Mi sistema GTD: recopilación

(Este artículo forma parte de la serie Mi sistema GTD, de la A a la Z. No te pierdas el resto.

Organizarse de forma efectiva no es difícil, sólo requiere un poco de sentido común y algo de disciplina. En nuestro viaje por GTD, el método de productividad de David Allen, pasaremos por 5 procesos que deben realizarse de forma independiente, pero que están todos conectados en un ciclo sin fin: recopilar las cosas por hacer, procesarlas, organizarlas, ejecutar el trabajo que resulte y, finalmente, revisarlo todo periódicamente.

Como vemos, todo empieza con la recopilación. Sin recopilación no hay nada que procesar, organizar o hacer. ¡Empecemos nuestro viaje!

¿Qué hay que recopilar?

Es muy sencillo: hay que recopilar las cosas que hay que hacer. Pero, ¿qué son las cosas que hay que hacer? Bueno, cualquier cosa que requiera una actuación por nuestra parte, bien sea por obligación o porque nosotros asumimos esa responsabilidad. La forma más sencilla de identificar esas cosas por hacer es pensar en todo aquello que continuamente ocupa nuestra mente porque hay algo que hacer al respecto y todavía no está hecho.

Algunos ejemplos de cosas por hacer son: la declaración de impuestos, cambiarle las pilas al mando a distancia, planear las vacaciones, entregar un reporte de ventas, hacer la mudanza de la casa, formar una empresa, hacer la compra del super, enviar un correo a un amigo, escribir un artículo del blog, llevar el coche al taller, aprender a tocar el piano… En fin, creo que captas la idea. Como puedes ver, dentro de “cosas por hacer” entran cosas muy sencillas y muy complejas, cosas que se pueden hacer en 1 minuto, o que pueden llevar meses, cosas que hay que hacer inmediatamente o que ni siquiera estamos seguros de si algún día las haremos, pero en este momento queremos tenerlas en cuenta.

El identificar y no olvidar todas las cosas que tenemos y queremos hacer es la base de nuestra productividad.

¿Cómo recopilar?

El problema es que tratar de mantener en la cabeza una lista con todos esos “pendientes” es una locura, y la causa principal de que la mayor parte de la humanidad sufra de estrés, no cumpla a tiempo o, sencillamente, se olvide de sus metas y de hacer lo que tiene que hacer. Por eso, una buena recopilación gira entorno a un único concepto: recopilar los pendientes en un sistema físico que esté fuera de la cabeza.

A continuación describiré mi forma de recopilar, diferenciando dos contextos: cuando estoy en mi mesa de trabajo (en casa o en la oficina), y cuando estoy en la calle, ya que uso diferentes técnicas y herramientas de recopilación en cada caso.

1. Recopilar en la mesa de trabajo

La mayor parte de la recopilación la realizo en una bandeja de entrada, tanto en la oficina como en casa. Cualquier cosa que llega a mis manos y que representa algo que debo hacer, va a parar a la bandeja. Casi siempre son papeles, pero muchas veces son objetos, como pilas descargadas (que me recuerdan que tengo que cargarlas), tarjetas de presentación para registrar en mi agenda, cartuchos gastados de la pluma estilográfica (que me recuerdan que tengo que comprar cartuchos nuevos), etc. Si la “cosa” por hacer es simplemente una idea que me viene a la cabeza, la anoto en una hoja de mi libreta recopiladora, le pongo la fecha y la echo en la bandeja junto con todo lo demás.

Como ves, es algo bastante mecánico. La recopilación es un proceso continuo que puede suceder, y de hecho sucede, mientras estoy trabajando en otras cosas. Nunca, repito, NUNCA dejo de hacer lo que estoy haciendo. Cuando llega algo de lo que me tengo que ocupar, simplemente pongo un recordatorio en la bandeja de entrada y me olvido. El analizar lo que eso significa es parte del procesamiento, el segundo de los procesos de GTD. Aquí sólo estoy recopilando para que no se me olviden las cosas.

Dos bandejas de entrada implícitas son las del correo electrónico y la de mensajes de voz del teléfono móvil. Las cosas llegan ahí solitas, por lo que la recolección se realiza automáticamente. No hay mucho qué hacer ni de qué preocuparse en estos casos ;-)

Otra bandeja de entrada no tan obvias pueden ser la del lector de feeds, que no representan más que material que quiero revisar y leer

2. Recopilar en la calle

En la calle utilizo básicamente dos herramientas: la libreta recopiladora de la que ya hablé, y la grabadora de notas de voz de mi teléfono. Dependiendo de la situación en la que me encuentre, uso una u otra. Normalmente prefiero escribir, pero si voy conduciendo, grabo una nota de voz. En cualquier caso, siempre incluyo la fecha.

Cuando estoy fuera, no sólo recopilo ideas que me vienen a la cabeza, también recopilo mis gastos. Este hábito es parte fundamental de mi sistema de finanzas personales. A fin de cuentas, las notas con los gastos pueden ser tratados exactamente igual que cualquier otra cosa por hacer (en este caso, gastos que tengo que registrar en mi sistema contable).

Cuando llego a casa o la oficina, saco todas las notas de mi libreta y las pongo en la bandeja de entrada física. De nuevo, esto lo hago de forma automática; no me pongo a procesar o a ejecutar el trabajo que representan, simplemente saco las hojas, las dejo en la bandeja y me pongo a hacer lo que tuviera previsto hacer (escribir un artículo del blog, ponerme un café o preparar el reporte de ventas).

Obviamente, las notas de voz se quedan guardadas en el teléfono, igual que las fotos y los vídeos que haya podido grabar. El teléfono es la propia bandeja de entrada, y ahí se quedarán hasta que les llegue el momento de ser procesados, como veremos más adelante.

Listo para el siguiente paso

Recopilar es un proceso continuo que no requiere mucho esfuerzo, pero sí un poco de disciplina. La idea principal con la recopilación es que puedas estar seguro de que no se te escapa nada. No importa cuándo vayas a empezar a trabajar en cada cosa, lo importante es que, llegado el momento, puedas estar seguro de que todo está ahí.

Con una buena recopilación ya no tienes que estar continuamente tratando de recordar dónde dejaste aquella tarjeta de presentación, o qué era lo que tenías que incluir en el reporte de ventas. O peor aún, pensando que tenías que hacer algo pero sin recordar el qué.

Ahora bien, puedes estar recopilando todo el día, pero en algún momento tendrás que revisar lo que hay en las bandejas de entrada y decidir qué es exactamente lo que hay que hacer al respecto de cada cosa. Como veremos, esto ya no es tan sencillo como parece. Es el llamado procesamiento de las bandejas de entrada, y de ello me ocuparé en la siguiente entrega de la serie.

¿Qué otras técnicas y herramientas de recopilación utilizas? Deja tus ideas en un comentario.

Foto por El Gachupas

6 comentarios

  1. Una duda: El sistema de recopilación, tal y como los explicas, genera distintas “bandejas de entrada”, lo que, a la postre, significa que tienes las anotaciones en sitios distintos sin relación alguna entre uno u otro.

    Por ejemplo, si metes algo en la bandeja de entrada del trabajo pero sólo se puede llevar a cabo fuera del trabajo ¿no existe el riesgo de que cambies el “estres” de no acordarte de algo por el de “¡Oh, Dios mío, lo deje anotado en el trabajo y ahora estoy en casa!”?

    Otra duda. La utilización de objetos en las bandejas de entrada (pilas, por ejemplo) como recordatorio de una acción a realizar (cambiar las del mando de la tv), ¿lo usas por comodidad o por alguna otra razón?¿es mejor usar un objeto a escribir una nota en un momento dado?

    PD: Perdón si son dudas un tanto tontunas, pero es que desconozco por completo el método GTD salvo por alusiones en este blog y en el de Rapunzell, y todavía no me he atrevido a dar el paso a adaptarlo a mi vida.

    • Simple, procesar la bandeja de trabajo, es parte del trabajo, así que no te preocupas de eso fuera de horarios de oficina ;) La bandeja con asuntos personales debería ser portátil.

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  3. Respecto a la pregunta de Amandil, creo que una vez se han procesado los elementos de la bandeja de entrada, los resultados quedarian almacenados en una lista de acciones que refleje el contexto en el que se va a realizar tal accion (En su caso, “en casa”).

    Si todavia no se han procesado los elementos de la bandeja de entrada, no creo que el problema sea saber en que bandeja de entrada esta el elemento sino que no se haya procesado apropiadamente.

  4. No te preocupes, Amandil. Cuando uno empieza con esto de GTD le entran muchas dudas. Es normal :-)

    Es difícil trabajar con una única bandeja de entrada. No sería práctico. En cada situación o contexto tienes que usar lo que sea mejor para ti. Nos estamos adelantando un poco, pero te diré que no hay problema por tener más de una bandeja en diferentes lugares, siempre que proceses su contenido con la frecuencia necesaria. Lo vas a entender mejor en el próximo artículo.

    En cuanto a los objetos, yo pongo las pilas en la bandeja de entrada porque son recargables, y tengo que usar el mismo objeto para hacer lo que tengo que hacer; a mi me resulta más cómodo así. Pero anotar “cargar las pilas” en un papel también funciona perfectamente (si recuerdas donde estás las pilas que tienes que recargar, claro). Todo depende de qué es lo que te resulta más cómodo.

    Como te irás dando cuenta, en GTD no se trata tanto de qué herramientas o técnicas particulares utilizas, sino de los conceptos que subyancen detrás de los procesos.

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