Estructura tu jornada laboral con GTD

Estructura tu jornada laboral con GTD

Casi desde que empecé a poner en práctica los principios de GTD pude sentir una mejoría enorme en la manera en que organizaba mi trabajo, mis compromisos y la información que manejaba. Sin embargo, eso no significaba necesariamente una mejora en mi productividad. Durante mucho tiempo tuve la sensación de que algo no terminaba de encajar. Sí, mis listas eran preciosas, y mi archivo se veía impecable. Pero al final de cada día sentía que no había avanzado en los asuntos verdaderamente importantes.

Los mecanismos que ofrece GTD para ayudarnos en este sentido son la revisión semanal y la clasificación de las tareas según su contexto, tiempo y energía necesarios para completarlas, y prioridad. Y funciona… hasta cierto punto. ¿Qué es lo que falla?

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Archivo de papel, simple

Archivo de papel, simple

Hay varios factores que podrían considerarse de éxito a la hora de organizarnos mejor y ser más productivos. Entre ellos, uno que para mi ha supuesto una gran diferencia a lo largo de los años es el asunto del archivo adecuado de los documentos de papel. Parece mentira como un detalle tan simple como tener papeles sin organizar puede causar tanto estrés, distracción y “ruido” productivo.

Disponer de un sistema de archivo rápido, y un método claro y bien definido para archivar todo lo que cae en tus manos, es fundamental para empezar a recoger los frutos de un método de organización como GTD. Claro, lo ideal sería no tener que archivar papel. Pero, aunque existen varias maneras de reducir el papel que debes archivar, quien más quien menos, todos tenemos cierto volumen de documentos que debemos organizar de alguna manera. No importa que ya estemos inmersos en la era de la tecnología, el papel seguirá estando con nosotros mucho tiempo, si es que alguna vez llega a desaparecer. Así que más nos vale aprender a manejarlo de manera eficiente.

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Dropbox contra iCloud

Dropbox contra iCloud

No, no tengo ninguna intención de iniciar un guerra religiosa en favor o en contra de estos populares “cyberlockers”. Ni siquiera voy a hablar de ellos, al menos no de forma directa, sino de los paradigmas que representan cada uno y de cómo pueden cambiar la forma en que gestionamos nuestra productividad.

Ultimamente se está poniendo de moda el asunto de almacenar en la nube, y hasta Google y Microsoft se han subido al carro recientemente con sendas propuestas. Sin embargo, iCloud, de nuevo una herramienta puesta en la mesa por Apple, ha traído una visión distinta de lo que debe suponer el almacenamiento en la nube. Pero antes de que me lluevan improperios, una aclaración. Aunque en los últimos dos años he caído bajo el influjo del ecosistema de Apple, no me considero un “fanboy”. O al menos me creo lo suficientemente abierto de entenderas como para no aceptar cualquier cosa que venga de los chicos de la manzana.

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GTD: Planeación y contexto único

GTD: Planeación y contexto único

De vez en cuando me gusta poner a prueba los paradigmas y ver qué pasa si hago las cosas un poco diferentes. Como alguno de vosotros todavía recordará, hace tiempo experimenté con Autofocus, un método de Mark Forster radicalmente distinto a GTD. Ahora he vuelto a las andadas. Desde hace ya unas semanas estoy jugando con lo que yo llamo el contexto único. Y para ser sincero, de momento se está ajustando bastante bien a mi forma de trabajo.

¿En qué consiste exactamente? Muy sencillo: en reducir el número de contextos a uno sólo. O lo que es lo mismo, a no tener contextos. La razón es muy simple: GTD sugiere –no obliga–, crear varias listas de tareas, una para cada posible contexto en que puedas encontrarte trabajando. Pero, ¿qué sucede si mantienes tu lista total de tareas muy reducida? Antes de gritarme que eso es imposible, espera que te explico…

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Microcompromisos y productividad personal

Microcompromisos y productividad personal

Cuando afrontamos una meta a medio o largo plazo, es necesario enfocar exactamente el resultado que queremos conseguir. Ya he escrito otras veces sobre lo importante que resulta definir objetivos en lugar de propósitos. Para que un propósito se convierta en un verdadero objetivo, este debe ser concreto, realista y motivador. Concreto en términos de resultado y plazo para cumplirlo; realista para tener alguna oportunidad de alcanzarlo con un esfuerzo razonable; motivador para conseguir el compromiso necesario a lo largo del tiempo.

Generalmente, es bastante sencillo definir objetivos de forma concreta. Basta con tener claro el plazo de tiempo y un resultado que se pueda medir. Si quieres mejorar tu formación durante este año, deberás fijarte un objetivo que diga cuántos y qué cursos quieres completar, y cuál es la fecha tope. Por ejemplo: “Terminar dos cursos, uno de auditorías internas y otro de elaboración de manuales de políticas y procedimientos, y certificarme en ITIL v3, antes del 30 de noviembre”. En cuanto a la motivación, si realmente te interesa tu formación, y dado que el único trabajo que tienes que hacer es inscribirte y asistir a unas cuántas clases, quizá no sea un gran problema.

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