Mi sistema GTD listo para llevar

Hace unos días dani de DuTudu publicó un interesantísimo artículo sobre tbGTD, un sistema GTD basado en TiddlyWiki. Se trata de un pequeño Wiki autocontenido en un archivo HTML, que puedes llevar en tu memoria USB y modificar con cualquier navegador, como Firefox o Internet Explorer.

El concepto de poder llevar tu sistema GTD a todos sitios me encanta, y en mi caso es incluso imprescindible (como explicaré enseguida). Sin embargo, tbGTD es demasiado complejo para mi gusto. Como otros muchos GTD-ianos, he probado varias herramientas GTD, y lo que he sacado en claro después de tantas pruebas es que lo único que necesito en realidad es un sistema sencillo y eficiente para gestionar listas. Punto. Todo lo demás sobrecarga el proceso productivo.

Por eso, antes de seguir con la serie Mi sistema GTD, de la A a la Z, he pensado que sería interesante echarle un vistazo a la herramienta que utilizo para tener siempre conmigo mi sistema GTD. Yo la llamo GoaS (o GTD on a Stick). Y para que entendáis por qué elegí esta herramienta, primero tengo que explicaros cómo trabajo.

El problema

Resulta que tengo un ordenador en el trabajo, en el que no estoy autorizado a instalar nada, y un ordenador en casa en el que puedo hacer lo que quiera ;-) En el trabajo tengo Windows, Office, Internet Explorer y Lotus Notes como sistema de correo y organizador personal. En casa también tengo Linux y sólo utilizo software libre: OpenOffice, Firefox, etc.

Por otro lado, me resulta muy poco práctico separar mi vida personal de mi vida profesional. Como dice David Allen, lo que tienes que hacer lo tienes que hacer, independientemente del ámbito de tu vida al que pertenezca. Así que necesito un sistema que pueda utilizar tanto en casa como en la oficina.

Como véis, antes de GoaS me enfrentaba a un serio dilema. Si utilizaba Lotus Notes como plataforma GTD, no podría acceder a mis listas mientras estuviera en casa (en el ordenador del trabajo no puedo instalar BlackBerry Desktop ni ningún otro software para sincronizar Lotus Notes con un dispositivo móvil). Pero si instalaba en casa uno de los muchos programas GTD que hay disponibles, no podría acceder a mis listas desde la oficina, lo cual era casi peor. (Las herramientas web quedan descartadas porque no me gusta que mis datos anden por ahí, y porque en el trabajo tenemos proxies que filtran el tráfico de Internet y uno nunca sabe cuándo algo dejará de funcionar.)

La solución

¿Qué hacer entonces? Bueno, como dicen, la necesidad es la madre de la cienca. Después de investigar muchas alternativas, finalmente di con Wiki on a Stick (WoaS), otra variante de TiddlyWiki, pero mucho más sencilla que tbGTD. Dediqué 10 minutos a aprender cómo funcionaba, hice algunos ajustes en la configuración para convertirlo en un sistema a base de listas, y… listo: nació GoaS, o GTD on a Stick, como yo lo llamo. Desde ese momento ya podía llevar mi sistema GTD a todos lados en una memoria USB, y trabajar utilizando Internet Explorer (en la oficina), o Firefox (en casa).

Reconozco que GoaS es un sistema minimalista, quizá demasiado para algunos. Pero os aseguro que es muy eficiente manejando listas, y tiene algunas funciones que muchos sistemas GTD no tienen, como la encriptación de datos, o la creación de etiquetas para relacionar elementos de distintas listas.

Llevo utilizando GoaS desde hace ya un tiempo y estoy encantado con él. Con GoaS gestiono mi bandeja de entrada electrónica, mis listas de proyetos, mis listas de siguientes acciones agrupadas por contextos, mis recordatorios, y un sistema de referencia con información general e información personal encriptada. Además, puedo realizar búsquedas extensivas por todo el sistema en un abrir y cerrar de ojos. Y todo ello en un único archivo HTML de 200 kilobytes (sin contar los datos), que puedo respaldar simplemente copiándolo o enviándolo por correo electrónico.

Para todos aquellos de vosotros que estéis interesados, he creado una versión de GoaS para descargar. Esta versión incluye una pequeña ayuda orientada a GTD que he creado yo mismo (así que podéis echarme la culpa si encontráis algún error). La ayuda es accesible desde la última opción de la barra lateral, y es también la página inicial del programa por defecto. Echadle un vistazo y en 10 minutos estaréis listos para trabajar.

A cambio sólo os pido que, si hacéis vuestras propias adaptaciones, las compartáis en un comentario, de forma que todos nos podamos beneficiar de ellas. Nada más. ¡Espero que os guste!

Foto por Lynn Lopez

33 comentarios

  1. Hmmm, ya se que parezco el tonto del pueblo pero al leer esta entrada y el modelo GoaS me encuentro con una situación y un desarrollo que me es completamente imposible “copiar” en mi caso.

    Me explico.

    No puedo vincular por ningún medio “técnico” (USB, móvil, agenda electrónica,etc.) trabajo y hogar ya que tenemos prohibido en mi empresa meter aparatos electrónicos o vincular mediante internet lo laboral con lo externo.

    Eso me impide tener un sistema GTD portatil como el tuyo y separa de manera drástica la vinculación de las bandejas de entrada personales (mis cosas de casa y privadas) de las profesionales.

    Esta imposibilidad de usar el GoaS ¿inutiliza el método GTD en su conjunto en mi caso?¿o me veo obligado a desarrollar dos métodos GTD paralelos, uno en casa y otro en el trabajo?

  2. Pingback: uberVU - social comments

  3. En mi caso, me he decantado por Thinking Rock. El programa propiamente dicho lo tengo en el ordenador de casa y en el de la oficina, además de en un netbook corriendo linux (Thinking Rock es multiplataforma).

    Lo interesante es que la base de datos del programa sí que lo llevo en un disco externo, por lo que esté donde esté los datos son exactamente los mismos.

    Para las cosas que tengo que apuntar, siempre llevo encima mi PDA (Papel De Apuntar) :), y lo vuelco más tarde al Thinking Rock.

  4. @Sandor:

    Gracias por contribuir.

    Jajaja muy bueno lo del PDA. Me encanta la definición :-D

    Hace tiempo tuve un pequeño “affair” con Thinking Rock y me gustó. Pero en aquel momento no investigué mucho y no sabía que se podía hacer portátil, es decir, que no es necesario instalarlo en un ordenador. Puedes llevar el programa y los datos en una memoria USB o disco externo.

    En mi afán por simplificar estoy en un proyecto que me puede hacer olvidarme de mi ordenador de casa y utilizar el portátil de la oficina para todo. La clave está en PortableApps.com, que permite tener todos los programas y datos en un disco externo, sin instalar nada en el ordenador, y sin dejar rastro cuando terminas. Pronto os voy a contar mi experiencia.

    No sé, a lo mejor en ese momento le doy otra oportunidad a TR. Lo mejor de TR es que el proceso es muy visual y sencillo, y además es software libre :-) Me parece una muy buena opción.

  5. Hola otra vez :)

    Sobre la instalación de Thinkinrock en un pendrive, te tengo que decir que no se si será posible o no (probablemente no me expliqué bien).

    Yo lo que tengo compartido es la base de datos del programa (vamos, lo que son los datos de mi sistema GTD). La instalación del programa la tengo en el disco duro de ambos ordenadores (ignoro si se podrá hacer portable, la verdad).

    Sobre los programas portables, a mi hay veces que no me convencen mucho, sobre todo si son muy grandes (Thinkinrock para mí es un pelín grande). En esos casos prefiero instalar en el disco duro y solo dejar en el pendrive lo que son los datos a manejar.

    Claro que yo uso solo dos ordenadores, el de casa y el de la ofi…

    Un saludo!

  6. @Sandor:

    Pues te tengo una buena noticia :-D

    El fin de semana estuve haciendo pruebas y Thinking Rock funciona perfectamente en una memoria flash (obtuve la información de los foros de Thinking Rock, aquí: http://tinyurl.com/yjb7at7). De hecho, una vez que comprobé que funciona bien de forma autónoma, me animé e hice una versión que se integra con PortableApps.

    Lo que no entiendo es por qué dices que es un programa pesado… ¡sólo ocupa 62 MB! :-o Hoy en día ya no encuentras memorias flash de menos de 1 GB, o sea, que Thinking Rock ocupa un 5% de ese espacio.

    Prueba PortableApps y te convencerás de las maravillas de la portabilidad en un pendrive. Tienes todo, desde OpenOffice hasta Firefox, pasando por cualquier herramienta libre que te imagines. Y ahora también programas freeware como Skype. Merece mucho la pena, ya verás.

  7. Voy a darle una oportunidad al GoaS. Acabo de descargarlo y tiene muy buena pinta.

    ¿que te parece la opción de instalarlo en un servicio de almacenamiento online como por ejemplo DropBox que puedes tenerlo actualizado en cualquier equipo y es compatible con Windows, Linux y Mac? Quizás el inconveniente esté en depender de un servicio externo y de la seguridad de los datos allí alojados.

  8. @marcosrh:

    No conozco cómo funciona DropBox, pero si no tienes problema con la privacidad, un alojamiento online es una muy buena opción.

    A mi no me gusta que mis datos (especialmente si voy a guardar datos privados), anden por ahí. Además, donde vivo es frecuente que haya cortes del servicio de Internet. No son muy prolongados, pero ya sabes cómo funciona la ley de Murphy ;-)

    Pruébalo y luego compartes con nosotros el resultado, ¿vale?

  9. Aupa Gachupas. Llámame raro :), pero un programa java de 62 megas sí me parece pesado para ejecutarlo desde un pendrive, más que nada por lo que tarda en ejecutarse (la velocidad de transferencia de un pendrive no tiene nada que ver con la de un disco duro).

    Pero vamos, sólo es una opinión personal, ¿eh? ;)

  10. He montado el programa GoaS, pero tengo dificultad para eliminar los registros que me quedan mal, el pide borrar los registros pero en verdad los duplica.

    Me gusto mucho la sencillez del Wiki pero no se como evito la situacion planteada.

  11. @Juan Carlos:

    En primer lugar, bienvenido y muchas gracias por pasarte por aquí :-)

    La verdad es que yo no soy el creador del Wiki, pero si eres un poco más explícito puedo intentar ayudarte. Como indico en la ayuda que acompaña a GoaS, para borrar una entrada sólo tienes que eliminar el contenido y hacer clic en el botón de guardar; te preguntará si quieres eliminar, le dices que sí y listo. No tiene mucha ciencia.

    Si tienes problemas, envíame un correo y lo vemos juntos.

  12. Estimado, empecé ayer a leer tu blog y me ha gustado mucho lo claro que te quedan las explicaciones del metodo, y como te funcionan. Bajé el GoaS y se ve interesante, además encontré donde eliminar la pregunta “quiere poner la página nueva en el menú” cada vez que le das a [Recopilar], además le agregué que cuando le diera a recopilar sin ningún namespace(aka listas) te asigne inmediatamente la tarea a la Bandeja de entrada.
    Por si a alguien le interesa esos cambios les dejo donde deben modificar el archivo fuente .

    Para eliminar la dichosa pregunta
    En la línea 2393 poner al inicio “/*” asi:

    /* var upd_menu = (cr==’Menu’);

    y en la línea 2405 poner al final “*/” así

    this.refresh_menu_area(); */

    Para poner automáticamente Bandeja cuando se crea una tarea nueva
    En la línea 2390 cambiar :
    } else ns=”";

    por esto otro
    } else ns=”Bandeja”;

    y listo.

    Ojala que se entienda, lo otro es que te envíe el archivo con las modificaciones por email para que lo pongas en las descargas.

    Un saludo, y sigue adelante que te seguiremos leyendo.

  13. :D gracias por la recepción.
    Me agradaría mucho que apareciera mi nombre en los aportes del código, para después mostrarselo a mis nietos, jajaja :D.

    Mi nombre es Sergio Guamán (Warlock-G) y mi correo ya lo tienes en los comentarios supongo. Sino sería sguamanb (at) gmail (punto) com

    Es la primera vez que aporto en algún proyecto de este tipo, se siente bien que tus aportes ayuden a los demás.

    Me seguiré apareciendo por acá, estoy al igual que muchos en plan GTDismo a ver si me resulta. Pero a veces la procrastinación puede más.

  14. Gracias por los créditos :D, los voy a mirar inmediatamente, que emocionado me siento ;).

    Creo que te falta actualizar la sección de Descargas para que refleje el cambio de versión.

    Además te cuento que como navego en Google Chrome, este no me permite de forma nativa grabar el archivo a disco, por lo que tuve que hacer un arreglo para usar un applet de java, llamado TiddlySaver.jar, que si te permite grabar a disco las modificaciones.

    Hasta el momento me ha funcionado sin problemas grabando y leyendo del disco. Cuando haga pruebas más profundas te cuento.

  15. Me interesa saber cómo instalar ThinkingRock en un pendrive con portable apps y cuál es vuestra experiencia.

    Yo he sido usuario de una Palm Tx que era mi aliado inseparable cuando utilice GTD durante una temporada (con el sencillo y práctico gestor de tareas de Palm y la aplicación de escritorio para sincronizar).

    Ahora estoy muy despistado pues no encuentro la tecnología precisa.
    TR me gusta pero sólo lo puedo usar en casa y me gustaría llevarmelo al trabajo pero allí no puedo tocar el sistema informático, salvo (supongo) conectar el portable apps.

    El resto del tiempo, imprimiré en formato pocketmod y papel a la cartera, que no necesita bateria, ni recargas, ni cables.

    Lo ideal sería trabajar con el móvil pero no me encuentro a gusto con el que tengo (un Nokia 5800 Xpress music). No he visto opiniones de la Palm Pre pero me retrae la cuota ya que no quiero utilizar servicio de datos en el móvil, solo voz.

    Gracias por la ayuda.

  16. He probado Goas, me parece una herramienta estupenda, solo he tenido problemas al guardar el archivo corriendo en el navegador Opera, que es el que uso habitualmente. Se queda grabando pero nunca termina de hacerlo.
    En Firefox no he tenido problemas, aunque si en Explorer 8.
    Agradecería que me ayuden en este problema.

    Saludos

  17. La verdad es que voy a probar los dos sistemas, me parece una gran idea lo de que sean portables aunque yo antes no terminaba de ver esa idea. Respecto al GoaS, lo veo demasiado manual (por ejemplo, tener que poner las etiquetas a mano sin un menú desplegable), aunque la filosofia es estupenda.

    Respecto a Thinking Rock, parece que sigue al 100% la metodología GTD aunque parece algo menos sencillo de manejar.

    De todos modos, yo parte de una hoja excell, así que cualquier cosa lo mejorará ;-)

  18. Hola, estoy haciendo pruebas con GoaS para utilizarlo y me da problemas en todos los navegadores (ie 8, ff 3.6 y chrome), no guarda los cambios cuando salgo del todo.
    Ah, tengo Windows 7.
    En cambio con linux (ubuntu 9.10), va perfectamente con ff.
    A alguien le pasa algo parecido?

    Saludos

    • @Julio:

      No he tenido oportunidad de probar GoaS en Windows 7 –recientemente acabo de pasar a Mac OS X. Sin embargo, sé que funciona perfectamente con Internet Explorer 8 y Windows XP. Por lo que comentas, es posible que el problema tenga que ver con las restricciones de seguridad de Windows 7.

      Siento no poderte ayudar más. Dado que GoaS es simplemente WoaS, quizá puedas buscar un foro de soporte de WoaS para ver si alguien más ha tenido el problema.

      ¿Alguien por ahí sabe más que yo de Windows 7 y puede ayudar? Gracias de antemano.

  19. Hola!
    Llevo poco tiempo ‘buceando’ en esto de la productividad y he dado con varios blogs que tratan el tema (prácticamente todos están en la lista que publicaste en uno de los posts). Entre ellos, también, el tuyo :-)
    Por situarte, te diré que estoy interesado en todo esto porque estoy (debería estar desde hace tiempo) haciendo una tesis. Claro, se junta el trabajo, la tesis, la familia,… y aunque lo llevo todo ‘más o menos’ controlado, ahora con la tesis, sobre todo, necesito organizarme más y mejor.
    Siempre he sido de los que dejan todo para el último momento y obviamente, una tesis no se hace en un fin de semana. También pìerdo bastante el tiempo con noticias, blogs, etc. y necesitaba (necesito) algo que me ‘ponga las pilas’.
    En mi trabajo no tengo tanto ‘trajín’ de tareas, pero sí que es verdad que aparecen desde varios ámbitos de mi vida.
    Quería felicitarte por la adaptación de WoaS. He visto GoaS y me ha impresionado lo que se puede hacer con una Wiki. Sin duda la utilizaré, una vez que haya conseguido tener soltura.
    Disculpa la parrafada, pero es el primer comentario que hago en un blog de productividad y quería ‘desahogarme’.

    Muchísimas gracias por tu generosidad, al compartir GoaS y espero que nos ‘veamos’ en más de una ocasión por tu blog.

    Saludos

    • @Jesús:

      Muy bienvenido y muchísimas gracias por dejar tu primer comentario –espero que no se el último ;-)

      No tienes nada que agradecerme con GoaS. Yo sólo utilicé el trabajo de otros para crear algo útil –es el poder del software libre y el código abierto ;-) Sólo espero que lo disfrutes, y que compartas tu experiencia con nosotros llegado el momento.

      Me encanta que lectores como tú comenten sus impresiones sobre la productividad desde el punto de vista de quien empieza. Muchos recién llegados a GTD no saben que casi todos –por no decir todos– lo que ahora tenemos cierta experiencia hemos pasado por caminos parecidos al tuyo. Uno no llega a GTD por gusto, sino por necesidad. Y una vez que lo descubres, ya no puedes vivir sin pensar en términos de proyectos, próximas acciones y listas.

      Aunque para muchos parezca que esto es antinatural, es justo todo lo contrario. GTD no es más que deshacerte de viejos hábitos artificales supuestamente productivos–como tratar de planificar por adelantado el trabajo que tienes que hacer cada día, hora a hora–, y liberar una forma de trabajo que resulta mucho más lógica y natural.

  20. Hola: En primer lugar quiero darte las gracias por desarrollar el GoaS. Lo estoy usando desde hace algún tiempo y también e metido mano cambiando alguna que otra palabra nuevo=recopilar, cambiar la ayuda al primer lugar y no al final y otras cosas que a mi me resultaron más faciles (sobre todo para pasarlo a otros usuarios).
    Encontré que cuando uno trata de cambiar el formato de una parte del texto, centrado, negrita, etc no solo cambia el texto seleccionado sino que también se cambia el resto del texto que está a continuación. Ej: Bienvenido a GoaS, queda todo en negrita y el texto siguiente también. Si uno cambia de posición la barra invertida queda correcto. Bienvenido a GoaS,
    Como no se donde cambiarla, (no encontre) (se algo de html pero no soy programador), en la fuente del “GoaS” te derivo el problema. Y ya que estamos quizas puedas agregar un boton que cambie el color del texto, Gracias nuevamente
    Saludos Ernesto Varela

  21. No puedo “salvar” los cambios con Chorme en Ubuntu… ¿Alguien sabe como solucionarlo?.
    Gracias
    (y gracias Jero por el WoaS)

  22. @Amandil:

    No cabe duda de que tu caso es especial. Como tú mismo señalas, si no te dejan introducir ningún dispositivo electrónico en tu oficina (e imagino que tampoco te dejan acceder a cualquier sitio web), no tienes más repedio que mantener dos sistemas GTD por separado. Digamos que no tienes elección: tu vida profesional y personal están separadas a la fuerza.

    (Off-the-record: En realidad podría haber una solución, pero no sé si te meterías en problemas con tu empresa. Consiste en tener tu propio dominio, o contratar un hospedaje que te permita tener el archivo HTML de GoaS. Si tienes acceso a Internet desde el trabajo, ya lo tienes solucionado. Claro que habría que poner el archivo detrás de algún sistema con contraseña para que no fuera público, pero eso no es demasiado complicado.)

    En cuanto a GoaS, es sólo una de las muchas herramientas que puedes usar para trabajar con GTD. De hecho, es sólo algo que yo me saqué de la manga porque a mi me funciona muy bien, pero ni mucho menos es necesario que lo utilices para aplicar GTD. Como veremos en la próxima entrega de la serie Mi sistema GTD, puedes utilizar desde la herramienta más sofisticada hasta unos pedazos de papel y lápiz. Todo depende de lo que se ajuste mejor a tus circunstancias. Esa es la belleza de GTD.

    No intentes “copiar”. Utiliza aquello que te pueda funcionar, y lo que no, simplemente ignóralo. Pronto descubrirás que tu sistema GTD inicial irá evolucionando con el tiempo, por medio de prueba y error, hasta que por fin des con las herramientas ideales para ti. Al final, todos aplicamos el mismo método, pero utilizamos herramientas y técnicas diferentes.

  23. @marcosrh:

    Acabo de echar un vistazo a Dropbox y es muy interesante. Lamentablemente, no pudo acceder a Dropbox a través de los proxies de mi empresa, así que no me sirve :-(

  24. @sguamanb:

    Muchísimas gracias por tu aportación y bienvenido a El Gachupas :-D

    Se entiende perfectamente, y ya he realizado los cambios necesarios. ¡Funciona perfectamente!

    La nueva versión de GoaS es ahora 1.1, y he actualizado el enlace del artículo para que se descargue en lugar de la versión anterior. También he modificado la ayuda para que se ajuste a las nuevas funciones. Por favor, dime si quieres que aparezca tu nombre para reconocer tu aportación en los créditos (sólo dame tu nombre o apodo y lo añadiré junto a tu correo electrónico).

    Ojalá te sigas pasando por aquí a menudo compartiendo tus ideas, experiencias y conocimientos :-)

  25. @Pepe:

    En primer lugar, muchas gracias por dejar tu comentario y bienvenido :-)

    La verdad, he utilizado muy poco Thinking Rock (sólo por sugerencia de otro lector), pero me parece un buen programa, aunque algo complicado para mis necesidades. En esta discusión (en inglés) explican cómo hacer una versión de TR portátil:

    http://www.trgtd.com.au/forum/viewtopic.php?=&p=19

    En cuanto a la tecnología, hasta ahora he utilizado GoaS (un WiKi adaptado para GTD que puedes llevar en tu memoria USB). Sin embargo, justo en estas semanas estamos terminando un proyecto en el trabajo que me impedirá instalar software y utilizar memorias USB. Así que estoy empezando a utilizar mi BlackBerry para todo.

    Estoy francamente sorprendido. Sin necesidad de instalar software adicional es perfectamente posible hacer GTD con la BlackBerry. Muy pronto voy a publicar mi experiencia, un pequeño “HOWTO” y conclusiones. Por lo que dices, creo que puede resultarte muy interesante. Y no te preocupes, ni siquiera necesitas un plan de datos para trabajar (claro que en México es fácil conseguir equipos sin plan de datos, pero no sé en España).

    Sigue pendiente. Continuaremos hablando de todo esto :-)

  26. @Gustavo:

    Perdona por el retraso en la respuesta, pero tu comentario se me había “traspapelado” :-(

    No he probado GoaS con Opera y tampoco me resulta fácil hacer pruebas. En Internet Explorer 8 el único problema es que al guardar por primera vez te pide confirmación, porque un ActiveX está intentando guardar algo en disco. Después de eso ya no deberías tener problemas.

    Es lógico que Firefox funcione sin problemas, pues es el navegador que mejor cumple los estándares web. Ese es el motivo por el que la mayoría de los que nos pasamos todo el tiempo en Internet usemos este navegador ;-)

    Siento no poder ser más explícito. No domino la tecnología que hay detrás de WoaS como para profundizar mucho :-( Si tienes algún problema técnico sería buena idea que te pusieras en contacto con el autor de WoaS.

    Gracias por tu interés y espero seguir viéndote por aquí.

  27. @David:

    Sí, indudablemente GoaS es muy manual comparado con otros sistemas (aunque no tanto como parece). Yo soy amante de lo simple, por eso me gusta mucho. Otros programas como Thinking Rock son excelentes, quizá la mejor opciòn para alguien que se inicia en GTD. Pero una vez que ya tienes interiorizados los principios del método, lo ùnico que realmente necesitas es gestionar listas, nada de florituras. En eso GoaS creo que es mejor.

    Pero por supuesto, para gustos hay colores, y programas de GTD hay muchísimos. Elije el que mejor se adapte a tu forma de trabajar.

    Ya nos contarás tus impresiones :-)

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