Organizarse y priorizar… ¿seguro?

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¿Quién no ha oído decir alguna vez eso de que “lo que tú necesitas es organizarte y priorizar”? Los amigos, los profesores, los jefes, la abuelita… Todos lo dicen, todo el tiempo, como si fuera un mantra. Ya forma parte del acerbo cultural, todo el mundo saber que si tienes problemas de productividad lo único que debes hacer es “organizarte y priorizar”, aunque nadie lo haga. O peor aún, aunque lo hayan intentado y a ellos no les haya dado resultado. No importa, si todo el mundo lo dice, debe ser verdad.

Pero a poco que hayas intentado hacerles caso te habrás dado cuenta de que la cosa no es tan sencilla como parecen sugerir los “expertos”. La verdad es que no lo es, especialmente si seguimos sosteniendo dos falsas creencias que han hecho mucho daño a la productividad personal de las personas a lo largo de los últimos años.

Organizarse no es una acción

La primera de las falsas creencias de las que hablo es la de que uno no puede organizarse igual que puede freír un huevo o lustrarse los zapatos. Organizarse no es una acción, sino un proceso muy complejo que implica desarrollar toda una serie de —generalmente— nuevos hábitos de trabajo. Suponiendo que sabes cuáles son esos hábitos, y que sabes cómo desarrollarlos —otro asunto que no es para nada sencillo—, lo que la gente entiende por organizarse lleva tiempo y disciplina.

El problema de decir “tú lo que necesitas es organizarte” es que suena igual que “para cambiar de canal sólo tienes que apretar este botón del mando”. Cuando te quedas con esa idea en la cabeza el resultado es que, cualquier cosa que hagas, aunque vaya en la dirección correcta, va a hacer que abandones el intento de organizarte. Y es que no hay nada que puedas hacer que, por sí solo, te haga automáticamente organizado.

O dicho de otra manera, la consecuencia de asumir que organizarse es una acción simple, binaria, que lo haces o no lo haces, es que, al ver que no funciona, probablemente termines volviendo a los viejos hábitos que ya tenías. Puede que sigas sin “estar organizado”, pero al menos no supone esfuerzo.

Asignar prioridades es una tarea inútil

La otra falsa creencia es asumir que la prioridad de las tareas nunca cambia, y por tanto podemos asignarlas y trabajar de acuerdo a ellas hasta que las tareas sean completadas.

Por más que la realidad se empeña en demostrarnos que asignar prioridades no funciona, seguimos obsesionados por hacer caso a los gurús de la gestión de tiempo, e intentamos clasificar las tareas según todo tipo de escalas arbitrarias, a cada cual más compleja y creativa.

Si eres un trabajador del conocimiento, seguro ya te has dado cuenta de que las cosas cambian muy deprisa, haciendo que lo que ayer era urgente hoy pueda esperar, y viceversa. En un entorno de trabajo tan cambiante como el actual, asignar prioridades es como dejar flotando varias hojas en una corriente de agua y pretender que permanezcan en el mismo orden conforme avanzan. Es sencillamente imposible. Si no quieres pasar todo tu tiempo reasignado prioridades, lo mejor es que te olvides de ellas.

Lo que de verdad debes hacer

Entonces, ¿cuál es el secreto de las personas altamente eficientes? ¿Cómo se supone que consiguen hacer primero lo más prioritario, y mantener en orden sus actividades? Sin entrar en muchos detalles, lo que sucede es que han desarrollado cinco hábitos básicos –que no sencillos–, que les permite ser conscientes de los frentes que tienen abiertos, elegir en qué se van a enfocar en cada momento, y dejar de hacer conscientemente las cosas que no quieren/pueden/deben hacer en este momento.

De manera un poco simplista, en primer lugar capturan todas las cosas que pueden llegar a suponer un compromiso –con ellos mismos o con terceros, ahora o en el futuro– en un lugar confiable, fuera de su cabeza, sin importar el momento y el lugar en que estas cosas surjan; luego procesan regularmente todo lo que capturan para poder determinar hasta qué punto se van a comprometer con cada cosa y cuándo; una vez decidido que se van a comprometer con una cosa, la desglosan en acciones físicas, en función de las herramientas, lugares o personas –contextos– que van a necesitar para completarlas; además, cuando llega el momento de hacer, tienen en cuenta las fechas de vencimiento objetivas de cada compromiso, así como el contexto, nivel de energía mental y tiempo disponible en este momento para trabajar de manera eficiente y determinar lo que van a hacer a continuación, sin necesidad de utilizar prioridades subjetivas asignadas días o semanas atrás; y por último, se toman el tiempo necesario para actualizar regularmente su inventario de compromisos, de manera que puedan estar seguros de que se están enfocando en las cosas correctas en todo momento.

Todo esto suena un poco más complicado que “organízate y prioriza”, desde luego. La gran diferencia es que esto sí funciona, y funciona muy bien.

Lo que acabo de describir muy brevemente no es otra cosa que la metodología de productividad personal “Getting Things Done”, o GTD, desarrollada y hecha popular a nivel mundial por David Allen, y que lleva demostrando su valor desde hace casi 15 años. Nada nuevo, como se puede ver. Lo sorprendente es que, a pesar del tiempo transcurrido, la gente aún se empeñe en intentar organizarse, asignar prioridades y “gestionar el tiempo”.

Si organizarte y priorizar no te funciona –y si eres un profesional que trabaja con un ordenador y su mente, como la mayoría hoy en día, hay muchas probabilidades de que no te funcione–, ya sabes lo que puedes hacer: captura, procesa, organiza, toma buenas decisiones según las circunstancias de cada momento y revisa regularmente tus compromisos. O dicho de otro modo, practica GTD.

10 comentarios

  1. Me ha encantado el post Jerónimo. En mi opinión estriba en que la mayoría de las veces no tenemos conciencia de todo lo que esconde una simple frase “organízate y prioriza” Madre mía, si además de faltar un montón de información, se obvian todas las creencias que tenemos acerca de lo que implica organizarse y planificar. Y lo más importante, la necesaria discplina que hay que desarrollar para cambiar unos hábitos por otros. Me encanta el término “fluidez disciplinada” que escuche por primera vez en la formación de Coaching Generativo que hice.
    Enhorabuena por tu blog. Lo sigo regularmente sin pederme detalle. Me ayuda muchísimo en mi camino. La productividad personal es una forma de vida más que herramientas y métodos.

    • Efectivamente, Beatriz, la productividad personal llega a convertirse en una forma de vida, igual que hacer ejercicio y comer saludablemente. Solo entonces se empiezan a disfrutar de esa “fluidez disciplinada” casi sin esfuerzo. Pero hasta llegar ahí, hay que trabajar mucho y duro.

      El post es un intento de resaltar que las palabras que empleamos a veces nos hacen simplificar las cosas en exceso. La expresión “organizarse y priorizar” esconde buenas intenciones, pero sin matices hace mucho más daño de lo que ayuda.

      Muchas gracias por tus palabras y te sigo leyendo por aquí. :-)

  2. Muy claro todo.

    Parece un post escrito para alguien que está empezando a organizarse. Es decir, alguien recién llegado a este mundillo.

    Como dices, GTD suena más complicado que “organiza y prioriza”. Pero, para alguien recién llegado (y por favor corrígeme si me equivoco, ya que quiero hablar sobre esto en un post), quizás lo más sencillo, al menos para empezar, sea coger las que para mí son las dos herramientas más fundamentales y poderosas de GTD:

    – Inbox
    – Revisión

    Si me apuntaran con una pistola y me dijeran de quedarme sólo con dos aspectos del sistema, creo que serían esos.

    De hecho, el Autofocus, sistema que estuviste probando una temporada, básicamente es eso, no?

    ¿Crees que puede servir esto como “pequeña barrera de entrada” para empezar en este mundillo? ¿Para crearse unos primeros hábitos?

    • Buen punto, Josan. Desde luego, si nunca te has planteado el asunto de la productividad personal, cualquier cosa que hagas, aunque sea algo muy sencillo, ya es un paso adelante. Como mencionas, GTD implica desarrollar muchos hábitos, y eso cuesta. El mejor enfoque, y el que siempre propongo en los talleres que facilito, es empezar con aquellos hábitos que te resulten más fáciles o atractivos.

      En cuanto a qué hábitos se deben desarrollar primero, no podría decir cuáles de manera objetiva y universal. A la mayoría de las personas les resulta muy revelador el hecho de empezar a capturar todo; otros se obsesionan con la organización. Muy pocos eligen revisar el sistema de manera regular, principalmente porque requiere mucha disciplina.

      En cualquier caso, lo que yo haría si tuviera que volver a empezar con GTD desde cero, es implementar los 5 hábitos básicos: capturar, procesar, organizar, evaluar y hacer. No importa que no los haga perfectos, eso es cuestión de práctica. Si consolidas esta columna vertebral, el resto de pequeños hábitos se van pegando poco a poco, con la experiencia y la práctica.

      • Los que sabéis de esto siempre acabáis en lo mismo: los hábitos.

        Es como quien empieza a hacer deporte, no? Nos queremos poner cachas ya el primer día, y así pasa luego.

        La clave está en el largo plazo. En tomárselo con calma y convertir estas prácticas en hábitos que duren.

        Si nos damos un empacho, o queremos ser demasiado perfeccionistas, acabamos dejándolo todo a un lado.

        Escribí un artículo precisamente hablando de esto, de los hábitos, y de no pasarse de perfeccionista, en base a una entrevista que escuché a Berto Pena. Dejo aquí el link si te parece, ok?:

        http://enbuscadefoco.blogspot.com.es/2015/01/no-hagas-caso-a-los-tips-de-productividad.html

  3. Pingback: La productividad basura perjudica seriamente tu efectividad | Óptima Infinito | Efectividad centrada en las personas

  4. Pingback: Cómo y cuando fijar prioridades - GAREY

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