El peligro de inventarte fechas

Pines en calendarioUna de las prácticas más comunes a la hora de trabajar, recomendada incluso por muchos de los llamados «expertos» en productividad personal, consiste en asignar fechas de vencimiento a gran parte de las cosas que hay que hacer. Y no me refiero solo a las fechas de vencimiento impuestas por la realidad, como por ejemplo un informe que te ha pedido tu jefa para el viernes, o el último día para entregar la declaración de la renta —fechas que mi amigo José Miguel Bolívar llama fechas objetivas, y que es imprescindible gestionar bien para ser efectivos. No, me refiero a esas fechas que nos inventamos y asignamos a las tareas con la secreta esperanza de que, de ese modo, nos «obligaremos» a hacerlas.

Algunas personas incluso rizan el rizo y, no conformes con las fechas de vencimiento objetivas propias de las tareas, se atreven con fechas aún más cortas para, dicen, evitar que llegue el día de vencimiento de verdad y no les haya dado tiempo a terminarlas. El resultado es que tienen el calendario hecho un auténtico tetris, como diría Alberto Almoguera. Lo cual sería hasta gracioso si no fuera porque ese «tetris» de colores hace que el calendario se vuelva una herramienta absolutamente inservible.

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Consultorio GTD: Gestionar el material de apoyo

Radio vintageDesde hace unos días tenía pendiente responder una consulta de Jaime Hortas sobre un asunto que, en mi experiencia, suele resultar confuso a la hora de empezar a practicar la metodología de productividad personal de David Allen. Me explicaba Jaime lo siguiente:

Una duda que tengo al respecto de la implementación de GTD y que no encuentro claramente resuelta por ningún lado (…), y se lo he preguntado a gente conocedora pero no me he encontrado respuesta definitiva, es: ¿que se hace con los elementos (emails, o documentos físicos) que salen de la bandeja de entrada porque ya están procesados, pero que está implicado/impactado/pendiente por una acción o proyecto siguiente? ¿Dónde se almacena esto?

El problema es que ese (el sitio donde vaya) será el «cajón desastre» de todo lo «pendiente», y al final será un caos virtual o/y físico. Eso lo llamo yo el «limbo» de las cosas procesadas. Digamos que en ese momento aparece una dualidad entre el ítem en el sistema GTD que uno tenga implementado y el elemento físico/virtual real que tengas que contestar/leer/trabajar…

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¿Qué es la efectividad personal?

logroDespués de tantos años escribiendo en este blog, me doy cuenta de que he tocado muchos aspectos de la efectividad personal, pero nunca he dado una definición concreta. Por ejemplo, he escrito para quién es la efectividad personal, de cómo mejorar la efectividad personal en tiempos líquidos, de la efectividad personal para niños, de la manera en que actuar rápido reduce tu efectividad personal, de cómo existen ciertas creencias limitantes que pueden impedir la mejora de tu efectividad personal, y hasta te he explicado por qué la efectividad personal no es algo personal, o al menos no tanto.

También he intentado explicar la diferencia que existe entre productividad y efectividad personal, o cuánto cuesta la efectividad, y he compartido siete cosas que aprendes con el tiempo —probablemente hay muchas más— sobre la efectividad personal.

Y hasta me he atrevido a poner en relación algunos descubrimientos de la ciencia cognitiva con respecto a la efectividad personal, como el efecto de progreso heredado, o el principio de Laborit y la toma decisiones, o de cómo la efectividad personal te ayuda a desarrollar una intuición informada para elegir mejor qué hacer en cada momento.

Al final, he llegado a la conclusión de que la efectividad personal es, en realidad, el arte —y la ciencia— de relacionarte con tu entorno, con el objetivo de hacer el mejor uso posible de tu atención para conseguir los resultados que deseas en todos los ámbitos de tu vida. O dicho de otro modo, una manera probada de ser feliz y vivir una vida con sentido. Ahí queda eso…

#CoreGTD: Poniendo a punto tu sistema cada semana

escobaEn la anterior entrega de esta serie veíamos qué es la Revisión Semanal® de GTD, y por qué es importante para tu trabajo. Da igual lo bien organizado que seas, si no haces nada para remediarlo, tu sistema se irá degradando poco a poco hasta que deje de ser útil. Montar un sistema GTD y olvidarse de darle mantenimiento mediante revisiones frecuentes es la razón número uno por la que la mayoría de las personas terminan «cayéndose del carro» y abandonado su uso.

En esencia, la Revisión Semanal® de GTD consiste en reflexionar de manera estructurada y regular sobre cada parte de tu sistema con tres objetivos en mente: eliminar lo que ya no tiene sentido, añadir todo lo que falta y reenfocar tu atención en las cosas más significativas. Y para ello, decíamos, es necesario aplicar una técnica específica que veremos a continuación, que consiste en ejecutar once pasos.

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