Mi sistema GTD: revisión

(Este artículo forma parte de la serie Mi sistema GTD, de la A a la Z. No te pierdas el resto.)

Hasta ahora hemos visto cómo recopilar, procesar, organizar y ejecutar el trabajo. Parecería que ya no hay mucho más que hacer, que ya tenemos todas las herramientas que necesitamos para ser productivos. ¡Craso error! Precisamente creer que ahí termina todo es el problema de otros métodos de productividad personal.

Uno de los puntos fundamentales de GTD y, no voy a negarlo, también una de las cosas que más disciplina requiere, es la revisión permanente de todo el sistema. Una revisión frecuente y adecuada permite renovar el sistema, pulirlo, refrescarlo, dejarlo listo para seguir trabajando con él un día más.

Adquirir el hábito de la revisión es la última pieza del rompecabezas. Pero, ¿qué revisar y cada cuánto tiempo?

Por qué revisar

Si no hacemos “limpieza” de las listas llegará un momento en que ya no estaremos seguros de si lo que aparece en ellas es trabajo real pendiente de hacer o trabajo ya terminado. Si se nos olvida “mover” siguientes acciones de un proyecto a la lista contextual correspondiente, es muy posible que se nos olvide realizar el trabajo. Si no borramos los proyectos terminados y añadimos nuevos proyectos de la lista “Algún día/Quizá”, no progresaremos en nuestros objetivos.

En resumen, si no revisamos nuestro sistema regularmente, empezará a descontrolarse bajo una especie de entropía. Empezará a ser poco fiable y, más temprano que tarde, dejaremos de utilizarlo.

Por tanto, revisar el sistema nos permite tener en todo momento una “fotografía” exacta de los compromisos, los objetivos y el trabajo que tenemos por delante.

Qué hay que revisar

Básicamente tenemos que revisar dos cosas: las listas y el calendario. Las listas, especialmente las de siguientes acciones, cambian constantemente. Lo ideal sería poder eliminar las acciones en el momento que se completan, y añadir nuevas en tiempo real. Pero la realidad es que la actividad diaria casi nunca nos permite realizar este trabajo sobre la marcha, y en muchas ocasiones es casi contraproducente desde un punto de vista productivo. Por eso, es necesario fijar ciertos momentos para revisar y depurar las listas, eliminando aquellas acciones que ya están completadas, y añadiendo nuevas acciones para hacer avanzar los distintos proyectos.

La lista de proyectos cambian mucho más despacio, pero en algún momento tendremos que revisarla para eliminar los proyectos que ya han sido terminados, y pasar nuevos proyectos de la lista “Algún día/Quizá” a la lista de proyectos vivos.

El calendario también cambia, quizá a mayor velocidad que la lista de proyectos, aunque no tan rápidamente como las listas de siguientes acciones. Hay que eliminar los compromisos cubiertos, y quizá reprogramar algunos que han cambiado de fecha.

Como podemos ver, son varias las cosas que tenemos que revisar, cada una con un ritmo de cambios distinto, por lo que habrá que decidir cuándo y cómo revisar cada una de ellas.

Cómo revisar

David Allen hace mucho hincapié en la revisión semanal, donde teóricamente deberíamos revisar todos y cada uno de los elementos de nuestro sistema de productividad. Yo, sin embargo, soy más partidario de realizar pequeñas revisiones diarias, y una revisión semanal global, lo que permite hacer más fácil y rápido el mantenimiento de las listas.

Para que te hagas una idea de cómo realizar una revisión, te cuento a continuación lo que yo hago cada día al final de la jornada:

1. Recopilo, proceso y organizo. Para estar seguro de que mi sistema es esa “fotografía” fiel de mis obligaciones, primero recopilo todo lo que me pueda quedar pendiente, como tarjetas de visita, notas de reuniones, tickets de compras, etc. Luego procuro dejar mis bandejas de entrada limpias, incluído el correo electrónico y las notas de voz de mi teléfono móvil, procesando y organizando lo que resulte. Como hago esto todos los días, generalmente no me lleva más de 5 minutos.

2. Actualizo las listas de siguientes acciones. Una vez estoy seguro de que todo está organizado en mis listas, procedo a repasarlas una a una para eliminar todas las acciones que ya fueron completadas a lo largo del día. Luego repaso la lista de proyectos, y me aseguro de que cada proyecto tiene al menos una siguiente acción definida en alguna de las listas contextuales. Es la forma de asegurarme de que todos los proyectos seguirán avanzando mañana.

3. Reviso el calendario. Antes de irme compruebo cuáles serán mis compromisos del día siguiente, por si tengo que preparar algo de antemano, o para confirmar reuniones o citas.

4. Selecciono las tareas más importantes (TMIs). Hablaremos más de esto en el próximo artículo, pero básicamente consiste en seleccionar 2-4 siguientes acciones de las listas contextuales que me obligaré a completar el día siguiente. Selecciono estas tareas teniendo en cuenta su urgencia y los objetivos que quiero alcanzar a corto y medio plazo. (Este es el único mecanismo de priorización que utilizo para ejecutar el trabajo.)

Además de las actividades anteriores, que hago todos los días, una vez a la semana (generalmente los viernes) realizo además otras tareas destinadas a pulir la lista de proyectos y la planificación a medio plazo:

5. Actualizo la lista de proyectos. Después de una semana de trabajo es posible que algunos proyectos ya estén terminados, así que los elimino de la lista. Y dado que la lista empieza a disminuir de tamaño, quizá sea el momento de “activar” nuevos proyectos, por lo que reviso la lista “Algún día/Quizá” para ver qué es lo que voy a mover a la lista de proyectos. (En la revisión semanal, este paso es el segundo, entre la recopilación y la actualización de las listas de siguientes acciones.)

6. Actualizo el calendario. Elimino todos los compromisos completados de la semana, reprogramo para la siguiente semana lo que haya quedado pendiente, y reviso lo que voy a tener que hacer la próxima semana por si hay que preparar algo por adelantado. (Este paso es, en realidad, un paso 3 ampliado, así que los llevo a cabo al mismo tiempo.)

7. Hago una lluvia de ideas. Por último, me tomo unos minutos para pensar en todas las cosas que andan por mi cabeza y las vuelco a un papel. Trato de realizar una lluvia de ideas, anotando todo lo que se me viene a la cabeza, por muy absurdo que parezca. Es el momento de ser creativos, sacando a la luz ideas locas, proyectos que siempre hemos querido llevar a cabo, o asuntos que nos preocupan. Una vez terminada la lluvia de ideas, lo paso todo al sistema, ya sea como proyectos “Algún día/Quizá” (hacer un viaje a Australia), próximas acciones (se me olvidó recoger el traje del tinte) o compromisos (el viernes voy a ir a la Feria del Libro).

Conclusión

Tomarte el tiempo para hacer una pequeña revisión diaria, y una revisión completa una vez a la semana, es la diferencia entre ser productivo y trabajar sin ver avanzar tus proyectos. Si adquieres el hábito de la revisión GTD diaria, hacer una revisión semanal completa no debería llevarte más de 30 minutos. Así que no hay excusa para dejar que tu sistema se descontrole y, por ende, no sirva para nada.

¿Alguna vez has revisado tus proyectos y tareas pendientes? ¿Qué otras cosas incluirías en las revisiones diarias y semanales? Comparte tus ideas y experiencias en un comentario.

Foto por Ehsan Namavar

6 comentarios

  1. Pingback: Mi sistema GTD: revisión « El Gachupas

  2. Me gusta lo de la ‘revisión semanal diaria’. David Allen sí recomienda una revisión diaria en la que mira el calendario del día siguiente, limpia las bandejas de entrada y revisa que no se haya quedado nada importante para hoy por hacer. Yo en principio no recomendaría a laguien que esté empezando con GTD trasladar cosas de la revisión semanal a la diaria, bastante difícil es adquirir el hábito semanal; pero sí es cierto que como todo en GTD la revisión es algo que hemos de hacer nuestra, y la frecuencia en que la hagamos puede depender de lo cómodos que nos encontremos con ella.

    Saludos,
    Daniel.-

  3. @Daniel:

    Tienes toda la razón: David Allen menciona la revisión diaria en su libro. A lo que me refería es que hace mucho hincapié a la revisión semanal como parte fundamental del método. Según mi interpretación (que puede estar equivocada, por supuesto), Allen considera la revisión diaria como algo opcional, mientras que yo no.

    Entiendo tu punto de vista, en cuanto que una revisión diaria quizá sea demasiado para un principiante. Sin embargo, yo no propongo realizar todos los días una revisión completa del sistema, sino más bien una especie de mini-revisón que no lleva más de 10-15 minutos. Incluso para alguien que nunca haya oído hablar de GTD, las tareas que propongo son muy sencillas y de sentido común. Según yo lo veo, el hábito de realizar la revisión diaria no es mucho más complejo que el hábito de recoger tu ordenador o de archivar los papeles que quedan en la mesa antes de irte a casa.

    En cualquier caso, tienes razón (de nuevo) en que la frecuencia para realizar las revisiones, incluso las revisiones semanales, dependerá mucho del ritmo de cada uno. Lo importante es que se revise el sistema frecuentemente para que no quede desactualizado.

    Como siempre, gracias por tu valioso comentario. Siempre aportas una idea interesante que me permite profundizar en el artículo :-D

  4. Deseo comentar que este blog es excelente, yo estoy iniciando con el sistema, pero con los consejos tan precisos espero adaptarme lo más rápido posible.

    • @Luis:

      Espero que tu proceso de aprendizaje sea lo más suave posible. Te aconsejo que eches un vistazo a los blogs de productvidad que menciono en la barra lateral, y aunque últimamente estoy profundizando en otros métodos como Autofocus, te animo a seguir pendiente de este blog. Tengo intención de retomar ideas de GTD que seguro te servirán para empezar con buen pie, especialmente la serie Pensamientos Productivos :-)

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