Mejora tu productividad utilizando solo fechas objetivas

Etiqueta Práctica

Como ya sabéis los que me leéis con frecuencia, llevo unos cuántos meses trabajando codo con codo con mis colegas artesanos de OPTIMA LAB. Nuestra labor principal como Comunidad de Práctica (CoP) es compartir experiencias como practicantes de GTD, e innovar en la forma en que enseñamos productividad personal, y en particular la metodología ideada por David Allen. Como fruto de la colaboración, uno de los conceptos que han surgido con más fuerza en la comunidad, y que para mi han sido de los más útiles, es el de fecha objetiva.

Estamos acostumbrados a poner fechas a todo: compromisos, tareas, alarmas, recordatorios… Yo mismo he hecho uso y abuso de las fechas durante mucho tiempo, incluso en tiempos recientes. Sin embargo, y paradójicamente, he descubierto que el uso indiscriminado de fechas no sólo no es necesario, sino que puede impactar negativamente en tu eficiencia. Todo tiene que ver con la objetividad de los “hechos productivos”, como explico a continuación.

En varias ocasiones seguro me has oído decir —o en este caso, me has leído— que las cosas son como son, y no como nos gustaría que fueran. Por eso, hace tiempo tengo como lema productivo personal “di no a la planificación“, y casi una guerra a muerte con la —pésima— práctica de elegir las Tareas Más Importantes (TMI) antes de empezar cada día. Algunas personas creen que lo hago por fundamentalista, y otras por pura terquedad. Pero la realidad es que hay una muy buena razón de base para ello: tanto la planificación, como el uso de TMIs, como otras malas prácticas productivas, se basan en hechos subjetivos.

Trabajar con hechos objetivos es fundamental en productividad personal, pues es la única manera que tenemos de tomar mejores decisiones y ser más eficientes. Esto se puede observar de manera muy clara, por ejemplo, cuando organizamos los recordatorios de las acciones que tenemos que llevar a cabo en listas contextuales. Para decidir en qué lista vamos a colocar la acción “llamar a Juan para quedar a cenar el sábado”, tenemos en cuenta la herramienta —en este caso, teléfono— que necesitamos para completarla, y no criterios subjetivos como “Amigos”, “Personal” u “Ocio”. Poner juntas todas las acciones que tienen que ver con amigos, con ocio, o que son de carácter personal, no nos ayuda a completar las acciones de manera más eficiente. Agruparlas según la persona, lugar o herramienta que necesitamos tener a mano para completarla, sí. Por eso, “teléfono” es un criterio objetivo de organización para las acciones.

Lo mismo sucede con las fechas. Asignar fechas de inicio o vencimiento que puedes cambiar libremente, sin tener que negociar con nadie más que contigo mismo, es una pérdida de tiempo y te hace ineficiente. Las únicas fechas que realmente pueden considerarse fechas objetivas y que tiene sentido “gestionar”, son aquellas que ya están comprometidas con terceros, o que vienen impuestas por condiciones externas que no podemos cambiar.

Algunos ejemplos de fechas objetivas, y que por tanto debes registrar adecuadamente, son:

  • La fecha a partir de la cual puedes comprar las entradas de un concierto. Aunque quieras, no puedes comprarlas antes porque no están a la venta;
  • La fecha límite para presentar la declaración de la renta. Si no presentas la declaración antes de esa fecha, ya no podrás presentarla, es una restricción impuesta por un tercero.
  • La fecha de inicio para presentar la declaración, si es que no puedes presentarla antes de esa fecha;
  • La fecha límite para entregar un informe a tu jefe, siempre que te hayas comprometido con él a entregarlo en esa fecha;
  • La fecha —y hora— de una reunión con un cliente, previamente acordada;
  • La fecha para comprar una TV en un gran almacén si, por ejemplo, ya has tomado la decisión de comprarla y tienes una oferta que quieres aprovechar, pero sólo es válida ese día (hecho objetivo).

Algunos ejemplos de fechas subjetivas, y que no tiene sentido considerar a la hora de tomar decisiones:

  • La fecha para ir a ver a tu madre, si no has acordado ningún día con ella ni hay otra razón objetiva para hacerlo ese día;
  • La fecha para ir a inscribirte a la academia de inglés, que puedes posponer o decidir no hacer en cualquier momento;
  • La fecha para enviar un recordatorio a alguien del que estás esperando algo, aunque dependas de “ese algo” para una entrega que tienes comprometida —si revisas tu lista “A la espera” con la suficiente frecuencia, tendrás oportunidad de enviar muchos recordatorios antes de meterte en problemas, sin necesidad de “alarmas”;
  • La fecha para empezar a preparar la mudanza de tu casa, si puedes empezar en cualquier momento que quieras;

Antes de ponerle fecha a algo, asegúrate de que hay una buena razón objetiva para hacerlo. Utilizar fechas subjetivas, además de hacerte “reprogramar” frecuentemente —con la consiguiente pérdida de eficiencia—, añadirá estrés a tu día a día. Bastante tienes con tener que cumplir las fechas que tienes que cumplir obligatoriamente —porque ya te has comprometido a ello—, como para además imponerte fechas que son solo fruto de tu voluntarismo.

En lugar de utilizar fechas subjetivas, desarrolla el hábito de hacer revisiones frecuentes de tu sistema.

17 comentarios

  1. Como siempre, interesante el punto de vista. Eso sí, me gustaría conocer con qué herramienta aplicais GTD o en su defecto, con qué combinación de herramientas. Nombres, apellidos, hermanos, padres, usted me entiende.
    Ahora estoy mudando todo a OneNote. Me resulta más atractivo aunque todavía uso el papelito para apuntar ese “input” para después procesarlo.
    Un saludo, Jero. Me alegra siempre leerte.

    • Muchas gracias, Bernardo. Te sorprendería la humilde cuna de las herramientas que utilizo. Como he dicho –y seguiré diciendo muchas veces–, se puede practicar GTD con muy poco. En mi caso, y para satisfacer curiosidades, por cuestiones de trabajo llevo tiempo usando Outlook, y como tú, últimamente he empezado a probar un modelo basado en OneNote. Ya llevaba tiempo pensando en ello, y estoy aprovechando un requerimiento de un cliente para dar el salto a OneNote de una vez. Ahora que el ecosistema Office es “casi” multiplataforma, da mucha flexibilidad al flujo de trabajo.

      La idea es gestionar las listas GTD y el material de referencia en OneNote, y el calendario en Outlook. Ello me permite mantener cerrado Outlook casi todo el día –salvo los 10 minutos de rigor para revisar el calendario cada mañana, y las 2-3 veces que proceso el correo cada día–, y operar el resto del tiempo desde OneNote sin distracciones.

      Es más que probable que pronto inicie una serie de artículos sobre GTD con Outlook y OneNote, aprovechando la experiencia. Era una idea que llevaba mucho tiempo en mi lista “algún día”, y creo que ya es momento de trabajar en ello.

      • Gracias por responder, Jero.
        Lo que planteas me parece un gran proyecto, créeme. Un proyecto que no dudaría en pagar por él si ve la luz en formato libro. No hay nada interesante a día de hoy (y lo he buscado) que una GTD, OneNote y Outlook. Podría ser un auténtico bestséller de la productividad.
        Y es que, entre lo bien que me va OneNote en el móvil bajo Windows Phone y el potencial que tiene OneNote en su versión Office y PC, estoy muy contento con lo bien y «fluido» que me va mi recién estrenado GTD en OneNote.
        Te animo, cómo no, jeje.

    • Blumm, además de lo que nos dice Jero, en los comentarios de abajo Manuel MIguel recomienda Facile Things, y abajo pongo por qué me gusta Doit.im, si te basta un respaldo cada 24 horas, me parece suficiente la versión gratuita de Doit.im. Saludos.

  2. Estimado Jero,

    Añado a tu post lo que dice Antonio José Masiá en http://www.cambiandocreencias.com/en-gtd-los-proyectos-no-tienen-fecha/:

    1. Para los proyectos con fecha objetiva, esta fecha objetiva es para el último paso.

    2. Uno toma conciencia de las demás acciones relacionadas con ese último paso si hacemos la revisión*.

    * Para revisión me gusta aplicar lo que ahí dice él y que no había leído en otro lado para quienes somos practicantes de GTD: “cuando hago mi revisión diaria y paso por el calendario, no sólo veo el día en curso sino que también los 7 día siguientes. Esto hace que tu cerebro, tenga una foto del panorama de la semana que tienes por delante y a la hora de elegir sepas tomar los mejores criterios. Igual ocurre en la revisión semanal. Revisar al menos 4 semanas por delante te da perspectiva”.

    Por si le sirve a alguien.

    Un abrazo.

    Luis X. González
    Twitter: @efectividad360
    https://luisxgonzalez.wordpress.com/

    • Muy buen aporte, Luis. Además de ser buen amigo y colega, Antonio José es un auténtico experto en gestión de proyectos con GTD, y su visión es valiosísima en este caso. Como el mismo Antonio José dice muchas veces, el hecho de poner fecha sólo a la última acción, lejos de ser un problema, hace que los proyectos se terminen generalmente antes de tiempo… claro, siempre y cuando hagas tus revisiones de manera sistemática. :-)

  3. Me ha encantado este post. Es la primera vez que te escribo aunque te lea con frecuencia.
    Voy a someter mi sistema a revisión para acostumbrarme a no poner fechas subjetivas que llenan mi lista diaria y estresan.

    Un saludo y gracias por compartir tus ideas.

  4. Siempre aprendo algo nuevo contigo Jero, aunque admito que me tomo de sorpresa saber que ya no utilizas las TMI. Se me hace muy interesante. Saludos.

    • En realidad, Fabián, lo que sucedió es que me di cuenta de que no era necesario utilizar TMIs cuando practicas GTD genuino.

      Imagino que las TMIs siguen teniendo su valor para todos aquellos que no practican GTD, o que lo hacen mal. Como digo a veces, es mejor usar TMIs que no usar nada en absoluto. Pero si tu intención es implementar GTD, deberías eliminarlas de tu rutina. ;-)

  5. Gracias Jero, tu comentario refuerza el mismo objetivo que ya estoy aplicando, dejar el hábito de seleccionar TMI y ajustar el criterio de fechas límite, a las realmente necesarias. Cuesta esfuerzo modificar hábitos instalados, pero creo que ya me esta compensando. Hago las revisiones semanal y diaria con convencimiento de las ventajas que aportan.

    A Blumm decirle que utilizo facilethings, me ayudó a crear los hábitos necesarios para aprender GTD, haciéndolo de la manera clara y sistemática por donde te lleva la aplicación. Estoy muy contento con facilethings.

    • Hace tiempo que no veo funcionando a FacileThings, Manuel Miguel, pero la última vez que lo probé ya era una herramientas muy buena, a mi juicio una de las más fieles a GTD. Aún así, algunas de las cosas que no me convencían eran, por ejemplo, que no se podía trabajar offline con las listas, algo fundamental en GTD.

      • Para mí la mejor app que he usado para GTD es doit.im (quitando la opción de prioridad, y su apartado de planear -sólo en versión Pro-, pues no se recomiendan en GTD), que comprendo que es desconocida.

        Pero la recomiendo en su versión de Android, por su función de captura inteligente (también en la versión web), lo habilitas en configuración para que aparezca en la barra de notificaciones: además de añadir la tarea ahí, puedes incluir de forma rápida la fecha, contexto, proyecto, prioridad (no recomendado para GTD) y etiquetas. Si no pones fecha, se envía en automático al inbox, donde posteriormente puedes asignarle su lugar (próximas acciones, algún día, etc.).

        Las etiquetas generalmente las uso para los nombres de las personas que veo en el contexto “citas”, una vez ahí filtro por persona, donde te da la visión de lo que tienes que ver con esa persona, lo que estás esperando de ella, o lo que algún día verás con ella.

        Puedes usarlo offline en tu smartphone, y además la versión gratuita te ofrece el respaldo en la nube para acceder vía web.

        Eso sí, primero adquiere los hábitos productivos de GTD, y luego usa una app para ello.

        Saludos.

        Luis X. González
        Twitter: @efectividad360

  6. Hola jero, hace tiempo que os sigo y me decido hoy a postear….yo estoy husando para la gestión el programa Todoist, y me encanta, pero seguiré muy de cerca el tema Outlook + One note. muchas gracias

  7. Pingback: Cómo saber si algo requiere acción (I) | Control y Perspectiva

  8. Pingback: El primer criterio para saber si algo requiere acción - GAREY

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