4 claves para lidiar con las urgencias del jefe

Este artículo fue publicado originalmente como colaboración en El Canasto.

Para alcanzar un nivel de productividad personal óptimo todavía no conozco nada mejor que respetar el ciclo del método GTD (Getting Things Done), propuesto por David Allen: recopilar, procesar, organizar, hacer y revisar. Como podemos ver, todo empieza con la recopilación o captura de los compromisos que adquirimos, ya sea con un tercero o con nosotros mismo. La idea fundamental aquí es separar la recopilación del resto de actividades productivas.

Respetar este ciclo nos permite aplicar algunos “trucos” productivos muy efectivos, como por ejemplo evitar las constantes interrupciones simplemente tomando nota de los compromisos en el momento que surgen –recopilación–, y procesarlos posteriormente, cuando sea el momento más adecuado. De este modo evitamos tener que dejar lo que estamos haciendo en este momento para atender otros asuntos, que generalmente son menos importantes.

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Cómo calcular la productividad personal

CalculadoraHace unos días estaba revisando un servicio que aseguraba ayudar a las empresas a medir la productividad de sus empleados. Como podrás imaginar, inmediatamente llamó mi atención. Tenía curiosidad por saber cómo lo hacían. Por desgracia, fue una total y absoluta decepción.

Resulta que lo que medían no era lo que yo llamo productividad, sino el tipo y el volumen de trabajo que hacía cada persona en el ordenador. Por desgracia, este es el enfoque que mantienen muchas empresas, ancladas en conceptos de trabajo decimonónicos. Pensaba que por tratarse de un servicio nuevo, basado en las tecnologías web y la colaboración, aportaría un poco de aire fresco a nuestro querido mundo de la productividad.

Pero empecemos por el principio, ¿qué es productividad? Todos los que estamos interesados en este mundo estamos más o menos de acuerdo: identificar las cosas importantes y dedicar la mayor cantidad de tiempo posible a ellas, teniendo en cuenta las circunstancias de cada momento. Igualmente, se entiende que otra parte del tiempo se dedicará a tareas poco importantes, pero necesarias para mantener nuestro mundo bajo control. Es decir, la productividad tiene que ver con la calidad, no con la cantidad de trabajo realizado.

¿En qué falla el servicio en cuestión? Precisamente en que se enfoca en la cantidad, no en la calidad de lo que hacen los trabajadores. Basarse en el tiempo y tipo de herramientas que usa un empleado para extraer conclusiones sobre el valor de su trabajo es ingenuo, por no decir que es una barbaridad.

Este tipo de servicios le hacen un flaco favor a las empresas que honestamente quieren mejorar la productividad de su negocio. En lugar de adquirir estas herramientas, sería mucho mejor capacitar a sus empleados para que aprendan autogestionarse y trabajar en entornos colaborativos de manera efectiva.

Como digo, hoy en día, donde la mayoría de los trabajadores son trabajadores del conocimiento, la productividad es un asunto cualitativo, no cuantitativo. Y la única manera de medirla es mediante el número de proyectos y tareas de valor completados, por unidad de tiempo. E incluso así, la medida de la productividad siempre será de carácter subjetivo, porque ¿qué valor tienen las cosas? Dependerá de a quien le preguntes.

Dicho lo cual, una forma más racional de medir la productividad sería asignar un peso a cada proyecto y tarea que tengamos en nuestro portafolio, en función de la importancia que le demos, y luego hacer un promedio de todo lo que se haya completado a lo largo de un periodo. Otra manera, mucho más sencilla pero menos precisa, sería simplemente contar el número de tareas completadas, para lo cual deberíamos asumir que las tareas que están en nuestro portafolio tienen todas algún valor –un enfoque que emplea, por ejemplo, la excelente herramienta web FacileThings–.

Sin embargo, la que a mi más me gusta se basa en las metas. Cada cierto tiempo hago una revisión de alto nivel y compruebo lo cerca o lejos que estoy de conseguir mis objetivos de ese momento. Analizo qué está funcionando y qué no, hago ajustes en mi forma de trabajar y organizarme, y me doy un tiempo para ponerlo todo en práctica.

Esa es la verdadera medida de la productividad, el grado de efectividad a la hora de alcanzar mis objetivos. ¿Para qué me sirve tachar cientos de tareas de mis listas, o pasar un montón de horas en tal o cual herramienta, si finalmente no consigo las metas que me propongo? Olvídate de cálculos y asegúrate de cumplir tus metas; sólo así estarás siendo realmente productivo.

Y tú, ¿has intentando medir alguna vez tu productividad? ¿Cómo lo haces? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jerónimo Sánchez . Sígueme en Twitter.

Foto cortesía de Andy Griffin vía Flickr.

Estructura tu jornada laboral con GTD

Estructura tu jornada laboral con GTD

Casi desde que empecé a poner en práctica los principios de GTD pude sentir una mejoría enorme en la manera en que organizaba mi trabajo, mis compromisos y la información que manejaba. Sin embargo, eso no significaba necesariamente una mejora en mi productividad. Durante mucho tiempo tuve la sensación de que algo no terminaba de encajar. Sí, mis listas eran preciosas, y mi archivo se veía impecable. Pero al final de cada día sentía que no había avanzado en los asuntos verdaderamente importantes.

Los mecanismos que ofrece GTD para ayudarnos en este sentido son la revisión semanal y la clasificación de las tareas según su contexto, tiempo y energía necesarios para completarlas, y prioridad. Y funciona… hasta cierto punto. ¿Qué es lo que falla?

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Archivo de papel, simple

Archivo de papel, simple

Hay varios factores que podrían considerarse de éxito a la hora de organizarnos mejor y ser más productivos. Entre ellos, uno que para mi ha supuesto una gran diferencia a lo largo de los años es el asunto del archivo adecuado de los documentos de papel. Parece mentira como un detalle tan simple como tener papeles sin organizar puede causar tanto estrés, distracción y “ruido” productivo.

Disponer de un sistema de archivo rápido, y un método claro y bien definido para archivar todo lo que cae en tus manos, es fundamental para empezar a recoger los frutos de un método de organización como GTD. Claro, lo ideal sería no tener que archivar papel. Pero, aunque existen varias maneras de reducir el papel que debes archivar, quien más quien menos, todos tenemos cierto volumen de documentos que debemos organizar de alguna manera. No importa que ya estemos inmersos en la era de la tecnología, el papel seguirá estando con nosotros mucho tiempo, si es que alguna vez llega a desaparecer. Así que más nos vale aprender a manejarlo de manera eficiente.

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