Mi sistema GTD: gestión de proyectos

(Este artículo forma parte de la serie Mi sistema GTD, de la A a la Z. No te pierdas el resto.)

Nos aproximamos al final de la serie. Ya hemos visto cómo recopilar las cosas que tenemos que hacer, cómo procesarlas y organizarlas, y cómo ejecutar el trabajo que representan. Precisamente a la hora de ejecutar el trabajo nos dimos cuenta de que muchas de las tareas no eran en realidad tareas, sino proyectos. Por eso merece la pena detenernos un momento en la explicación del método y profundizar un poquito en cómo manejar esos proyectos.

David Allen propone una estrategia para la gestión creativa de proyectos que muchas veces es ignorada por los aprendices de GTD por considerarla superficial. En realidad se trata de una herramienta muy poderosa que nos permite “atar” perfectamente cualquier cabo suelto, especialmente las maromas de los grandes proyectos que a veces tenemos que afrontar. Pero, ¿en qué consiste esta forma de gestionar proyectos?

Las 2 verdades sobre los proyectos

Antes de seguir, veamos 2 grandes verdades sobre los proyectos que a lo mejor te hacen abrir los ojos:

Verdad #1. La mayor parte del trabajo no está formado por tareas simples, sino por proyectos. Aunque no lo parezca, la mayor parte del trabajo que hagas serán proyectos, al menos según la definición de proyecto de GTD. De forma consciente o inconsciente, siempre estás gestionando proyectos, desde cambiar una bombilla (como veíamos en el artículo anterior de la serie), hasta organizar una boda. Casi todo son proyectos.

Verdad #2. Para gestionar el 99% de los proyectos no necesitas herramientas especiales (ni siquiera para muchos de los considerados grandes proyectos). Salvo contadísimas excepciones, nunca necesitarás herramientas del tipo Microsoft Project (o cualquier de las opciones libres como, Planner o GanttProject). Bastará papel, lápiz y…

El modelo de planificación natural

Para planificar un proyecto adecuadamente debes utilizar los 5 pasos que sigue la mente de forma natural para afrontar cualquier problema:

1. Definir el propósito del proyecto (qué queremos conseguir);

2. Visualizar el resultado (cómo queremos que sea el producto final);

3. Generar una lluvia de ideas (qué tareas y recursos necesitaremos);

4. Organizar las tareas y los recursos (para asegurar la consecución del objetivo) y;

5. Identificar las acciones siguientes según se vayan completando las anteriores.

Por muy lógico que parezca a primera vista, constantemente nos empeñamos en trabajar justo al contrario, empezando a identificar las acciones mucho antes de definir el resultado, visualizarlo, generar ideas y organizarlas. Es lo que se llama planificación reactiva, porque se utiliza cuando ya tienes los problemas encima, y lejos de ser la excepción, se ha convertido en el estándar de muchas personas.

Cómo planificar un proyecto en la práctica

Los proyectos pequeños resultan bastante sencillos de gestionar. Como ya vimos cuando hablaba de la ejecución del trabajo, un proyecto no es más que un conjunto de dos o más acciones físicas que hay que llevar a cabo. Cuando un proyecto tiene un número manejable de acciones bien definidas, basta con mantener una lista de las acciones de forma que sea fácil revisarlas, eliminar las que ya están completadas, y añadir otras nuevas si fuera necesario. (Afortunadamente, la mayoría de los proyectos que afrontamos diariamente son de este tipo.)

Cuando el proyecto ya tiene cierta complejidad, entonces hay que aplicar el modelo natural. En primer lugar es necesario definir el objetivo y el resultado. En mi caso dedico una sesión de trabajo a poner por escrito lo más detalladamente posible qué es lo que quiero conseguir, por qué, y qué criterios debo usar para considerar el proyecto terminado (para lo que uso mi libreta ecológica tamaño A4/carta). Por ejemplo, si estoy diseñando un curso pongo por escrito los contenidos a impartir, a quién va a ir dirigido, por qué es necesario el curso y cuáles son los factores de éxito (número de personas capacitadas, tiempos, costos máximos, etc.)

Con el qué y el porqué claros, es hora de empezar con el cómo. Y una de las formas más efectivas es utilizar la lluvia de ideas junto con los mapas mentales (los mapas mentales merecen su propio artículo). Se trata de liberar la mente y anotar cualquier idea relacionada con el proyecto, por loca o absurda que parezca. Después nos encargaremos de ordenarlas, pulirlas, desarrollarlas y descartar aquellas que no sean aplicables. El objetivo en esta fase es crear un plan, con acciones, tiempos y responsables, para llevar a cabo el proyecto.

Salvo para proyectos realmente grandes, mis planes están compuestos por simples listas de siguientes acciones, aunque eso sí, listas que pueden ser muy largas. Si alguna actividad no está clara todavía o puede ser compleja, en su lugar coloco un subproyecto. Al final, el truco está en que las acciones y subproyectos aparezcan en las listas en el orden en que deben ser ejecutados, junto a los responsables de cada uno de ellos y, en su caso, las fechas límites.

El último paso consiste en empezar a ejecutar el trabajo de la lista, de arriba a abajo. Es la parte más fácil y mecánica de la gestión del proyecto. Pero para llegar a ello, hemos tenido que pasar primero por los 4 pasos anteriores.

Conclusiones

La gestión de la mayoría de los proyectos no necesita de pompa y boato. Unos minutos de pensamiento creativo utilizando el modelo de planificación natural, y una lista, es lo único que necesitarás para tener todo bajo control. Sólo en proyectos realmente grandes (menos del 1%, si es que alguna vez llegas a enfrentarte a uno de ellos), necesitarás técnicas y herramientas especiales para gestión de proyectos.

¿Cómo gestionas tus proyectos? ¿Utilizas el modelo de planificación natural o el reactivo? Comparte tus ideas y opiniones en un comentario.

Foto por Jonathan Natiuk

9 comentarios

  1. Pingback: Bitacoras.com

  2. Hola,

    Estoy usando Evernote para la gestión, pero tengo un poco de lío (la duda es un poco independiente de la herramienta)
    ¿Qué tengo que poner dentro de la carpeta Proyectos?
    1. Una lista de todos los proyectos que tengo abiertos en este momento
    ó
    2. Una lista con todas las acciones de todos los proyectos que tengo abiertos.

    Si es 1 ¿donde pongo las acciones de cada proyecto? ¿en los contextos?

    Si es 2 ¿cómo puedo ver las acciones que me quedan pendientes para un proyecto?

    Lo que estoy haciendo hasta ahora: Para los contextos estoy usando las etiquetas y para los proyectos los notebooks (uno por cada proyecto grande), y en la carpeta Proyectos tengo una lista de acciones de todos los proyectitos.

    Gracias Gachupas, un estupendo blog, muy clarificador :)

  3. Estoy de acuerdo en que es muy útil tener agrupadas las tareas por proyecto, o al menos tener esa opción de organización. Por ello, la herramienta es importante. En GoaS se hace de forma “artesanal” muy práctica, pero ¿cómo gestiona los subproyectos?

  4. Hola!
    hace unos meses descubrí el libro de GTD y me interesó llegar a tener el control de la ingente cantidad de tareas que llego a tener.

    Después del libro y de leer tu sistema gtd y otros foros (el canasto,…) me parece que me he quedado algo atascado, y tengo una gran duda:

    Utilizo Outlook 2003 para gestionar mis tareas (ya que la mayoría de mi tarea me llega por correo y/o la gestiono en el pc), pero cuando me llega o se me ocurre un nuevo proyecto no sé gestionarlo: ¿qué debo hacer?¿asignar la siguiente acción solamente y cuando la acabe asignar otra? o ¿pensar todas las acciones hasta el final del proyecto y colocarlas todas en tareas con algún orden?…..

    Estoy bastante liado con esto porque no sé cómo dar continuidad a los proyectos, y cuando acabo una tarea no sé si debo repasar directamente el proyecto para incluir la siguiente en la lista de tareas. ¿debo mantener una lista de tareas de cada proyecto fuera de Outlook?¿donde?

    Cualquier ayuda o consejo lo agradeceré mucho.

    Muchas gracias

    • @Ximo S:

      En primer lugar, muchas gracias por tu comentario. Creo que tu duda es muy común en los principiantes de GTD, y me da la oportunidad explicar esta parte con un poco más de detalle :-)

      No hay una regla fija para organizar las tareas de un proyecto, depende mucho de los gustos y forma de trabajar de cada uno. Yo, por ejemplo, no pienso en todas las tareas de un proyecto de antemano, a no ser que el proyecto sea lo suficientemente complejo –o sea, muy pocas veces. Generalmente, pienso en la siguiente acción cuando termino la anterior, renombrando la anterior como la nueva. Esto es especialmente útil para proyectos simples, proyectos repetitivos –para los que utilizo listas de comprobación– o proyectos que domino perfectamente y para los que sé exactamente qué y cuando tengo que hacerlo.

      Hay otros practicantes de GTD que prefieren añadir todas las acciones siguientes desde el principio, dejándolas en una lista especial o marcándolas de alguna forma para saber que todavía no hay nada que hacer con ellas. Yo, sin embargo, pienso que esta técnica es demasiado engorrosa, sobrecarga tu sistema y lo hace más difícil de gestionar.

      Cuando el proyecto es lo suficientemente complejo, utilizo mapas mentales y papel para organizar las tareas. Así es como mantengo el control de todo lo que hay que hacer. Nunca utilizo mis listas GTD para planificar –las listas son un compendio de trabajo pendiente. nada más. Los mapas mentales y otros papeles forman parte de la documentación de apoyo del proyecto, y lo conservo en su correspondiente carpeta amarilla, en la bandeja “en curso”. Cuando concluyo una tarea la elimino de la lista GTD, reviso la documentación del proyecto y creo la o las siguientes acciones.

      Como ves, el mecanismo es sencillo –y lo mejor, totalmente independiente del programa que utilices. Espero haberte ayudado un poco a aclarar este punto.

  5. Creo que muchas veces basta tener claro el objetivo inicial de un proyecto y una o unas pocas de las acciones siguientes, no es necesario invertir mucho tiempo planificando una larga lista de acciones, ya que eso puede llevar varias horas y factores externos pueden obligarnos a reestructurar contínuamente la lista más allá de la acción cuarta o quinta, con la consiguiente pérdida de tiempo. Yo he pasado por etapas de superplanificación (promovida por ciertos programas gtd superestructurados) y ahora estoy en una etapa más en plan archivos de texto plano
    Proyecto: casarme
    Acción siguiente: buscar novia
    (es broma, pero creo que se entiende la idea) ¿Qué opinas?

    • @Antonio:

      GTD no te obliga a superplanificar, mucho menos a tener todas las acciones definidas en las listas. De hecho, para proyectos complejos, lo que David Allen recomienda es tener la información de soporte –mapas mentales, diagramas de Gantt, notas de reuniones, listas de tareas, etc.– en una carpeta, ya sea en el archivo A-Z o en una bandeja de “en curso”. En las listas contextuales solo deben estar las siguientes acciones físicas que puedes hacer en este momento, y nada más.

      En mi caso, algunos proyectos ni siquiera tienen siguientes acciones en mis listas, todo está en las carpetas de proyecto. Cuando me pongo a trabajar solo utilizo el material de soporte de dichas carpetas. En estos casos, la única referencia al proyecto en mi sistema GTD es una anotación en la lista de proyectos con el objetivo que quiero conseguir, que me servirá como recordatorio de frente abierto a la hora de hacer mi revisión semanal :-)

  6. @Agustín:

    En primer lugar, muchas gracias por tu comentario y bienvenido :-D

    En GTD, la lista “Proyectos” debería ser eso, una lista de proyectos. Nada de acciones. La idea es que esa lista te sirva para revisar rápidamente qué frentes tienes abiertos. No es una lista para revisar el trabajo o las tareas pendientes, para eso están las listas de acciones contextuales. Así que, respondiendo a tu pregunta, la opción correcta es 1.

    David Allen advierte que si haces una buena gestión de la listas, no deberías necesitar agrupar las acciones por proyecto. Sin embargo, muchos practicantes de GTD no opinan lo mismo. La solución que la mayoría de nosotros le damos a este problema es utilizar etiquetas. No sé cómo funciona Evernote, pero en GoaS, del que ya he hablado anteriormente, yo utilizo etiquetas que comienzan por el signo # (almohadilla o gato). Así, buscando “#curso” puedo encontrar fácilmente todas las tareas (y cualquier otro elemento del sistema, como material de referencia, citas, etc.) relacionadas con el proyecto Curso (claro, siempre que haya tenido la precaución de etiquetar con “#curso” todo lo que esté relacionado con ese proyecto).

    Espero haber aclarado tus dudas y seguir viéndote por aquí ;-)

  7. @David:

    Yo no realizo gestión de subproyectos, al menos no como tales. Para mi, todos los proyectos son independientes, ya que la relación entre ellos me resulta bastante obvia.

    De todos modos, si quisiera gestionar subproyetos, crearía una entrada para el proyecto padre, con una etiqueta específica (por ejemplo, #proyecto_padre), y luego etiquetaría las entradas de los subproyectos y sus correspondientes siguientes acciones, material de referencia, etc. con esa misma etiqueta. De esa forma, al buscar por la etiqueta #proyecto_padre, aparecería todo lo relacionado con el super proyecto (recuerda que es posible asignarle más de una etiqueta a cualquier entrada del Wiki).

    Espero haber aclarado tu duda. Si no, envíame un correo y con gusto te explico más detalladamente :-)

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