Mi sistema GTD, de la A a la Z

Con este artículo doy comienzo a una serie dedicada a mi implementación de GTD, el método de productividad personal ideado por David Allen. En un principio tenía pensando describir el método paso a paso. Pero después de pensarlo un poco me dije que no merecía la pena escribir un curso más (otro) de GTD. La verdad es que hay ya varios blogs que han hablado mucho y bien sobre el asunto, y no creo poder aportar nada realmente nuevo a lo ya dicho. (Ver la sección Blogs recomendados en la barra lateral.)

Así que, finalmente, decidí que sería más interesante mostrar cómo funciona un sistema GTD en la práctica: mi propio sistema :-) Ver una implementación particular creo que puede aportar más que volver a repetir por enésima vez las mismas cosas. Por tanto, sólo repasaré los conceptos clave de GTD muy rápidamente, según vayan surgiendo, y me centraré principalmente en cómo hago yo las cosas, para bien o para mal.

A lo largo de la serie explicaré cómo llevo a cabo las cinco fases típicas del método: recopilación, procesamiento, organización, ejecución y revisión. También explicaré cómo realizo la gestión creativa de proyectos, un tema que considero de vital importancia pero que es muchas veces olvidado al hablar de GTD. Al final haré un repaso rápido de qué técnicas adicionales utilizo, tomadas de otros sistemas derivados como ZTD o Simply GTD, y de otros estudiosos de la productividad.

Mi escritorio GTD

Y ahora, para ir abriendo boca, os voy a presentar mi escritorio de la oficina. A lo largo de la serie profundizaré sobre algunos de los elementos que veréis aquí, según vayamos pasando por las distintas fases. Al final, si os portáis bien ;-) os presentaré el sistema GTD “portátil” que uso en casa.

En la parte más a la izquierda están mis bandejas (de arriba a abajo: entrada, en curso, y leer/revisar). A continuación aparece mi bote de agua (procuro tomar 2 litros de agua al día), una libreta recopiladora ecológica pequeña para tomar notas rápidas, un taco de post-its para marcar cierto material, y mi ordenador portátil.

NOTA AL MARGEN: Aunque no os lo creáis, soy un GTD-iano sin iBook. ¡Si señores, mi ordenador es un PC con Windows XP! Más estable de lo que muchos están dispuestos a aceptar, mucho más barato, e igual de efectivo a la hora de implementar GTD. Aunque tengo que confesar que Windows no es mi sistema operativo favorito. Usaría Linux (he trabajado mucho tiempo con varias distribuciones y no hay color), pero como buena multinacional, en mi oficina están “casados” con Microsoft :-(

En fin, que me voy por los cerros de Úbeda… Siguiendo hacia la derecha aparece mi teléfono, el ratón, una lámpara tipo flexo (la iluminación del área donde trabajo no es muy buena), un bloc de hojas también ecológico, una pluma estilográfica barata, la mochila donde transporto mi ordenador y las “bandejas” portátiles (en realidad son sobres), y por último una taza que procuro llenar más con té y menos con café ;-)

En el tablón de la pared tengo colgadas un par de fotos de mi familia y amigos de España, que voy cambiando cada cierto tiempo, un calendario de pared cortado con los meses que me interesan, y un sistema de clips de pinza móviles para tener siempre delante los papeles importantes. (Por cierto que este sistema de clips es algo de lo que me siento bastante orgulloso, por lo sencillo y práctico. Tendremos ocasión de verlo en detalle más adelante.)

Debajo de las bandejas está mi archivo de referencia general tipo A-Z, con carpetas colgantes que funcionan a las mil maravillas, por mucho que diga David Allen. Y en la estantería superior (que puede cerrarse con una puerta corredera y dejar el contenido oculto, lo cual me encanta), está mi archivo de trabajo, con facturas, cartas, etc.

Y de momento, esto es todo. En la próxima entrega os contaré cómo hago mi recopilación GTD, así que estad pendientes :-)

Artículos de la serie

  • Mi sistema GTD: recopilación. Una breve explicación de en qué consiste la recopilación, y un paseo por las herramientas y técnicas para recopilar en la oficina, en casa y en la calle.
  • Mi sistema GTD: procesamiento. Repasamos las 3 claves de un buen procesamiento, y las 5 cosas que se pueden hacer con cada elemento que saquemos de la bandeja de entrada.
  • Mi sistema GTD: organización (parte 1). Explicamos cómo organizar el material de referencia, los recordatorios con fecha fija y las tareas delegadas a terceras personas.
  • Mi sistema GTD: organización (parte 2). Continuamos explicando cómo organizar el trabajo real en proyectos y tareas, y qué hacer con las ideas y proyectos que dejamos para el futuro.
  • Mi sistema GTD: ejecución. Pasamos a la acción, explicando los criterios para seleccionar el trabajo que debemos realizar en cada momento, y dando un repaso a un día típico de un practicante de GTD.
  • Mi sistema GTD: gestión de proyectos. Vemos que el 99% de los proyectos pueden gestionarse con listas. También hacemos un repaso del modelo de planificación natural del cerebro y lo aplicamos a la práctica.
  • Mi sistema GTD: revisión. Aprendemos a mantener actualizadas todo el tiempo las listas de proyectos y siguientes acciones y el calendario.
  • Mi sistema GTD: técnicas adicionales. Fin de la serie, donde conocemos algunas técnicas no propiamente GTD, pero que han ayudado a muchos GTD-ianos en su periplo productivo.

Fotos por El Gachupas

12 comentarios

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  5. Si en la BE gestionamos cada tarea en orden hasta vaciarla para no olvidar nada, en la lista de acciones por contexto sin priorizar elegimos la tarea que consideremos más importante dentro del contexto actual, creo que esta lista dejaremos de realizar acciones importantes a menudo; además, si en uno de los contextos en el que nos encotramos de tarde en tarde, necesitamos realizar una acción importante, se nos olvidará realizarla a tiempo.

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  8. Soy nuevo te he conocido hace poco y me tienes enganchado, voy a tratar de leer todos tus articulos ya que me parecen interesantes, aunque me llevara tiempo, jejeje… un Saludo.

  9. He empezado hace poco con el GTD y acabo de descubri tu blog. La verdad es que me parece muy interesante. He empezado desde tus primeros artículos y en algunos faltan las imágenes. En este en concreto, describes tu escritorio de la oficina y sin la imagen es más difícil hacerse una idea. Gracias y un saludo

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  12. @No me encaja (Juan Pedro)

    En primer lugar, muchas gracias por dejar tu comentario y bienvenido :-)

    Muy buena aportación. Tus dos dudas son comunes entre los principiantes de GTD, y me da la oportunidad de intentar explicar un poco mejor estos aspectos. Veamos:

    La idea de las listas es que, a la vista de todas las acciones pendientes, tú elijas aquellas que son más prioritarias o importantes, según el tiempo que tengas disponible y tu nivel de energía o cansancio. Te puedo asegurar que si tienes en cuenta estos criterios, siempre harás la mejor elección. Por ponerte un ejemplo sencillo: si tienes 5 cosas importantes que hacer en un contexto, pero sólo tienes tiempo para 3, de todos modos elijas las que elijas siempre te quedarán 2 sin hacer; y eso es cierto con o sin prioridades asignadas. Es mucho mejor evaluar en cada momento lo que tienes que hacer en función de los parámetros que te acabo de mencionar, que tratar de ajustarte a un plan de prioridades previo hecho sobre el papel, que no tiene en cuenta la realidad.

    En cuanto a los contextos en que estamos de tarde en tarde, no te entiendo. Se supone que cuando te encuentras en un contexto tomas la lista de acciones de ese contexto, donde está todo lo que tienes que hacer. Es imposible que se te olvide. Si no consigues hacer algo a tiempo en ese contexto no es culpa de la lista, sino de que tú no te encuentras en ese contexto con la frecuencia necesaria.

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