su propia interpretación y aplica aquellas técnicas y herramientas que le funcionan mejor. En casos extremos, incluso hay quien tiene métodos totalmente híbridos, tomando cosas de aquí y de allá.

    Probar y cambiar no sólo es una opción, es casi una obligación. Todos deberíamos estar abiertos a probar nuevas técnicas y quedarnos con aquello que nos funciona.

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