Mi hoja de control de gastos


La semana pasada hablaba sobre la revisión financiera semanal y prometía un artículo dedicado a la hoja de cálculo de presupuesto y control de gastos que utilizo. Y como lo prometido es deuda, hoy os la voy a presentar. Se llama xConta, y le he asignado la versión 1.0 (estoy seguro de que habrá nuevas y mejores versiones muy pronto, gracias a todas vuestras sugerencias).

Durante estos días he estado puliendo algunos detalles y parametrizándola, para que podáis adaptarla a vuestras necesidades sin esfuerzo. También he dado formato a todas las pestañas para poder imprimirlas y que se vean bien. Como he tocado casi todo, es posible que se me haya ido algún error, así que os pido que seáis indulgentes conmigo y, por supuesto, informéis de cualquier problema para poder corregirlo.

Pero antes de empezar os aconsejo que procedáis a descargar la hoja de cálculo y le echéis un vistazo rápido. No os preocupéis, enseguida recorreremos todos sus rincones, aprenderemos a adaptarla y os presentaré el modo en que la uso yo para mi contabilidad diaria.

Estructura de la hoja

La hoja tiene 3 grupos de pestañas, que puedes diferenciar por su color. La primera, de color azul, es la hoja de configuración. Esta pestaña sólo debes modificarla la primera vez para dejar la hoja a punto. Una vez modificada te puedes olvidar de ella, a no ser que quieras hacer un ajuste posterior.

Las pestañas de color verde son las pestañas de trabajo. En ellas introducirás los datos del presupuesto y registrarás los ingresos y gastos reales a lo largo de los doce meses. El presupuesto lo prepararás una vez al año y, en todo caso, lo ajustarás cada cierto tiempo según vayas teniendo más conocimiento de los ingresos y gastos futuros.

El último grupo de pestañas, de color rojo, son pestañas de análisis de datos, y no tienes que tocar nada. Todos los datos que aparecen en estas pestañas se calculan de forma automática. Están ahí sólo para su consulta.

Como ayuda visual, sólo deberás cambiar valores en las celdas de color blanco. Así que, si una celda no está en color blanco, no la toques ;-)

Configuración inicial

La pestaña de configuración tiene 4 secciones. En la primera simplemente tenemos que indicar el año al que se refiere nuestra contabilidad. Todas las fechas y cabeceras de todas las pestañas se actualizarán automáticamente.

La segunda sección nos permite establecer los importes mínimos aceptables para cada cuenta de caja y los saldos iniciales para iniciar la contabilidad. También se puede cambiar el nombre de las cuentas si es necesario.

Las secciones tercera y cuarta sirven para configurar las cuentas de ingresos y gastos, y las claves o nombres cortos que queremos asignar a cada una de ellas (luego veremos para qué sirven estas claves).

Revisa todos los valores que aparecen por defecto y cambia lo que necesites.

Guía rápida de xConta

Paso 1. Crear el presupuesto. Como decía un poco más arriba, el trabajo real se hace desde las pestañas de color verde. El primer trabajo es llenar las celdas del Presupuesto. No tiene mucho misterio. Cada uno debe hacer sus cálculos y previsiones para el año, y registrarlo aquí, por meses y tipo de gasto. En cualquier momento es posible realizar los ajustes necesarios en esta pestaña, y las hojas de análisis se actualizarán automáticamente.

Paso 2. Registro de ingresos y gastos. Una vez tengas tu presupuesto listo es hora de empezar a registrar gastos en las doce pestañas mensuales. Todas ellas tienen la misma estructura. Cada línea representa un movimiento (ingreso o gasto), y tendrás que llenar la siguiente información: fecha, concepto, clave (enseguida voy con eso), y el importe. Generalmente, sólo pondrás el importe en una columna, la correspondiente a la cuenta que recibe el dinero, o de la que se extrae.

Sin embargo, en el caso de transferencias entre cuentas (por ejemplo, el pago de la tarjeta de crédito desde la cuenta de banco), tendrás que indicar el importe con signo menos en la cuenta que sale el dinero, y el mismo importe con signo positivo en la cuenta que lo recibe. La última columna mostrará el resultado neto de la operación: el importe del ingreso o gasto, o cero si es una transferencia.

La clave o nombre corto de la cuenta es necesario para “transferir” la operación a las hojas de análisis (es conveniente que imprimas la segunda página de la pestaña de configuración para tener la lista de claves siempre presente). Así, asignar una operación a una cuenta diferente es tan fácil como cambiar la clave en las hojas de registro.

Para las transferencias no es necesario indicar ninguna clave, ya que no supone un ingreso o un gasto real, sino un cambio en la composición del saldo de caja.

Paso 3. Análisis de datos. Las pestañas de análisis se actualizan de forma inmediata con cada nueva operación o ajuste del presupuesto. Estas pestañas incluyen una hoja de análisis de flujo de caja (es decir, dinero disponible a lo largo del tiempo), una hoja resumen por cada trimestre (de la T1 a la T4), y una hoja resumen anual.

Cómo trabajo con la hoja de cálculo

Generalmente registro todos los ingresos y gastos estimados de enero a diciembre, con su correspondientes claves y fechas aproximadas. De esta forma, todas las pestañas de análisis se llenan con datos estimados para todo el ejercicio.

Cuando registro las operaciones puedo ver si alguna de las cuentas de caja alcanza un saldo “peligroso” mediante una flecha roja que aparece a la derecha del importe. Cuando aparece una flecha sé que debo planear una retirada de cajero automático, o realizar una transferencia o pago de la tarjeta de crédito si no quiero tener problemas. Como tengo todos los movimientos estimados del año registrados, puedo saber si voy a tener una “rotura” de mi flujo con meses de antelación :-)

Los movimientos nuevos los voy añadiendo al final de los que ya están registrados, les pongo la fecha y luego ordeno el rango D7:N66 por la columna D para que todo vuelva a su lugar (en una próxima mejora añadiré un botón que lo haga automáticamente).

Con esta forma de trabajo, las columnas “Real” de las hojas de análisis en realidad están mostrando una proyección con datos reales (de los meses ya pasados), y datos estimados (de los meses que quedan por delante). Esto me resulta muy útil para tener el control de hasta qué punto voy a poder cumplir el presupuesto, y hacer los cambios que sean necesarios con suficiente antelación.

Y esto es todo de momento. Queda abierta la veda para preguntas, sugerencias, dudas y cualquier otra cosa que queráis compartir en un comentario.

Foto por Flavio Takemoto

36 comentarios

  1. Hola:

    Voy a vaciar mis datos de este año en tu hoja de calculo y luego te comento que me parecio, sobre todo para la parte del analisis.

    Pero en este momento, te puedo decir que has solucionado un problemas con mi hoja de calculo actual. Me costaba mucho hacer una comparacion entre los gastos realizados y los planeados. La estructura de tu hoja de calculo soluciona todo.

    Saludos.

  2. @Hluot:

    Sí, poder comparar visualmente la marcha de mis cuentas era una de las cosas más importantes que perseguía con este diseño. Poder hacer una buena revisión, y saber lo que va a pasar con el tiempo suficiente, son las 2 claves para mantener un buen sistema financiero personal.

    Quedo a la espera de tus valiosos comentarios. Y no dudes en solicitar mejoras, o compartir la tuyas :-)

  3. Actualización: xConta v1.0.1

    La hoja original tenía un pequeño error en la pestaña Resumen: no “arrastraba” correctamente los datos de las pestañas T2 a la T4.

    Ya está corregido y podéis descargar la nueva versión usando el mismo enlace del artículo (la versión ha sido actualizada a la 1.0.1).

  4. Actualización: xConta v1.0.2

    De nuevo he actualizado la hoja de cálculo, que tenía unos errores en las pestañas de Caja y T1 a T4. El enlace del artículo ya apunta a esta nueva versión.

    Muchas gracias a Hluot Firthunands por encontrar los errores :-)

  5. Hola Gachupas
    Recien encontre este post, ya he iniciado a cargar datos en este formato y quisiera me aclararas algunos puntos que todavia no los tengo claros por tratarse tal vez a terminos mas contables:
    1.- 2a Seccion Cuentas de Flujo de caja de la Config Inicial
    Que datos precisamente son los que debo cargar aqui?
    2.- En las pestañas verdes, en el registro de ingresos y gastos de cada mes.- Solo para transferencias debo usar signo (-)?, los gastos ya estarian identificados entonces por la clave asignada?

    3.-Por que en la celda P68 de las pestañas de registros,se suman todos los valores cuando en estos hay gastos e ingresos?

    Como vez estoy interesado en el tema pero quisiera me a comprender mejor como me puede ser mas util esta herramienta para mi control de gastos, ojala me puedas ayudar

    • @CesarMex:

      Muchas gracias por interesarte en la hoja de control de gastos y bienvenido :-)

      Vamos por partes:

      1. Puedes configurar hasta cuatro cuentas para operar en tus finanzas –en el ejemplo incluyo una cuenta de dinero en efectivo, dos cuentas de banco y una de tarjeta de crédito. Para cada cuenta debes especificar el nombre (primer columna), un mínimo de seguridad (o saldo por debajo del cual quieres que el sistema te avise; muy útil para saber cuando tendrás que sacar dinero del cajero, o si una cuenta está próxima a quedarse en descubierto), y el saldo inicial con el que empiezas la contabilidad. Un ejemplo:

      Nombre: Efectivo
      Mínimo: $500 (en las pestañas mensuales aparecerá una flecha roja cuando se detecte un saldo igual o inferior a $500)
      Saldo (i): $1,500 (empiezas la contabilidad con $1,500 en el bolsillo)

      2. Siempre debes usar signo menos para los gastos, y sin signo para los ingresos. Generalmente, cada movimiento sólo afectará a una cuenta (columna), ya sea para hacer un gasto o recibir un ingreso. En el caso particular de las transferencias, siempre debe afectar a dos cuentas (columnas): una deberá tener una cantidad con signo menos –de donde sale el dinero– y otra sin signo –donde llega el dinero.

      Por ejemplo, una retirada de efectivo del cajero sería algo así:

      Salida de dinero: escribir -$1,000 en la columna Banco correspondiente
      Entrada de dinero: escribir $1,000 en la columna de Efectivo

      Al final, la columna Total debería marcar cero para las transferencias.

      No es necesario asignar una clave de operación a las transferencias, pues en realidad no se está produciendo salida de dinero de tu sistema financiero, simplemente se está pasando de un lugar a otro.

      3. Generalmente, esta columna debe coincidir con el monto de la operación –gasto o ingreso– salvo para las transferencias, que siempre marcará cero. De este modo, la suma total que se muestra abajo marcará el resultado real de todas las operaciones del mes –ten en cuenta que las transferencias tienen un impacto cero en tu contabilidad, pues te da lo mismo tener el dinero en el banco que en tu bolsillo; no supone ni entrada ni salida de dinero.

      Espero haber aclarado un poco más el uso de la hoja. No dudes en preguntar cualquier otra cosa que te surja.

      ¡Ah! Y recuerda que puedes ayudarnos a ser una mejor comunidad compartiendo la hoja con más gente y corriendo la voz :-)

  6. Hola Jero!!

    Increíble el blog en general e increible el archivo excel para el control de lo que cada uno tenemos…

    Por ahora sólo queria darte la enhorabuena por todo el trabajo que haces y animarte a seguir así.

    PD. Volveré a que me soluciones un par de dudas!!! Muchas gracias nuevamente

    • @kep:

      ¡Muchísimas gracias por tus palabras! :-D

      Espero que el archivo de control de gastos te sea de utilidad. Y por favor, no dudes en enviarme un correo o contactarme por Twitter si tienes problemas. Con mucho gusto te echaré una mano con lo que necesites :-)

  7. Hola Jero!

    Como te dije, nuevamente ando por aquí, a preguntarte una duda, jejeje:

    No entiendo porqué en las hojas resumen trimestrales (T1, T2, T3 y T4) de cada mes, se restan los valores ‘real’ y ‘presupuesto’ para dar la diferencia. Si los valores en gastos son negativos, ¿no habría que sumarlos?

    Todo esto viene porque me salen cantidades suma grandes; con las que no puedo (léase no sé como hacerlo) comparar dichas cantidades.

    Muchas gracias!!! De nuevo te felicito por la hoja excel, es una maravilla :)

  8. Ok, creo que he encontrado el fallo: como he empezado la hoja de excel a mitad de marzo, no está incluida la nómina, sólo los gastos (claro, que la nómina debería de ser la de febrero…); de modo que creo entender que las cantidades que salen en diferencias las he de tomar como “cantidad de dinero que he conseguido ahorrar” en el caso de que sean negativas o como “cantidad de dinero que he gastado de más” en el caso que sean positivas…

    No se si entiendes exactamente lo que quiero decir, pero ahí queda dicho..

    • @kep:

      Entiendo perfectamente, y es exactamente como lo explicas ;-) La diferencia no es más que cuánto te has desviado del presupuesto. El signo sirve para saber si el gasto ha sido excesivo –signo negativo–, o has conseguido quedarte por debajo del presupuesto –signo positivo.

      No dudes en seguir preguntando si tienes problemas.

  9. hola gero olopara felicitarte por tu trabajo ya que es excelente. apenas empiezo en esto de poner en orden mis finanzas personales y creo que voy a batallar un poco en los conceptos que manejas en tu hoja de calculo. espero puedas contestar mis dudas poe este medio.

    • @José:

      Si, claro que es posible. Normalmente se hace cambiando el formato de la celda en Excel o Calc –depende del programa que estés usando.

      En Office 2007, selecciona la celda y luego ve a Inicio / Número. Luego haz clic en la esquina inferior derecha de la sección para desplegar el cuadro de diálogo, y cambia el símbolo. Voila! :-)

  10. Hola Jero:
    Espero que puedas responder mi pregunta. Recien hoy he dado con tu página, me parece super interesante la hoja de cálculo que elaboraste. Veo que ha transcurrido mucho tiempo desde el último comentario, pero como dicen, “no hay peor gestión que la que no se hace”, así que ahí va….baje el archivo, cargue los datos, inicie modificando los conceptos (de acuerdo a mis necesidades) en configuración, luego llene el presupuesto (desde junio), luego hice una prueba registrando los ingresos y gastos en junio (con signo menos para los gastos)….pero cuando reviso la hoja T2 (en este caso) en la columna “Real” las cifras que se transfieren van con signo negativo (solo en la sección de gastos), lo que produce una una suma, en vez de restar los presupuestado de lo real. Podrías explicarme que hacer……de repente hay algo que estoy obviando. Estoy muy interesado en esta herramienta.
    Muchas gracias por la ayuda.

    Un abrazo,

    • @Orlando:

      En primer lugar, muchas gracias por interesarte por mi trabajo :-) Ya no escribo demasiado sobre finanzas, pero espero que el contenido del blog te interesa igualmente.

      El problema que tienes creo que se debe a que introdujiste los gastos con signo menos en el presupuesto. La hoja está preparada para que indiques ingresos y gastos siempre con signo positivo –excepto a la hora de registrar las operaciones en las hojas mensuales. Si cambias el signo de los gastos en el presupuesto, todo volverá a la normalidad.

      La otra opción es cambiar las fórmulas en toda la hoja, pero me imagino que es demasiado trabajo y no merece la pena.

      No dudes en seguir preguntando si no resuelves tus problemas.

  11. hola Muy bueno tu Blog!! Saludos desde Chile.

    consulta, estoy utilizando tu hoja de excel que la encuentro muy buena, sin embargo estoy en la encrucijada de como utilzarla cuando compras con la tarjeta de credito en cuotas..

    por ejemplo hoy 22 de Junio de 2010 compro un calzado en U$1.000 a 2 cuotas, y tengo que pagar el 22 de Agosto 2010 U$500 y el 22 de Septiembre U$500, donde lo contabilizas, le colocas en 22 de Junio de 2010 -1.000, o automaticamente lo pones en en agosto -500 y septiembre -500?

    muchas gracias!!!

    • @Julio Ortiz:

      En realidad, el registro de pagos y depósitos con tarjeta de crédito es muy simple. Comienzas el mes con el saldo total pendiente de pagar en la primera fila –la que pone saldo inicial, en blanco sobre fondo negro. Registras los cargos a la tarjeta normalmente –cada compra o pago–, y cuando deposites dinero, lo registrar normalmente, con signo positivo.

      Así que, respondiendo a tu pregunta, el mes que haces la compra registras los $1,000 como cargo a tu tarjeta –con signo menos–, y cada mes siguiente realizas una transferencia del banco o efectivo de $500 –con signo negativo en donde sale el dinero, y signo positivo en la columna de la tarjeta, representando una transferencia de dinero de tu banco o bolsa al saldo de tu tarjeta.

      Espero haberme hecho entender con la explicación. Si no, por favor, envíame un mensaje utilizando el formulario de contacto y te explico más despacio.

  12. Hola! Te hago unas sugerencias para el software.
    1. Seria bueno que uno pudiera escoger la clave en vez de memorizarla y despues en otra celda automaticamente aparesca la descripcion.
    2. Colocar la sumatoria toda de los egresos del mes.
    3. Graficar los egresos con su debida clave de esa forma uno observa en que gasta mas.
    4. Opcion para agregar mas cuentas de flujo (Lo que pasa es que agregue algunas y todas se me pusieron en saldos rojos en vez de a favor, entiendo que si es – es negativo pero si no esta el menos no debe estar en rojo).
    Espero que esto ayude para mejorar el progama.
    Saludos!

  13. Gracias Jero, era lo que estaba haciendo, pero lo que me pasa es lo siguiente:

    Por ejemplo,
    me compro hoy un auto al contado que vale U$5.000, y como lo cargo a la tarjeta de Credito en 36 cuotas de U$138.8 cada mes.

    los U$5.000 los cargo Hoy a la tarjeta de Credito, por lo que el flujo de caja y los gastos de este mes Suben $5.000 mucho mas que lo que puedo pagar y gastar en un mes, pero en realidad estan subiendo U$138.8 por cada mes los proximos 36 meses..

    me explico?..

  14. Me ha encantado!!,creo que por fin he encontado la tabla ideal para llevar la contabilidad de casa y del trabajo, muchisimas gracias por tu aportacion.

  15. Al igual que Urano (el anterir comentario) me sale un sitio muy raro y que me da dado porblemas.
    Un sasludo.

    • hola quise bajar la hoja de calculo pero no funciona te podrias fijar y arreglarlo??
      quiero ordenar mis finanzas
      muchas gracias!!
      vale

  16. Hola como estas, yo queria bajarme tu hoja de calculo pero el link esta roto. De donde podria hacerlo? Tenes alguna version mas nueva?
    Saludos y gracias

    Ivan

    • Buenos dias, se ve muy interesabte y te agradesco por tus aportes pero no encunetro el link para descargarlo podrias por favor indicarme a enviarme el formato al correo, muchas gracias por tus aportes

  17. Hola, quiero abrir el link y no puedo, me lo podes enviar a mi e-mail, me interesa probar la hoja de calculo. gracias. saludos.

  18. @So:

    ¡La ovejita en persona en mi blog! Qué honor tenerte con nosotros. Muchas gracias por pasarte por aquí y bienvenida :-D

    Espero ansioso tus comentarios sobre la hoja. Toda crítica (constructiva) es más que bienvenida.

    Sigue pasando por aquí. Estoy seguro de que seguirás encontrando cosas interesantes.

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