Mis 3 bandejas físicas GTD

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Los que habéis seguido la serie Mi sistema GTD, de la A a la Z, recordaréis que una de las claves para una buena recopilación es disponer de una bandeja de entrada física. Una bandeja de entrada no es más que un lugar donde “aparcar” las cosas que entran en nuestro radio de acción, y a las que ahora no queremos o no podemos dedicar tiempo. Según nuestro ciclo de trabajo, la bandeja de entrada será procesada después para decidir qué hacer con cada una de las cosas que están ahí: deshacernos de ellas, programar citas, delegar tareas, hacerlas inmediatamente o convertirlas en una acciones que serán ejecutada tan pronto como sea posible.

Pues bien, resulta que yo no tengo una, sino tres bandejas –bueno, en realidad son seis: tres en la oficina y otras tres indénticas en casa–. En realidad, mis bandejas son una mezcla de sistema de recopilación y de organización, como veremos a continuación.

La bandeja de entrada

No hay mucho misterio con esta bandeja. Casi todo lo que hay que decir sobre ella ya lo vimos cuando hablamos de la recopilación GTD. En mi sistema, esta es la bandeja superior, etiquetada como “entrada” (ver foto).

Todo –y cuando digo todo, quiero decir todo– lo que cae en mis manos, y requiere algún tipo de acción, termina en esta bandeja. Desde facturas y reportes, pasando por objetos como pilas gastadas que tengo que cambiar, revistas para leer, hojas de mi libreta de recopilación, documentación para proyectos… ¡todo!

Cuando llega el momento del procesamiento, me encargo de ir sacando cada cosa una a una, y tomo una decisión al respecto. (Para saber más sobre cómo procesar la bandeja de entrada puedes consultar este artículo.)

La bandeja de cosas en curso

Esta es la segunda bandeja del sistema, llamada simplemente “en curso”, y sirve para tener a mano las carpetas con el material de referencia de los proyectos que tengo activos en este momento.

La documentación de proyectos suele guardarse en el archivo de referencia, pero sería muy poco práctico tener que acceder a dicho archivo cada vez que necesito trabajar con uno de ellos –generalmente, varias veces al día. Por eso, en lugar de ello mantengo este material a la mano en una bandeja. Sólo guardo estos documentos en el archivo de referencia general si voy a dejar el proyecto detenido durante un tiempo o, por supuesto, cuando lo termino.

Cada proyecto tiene su propia carpeta manila, etiqueta convenientemente. Sin embargo, como podéis ver en la foto que ilustra este artículo, la carpeta superior es de color rojo, y no corresponde a ningún proyecto. En esta carpeta guardo cualquier los documentos necesario para las siguientes acciones que tengo pendientes, y que no forman de ningún proyecto. Por ejemplo, la factura de la luz que tengo que pagar en cuanto pueda. 

Así, esta bandeja es en realidad una extensión del sistema de organización para todo lo que está “vivo” en este momento. Me ahorra tiempo y facilita mucho el trabajo.

La bandeja leer/revisar

Por último, cuando me encuentro con material de lectura interesante, va a parar a la tercera y última bandeja del sistema. En ella conservo revistas, informes y otros documentos que tengo o quiero leer en cuanto tenga un momento libre. Generalmente, después de la lectura van a la basura –salvo que el material sea tan interesante que merezca ir al “cielo” de los documentos, es decir, el archivo de referencia general ;-)

De nuevo, esta bandeja es una extensión del sistema de organización. Además, utilizar esta bandeja tiene una importante implicación adicional: no necesito una lista de siguientes acciones para lo que tengo que leer. Los propios documentos y revistas almacenados en esta bandeja actúan de recordatorios por sí sólos. Cuando tengo que ir a algún sitio donde voy a tener que esperar, simplemente agarro algo de esta bandeja y me lo llevo.

Como truco final, os contaré que, si algo que he leído me ha parecido interesante, muchas veces no guardo el documento completo, sino sólo las páginas que me interesan. ¿Y el resto? Adivinásteis: va a la basura. (Ya sabéis, me gusta la simplicidad y odio la basura.)

¿Tienes algún sistema de bandejas similar a este? ¿Cómo lo utilizas? Compártelo con nosotros en un comentario.

Foto por El Gachupas (via Flickr)

8 comentarios

  1. Hola…

    Pues comento mi sistema: Yo tengo dos bandejas de entrada, 1 en la oficina para temas de trabajo y 1 en casa para mis temas personales.

    Tus dos bandejas restantes las sutituyo, en la oficina, por 1 archivador con carpetas colgantes y temas en curso. Para casa tengo un archivador de anillas con fundas de plastico multitaladro donde tengo los temas en curso y que ocupa poco espacio.

    Las cosas que leo en papel y me parecen interesantes, las escaneo y el papel a reciclar.

    • @Julio:

      Gracias por compartir tu sistema :-)

      Yo también escaneo muchas cosas, pero a veces no lo hago por pereza –el escáner de la oficina es también fotocopiadora e impresora, y tengo que esperar a que nadie la esté usando, levantarme, escanear en mi buzón y luego descargarlo en mi ordenador; una lata :-)

  2. Pues vaya: lo tengo exáctamente igual, aún etiqueté el otro día mis tres bandejas de casa :D De hecho pensé que así es como se indicaba en el libro de GTD aunque ahora que lo pienso igual no se refería a las bandejas físicas sino a las de correo electrónico.

    De cualquier forma a mi me parece el sistema óptimo para tener todo a mano y controlado en el plano ‘físico’. Sigo intentando acostumbrarme a trabajar más con documentos digitales que con papel (más eficiente y más ecológico) pero cuesta desapegarse de las viejas costumbres y a veces es necesario tomar notas de forma rápida en algún documento, cosa para la que no he encontrado un método satisfactorio todavía.

    • @Chemo:

      En el fondo, mi sistema no es nada novedoso –estoy seguro que hay muchos GTD-ianos que tienen un sistema idéntico. Pero quería compartirlo porque muchos de vosotros apenas estáis empezando a implementar GTD.

      Aunque no queramos, todavía hay –y habrá– cierto volumen de trabajo relacionado con papeles físicos. Lo digital está muy bien para el archivo de referencia, pero siempre habrá una parte de trabajo hecha a la antigua, con papeles y bolígrafo. La verdad, no he encontrado todavía nada que supere al papel para ciertas cosas. Por ejemplo, sigo tomando notas rápidas en mi libreta recopiladora ecológica –y luego las pongo en mi bandeja de entrada, claro ;-)

  3. Está muy bien traído el tema del post,ya que para mí no fue fácil dar con un sistema adecuado, y compartiendo tú, nos animas a compartir a los demás, enriqueciéndonos todos.

    Al empezar con GTD, enseguida me agencié 3 bandejas de plástico, pero los rótulos de cada una de ellas han ido cambiando.

    Coincidimos en dedicar la bandeja superior a la bandeja de entrada (muchas veces he pensado, que la de entrada debería de ser una de las otras dos, para que tuviera un techo o tope).

    Uso la segunda bandeja para delegar, y, cuando estoy procesando, pongo allí todo lo que tendré que entregar a otras personas, con un breve nota resumiendo para qué se lo doy.

    La tercera bandeja tiene el rotulo DO ASAP, y coloco allí items accionables con los que me tengo que poner tan de inmediato que no merece la pena pasarlos a la carpeta del proyecto. Usualmente está vacía.

    Por lo demás, el material de “en curso” lo tengo en un archivador de carpetas colgantes en un cajón grande del escritorio, cada uno con su proyecto (y una carpeta para acciones sin proyecto), no me resultan cómodas las bandejas para esto.

    El material para “leer revisar”, lo anoto como una acción pendiente más (con su contexto “revisar”), y el documento se va a la carpeta colgante del proyecto en curo y muchas veces a la carpeta de acciones sin proyecto.

    • @Estevo:

      Excelente variante de las 3 bandejas, me gusta mucho.

      Imagino que utilizas una bandeja para delegar porque mueves mucho papel. Yo, en cambio, trabajo con muy poco papel, y es por eso que puedo dedicar bandejas a los proyectos en curso y material de lectura.

      Una prueba más de que el secreto de GTD está en la adaptación a las circunstancias de cada uno.

  4. Soy programador, y acabo ayudando a la gente a organizarse en la oficina.
    El sistema que recomiendo es el de las tres bandejas y hago pensar a la gente el porqué se venden de 3 en 3.
    Arriba [Entradas] los documentos que entran (facturas para contabilizar, cosas que revisar, post-it con tareas ha hacer…etc..)
    En el [En curso] medio, los documentos aparcados porque están pendientes de algo (llamada, justificante…), los documentos en curso que estarían sobre tu escritorio pero que has apartado porque recibes a alguien etc..
    Abajo [Salidas] es todo lo que has procesado y debes archivar, así no tienes que levantarte cada vez que procesas un documento.

    • @Chitipascal:

      Como buen practicante de GTD, yo eliminaría la bandeja “Salida”. Cuando procesas algo de la bandeja de entrada debes:

      1) Tirarlo, o
      2) Ponerlo en curso –creando una próxima acción o añadiendo un recordatorio a las cosas en espera, o
      3) Archivarlo inmediatamente

      Si no archivas inmediatamente, es muy probable que nunca lo hagas, o que la pila de cosas a archivar crezca constantemente.

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