Mi método de archivo digital

Lenovo ThinkPad Helix

Hace unos días leí en el blog de Rapunzell un interesante artículo sobre cómo organiza sus carpetas en el ordenador, inspirada por el método de Gina Trapani [en inglés]. Ella aboga por la máxima simplicidad, reduciendo el número de carpetas y niveles de subcarpetas, evitando luchar frontalmente con Windows a la hora hacer que ciertos programas usen ciertas carpetas para guardar ciertos archivos.

En respuesta a su artículo yo esbocé mi propio método, y pensé que valía la pena dedicarle una explicación un poco más extensa en este artículo, desarrollando algunas ideas adicionales.

NOTA PRELIMINAR: Desde hace muchos años trabajo en empresas multinacionales, y mi trabajo requiere el uso del inglés la mayor parte del tiempo. Por eso, mi sistema está en este idioma, y también los nombres de las carpetas y de casi todos mis archivos (tengo una fijación casi patológica por el orden, la claridad y la homogenidad) ;-)

Dicho lo cual, los principios que sigo a la hora de desarrollar mi archivo digital básicamente son estos cuatro:

  1. Utilizar el menor número de carpetas posible. De hecho, mi estructura de carpetas de primer nivel (las que aparecen justo dentro de Mis documentos), no ha variado en los últimos 2 años. Dentro de cada carpeta uso el menor número de subcarpetas posible, siempre manteniendo un equilibrio entre la simplicidad y la organización.
  2. Asignar nombres de carpeta homogéneos. Utilizo el mismo criterio que usa Windows para las carpetas del sistema. La idea es que mis carpetas se mimeticen con las que crea el sistema para la música, las imágenes, los vídeos, etc., mateniendo orden y homogenidad en todo momento. Reconozco que al principio traté de resistirme estableciendo nombres que me parecían más lógicos, pero finalmente desistí. Como dice el viejo proverbio: “si no puedes vencer a tu enemigo, únete a él”. Después de eso, mi vida fue mucho más sencilla.
  3. Buscar en lugar de clasificar. Por experiencia se que, cuanto más material tienes que clasificar, más inútil es un método de clasificación complejo. Tus criterios pueden cambiar con el volumen de datos y el humor que tengas en cada momento, así que no vale la pena perder tiempo en clasificar. Yo utilizo unas cuántas carpetas para hacer una clasificación muy básica (ver a continuación). Luego, con una herramienta como Windows Search dejo que sea el ordenador el que realice las búsquedas. (Supongo que, como dice Rapunzell, soy del grupo de los “buscadófilos”, y no de los “carpetófilos” ;-) )
  4. Numerar las carpetas cuando es necesario. Especialmente para organizar el material de algunos proyectos, tengo la costumbre de titular las subcarpetas empezando por un número, de forma que queden ordenadas según mis intereses. Por ejemplo, en un proyecto de documentación de procesos internos puedo tener una carpeta “1. Compras”, otra “2. Inversiones”, y otra más “3. Control de activos”, de forma que aparezcan por ese orden, y no por orden alfabético.

Teniendo estos principios en mente, creé las siguientes carpetas:

My Backups (Mis respaldos). Yo realizo respaldos periódicos de todo mi perfil de Windows (más sobre ello en otra ocasión), pero hay ciertos datos que no están en mi perfil, como por ejemplo, la configuración y algunos datos de mi BlackBerry, o el contenido de este blog. Por eso, cada cierto tiempo guardo estos respaldos en la subcarpeta correspondiente, de forma que cuando hago un respaldo de mi perfil de Windows, me llevó también estos respaldos de forma totalmente transparente.

My Inbox (Mi bandeja de entrada). Este es el equivalente digital de mis bandejas de entrada físicas. Aquí va a parar cualquier cosa que entra a mi ordenador, como archivos adjuntos o descargas de Internet. Como sus homónimas de la vida real tengo que procesarlas diariamente, borrando o reubicando el contenido en otras carpetas.

My Junk (Mi basura). Una especie de papelera de reciclaje a la que va a parar cualquier archivo generado para terceros que no quiero eliminar inmediatamente, como por ejemplo, un informe para mi jefe. De vez en cuando hago una revisión del contenido, generalmente por fecha, y elimino lo que creo que ya no voy a necesitar.

My Reference (Mi archivo de referencia). Junto con la siguiente, esta carpeta es un verdadero dinosaurio, tanto por la antigüedad de gran parte de su contenido como por su gigantesco tamaño. Como el nombre indica, aquí guardo todo lo que he ido conservando a lo largo de los años para referencia futura, o simplemente por motivos históricos. Tengo una subcarpeta por cada empleo que he tenido, así como una subcarpeta para archivos personales, otra para la documentación general de referencia (manuales, libros, cursos, etc.), y varias para los distintos proyectos no profesionales que son lo suficientemente complejos como para tener su propia subcarpeta.

My Software (Mi software). Aunque por mi trabajo estoy obligado a trabajar con software propietario como el de Microsoft, soy firme defensor del software libre y de código abierto. Por eso, continuamente estoy descargando y probando todo tipo software, lo que incluye programas, controladores de dispositivo, kits de desarrollo, etc. (de nuevo, más sobre ello en otra ocasión). Esta carpeta contiene todo esto, y es la segunda más grande de mi archivo digital, justo detrás de “My Reference”.

My Work (Mi trabajo). Siendo probablemente la carpeta más importante para mi trabajo diario, es también una de las más pequeñas. En ella tengo una subcarpeta “Personal”, otra con el nombre de mi empresa, y una tercera con el nombre de un pequeño negocio que tengo. Cada una de esas subcarpetas están subdivididas por áreas de responsabilidad, y esa es prácticamente toda la clasificación que hago. A la hora de buscar, le pregunto a Windows Search, y cuando algo ya ha “pasado de moda” simplemente lo comprimo (opcional) y lo muevo a mi archivo de referencia.

Por supuesto, ni que decir tiene, además de estas carpetas también tengo las sempiternas y celebérrimas carpetas para música, imágenes y vídeos de Windows:

My Music (Mi música). Toda mi música en formato MP3, clasificada por autor y álbum, que ordeno y escucho con Windows Media Player, y sincronizo parcialmente con mi BlackBerry gracias a Blackberry Media Sync.

My Pictures (Mis imágenes). Todas mis fotos y material gráfico ordenado por fecha y tema principal. Las carpetas tienen nombres del tipo “0910 – Cumpleaños de Lolo”, es decir, las fotos del cumpleaños de Lolo de octubre de 2009. Esta forma de nombrar las carpetas me permite tenerlas ordenadas cronológicamente de forma automática. Cuando no se trata de un evento, omito el prefijo numérico.

My Videos (Mis vídeos). De forma similar a las fotos, tengo carpetas por fecha y evento. Además, tengo una carpeta “Misc stuff” (Cosas varias) para guardar algunos vídeos o clips que me envían por correo y que vale la pena guardar por uno u otro motivo.

Como último comentario, decir que mi escritorio está completamente limpio, salvo por la papelera de reciclaje y un fondo de escritorio que voy cambiando según mi estado de ánimo y los proyectos que tengo en marcha en cada momento. Lo uso básicamente como herramienta motivacional (en este momento tengo un diagrama GTD descargado de la bitácora de jEsuSdA).

¿Qué cosas cambiarías de mi sistema? ¿Cómo tienes organizadas tus carpetas? Comparte tus ideas en un comentario.

Fotos por El Gachupas

10 comentarios

  1. Creo que la computadora personal de cada quien es precisamente eso “personal”, así que difícilmente se puede pensar en un sistema universal para organizarla. Sería como tratar de organizar la habitación de todas las personas en igual forma.

    Sin embargo, yo también trato de tener todo en la forma mejor organizada posible en mi computadora personal. A diferencia tuya yo utilizo mi carpeta general en la carpeta “Mis documentos” de Windows. ¿Por qué? Porque es la carpeta destino por defecto que buscan la mayoría de programas en este sistema operativo, así que buscando minimizar la perdida de tiempo a la hora de archivar o guardar información, tengo mi carpeta básica dentro de ella.

    Al igual que tú también utilizo prefijos numéricos en el nombre de mis carpetas. Pues ciertamente se ordenan cronológicamente, lo que es de gran ayuda (además yo soy fanático de los números, lo que hace más sencillo para mi trabajar con ellos). Mi carpeta de música la ordeno por autor e interprete, además visualizo cada carpeta con un pequeño “thumbail” de la caratula de cada trabajo. Lo cual me facilita visualmente la búsqueda de determinado disco.

    En el mundo real he utilizado el sistema Dewey par organizar mis libros, revistas, artículos, documentos, fotografías e incluso basado en este creé un sistema personal para organizar música (Vinilos, CDs, Cintas, etc) con el que he obtenido muy buenos resultados. Pero la verdad en el mundo digital ninguno de estos me ha sido de utilidad. Así que solo procuro organizar todo por temática y fecha. Por lo que, al final, también soy usuario aserrimo del “buscador” de windows.

    Por cierto yo también tengo mi versión de tu “My Inbox”, la mía se llama “Todo” y la ubico sobre el escritorio. Allí echo todo lo que me pasan los compañeros de trabajo los archivos de sus USB, correos, etc.

    Un abrazo, y adelante con el blog (buen trabajo).

  2. Me ha hecho una gracia infinita comprobar que mi sistema de archivo desarrollado por prueba y error durante varios años, coincide casi punto por punto con el tuyo. Solo me faltaba el INBOX, ya que directamente archivo en la carpeta correspondiente.

    Mi pequeña aportación.
    Por encima de esta clasificación básica utilizo algunos programas increíblemente potentes.
    Fotos: Picasa
    Musica: Mediamonkey+Tag and Rename
    Video: Avid Studio
    Libros: Calibre
    Otro programa que me resulta particularmente útil es OneNote de Microsoft, y por supuesto Drop box
    Enhorabuena por el blog, acabo de descubrirlo y engancha.

  3. Yo creo una gran cantidad de carpetas organizadas más que por una clasificación estricta y exhaustiva usando más bien palabras claves fáciles de recordar y evitando en lo posible la creación de subcarpetas.

    Eduardo
    México

  4. llevo años buscando el metodo de ordenacion de carpetas que me soporte en el tiempo, porque como bien dices, los criterios van cambiando, segun el tiempo, los cambios de humor, necesidades concretas y tu metodo me parece simple, elegante y util

    enhorabuena por el blog! ;)

  5. Estoy leyendo ‘GTD para dummies’ y aparecía este artículo (y varios otros) citados, pero lamentablemente la gran mayoría no tiene las imágenes :-(

  6. Hola Jerónimo,

    Mi nombre es Gabriel. Hace más de un año que consulto con regularidad tu blog y me parece genial. Consulté tu documento gtd para dummies y me fue estupendamente. Muchas gracias!

    Hace algún tiempo que estoy tratando de mejorar mi método de archivado digital y he llegado a la conclusión que la creación de estructuras de carpetas no me es de gran ayuda. Pienso que la forma más eficiente sería añadiendo unas cuantas etiquetas (tags) a cada archivo en el momento en el que los guardas para luego poder encontrarlos con un motor de búsqueda de una forma rápida y directa.

    Crees que voy muy mal encaminado? O podría resultar?

    Lo malo es que he estado investigando y windows tiene esta función pero únicamente para archivos de office, no se puede hacer con pdf, imágenes o cualquier otro que no sea de office.

    Sabes si existe alguna otra forma para poder etiquetar de forma rápida cualquier formato?

    Muchas gracias y un saludo

  7. excelente clasificacion justo lo que buscaba, evidentemente tendre que hacer algunos ajustes porque el proposito de esta busqueda en mi caso es para llevar una mejor organizacion en mi computadora del trabajo, que por obvias razones no me pertenece.

    Saludos

  8. Me parece muy buen blog, de hecho, asi como todos los que utilizamos algun sistema operativo para trabajar o pasar nuestro tiempo en ella buscamos ordenar nuestra informacion de manera que la encontremos facilmente. dicho lo anterior, cuando hacemos una estructura muy compleja para buscar asi como mencionas se vuelve dificil de clasificar y por esa razon se provoca un desgaste mental el recordar cada cosa que se guarda, por eso, optando por la simplicidad mas logica de lo que un computador puede hacer que es mostrar imagenes, reproducir sonidos, escribir y/o leer texto y ver video, se procede a crear como carpetas raiz a estas carpetas: audio, video, imagen y texto se simplifica el metodo de busqueda. ademas de lo anterior, pensando en lo que puede hacer una computadora, ahora es pensar como se dividen las actividades que una persona puede tener en una computadora las cuales en mi juicio solo son: usuario o personal, sistema o software y laboral o trabajo. por lo tanto la estructura quedaria como primera instancia las carpetas: personal, software y trabajo y como subcarpetas para cada una de ellas video, audio, texto e imagen respectivamente.

    para ordenar: software dropit creando reglas para enviar montones de archivos a sus rutas y pueden ser por extencion.

    para buscar: software everyting potente a la hora de buscar con reglas de busqueda ya sea cualquier unidad local o externa.

    para sincronizar: freefile sync perfecto para sincronizar archivos a una unidad externa, cuando sea segun la programacion o manualmente.

    En lo personal, he dedicado mucho tiempo a este tema porque tambien soy muy dado al orden, lo cual facilita las cosas, no solo horas ni dias sino años de trabajar en el pc con orden, limpieza, claridad y logica, y esto es lo que he encontrado. actualmente clasifico mis archivos de esta menera y estoy usando un software mas llamado pstart que me da mi estructura de carpetas en arbol y lanzar mis archivos directamente, ademas de hacer grupos de archivos como proyectos en vez de archivos individuales.

    En general buen blog, y directo a favoritos, saludos.

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