Mi sistema GTD: organización (y II)

(Este artículo forma parte de la serie Mi sistema GTD, de la A a la Z. No te pierdas el resto.)

Si recordáis, en el artículo anterior de la serie dejamos la organización a medias. Nos ocupamos de cómo organizar el material de referencia, cómo registrar los recordatorios con fecha y cómo llevar el control de las tareas que delegamos en terceras personas. Ahora nos toca meternos de lleno en cómo organizar el trabajo que nos toca hacer a nosotros.

Ya dijimos que para el trabajo que tenemos que hacer nosotros mismos sólo hay dos opciones: 1) si estimamos que nos llevará menos de 2 minutos, lo hacemos inmediatamente y nos olvidamos del asunto, o 2) si nos va a llevar más tiempo, lo diferimos para hacerlo lo antes posible.

Pero, ¿cómo organizamos el trabajo diferido? De eso nos vamos a ocupar ahora.

Acciones y proyectos

En la terminología GTD hablamos de acciones cuando lo que hay que hacer es una tarea simple, y de proyectos si lo que hay que hacer involucra dos o más tareas simples. Puede parecer un poco exagerado, pero en realidad es una definición muy práctica, como veremos después.

Así que lo primero que tienes que hacer antes de organizar algo para diferirlo es responder a la pregunta: ¿el trabajo se puede llevar a cabo mediante una tarea simple o necesitaré crear un proyecto? O dicho de otro modo, ¿tengo todo lo que necesito para hacerlo o hay otras cosas que debo hacer primero?

Una de las partes que resultan más complicadas para llegar a dominar GTD es saber hacer una correcta distinción entre acciones y proyectos. Una vez realiza la clasificación es muy fácil organizar el trabajo. Pero diferenciarlos no siempre resulta fácil.

Supongamos que tienes que cambiar una bombilla fundida de la habitación. A priori parece algo simple, así que decides que se trata de una acción. Pero enseguida te das cuenta de que no tienes bombillas de repuesto, y que ni siquiera sabes de qué potencia debe ser. Así que, lo que parecía una tarea simple en realidad no es tan simple, sino un mini-proyecto compuesto de varias acciones: “Averiguar la potencia de la bombilla”, “Comprar una bombilla de repuesto” y “Cambiar la bombilla”.

Si hubieras registrado simplemente “Cambiar bombilla de la habitación” en tu lista de tareas, probablemente te hubiera costado mucho tiempo hacerlo. Cada vez que vieras esa tarea en la lista te darías cuenta de que no tienes la información ni los elementos necesarios para llevarla a cabo, así que te la saltarías e irías a la siguiente tarea que sí pudieras hacer. Y así una y otra vez, quién sabe por cuánto tiempo (quizá para siempre). Es lo que yo llamo el “síndrome de la procrastinación forzada”, y es muy común cuando no tienes en marcha un sistema de organización como GTD.

Como ves, una de las claves de GTD es definir correctamente las tareas como acciones concretas y físicas que puedas llevar a cabo de manera directa. En mi caso, para ayudarme a la hora de definir proyectos y acciones aplico los siguientes tres pasos:

1. Empiezo definiendo el objetivo que quiero conseguir, asumiendo que es un proyecto. Por ejemplo, “Bombilla de la habitación cambiada” (fijaos que empiezo con un sustantivo, no un verbo).

2. Analizo las posibles acciones que tendré que llevar a cabo para conseguir el objetivo, definidas como verbos. Por ejemplo: “averiguar la potencia”, “comprar un repuesto”, “cambiar la bombilla” (todas las acciones son verbos).

3. Si no consigo desglosar el supuesto proyecto en acciones, entonces muy probablemente se trata de una tarea simple. Por ejemplo, si ya sé que la bombilla es de 100W y tengo bombillas de repuesto, entonces reformulo el proyecto y lo convierto en tarea así: “Cambiar la bombilla de la habitación”.

Al principio, estos tres pasos los hacía por escrito la mayoría de las veces, pero con el tiempo he terminado haciéndolo mentalmente y en cuestión de segundos. Como todo, la práctica es la que te ayuda a dominar la técnica.

Organizar los proyectos

Los proyectos representan simplemente los frentes abiertos que tienes en un momento dado. En realidad, los proyectos no son trabajo por hacer. El verdadero trabajo está representado por las acciones que forman esos proyectos.

Aún así, es necesario mantener una lista de esos frentes abiertos para tener una visión general de nuestro trabajo. Y en GTD a esa lista se la llama, sorprendentemente, “Proyectos” ;-) Así de sencillo. No hay más que contar.

En próximos artículos de la serie veremos cómo manejar esta lista para asegurarnos de que todos los proyectos tienen tareas definidas y avanzan adecuadamente.

Organizar las acciones

Las acciones representan el trabajo real que tenemos que hacer: comprar, revisar, llamar por teléfono, enviar un correo, lavar, escribir un artículo, etc. Podríamos mantener todas las tareas en una sola lista llamada “Tareas” (de hecho, eso es lo que hacemos normalmente cuando no tenemos un método), pero David Allen descubrió que la forma más eficiente para organizar las tareas es utilizar contextos.

No tiene sentido que tengas juntas las cosas que sólo puedes hacer en la oficina, con las que sólo puedas hacer en casa, con las que sólo puedes hacer cuando andas en la calle… Es muy ineficiente, y complica muchísimo las cosas, el tener que buscar en una lista larguísima donde tienes todo mezclado. Por eso, en GTD se alienta el uso de diferentes listas de tareas, una por cada contexto. Por ejemplo “@Casa”, “@Oficina”, “@Recados”, etc. (El signo de arroba delante del nombre del contexto significa “at”, o “en” en inglés, y se usa mucho en GTD.)

Cada uno de nosotros debemos definir qué contextos se adaptan mejor a nuestras actividades, y crear las listas correspondientes. Los anteriores son contextos muy comunes, pero mucha gente tiene además otros contextos específicos para la escuela (“@Escuela”), para cuando tiene un teléfono a mano (“@Teléfono”), etc. Una vez definidos los contextos que más te convengan, simplemente debes añadir cada tarea a la lista adecuada. Así, cuando te encuentres en un contexto determinado sólo tendrás que revisar la lista de ese contexto y decidir qué hacer a continuación (lo veremos en el artículo dedicado a la ejecución del trabajo).

La lista “Algún día/Quizá”

Pero, ¿qué pasa con los proyectos que quieres hacer y no tienes tiempo en este momento, o simplemente no estás seguro de si vas a querer hacerlos alguna vez? En esta categoría caen cosas como aprender a tocar el piano, obtener una certificación profesional, hacer un viaje a China, o pintar de rojo el salón de tu casa. Son cosas que no quieres que caigan en el olvido, pero ahora no tienes tiempo o ganas de trabajar en ellas.

Para este tipo de cosas se utiliza una lista llamada “Algún día/Quizá”. Como la lista de “Proyectos”, esta lista no representa trabajo por hacer, es sólo una forma de aparcar temporalmente nuestras ideas e inquietudes a la espera de un momento adecuado para trabajar en ellas. Mover proyectos de la lista “Proyectos” a “Algún día/Quizá” es todo un arte, y dominarlo es uno de los secretos para reducir el estrés diario.

Como veremos en otro artículo de la serie, la lista “Algún día/Quizá” deberá ser revisada con la frecuencia adecuada, de modo que podamos “despertar” estos proyectos dormidos llegado el momento, transfiriéndolos a la lista de “Proyectos”.

Conclusión

Si te das cuenta, para organizar el trabajo sólo hemos utilizado listas: una para los proyectos o frentes abiertos, varias listas contextuales para las acciones siguientes que tenemos que ejecutar, y una más para aparcar futuros proyectos e ideas interesantes. De todas ellas, sólo las listas contextuales representan trabajo real por hacer.

En el próximo artículo veremos cómo manejar estas listas para llevar a cabo el trabajo, y descubriremos las ventajas de haber separado correctamente los proyectos de las tareas, y de haber clasificado las tareas según sus contextos.

¿Haces algún tipo de organización para tus proyectos y tareas? ¿Alguna vez has utilizado los contextos? Comparte tu experiencia en un comentario.

Foto por Flaviu Lupoian

17 comentarios

  1. Pingback: Bitacoras.com

  2. Pues nunca había utilizado los contextos ni la división del trabajo en proyectos y tareas, y reconozco que tal y como lo cuentas suena atractivo y sencillo.

    Los proyectos dividiendo en “tareas” el trabajo, entiendo que viene a ser un poco como en el método SMART la división en objetivos pequeños, ¿no?

  3. Hola:

    Acabas de desentrañar uno de los mas grandes misterios en mi organizacion personal. Como separar mi tesis de llamar a mi jefe. Ambos son endientes, pero la llamada se hace en 3 minutos y la tesis… lleva tiempo.

    Estoy digiriendo la información, luego comento las conclusiones y resultados.

    Saludos

    • Según lo que he estudiado y practicado de G.T.D, la llamada y la tesis no deberían estar en la misma lista ya que la primera es una actividad indivisible y la segunda un proyecto compuesto por miles de actividades indivisibles. El distingir los proyectos (qué en G.T.D. es cualquier cosa que requiera más de un paso para obtenerse), de las acciones (qué son irreductiblemente simples y lo que en concretos deberíamos hacer a continuación para hacer avanzar un proyecto); es una joya de este sistema. Los proyectos colados en mis listas de tareas eran un imán de procrastinación y nunca avanzaban.

  4. Es que Gachupas nos va dosificando la información y el método y así me va. Que en el trabajo ya tengo cosas adoptadas de aquí pero otras las sigo haciendo mal. :P

    Al final, para adelantar, habrá que leer el libro de GTD pero, ¿será tan claro como este blog?¿Tiene ejemplos prácticos?

  5. Buenas noches.

    En primer lugar felicitarte por este blog. Lo descubrí hace un par de semanas y me ha parecido muy buena la pedagogía que usas y la forma de escribir y expresarte tan cara. Enhorabuena.

    Habia leido a Covey e incorporé algunas cosas pero realmente esta serie de GTD es magnífica, tanto que he empezado a practicarla. De momento he dedicado un par de días a estudiar los artículos y ya lo he puesto todo en un diagrama, creado los contextos y los proyectos y hasta un horario por bloques pesados y ligeros.

    Tengo una pregunta. Mis contextos, o localizaciones es siempre la misma. Trabajo desde casa pero gestiono dos empresas y ademas estudio y doy clases, todo ello desde casa, con lo cual los contextos de casa, oficina, etc no me valen.
    Lo que he hecho es que a cada empresa, a los estudios y las clases las he creado como áreas. Dentro de esas áreas creo los proyectos, pero entiendo que en tu método las acciones y tareas están dentro de los contextos y no en las propias listas de proyectos. ¿Cada proyecto tiene una lista de sus tareas o tu las metes en los contextos?

    Un saludo

    Oscar

    • @Oscar:

      Muchas gracias por tus palabras. Es muy motivador saber que lo que escribo os sirve y os gusta :-D

      Tus preguntas me parecen muy interesantes. Demuestran que estás interiorizando el método muy bien –¡enhorabuena!

      Verás, los contextos son precisamente eso, contextos. No importa si una tarea o proyecto pertenece a un área de responsabilidad u otro. En el caso más simple, al menos tendrás tres contextos, “Casa”, “Recados” y “Teléfono” –puedes hacer llamadas cuando estás en la consulta del doctor. Algunas personas deciden crear otros contextos específicos, como “Supermercado”, como un caso especial de “Recados”, pues regularmente tienen que comprar cosas, y las pueden añadir a la lista contextual para tenerlas todas juntas cuando van a comprar.

      Efectivamente, las tareas no se crean dentro de los proyectos, al menos no en GTD puro. Los nombres de los proyectos van en una lista separada, que indica los frentes que tenemos abiertos. Esto tiene el problema de que no es fácil “ligar” los proyectos a sus acciones. Algunas personas “etiquetan” las acciones añadiendo al final de la descripción algo del tipo “#mudanza”, de forma que sea fácil encontrar las acciones que están relacionadas.

      En cualquier caso, programas como Things para Mac y iPhone –el que yo utilizo actualmente– facilita ver las tareas por contexto, por proyecto, por área de responsabilidad, por persona responsable, por nivel de energía requerido, por tiempo necesario para completarse y, virtualmente, por cualquier otro criterio que se te pueda ocurrir. Creo que una herramienta como esta te ayudaría mucho.

  6. Estimado Jero

    Lo que me Agrada de este blog es la pulcritud y la organizacion de como gestionas, en linea con GTD, pero lo mejor es que mimas a cada uno de los que te preguntamos !!

    Sigo dudando con los contextos porque 4 de ellos son realizados en el mismo sitio fisico y no acabo de ver la necesidad de dividir tareas en contextos como telefono, email u ordenador.

    Pero he comprado el Things para Ipad y ha mejorado la cosa, sobre todo en la visualizacion global del sistema.
    ¿Tu donde pones tus tareas de waiting list, en la pestaña de Programadas?

    Un abrazo gracias de nuevo

    • @Oscar:

      Muchas gracias por tus palabras, me dan mucho ánimo para seguir trabajando duro con este blog :-)

      En realidad no es necesario crear 4 –o 7 o 2 contextos. La idea del contexto es representar un conjunto de condiciones que te permiten hacer un trabajo en particular. La mayoría de las personas sólo tienen 3 contextos –casa, trabajo y recados–, que coinciden con los tres lugares donde pueden hacer cosas. Pero si sólo necesitas 2 contextos, no dudes en reducirlos. No es ningún “pecado” ;-)

      En cuanto a Things, yo utilizo una etiqueta “A la espera” para marcar las tareas delegadas, como si fuera un contexto más. Para ver todo lo que tengo a la espera, simplemente filtro por esa etiqueta. Y si quiero dar seguimiento o enviar un recordatorio dentro de unos días, entonces sí la programo –para que Things me avise de que tengo que ver cómo marcha el asunto.

      Espero haberte ayudado con tus dudas. Si no, no dudes en seguir preguntando –puedes enviarme un mensaje desde la sección de contacto si lo deseas.

  7. Hola Jero,

    Tengo una pregunta sobre proyectos y listas de acciones.

    En el caso de tener un proyecto en “Algun dia/Tal Vez”, es necesario definir cuales son sus acciones siguientes o simplemente almacenar el nombre del proyecto?

    Personalmente creo que tiene sentido almacenar unicamente el nombre del proyecto y en el caso de querer resucitarlo, moverlo a la bandeja de entrada (De manera que forzamos el proceso de definir sus futuras acciones)

    Un saludo,

    David

    • @David:

      La lista “algún día” es simplemente una lista de recordatorios de cosas que querrás hacer en el futuro, por lo que como dices, no es necesario analizar y desglosar –todavía– qué es exactamente lo que tendrás que hacer. Ese análisis se lleva a cabo cuando actives el proyecto –es decir, lo muevas a la lista de proyectos o frentes abiertos–, durante una de las revisiones periódicas del sistema.

  8. Si entendí bien a David Allen: cada proyecto debe estar dentro de una carpeta; pregunto: ¿en esta fase ya encarpetas los proyectos?

    Otra cuestión: imaginemos un proyecto con digamos 5 acciones. ¿Esas 5 acciones ya están escritas en el proyecto o sólo la próxima acción está escrita en la lista de “próximas acciones”?

    Gracias.

    • @Paco_GTD:

      No, cada proyecto no debe estar dentro de una carpeta, solo los proyectos que tengan documentación de apoyo –y yo diría aún más, sólo los que tengan un volumen mínimo de documentación de apoyo. Si intentas tener una carpeta para cada proyecto convertirás a tu sistema en un mastodonte inmanejable.

      Y sí, si un proyecto lo amerita, en el momento de crear el proyecto ya dejo lista su carpeta.

      En cuanto a las siguientes acciones, solo tengo en la lista las acciones que puedo hacer ahora, no las que vendrán después. El sistema GTD no es el lugar para llevar la gestión de los proyectos –para eso está la documentación de soporte–, sino para llevar el control de lo que hay que hacer ahora, en este momento. La revisión periódica del sistema es la que te dará la oportunidad de ir eliminando y añadiendo nuevas acciones siguientes según sea necesario.

  9. @Amandil:

    El concepto de “objetivos pequeños” es una muy buena analogía, especialmente para proyectos grandes. Pero no te preocupes, para la mayoría de los proyectos no es tan complicado.

    Cuando vayas a registrar una nueva tarea piensa primero si ya tienes todo lo necesario para llevarla a cabo: si puedes hacerlo inmediatamente, en cuanto te encuentres en el contexto adecuado, entonces es una acción; si te das cuenta de que hay alguna dependencia, es decir, que necesitas hacer algo antes, entonces es un proyecto. Piensa en todas las dependencias para un proyecto y tendrás sus acciones :-)

  10. @Amandil:

    Me vas a sacar los colores jajaja. La verdad es que no pretendo que la serie sea un sustituto del libro. Si quieres aprender GTD “debes” leer el libro. David Allen es bastante elocuente, y no creo que tengas problemas para entender lo que dice. Además, hay algunas ideas que, por falta de espacio y en aras de la simplicidad, se están quedando fuera de la serie. Eso sí, una vez que termine tendremos tiempo de profundizar en algunas áreas con artículos específicos.

    Lamentablemente, David Allen no presenta ningún ejemplo práctico completo de la implementación de GTD. En ese sentido creo que esta serie de artículos sí puede convertirse en una buena compañera del libro.

  11. Hola, en primer lugar felicidades el blog esta muy bueno !!! Tengo una duda sobre los contextos, por ejemplo, tengo dos contextos: @casa y @oficina, por lo que entiendo uno cuando estamos en casa y otro en la oficina.

    Por ejemplo, tengo dos tareas: llamar a un cliente y llamar a la empresa que me va a arreglar el horno de la casa. El primero pertence a la oficina y el segundo a la cada. Pero por el horario, el llamado de ambas tareas deben ser en un horario en que voy estar en la oficina.

    Para ambas tareas que conexto deberia colocar ???

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