Mi sistema GTD: procesamiento

(Este artículo forma parte de la serie Mi sistema GTD, de la A a la Z. No te pierdas el resto.)

En el artículo anterior de la serie expliqué cómo recopilar todas las cosas que tenemos o que queremos hacer, de manera que no se nos escape nada. Después de haber recopilado tendrás las distintas bandejas de entrada llenas de papeles, objetos varios, notas de voz, fotos digitales y todo lo que se te pueda ocurrir que representen asuntos pendientes.

Ahora ha llegado el momento de revisar esas bandejas una a una, y de tomar la decisión de qué es lo que hay que hacer al respecto de cada cosa que encuentres. ¡Empecemos!

Bueno, antes de empezar tengo que hacer una aclaración: procesar las cosas de las bandejas no es hacer el trabajo que representan. Uno de los errores más comunes de los GTD-ianos neófitos es pensar que tienen que hacer algo con todo lo que encuentran en las bandejas en ese preciso momento. Eso les genera estrés y, en muchos casos, les termina disuadiendo de implementar el sistema.

En este paso sólo se toman decisiones, no se hacen las tareas en sí mismas. Un buen procesamiento debe ser muy fluido, y sólo requiere pensar rápido y bien.

Las 3 reglas del procesamiento

Para hacer un buen procesamiento debes tener en cuenta estas 3 reglas:

1. Tomar las cosas de la bandeja una a una. A la hora de procesar debes tomar cada cosa de la bandeja por orden, de arriba a abajo. No es necesario aplicar prioridades o tomar primero lo más urgente. Una vez que te pongas a procesar todo saldrá de la bandeja, y habrás decidido qué hacer con todo ello en cuestión de minutos. ¿Para qué molestarse en priorizar? (Las prioridades pueden ser un concepto útil cuando te pongas a ejecutar el trabajo, no en este momento.)

2. Lo que sale no vuelve a entrar. Es muy tentador tomar algo de la bandeja, y al ver que no puedes decidir fácilmente qué hacer con ello, devolverlo y tomar otra cosa. ¡Error! Si tomas algo ya no debe regresar, o corres el riesgo de que ciertas cosas nunca salgan de la bandeja. A veces no es fácil tomar una decisión… ¡pero ese es precisamente tu trabajo!

3. Procesar cada bandeja las veces que sea necesario. Hay que entender que cada bandeja tiene su ritmo. Seguramente el correo del trabajo lo procesarás al menos una vez al día (o puede que más), mientras que las fotos de tu teléfono móvil pueden quedarse ahí varios días sin causar mayores problemas. Por tanto, tienes que crear rutinas que te permitan procesar cada bandeja con la frecuencia adecuada. Ni más, ni menos.

Un lector me preguntaba en el artículo anterior si no me preocupaba dejar notas personales en la bandeja del trabajo cuando me iba a casa, o viceversa. Y la respuesta es no, ya que siempre proceso mis bandejas físicas al final del día, de forma que cuando salgo de casa o de la oficina ya tengo toda la información integrada en mi sistema GTD. (En otro artículo os contaré qué herramienta uso para llevar siempre conmigo mi sistema GTD.)

¿Qué hacer con cada cosa?

Tienes las bandejas rebosantes de cosas. Ha llegado el momento de la verdad. Acabas de sacar algo de una bandeja de entrada y tienes que decidir. Bueno, estás de suerte ;-) Sólo hay 5 cosas que puedes hacer con ella:

1. Tirarla. No sé por qué hay tanta gente que tiene alergia a tirar cosas. Muchas más veces de las que te imaginas lo mejor que puedes hacer con algo es tirarlo. ¿No tiene valor actual, ni tampoco vas a hacer nada con ello en el futuro? Entonces, ¡tíralo! Sin remordimientos. Es rápido y sencillo, y dejará de estar ocupando espacio y tiempo.

Truco: Si de verdad eres incapaz de tirarlo “no vaya a ser que luego”, entonces…

2. Guardarla. Muchas cosas no requieren que hagas nada con ellas, simplemente quieres conservarlas para referencia futura, como por ejemplo la declaración de impuestos, un artículo de una revista, o los mapas de tu último viaje a Praga. En ese caso guárdalo, pero guárdalo ahora mismo, no esperes.

Cuando lleguemos al proceso de organización veremos algunas técnicas y herramientas para construir sistemas de archivo eficaces y rápidos de usar, en función del tipo de material a archivar. Que sean fáciles y rápidos de usar es crítico si no queremos tener la tentación de dejar la tarea de archivar para luego (es decir, nunca).

3. Delegar. Está bien, has decidido que hay que hacer algo al respecto. Entonces, antes de seguir adelante averigua si es posible delegarlo en alguien más. Igual que hay gente que tiene alergia a tirar cosas, hay gente que tiene alergia a delegar.

Si conoces a alguien que lo puede hacer mejor que tú, o más rápidamente, o simplemente no quieres hacerlo tú mismo y tienes la autoridad para delegarlo, no lo dudes: delega la tarea y anota un recordatorio en tu sistema. (Cuando lleguemos al proceso de organización veremos cómo registrar recordatorios.)

4. Hacer. No te has desecho de la cosa ni la has podido delegar. Bueno, entonces aquí es donde entra en juego la celebérrima regla de los 2 minutos, que reza así: “si el tiempo estimado para hacerlo es menor a 2 minutos, hazlo ahora”. ¿Por qué? Por una simple cuestión de eficiencia. Es más costoso registrarlo y darle seguimiento en tu sistema GTD que hacerlo en este mismo momento.

Algunos ejemplos típicos de cosas que puedes hacer en menos de 2 minutos son responder un correo rápido, hacer una cita por teléfono, archivar un documento, etc.

Truco: En realidad los 2 minutos son orientativos. Se trata de que evalúes el tiempo que te llevará hacer algo, y si no es mucho, hazlo inmediatamente. De todos modos vas a terminar haciéndolo, así que ¿por qué esperar?

5. Diferir. Finalmente has decidido que la cosa representa algo que tienes que hacer personalmente y, además, no se puede hacer rápidamente. En ese caso, y sólo en ese caso, tendrás que registrarlo en tu sistema GTD para hacerlo en cuanto sea posible, según un sistema de listas de proyectos y siguientes acciones que veremos en el próximo artículo.

Como has podido comprobar, el procesamiento de las bandejas de entrada es una tarea puramente intelectual. Aquí no hay herramientas, sólo tu propio cerebro. Como seguro ya intuyes, el procesamiento va de la mano de la organización, especialmente si hay que guardar el material de consulta, o delegar o diferir el trabajo. Sin embargo, es importante distinguir ambos pasos para fijar el orden correcto de actuación y poder dominar el método.

En la próxima entrega veremos cómo organizar el trabajo que tenemos que hacer, llevar la cuenta de las tareas que hemos delegado, y mantener un archivo de referencia efectivo para su consulta futura.

Foto por Ramzi Hashisho

11 comentarios

  1. ¡Ay, ay, ay! Este sistema requiere de tiempo, ganas y conocimientos de “archivística” o, al menos, de un sistema a parte sobre “como desarrollar un archivo en casa que sea eficaz, sencillo y a prueba de niños de tres años”.

    Voy tomando buena nota de todo lo que comentas.

    Supongo que si me hago con un ejemplar del libro de GTD podré conocer este sistema que nos estás presentando de un modo más amplio. ¿Difiere mucho el “modelo” original de este que has adaptado a tus necesidades y estilo? Lo pregunto porque, hasta el momento, me parece muy cómodo y llevadero el GTD que nos estás explicando.

  2. Acabo de leerme el recopilatorio en pdf de El Gachupas y ahora mismo estoy poniéndome al día con los siguientes artículos del blog. Mi intención es comenzar a aplicar GTD y para ello estoy tratando de asimilar la mayor información posible sobre el tema, tanto de las fuentes originales (ya me he comprado el libro de Allen) como de varios blogs que tratan sobre el tema (El Canasto, Optima Infinito, Think Washabi, etc).
    Tu blog ha sido todo un descubrimiento y uno de los que más me ha gustado por la sencillez con la que tratas los temas de productividad y GTD. Acabo de añadirlo a mi lector de feeds.
    Un saludo.

  3. Pingback: Hackea Tu Vida » Blog Archive » Mi sistema GTD: organización (I)

  4. Hola, amigo!

    Realmente, explicas con claridad, sencillez y precisión. Un privilegio encontrarte y un placer leerte.

    Con respecto del punto 1, recuerdo un particular enunciado del Teorema Fundamental del Orden”: Ante la duda, basura!

    GTD es un método que rezuma sentido común… Hasta que lo encuentras escrito por alguien y comentado por varios.

    De nuevo, gracias por compartir con nosotros tus hallazgos.

  5. Realmente es muy interesante el sistema GTD, escuché de él hace más de un año, intenté conseguir el libro en Ecuador pero está totalmente agotado, con mucha suerte di con tu blog lo cual ha sido muy ventajoso fundamentalmente por la sensillez y simplicidad como lo explicas, lo cual hace que sea muy ilustrativo, pues requiere urgentemente de un sistema organizativo que sea eficaz. Gracias y adelante….

    • @Byron:

      Muchas gracias por tu comentario. Espero seguir aportando ideas sobre GTD que os sirvan en la práctica. De todos modos, no dudes en sugerir temas o aspectos que te parezcan complicados… con mucho gusto trataré de acomodarlos en mi plan de publicación :-)

  6. Gracias por tu blog; me he subscrito.

    Pregunta sobre el PROCESAMIENTO:

    Dices que “no hay que hacer nada” cuando de una en una se vayan sacando las cosas del INBOX.
    Pero, entonces, ¿qué hago con las cosas que decido delegar o diferir (para algún día o para cuándo antes): las meto en una bandeja que ponga “delegar” “a diferir”, etc?
    Comprendo que no es el momento de ejecutar, pero se me mezcla esta fase con la de “Organizar”; ya que para decidir qué hacer tengo que entrar en cierto nivel de análisis.
    Repito la cuestión: ¿físicamente que he de hacer antes y después de decidir qué hacer con una cosa?

    Gracias.

    • @Paco_GTD:

      Si la cosa que sacas de la bandeja de entrada es simplemente un recordatorio de que tienes que delegar algo, debes delegarlo inmediatamente –enviando un correo, por ejemplo–, y deshacerte de la cosa procesada tan pronto hayas registrado el recordatorio en tu lista. Si la cosa procesada además tiene valor como información de referencia, debes archivarla o guardarla en una carpeta de proyecto para poder revisarla después, si es necesario.

      En cuanto al análisis, si tienes que analizar a la hora de ejecutar, es que no has procesado correctamente. En análisis debe realizarse siempre cuando procesas, ya sea decidiendo la acción física siguiente, o si es una tarea compleja –es decir, un proyecto–, añadiendo una siguiente acción del tipo “planificar proyecto”. El análisis es importante, porque de él se desprenderán todas las acciones físicas que debes llevar a cabo.

  7. @Amandil:

    En realidad no me he desviado nada del método original. Como ves, no es nada del otro mundo, sólo mucho sentido común y disciplina. Por eso me sorprende cuando a veces leo por ahí que GTD es como matar hormigas a cañonazos :-o El método es muy flexible, en el sentido de que no te obliga a utilizar unas herramientas u otras. Lo único que es “obligatorio” es el proceso, es decir, hacer una diferencia consciente entre recopilación, procesamiento, organización, ejecución y revisión. Me alegra ver que alguien que nunca ha oído hablar de GTD piense que no es tan complicado.

    En cuanto al sistema de archivo, para allá vamos. En la próxima entrega hablaré de ello largo y tendido. De momento harías bien en adquirir el libro de David Allen. No es caro, y merece la pena “beber” de la fuente original.

  8. @marcosrh:

    Muchísimas gracias por tu comentario :-D

    Es bueno saber que voy por buen camino, y que lo que escribo gusta y se entiende. Que mis lectores se tomen la molestia en decírmelo es mi mayor recompensa. Sólo espero no defraudaros.

    Y ánimo con la aplicación de GTD. Verás que no es tan difícil. Sólo requiere un poco de disciplina y orden.

    De nuevo, muchas gracias, y espero seguir viéndote por aquí aunque estés subscrito al feed ;-)

  9. @Alicia:

    Por supuesto, el placer y el privilegio es todo mío ;-)

    Como bien dices, GTD en realidad no es nada realmente novedoso. No es más que un montón de sentido común enlatado en un método de productividad y organizaciòn. El único secreto es integrar todas esas ideas de sentido común en un sistema homogeneo. Creo que ese ha sido precisamente el gran éxito de David Allen.

    Sigue por aquí. Seguiremos profundizando en muchos otros conceptos de GTD y otros métodos y técnicas productivas.

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