Mi sistema GTD: técnicas adicionales

(Este artículo forma parte de la serie Mi sistema GTD, de la A a la Z. No te pierdas el resto.)


Después de haber recorrido el método de productividad de David Allen paso a paso, llegamos al último de los artículos de esta serie. (No os preocupéis, este no será ni mucho menos el último artículo sobre GTD y productividad; hay mucho más que decir, y lo diremos en próximos artículos.)

Para terminar con broche de oro, profundizaremos en algunas técnicas adicionales que muchos GTD-ianos utilizamos frecuentemente al implementar el método. Alguna no forma parte del método propiamente dicho, pero se ha hecho tan popular que frecuentemente se termina considerando parte de él. Otras son simplemente ideas geniales que he conocido por otros “productivos”. En fin, espero que os resulten tan útiles e interesantes como a mi.

Las tareas más importantes

Basado en una idea de Stephen R. Covey (entre otros), y popularizada entre los “productivos” por Leo Babauta de Zen Habits, consiste en realizar todos los días una lista de 2-3 tareas más importantes que debemos llevar a cabo al día siguiente, sin excusas.

Como ya he comentado en otros artículos, esta es la única forma de priorización que yo utilizo. Cada tarde, como parte de mi revisión diaria, busco las siguientes acciones relacionadas con mis proyectos más importantes, aquellos que quiero hacer avanzar en primer lugar porque están relacionados a su vez con mis objetivos clave. Además, identifico las siguientes acciones que son urgentes (por ejemplo, una llamada telefónica que me comprometí a hacer). De entre todas selecciono finalmente las 2-3 tareas más importantes (TMIs), las que debo hacer sin falta al día siguiente.

En realidad, el número exacto de TMIs no es tan importante. Hay días en que sólo tengo 2 de ellas, y otras 4 o incluso 5, dependiendo de los frentes que tenga abiertos. La clave es organizarme de modo que estas tareas salgan lo antes posible a lo largo del día (generalmente una a primera hora, otra a lo largo de la mañana, y la última a primera hora de la tarde). La idea que se esconde detrás de ello es que si dejamos que las tareas rutinarias vayan ocupando el tiempo, al final nos podemos encontrar con que no tenemos tiempo para lo realmente importante.

Las bandejas “en curso” y “leer/revisar”

Hemos hablado mucho de la bandeja de entrada física, pero en realidad tengo tres bandejas físicas: una para todo lo relacionado con el trabajo en curso, y otra para el material que tengo pendiente de leer o revisar, como revistas o informes técnicos.

La bandeja de trabajo en curso tiene una carpeta manila por cada proyecto en que estoy trabajando en este momento. No es muy práctico tener que guardar y sacar las carpetas del archivo de referencia todo el tiempo, así que las mantengo en su propia bandeja, accesible simplemente con alargar el brazo. Sólo cuando cierro un proyecto definitivamente paso la carpeta al archivo de referencia.

La bandeja “leer/revisar” no es más que una especie de lista contextual, que representa lo que tengo que hacer cuando estoy en el modo “lectura”. En lugar de crear un contexto en mi sistema GTD, y escribir cada nueva revista, informe o documento que tengo que leer, lo pongo en la bandeja. La propia bandeja es la lista contextual. Así, cuando tengo un rato para leer, o si voy a salir y preveo que tendré algún tiempo “muerto” (en el metro, en el dentista, etc.), puedo tomar algo de la bandeja y llevármelo.

Las bandejas portátiles

Es relativamente común que cuando estoy de viaje, o simplemente ando fuera de la oficina o de casa, me encuentre con algún papel que tengo que procesar, como mapas turísticos, recibos de compras, notas rápidas, etc. ¿Qué hacer si no tenemos la bandeja de entrada con nosotros? Bueno, en mi caso tengo una bandeja de entrada portátil.

Mi bandeja de entrada portátil no es más que un sobre manila un poco más resistente y grande que los de tamaño A4 o carta. Lo llevo siempre en mi mochila, en la sección para documentos, y voy echando en ella cualquier cosa que debo procesar después. Cuando llego a casa o a la oficina, vuelco el contenido en la bandeja física y, en su momento, lo proceso.

Además de la bandeja de entrada portátil también tengo una “bandeja” de documentos en tránsito, un sobre de plástico transparente con cierre hermético donde transporto temporalmente los documentos que tengo que sacar de mi archivo de referencia, por ejemplo, cuando tengo que hacer una fotocopia, o presentarlo para alguna gestión. Cuando regreso a casa o la oficina, vacío el contenido y lo vuelvo a archivar.

Los pseudo-contextos

Un concepto que yo aprendí de José Miguel Bolívar, en su blog Optima Infinito. Si bien hemos visto que podemos crear una lista por contexto o situación posible en que nos podemos encontrar (en casa, en la oficina, en la calle, etc.), no tenemos por qué limitarnos sólo a ellos.

José Miguel propone crear también pseudo-contextos para una herramienta específica (por ejemplo, “al correo electrónico”), una persona (“con el jefe”), un lugar (“el supermercado”) e incluso un nivel de energía (“alto”, “medio” o “bajo”), o el tiempo que tengamos disponible antes de que tengamos que hacer otra cosa (“5 minutos”, “15 minutos”, etc.).

Sólo hay que tener cuidado de no sobre organizar el sistema. Si tenemos 25 siguientes acciones, no tiene sentido crear 20 pseudo-contextos diferentes. Los pseudo-contextos son muy útiles si tenemos muchas acciones siguientes que organizar, y facilitan mucho el trabajo por lotes.

Los perfiles personales

Otro concepto que aprendí de un gran “productivo” como es Alex Bergonzini de GTD Bergonzini. Consiste en mantener un registro de los datos más importantes de la gente con las que mantienes algún tipo de relación: cumpleaños, gustos, nombre de la pareja e hijos, anécdotas personales…

Como dice el propio Bergonzini, no se trata tanto de mantener comunicaciones mecánicas y frías, basadas en un registro en el ordenador, sino de mejorar las relaciones personales, hacerlas más ricas y próximas, gracias a la información que registramos en los perfiles. De hecho, no puedo imaginar mejor halago para alguien que el saber que te tomas la molestia de registrar esos pequeños detalles, que mantienes una especie de diario de la relación. Se me hace simplemente una idea genial.

¿Qué otras técnicas y hábitos conoces para aumentar la productividad con GTD? Comparte tus ideas y experiencias en un comentario.

Foto por Mohammed Shaker

14 comentarios

  1. Pingback: Bitacoras.com

  2. Hola.
    Me linkearon a tí desde “El Canasto”, y me ha sorprendido mucho el aire fresto que aportas. Donde los demás son sesudos pensantes del GTD, aquí me encuentro con algo practiquísimo, vivo y real. No es por desmerecer a Sangers o Pena, que su mérito tienen, pero éste blog me parece más cercano y “usable” que aquéllos, sobre todo para los que buscamos textos rápidos del leer y plemos de ideas prácticas que adoptar.
    Sigue en la tónica, es estupenda.
    Saludos, Jose Fco.

  3. Ten cuidado con eso de la recopilación de datos, al final acabas en convertirte en adicto y aunque te puera parecer un halago estar informado de todo, a veces una orden de alejamiento puede devolverte a la realidad, pero mientras no llegue: recopilar, recopilar y recopilar :)

    Me ha gustado esta parte de extras. Buen artículo.

  4. Pingback: 5º principio de eficacia personal de Brian Tracy: practique el método ABCDE

  5. Pingback: Hackea Tu Vida » Blog Archive » 5º principio de eficacia personal de Brian Tracy: practique el método ABCDE

  6. De las técnicas que planteas la que más me ha llamado la atención es la relativa a la recopilación de datos personales. En muchas ocasiones creo que es conveniente tener algo de información personal de contactos, que mejora la relación entre personas (intersandote por el estado de algún familiar enfermo, evitando sacar temas de convesación que pudieran resultar hirientes para una determinada persona, etc.)

    Sin embargo, me surgen dudas:
    - Cómo haceis la recopilación de datos personales?
    - Que sistema utilizais?

  7. Hola! He puesto en marcha mi propio GTD, estoy en ello y me he decidido por rho vs en mi iPad. Es sencillisimo pero a la hora de poner tareas en espera no hay carpeta para ello! Tampoco puedes poner tareas que se repitan periódicamente el calendario.
    Hay alguna forma de hacerlo? Después de compraron va a resultar que le falta añgo importante para mi ya que delego muchas tareas.

    Mil gracias

    Una novata de GTD!!

    • @Beatriz:

      No conozco la aplicación. Estuve revisando en Internet y no parece que tengan una aplicación del tipo “to-do”.

      En cualquier caso, te recomiendo que escribas un correo al área de soporte. Ellos seguro te sacarán de dudas :-)

  8. Estoy de acuerdo con esto. Yo era un adicto a miles de fuentes de información. En un principio esto es importante, pero al cabo de un tiempo puede que no dejen espacio para tus propias ideas. Está bien leer sobre lo bueno que son los demás, pero siempre que tú mismo pases a la acción.

  9. @Jose Fco.:

    Bienvenido, y muchísimas gracias por tus palabras :-D

    Es un honor que me compares con esos dos monstruos de la productividad personal. Un honor que no sé si merezco, la verdad. Yo apenas acabo de incursionar en los blogs sobre el tema, y soy consciente de que todavía tengo mucho que aprender. Como bien dices, lo que han hecho Jeroen Sangers, Berto Pena y otros muchos autores como ellos tiene mucho mérito. Ellos han tratado de tapar un hueco enorme que había en la productividad personal en español, y lo han hecho muy bien. (Y no deja de ser paradójico que dos de los escritores más importantes, Jeroen Sangers de El Canasto, y Eric Larsson de Habitos Vitales, ni siquiera sean hispanos.)

    De todos modos, pensando en lo que dices, creo que el secreto de El Gachupas está en que desde el principio he hecho un gran esfuerzo por desarrollar la receta para escribir los artículos que a mi me hubiera gustado leer cuando empecé a aprender productividad. Una estructura clara, y contenidos breves y prácticos forman parte de esa receta. Así que me alegra mucho que vosotros, los lectores, os deis cuenta de ello y lo aprecieis :-)

    Tu retroalimentación es muy importante para saber que voy por buen camino. De nuevo, muchas gracias, y espero seguir manteniendo tu atención.

  10. @Mac Windu:

    En realidad la idea no es mía, sino de Alex Bergonzini (como explico en el artículo). Yo apenas estoy empezando a llevar la idea a la práctica. Próximamente, cuando tenga un poco más de experiencia, publicaré mis resultados. Mientras tanto, te recomiendo que te pases por el artículo original de Alex y le dejes un comentario. O mejor aún, te pongas en contacto con él :-)

    Para implementar los perfiles personales pienso utilizar la sección de notas de mi BlackBerry. De hecho, últimamente he descubierto todo el potencial que tienen estos “smartphones” para implementar GTD, sin necesidad de software adicional. Estoy a punto de publicar un artículo al respecto, así que animo a que estés pendiente.

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