Mi sistema GTD: organización (I)

(Este artículo forma parte de la serie Mi sistema GTD, de la A a la Z. No te pierdas el resto.)

En el artículo anterior vimos cómo realizar el procesamiento de nuestra bandejas de entrada. Nos deshicimos de algunas cosas, pero la mayoría de ellas significaban trabajo por hacer o material de referencia para guardar. Vimos cómo tomar la decisión de qué había que hacer con cada cosa, pero no dijimos nada sobre cómo organizarlo en un sistema sencillo y eficiente.

Como ya te estás dando cuenta, el procesamiento va siempre de la mano de la organización. Cuando procesamos un elemento de la bandeja de entrada debemos organizarlo inmediatamente, es decir, integrarlo al sistema de productividad. Dependiendo de la decisión que hayamos tomado, utilizaremos unas herramientas u otras. Veamos cómo hacerlo.

Organizar material de referencia

Si decidimos que algo debe ser guardado, hay que guardarlo en ese mismo momento. No se te ocurra dejarlo en un montón para guardarlo después, o corres el riesgo de que se quede ahí para toda la eterninad y, por supuesto, que no lo encuentres cuando lo necesites.

Por eso es muy importante que tengamos sistemas de archivo sencillos y muy rápidos de utilizar. En mi caso, tengo dos sistemas:

1. En el ordenador. La mayor parte del tiempo uso el ordenador para trabajar, así que tengo un sistema de carpetas diseñado para dar cabida a todo el material electrónico que me llega. Las cosas que organizo en el ordenador incluyen archivos adjuntos en correos electrónicos, manuales de aparatos, reportes, resguardos de operaciones por internet y un largo etcétera.

Siempre que puedo, procuro mantener las cosas en formato electrónico, en lugar de en papel. No sólo ocupan menos espacio y es más rápido buscar cosas, sino que también estoy ayudando a conservar al medio ambiente.

Como explicaba en un artículo anterior, en una carpeta del ordenador llamada “Mi Referencia” tengo subcarpetas por cada empleo que he tenido, así como una subcarpeta para archivos personales, otra para la documentación general de referencia (manuales, libros, cursos, etc.), y varias para los distintos proyectos no profesionales que son lo suficientemente complejos como para tener su propia subcarpeta. Dentro de ellas no hago muchas subdivisiones; prefiero utilizar una herramienta de búsqueda (como Windows Search) que se encarga de encontrar lo que necesito en cada momento.

2. En archivadores físicos tipo A-Z para lo que tengo que guardar en papel obligatoriamente. Tengo dos, uno en la oficina (ver la foto del encabezado), y uno pequeño, portátil, en casa. La organización es idéntica en los dos casos. A pesar de lo que dice David Allen, a mi me funciona muy bien el sistema de carpetas colgantes, cada una con una carpeta manila en su interior. Funciona así:

Cuando quiero guardar algo, lo pongo en una carpeta manila vacía, luego creo dos etiquetas iguales con el asunto (por ejemplo, “COCHE”), y las pego en las carpetas. Finalmente, pongo la carpeta manila dentro de la carpeta colgante, y las guardo en el archivador por orden alfabético de asunto.

Si por algún motivo tengo que trabajar con algún material, saco la carpeta manila y dejo la carpeta colgantes en el archivador. Puedo tener la carpeta manila unas horas o unos días, pero cuando acabe de usarla sé perfectamente donde tiene que ir archivada: exacto, en la carpeta colgante con el mismo nombre :-)

Para que el sistema sea eficiente es importante no intentar utilizar categorías para clasificar las carpetas, ya que tarde o temprano dejarán de ser adecuadas y te obligarán a reclasificar una y otra vez. Cada carpeta debe contener material relativo a un único asunto, el cual debe ser bien visible en la pestaña de la carpeta colgante.

Un truco que utilizo para que no me de pereza archivar es tener en el archivador una carpeta colgante de diferente color (naranja), donde guardo carpetas manila vacías. Detrás del separador cuelgo 10 ó 12 carpetas colgantes también vacías. Así no tengo que buscar nada, y archivar cualquier cosa me lleva menos de 1 minuto: pienso un nombre apropiado para el asunto, imprimo dos copias de la etiqueta en mi etiquetadora electrónica, las pego en las carpetas y las guardo en el archivero.

Registrar recordatorios con fecha

Si lo que tengo que recordar tiene una fecha fija, como una cita, una reunión o el comienzo de una feria, entonces lo anoto directamente en el calendario. He utilizado varios calendarios a lo largo del tiempo, como el calendario de mi teléfono móvil y el de mi programa de correo electrónico. En realidad sirve cualquiera, siempre que sea fácil de actualizar y consultar.

En el calendario SOLO van recordatorios con fecha fija, no las buenas intenciones. Está completamente prohibido utilizar el calendario para programar el trabajo, es decir, no debemos anotar lo que QUEREMOS hacer hacer cada día, sino lo que TENEMOS que hacer. Programar el trabajo es la causa principal de que fallen la mayoría de los sistemas de productividad. Normalmente los imprevistos echan por tierra cualquier intento de programación, así que no programes. (En otros artículos de la serie veremos cómo ordenar y priorizar las tareas para hacer a tiempo todo lo que es realmente importante para nosotros.)

El calendario debe mostrar de un vistazo los compromisos fijos. He comprobado que si el calendario tiene demasiada información pierde efectividad. Por eso, algunos recordatorios, como los aniversarios y los cumpleaños, prefiero llevarlos en listas, no en el calendario.

Como veremos más adelante, utilizar listas y revisarlas periódicamente es fundamental en GTD. De momento basta decir que en mi sistema GTD portátil tengo una lista separada para los aniversarios y cumpleaños, que reviso periódicamente para saber a quién tengo que felicitar. Sólo si implica algún tipo de preparación, como comprar un regalo, lo anoto en el caledario con la suficiente antelación.

David Allen propone además un sistema de 43 carpetas para organizar los recordatorios, especialmente si trabajas mucho con papel (tendremos ocasión de profundizar en ello en otro artículo). Yo, sin embargo, sólo utilizo un calendario electrónico y listas en el ordenador.

Registrar las tareas delegadas

Cualquier cosa que no vayas a hacer tú, pero que tiene que ser hecha, tienes que delegarla en alguien. Y si la delegas en alguien, tienes que tener una forma de llevar la cuenta de qué has delegado, cuándo, quién lo hará y, en su caso, para cuándo tiene que estar listo. Llevar este control es la única forma de poder hacer revisiones de lo que está pendiente, y pedir cuentas a las personas en que delegaste las tareas.

De nuevo, para esto utilizo una lista. David Allen la llame la lista “A la espera”, es decir, la lista de cosas que estás esperando que hagan otras personas.

La forma en que lleves esta lista no es importante, siempre que la revises y la mantengas actualizada (eso lo veremos en próximos artículos de la serie). En mi caso, además de la lista de aniversarios y cumpleaños, tengo otra lista de cosas a la espera. Ahí es donde anoto todo lo que delego, de forma que nunca se me olvide nada.

Como truco te diré que el título de cada una de estas tareas empieza siempre por el nombre de la persona que tiene que hacerlo, seguido de una descripción breve de lo que espero recibir, y la fecha en que lo delegué. Por ejemplo, si el día 5 de octubre le encargué a mi amigo Pedro que me comprara el nuevo libro de productividad de Berto Pena, anotaría algo así:

“Pedro – Libro de productividad de Berto Pena – 5 Oct”

En la lista de “A la espera” no sólo debes anotar lo que delegas expresamente, sino lo que está delegado de forma implícita. Es decir, lo que tú no has pedido pero que de todos modos tienes que recibir de un tercero. Un ejemplo típico es la declaración de ingresos que te tiene que dar tu empresa para hacer la liquidación de impuestos anual.

Y aquí vamos a dejar esta primera parte dedicada a la organización. Como vemos, no necesitamos muchas cosas para organizarnos: un archivador, un calendario y listas. De hecho, la mayor parte del tiempo te lo pasarás trabajando con listas, añadiendo, modificando y eliminando elementos de ellas. Por eso es importante que elijas una forma de manejar listas que te sea práctica, ya sea en hojas de papel o en un programa en el ordenador. Hay literalmente miles de opciones. El método GTD no te dice con qué herramienta debes trabajar (eso debes decidirlo tú), sino cómo trabajar con las listas.

En la segunda parte veremos cómo organizar el resto tareas, las que tenemos que hacer lo antes posible nosotros mismos. Adivina qué usaremos… ;-)

¿Qué sistemas de archivo utilizas? ¿Cómo organizas tus recordatorios? Comparte con nosotros tus trucos en un comentario.

Fotos por El Gachupas

11 comentarios

  1. Hola:

    Para agendar mi trabajo tengo problemas, por eso es que estoy aqui leyendo tu blog :)

    Pero en la organizacion de archivos si tengo mucho camino recorrido:
    Para la organizacion fisica y la electronica utilizo la Clasificacion de la Biblioteca del Congreso:

    http://es.wikipedia.org/wiki/Clasificaci%C3%B3n_de_la_Biblioteca_del_Congreso

    Asi todo esta por tema, y dentro de cada carpeta (o directorio electronico) o en cada anaquel del librero las cosas del mismo tema se clasifican por fecha y autor como una ficha bibliografica.

    Fue pesado hacer la clasificacion al principio y aceptar que tendre muchas carpetas vacias, pero tengo varias ventajas:

    Los posts de este blog ya tienen un espacio asignado sin que yo piense donde los voy a poner, igual cualquier libro. De hecho, la mayoria de los libros (en papel y electronico) ya tienen la clasificacion detallada en la contraportada, solo lo acomodo en el anaquel. Pero ademas, en la misma carpeta estan los posts de este blog y de todos los referentes al tema de tal forma que puedo hacer una comparacion entre fuentes de informacion sin perder tiempo en juntarla.

    Puedo copiar trabajos de cualquier persona en mi disco duro y no se mezclaran con los mios, estaran ordenados por tema, por fecha, por autor y por lugar de publicacion.

    Cuando necesito saber qué tengo de cualquier tema, NO TRATO DE RECORDAR Y NO UTILIZO BUSCADORES. Voy a la carpeta o anaquel y busco. Lo que esta ahi es lo que existe, lo que no esta no lo tengo.

    ¿Que tan efectivo es? Tengo un disco duro con 177 Gb de archivos de texto, hojas de calculo, imagenes, presentaciones, etc, donde encuentro todo en menos de 1 minuto (cronometrado) sin ayuda de un buscador.

    La musica y los videos estan en otro disco ordenados igual.

    Me he adaptado tan bien a tener mi biblioteca particular que cuando mis compañeros de trabajo pierden algun archivo, primero me preguntan si lo tengo antes de buscarlo.

    Eso sí, tuve que pensar como bibliotecario antes de obtener resultados.

  2. @Hluot:

    Holy sh**t!!! (perdón) :-o

    Tú no lo puedes ver, pero tengo la boca pegada al pecho ;-)

    No tengo palabras, eres un auténtico profesional. Por supuesto, yo no tengo nada que se le parezca a eso. Conocía el sistema Dewey de clasificación (trabajé un tiempo en la Biblioteca Nacional de España), pero no el de la Biblioteca del Congreso. Y menos aún conocía a un mortal que lo usara en su archivo personal. ¡Increible!

    Yo tengo muy poco material en papel. Como digo, casi todo lo tengo en formato digital. Pero por lo que veo el sistema se puede aplicar a todo, así que creo que voy a tener un fin de semana ocupado aprendiendo y experimentando :-D

    Buenísima la aportación, Hluot. Muchas gracias.

  3. Jejejeeee

    No soy profesional, pero el coraje de saber que tenia la informacion y que no la encontraba me llevo a desarrollar medidas alternas.

    Yo digo que tener mucha y buena informacion vale $#%&#%$/ cuando no la encuentras en el momento que la necesitas.

  4. Oye, acabo de leer lo de la organizacion de tus archivos en “El Gachupas en PDF No 1″ y sospecho que puedo dar una idea totalmente diferente sobre como ordenar las cosas basado en un concepto:

    Solo se vale memorizar la regla de clasificacion, nunca el nombre de los archivos.

    La clasificacion de la biblioteca es la base, pero faltan como 3 pasos para llegar a mi disco duro.

    ¿Puedes explicarme como es eso de las licencias de Creative Commons?

    Digo, porque no tengo interes en que alguien le ponga su nombre a un trabajo de 8 meses de razonamiento, prueba y error.

  5. Pingback: Bitacoras.com

  6. Una duda sobre el método de archivar. Si un documento en papel hace referencia a varios temas clasificados en carpetas distintas ¿hay que guardar una copia en cada carpeta?¿se guarda sólo en la carpeta correspondiente al tema “más importante”? Y de tener que duplicarse, ¿no se corre el riesgo de que, a la larga, el archivo se vuelva mastodóntico?

  7. El sistema de Hluot Firthunands nos gusta a los estructurados y ordenados “a priori”: nos gusta disponer de cajones vacíos donde ir metiendo los calcetines.
    Pero me temo que aquí el A/Z de David Allen a la larga es mejor.
    ¿Qué ocurre cuando un tema pertenece a dos o más saberes: la derrota de la Armada Invencible, pertenece a Historia a Política o a Estrategia Militar?
    Soy de Filosofía y me encantan las taxonomías, pero el meter en su cajón cada artículo o papel ya me supone un sobreesfuerzo previo (y estrés añadido); sin embargo, nombrar (por el título o autor, venido el caso) y ordenar alfabéticamente se hace en un plis-plás (que es de lo que te previene el David Allen con los métodos que llevan a la procrastinación o simple vagancia).
    En fin, que no siempre lo resultón y laborioso es lo mejor.
    Saludos.

    • @Paco_GTD:

      Como le dije en su día a Hluot, a mi tampoco me resulta práctico este método. Como dices, a priori parece resultón, pero no me funciona en la práctica. Yo necesito un sistema mucho más ágil, aunque sea imperfecto, que me ayude a archivar inmediatamente.

  8. Hola: yo estoy hace poco con GTD, leí el libro y tu post, pero no puedo entender como guardas tus archivos ¿vos en los colgantes mezclas todo?? o sea ¿mezclas las cuentas bancarias y tus papeles del coche (por dar un ejemplo)???
    Quisiera si puedes me expliques mejor, ya que en mi caso utilizo carpetas convencionales en categorías… y es verdad, se me complica el proceso por que tengo que reclasificar.
    Saludos y muchas gracias.
    Rodo

  9. @Hluot:

    Efectivamente, la idea que propones se aleja del “estándar” propuesto por David Allen y la comunidad GTD para archivar documentación pero, sin querer quitarle mérito a tu sistema, el concepto que mencionas de “memorizar la regla de clasificación y no el nombre de los archivos” no es en absoluto nuevo. De hecho, está detrás de cualquier sistema de clasificación bibliotecario, y sospecho que hay más gente que hace algo parecido a lo que tú haces, quizá de alguna forma menos elaborada. Otra cosa es que el método (no el concepto) que tú utilizas sea completamente novedoso.

    Respondiendo a tu pregunta, hay muchas variantes de la licencia Creative Commons, desde muy restrictivas hasta muy laxas, que puedes revisar en http://creativecommons.org. En particular, El Gachupas utiliza una que permite cualquier uso del material (copia, distribución y realización de obras derivadas), siempre que se reconozca la fuente o autor original.

    No sé de qué modo exactamente quieras proteger tu sistema de archivo, pero si crees que es suficientemente novedoso y quieres comercializarlo de alguna forma, te recomiendo que lo patentes y que no publiques nada en El Gachupas que pueda poner en peligro tus derechos de autor.

    Para cualquier duda o comentario que quieras discutir en privado, puedes escribirme a: blog elgachupas @ gmail com.

  10. @Amandil:

    Desde luego, no debes duplicar ningún documento. Como bien dices, generalmente se usa el tema más importante. Es cierto que a la hora de buscar te pueden entrar las dudas de si lo archivaste en X, Y o Z. Pero casi siempre tendrás pocos lugares en los que buscar.

    Lo que no te recomiendo es que crees demasiados temas o el tamaño de tu archivo se diparará exponencialmente. En mi opinión, un archivo personal normal (facturas, documentos personales, contratos, expedientes de clientes, etc.) no necesita reglas de clasificación complicadas, todo lo contrario. Hay que primar la velocidad y la comodidad sobre la perfección en la clasificación. Incluso hay gente que utiliza el sistema de archivo Noguchi, la simplicidad llevada al extremo.

    Quizá en archivos extensos que incluyan libros, revistas y documentos bibliográficos merezca la pena aplicar otros criterios más científicos, como el que sugería Hluot en otro comentario más arriba. Pero no para un archivo normal.

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