Mi sistema GTD: ejecución

(Este artículo forma parte de la serie Mi sistema GTD, de la A a la Z. No te pierdas el resto.)

Por fin ha llegado la hora de la verdad :-) Hasta ahora hemos recolectado las cosas pendientes, las hemos procesado para averiguar qué es lo que significan realmente para nosotros, y las hemos organizado en un sistema confiable en forma de listas de proyectos y siguientes acciones. Pero todo ese esfuerzo no sirve para nada si no completamos el círculo y ejecutamos realmente el trabajo, que en definitiva es para lo que estamos usando GTD.

Vamos a echar un vistazo a cómo es un día de trabajo típico usando GTD. Pero antes veamos un par de criterios que David Allen sugiere utilizar en lugar de un sistema de prioridades tradicional, y por qué hacerlo.

Cómo elegir el trabajo a realizar

Como dijimos en el artículo anterior de esta serie, todo el trabajo está representado por tareas en las listas de siguientes acciones, divididas por contextos. Para decidir qué hacer en este momento no debemos mirar ni la lista de proyectos, ni la lista de “algún día/quizá”; sólo las listas de siguientes acciones y, quizá, la lista de tareas “a la espera”.

En los métodos de productividad tradicionales es muy común establecer prioridades para cada tarea, e ir seleccionando cada una por orden: primero las más prioritarias, luego las menos. Sin embargo, esta forma de trabajar tiene algunos problemas. En primer lugar, la asignación de prioridades es algo bastante subjetivo, y lo que unas veces parece prioritario puede dejar de serlo en otras circunstancias. Además, es muy fácil confundir lo prioritario con lo urgente, lo que hace aún más difícil establecer una escala de prioridades realmente objetiva que permanezca constante en el tiempo. Para empeorar las cosas, no siempre estamos en la situación más adecuada para afrontar ciertas tareas, por falta de medios o de la energía necesaria.

Entonces, ¿cómo elegir el trabajo a realizar en cada momento? Debemos partir de un hecho claro: si hemos realizado una buena recopilación, procesamiento y organización del trabajo, no importa lo urgente o “prioritario” de cada una de las tareas de nuestras listas: todas ellas deben hacerse lo antes posible, sin excepción. Y la forma más eficiente de hacerlo es teniendo en cuenta dos criterios:

1. El contexto de trabajo. No tiene sentido obsesionarnos con una llamada telefónica importantísima que tenemos que hacer, si en este momento no tenemos un teléfono disponible. Igualmente, si te encuentras revisando tu correo electrónico resulta estúpido dejar de autorizar una compra (que te lleva menos de 1 minuto), sólo porque el informe de tu jefe es más prioritario.

Es por eso que en el artículo anterior de la serie hicimos una división de las “siguientes acciones” teniendo en cuenta los contextos. De esa forma podemos tener rápidamente a la mano una lista de todo el trabajo que tenemos que hacer según el entorno oen que nos encontremos.

2. Nuestro nivel de energía. No siempre tenemos la misma energía para hacer ciertas cosas. Por ejemplo, al final del día solemos estar más cansados. Quizá no sea una buena idea trabajar en la planeación de un nuevo proyecto, que requiere mucha concentración y capacidad creativa. En lugar de ello, es más inteligente ocupar esos momento de baja energía en hacer tareas rutinarias, repetitivas y que requieran poca concentración, como archivar documentos, hacer llamadas telefónicas rápidas, o leer un artículo de un blog que te interesó.

Un día de trabajo usando GTD

Ahora sí, con estos dos criterios presentes, veamos cómo es uno de mis días de trabajo usando GTD:

La primera actividad siempre es revisar las bandejas de entrada (principalmente el correo electrónico y los mensajes de voz), para procesar todas las nuevas tareas y organizar el trabajo que resulte. La idea es tener un conjunto de listas actualizado, incluido lo que haya podido surgir desde el día anterior, como notas de voz o correos de mis compañeros de Europa, antes de decidir por donde empezar.

Inmediatamente después es hora de echar un vistazo a la lista de tareas “a la espera” y enviar los recordatorios necesarios, dependiendo de la urgencia y la antigüedad de cada elemento en la lista. Esta es una forma de asegurar que el trabajo delegado no caiga en el olvido, y que los responsables sientan la “presión” necesaria para que terminen el trabajo lo antes posible.

Con el trabajo organizado, empiezo a moverme. Teniendo en cuenta mi nivel de energía y el contexto en que me encuentro, tomo las listas de siguientes acciones y dedico un bloque de tiempo de entre 1 y 2 horas a trabajar en una o varias tareas relacionadas con los proyectos que son más importantes para mi. Por ejemplo, planear los recursos de un nuevo proyecto, preparar una auditoría interna, instalar y configurar un nuevo sistema, o escribir el manual para un curso de formación.

En este punto no hay recetas. Cada uno, teniendo en cuenta sus objetivos profesionales y personales, es el único responsable de decidir qué tiene que atacar primero en cada momento. Quizá sea ahora cuando el concepto de urgencia pueda influir un poco más. Pero si se hace bien, tendremos que realizar todo el trabajo que está recogido en las listas contextuales en un período de tiempo razonable.

En general, suelo crear 2-3 bloques de trabajo “pesado” a lo largo del día, en los que hago avanzar mis proyectos importantes, y otros 2-3 bloques de trabajo menos pesado, en los que resuelvo temas urgentes que son rápidos de resolver, y hago tareas rutinarias de baja intensidad, como hacer llamadas, archivar, etc.

Entre un bloque de trabajo y otro me tomo pequeños descansos de 5 minutos para recuperar fuerzas. Por ejemplo, charlando con un compañero en la máquina de café, dando un pequeño estirón fuera de la oficina, o leyendo un artículo de mis blogs preferidos. Además de descansar, estas pausas sirven como pequeños premios que me doy por el trabajo bien hecho.

Cuando inicio un bloque de trabajo pesado elimino todas las distracciones, como el correo electrónico e Internet. Es más, si llega un compañero y me obliga a interrumpir lo que estoy haciendo, lo atiendo rápidamente, tomo nota de lo que quiere, lo pongo en la bandeja de entrada y continúo con lo que estaba haciendo. En ningún caso dejo de hacer lo que estoy haciendo hasta terminar lo que me había propuesto para ese bloque de trabajo.

Al final de la jornada procuro reservar uno de los bloques de trabajo de baja intensidad para hacer una revisión rápida de todo el sistema GTD. En esa revisión proceso lo que haya aparecido nuevo en las bandejas de entrada durante el día (incluido el correo electrónico), depuro las listas de siguientes acciones (eliminando el trabajo ya completado), y le doy otro repaso a la lista de tareas a la espera. De esa forma puedo “cerrar el kiosko” con la tranquilidad de que todo está bajo control.

Por supuesto, hay mucho más que decir con respecto a la ejecución del trabajo, como iremos viendo en otros artículos, pero espero que esto te haya servido para captar la idea general, y empezar a aplicar los principios fundamentales que descansan detrás de una buena gestión del trabajo.

En el próximo artículo de la serie veremos un aspecto muy importante del trabajo al que se le suele prestar poca atención, y que a mi juicio es una de las grandes aportaciones de GTD: la gestión creativa de proyectos. Dado que la mayor parte del trabajo está formado por pequeño y grandes proyectos, saber gestionarlos de forma adecuada resultará de gran ayuda.

¿En qué se diferencia tu jornada de trabajo de la mía? ¿Qué otros trucos utilizas para gestionar tu trabajo? Déjanos tus ideas en un comentario.

Foto por Antonio Jiménez Alonso

9 comentarios

  1. Veo que mi principal problema a la hora de realizar una determinada tarea son las distracciones, por lo general siempre intento hacer lo mas trivial antes y luego abordar los mas complicados, se que esta mal y creo que es hora de proponerme un cambio y seguir tus buenos concejos y leerme el libro GTD. Gracias por aportar un poquito en mi decisión

  2. @Blumm:

    Gracias a ti por leer :-) Ya nos acercamos al desenlace, así que sigue pendiente.

    @javier:

    Gracias por pasar por aquí y bienvenido :-)

    En realidad no se trata tanto de hacer primero lo más difícil, sino de hacer las cosas que te acercarán más a tus metas. Muchas veces esas cosas suelen ser las más complicadas, pero no siempre.

    Que no te quepa duda: GTD es un método que te va a ayudar muchísimo a organizarte y trabajar de forma mucho más productiva. Si no lo has hecho ya, lee el resto de artículos de la serie, y por supuesto, lee el libro de David Allen.

    Sigue pasando por aquí. Hablaremos mucho de GTD y otras cosas relacionadas con la productividad y la organización.

  3. Ayer mismo adquirí yo el libro de GTD (¡por fin!) y veremos cuanto tardo en ponerme “seriamente” a ello en el trabajo (y en algunos aspectos en casa).

    Y coincido con Blumm: muy bien explicado.

  4. Amandil, el libro, por experiencia, no será de una única lectura. Te cuento.
    Llevo dos lecturas y ahora el 21 de diciembre -apuntado está- me lo devuelve el hermano al que se lo he dejado. En navidades quiero releerlo por tercera vez. No es exagerar pero GTD, así lo experimento es de implantación paulatina y creo que lo estoy consiguiendo con las relecturas del de Allen, de blogs como este y claro, anotando, procesando, organizando, revisando, haciendo, reenfoncando…
    Saludos.

  5. Gachupas (supongo que es el modo de dirigirse a ti),

    Cuando revisas las bandejas de entrada, ¿al mismo tiempo creas su “próxima acción” que metes en un listado con todas las “próximas acciones”?
    ¿Cuándo te dedicas a prepararte a conciencia un Proyecto; esa preparación podría ser considerada como una “próxima acción”

    Gracias. No sé que pasa con este sistema que cuando lo leo me parece entenderlo pero nunca acabo de pillarlo del todo cuando intento ejecutarlo.

    • @Paco_GTD:

      Puedes llamarme Gachupas si te gusta más, aunque todo el mundo me llama Jero ;-)

      Sí, generalmente en el momento que proceso la bandeja de entrada organizo los elementos de las listas, es decir, creo las siguientes acciones.

      Y sí, la preparación de un proyecto –especialmente si es complejo– es de hecho la primera siguiente acción del proyecto que yo siempre considero, y eso es precisamente lo que registro en las listas cuando creo el proyecto.

      Es normal que entiendas GTD sobre el papel pero te cueste trabajo implementarlo. En realidad, GTD está repleto de ideas de sentido común; lo realmente difícil es desarrollar los hábitos que pongan en práctica esos conceptos. Por eso hay que insistir, e insistir, e insistir… hasta que salga ;-)

  6. Tengo problemas en manejar las interrupciones, por ejemplo tengo que tener dos informes para el dia, el primero lo voy a realizar en la mañana y el segundo en la tarde por que necesito un dato de un compañero, entonces tengo dos tareas: realizar informe 1 (en mi lista proxima tarea) y entregar datos para informe2 (lista delegado).

    Mientras yo trabajo en el informe1, mi compañero me pide ayuda para entregarme el dato y ahi se me produce el problema: si lo ayudo me salgo de mi tarea, pero si no lo ayudo no voy a tener el dato para hacer el informe2 de la tarde. ¿Como se podria manejar?

  7. Pingback: Recursos para ir aprendiendo GTD (2) | Personas y Equipos Productivos

Deja un comentario