Más allá de la regla de los 2 minutos

Más allá de la regla de los 2 minutos

Uno de los aspectos en los que David Allen hace más hicapié es en la necesidad de separar claramente cada una de las distintas etapas del ciclo de trabajo GTD: recopilar, procesar, organizar, hacer y revisar. En verdad es muy importante hacer esta distinción, especialmente si apenas estás empezando a practicar GTD. Sin embargo, cuando se interiorizan estas prácticas, hay formas mucho más eficientes de trabajar.

Imagina la siguiente situación: estoy trabajando en el cambio de oficina, haciendo un dibujo de la distribución de los puntos de voz y datos que se necesitarán, y de repente recuerdo que necesito llamar al consulado porque no sé qué tengo que hacer para votar por correo en las próximas elecciones –sí, es un caso de mi vida real ;-)–. Siendo ortodoxo, debería añadir un recordatorio a mi bandeja de entrada y seguir trabajando en el proyecto. Pero lo que hago en realidad es añadirlo directamente a mi lista contextual “Llamadas”. ¿Lo estoy haciendo mal?

En mi práctica diaria de GTD aplico lo que yo llamo la regla de la máxima eficiencia. Esta regla, en su sentido más general, básicamente viene a decir que si un proceso GTD no va a aportar un valor claro en determinadas circunstancias, puedes saltártelo.

La celebérrima regla de los 2 minutos es una consecuencia directa de ella. Otra técnica que es consecuencia directa de la regla de la máxima eficiencia es el “procesamiento express”, una práctica con la que muchos GTD-ianos están familiarizados.

La idea del procesamiento express es la siguiente: si tenemos claro lo que significa una nueva tarea, en qué contexto debe ser realizada, quien es el responsable de hacerla y/o el tiempo que nos va a llevar terminarla, ¿por qué perder tiempo recopilándolo para procesar y organizar el recordatorio después? Es mucho más eficiente recopilar, procesar y organizar en un solo paso.

Alguien puede pensar que aplicar el procesamiento express supone un ahorro de tiempo insignificante, y es cierto que lo sería si sólo tuviéramos un par de estas tareas a lo largo de la jornada. Pero como muchos de vosotros podréis comprobar personalmente, una buena cantidad de las cosas que recopilamos diariamente pueden ser procesadas de estar forma. La suma de todos esos pequeños tiempos marca una gran diferencia, y nos ayuda a reducir considerablemente el tiempo que empleamos en procesar nuestras bandejas de entrada.

Intenta siempre buscar oportunidades para optimizar tus procesos GTD aplicando la regla de la máxima eficiencia. Por ejemplo, a mi no me gusta perder tiempo creando estructuras de directorios complejas para organizar mis archivos; mi Mac trae un buscador excelente que encuentra cualquier cosa mucho más rápidamente de lo que yo podría hacerlo. Igualmente, procuro juntar las tareas de la misma naturaleza –como por ejemplo las llamadas de teléfono–, para hacerlas al mismo tiempo en momentos de baja energía.

Recuerda, GTD es un enfoque sistemático, no un método que debemos cumplir a rajatabla. Cada una de las prácticas mencionadas en GTD son consecuencia de un principio productivo –el principio que hay detrás de separar la recopilación del procesamiento y la organización es que debemos decidir conscientemente lo que significa cada cosa, pero ¿y si ya sabemos lo que significa?–.

Mientras no “violentemos” los principios productivos sobre los que se asienta, podemos y debemos adaptar GTD siempre que sea necesario. Es por eso que “el procesamiento express” funciona, y funciona muy bien.

Y tú, ¿de qué otras formas aplicas la regla de la máxima eficiencia en tu trabajo diario? Comparte tus experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Eric Hamiter (via Flickr)

11 comentarios

  1. Muy buen punto Jero. La verdad es que llega un momento en el que te sientes a gusto con el sistema en el que te propones optimizarlo con modificaciones como esta. Como siempre el punto flaco son las estimaciones. Cuánto me llevará? Qué pasa si aparecen imprevistos? Pero los minutos ganados en muchas acciones cortas reducen tiempo a pesar de las que acaban con imprevistos. Un saludo!

    • @Iago:

      Como José Miguel Bolívar ha dicho muchas veces, es posible introducir cambios en GTD, pero siempre con cuidado. Antes de pensar en hacerlo es necesario interiorizar los principios productivos y dominar el flujo de trabajo. Sólo después podemos optimizar –que no cambiar o simplificar– GTD.

  2. Interesante Jero, tenemos que ser flexibles sin perder de vista el objetivo. GTD es el mejor método que he probado desde que empecé años ha con Time System. También tengo que decir que estoy pasando una época de mi vida con los objetivos muy claros y mucha energía, y eso ayuda.

    Un ejemplo express que últimamente pongo en práctica es el siguiente. Tengo una tarea diaria que es revisar el correo, notas y demás (vamos, bandeja de entrada). Hay correos que requieren más de 2 minutos de respuesta, quizás 30 o un par de horas. Pero si de un vistazo considero que es un tema nuevo y muy importante me pongo con ello, no espero más.

    • @Valentí:

      Excelente ejemplo. La idea de dejar siempre la bandeja de entrada vacía es no dejar que se acumulen las cosas. Pero si tienes por hábito mantener tus bandejas de entrada limpias –o casi– de forma permanente, no hay motivo para decidir atacar una tarea urgente o importante en un momento dado, si crees que eso es lo que debes hacer.

    • Si necesitas 2 horas para contestar un email tienes 1 problema.
      Si dejas todo lo que tienes que hacer en este momento para contestar ese email durante las 2 proximas horas tienes 2 problemas.
      Te digo lo que Jero no se ha atrevido a decir en su contestacion con ‘si crees que es eso lo que debes hacer…’

  3. Jero:

    Impecable. Es un caso al que también me he visto expuesto. Si bien no lo sistematice en el concepto de “Maxima Eficiencia”, lo que hice fue cambiar la metodología de introducción en el sistema.

    Lo que haría en tu situación es cargarlo automáticamente en mi sistema, si fuera algo realmente urgente y que no me pudiera dar el lujo de dejarlo pasar. Ni siquiera pasa por la bandeja de entrada. Si es un tema que se puede hacer en algún momento sin apuro, entonces si, tomo un papelito, lo anoto y derecho a la bandeja de entrada, la que limpiaré oportunamente.

    Muy buen artículo!

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com

    • @JC:

      Gracias por el comentario. Y efectivamente, hay cosas que deben pasar directo al sistema, o como propone Valentí más arriba, incluso ponerse manos a la obra.

      Por cierto, no conocía tu blog… lo seguiré de cerca ;-)

  4. El blog es nuevito, es una actividad que estoy disfrutando mucho. Gracias por tu amable comentario, y voy a leer mas notas tuyas en el futuro cercano. Por lo pronto me baje el pdf GTD para Dummies. para darle una leida, porque al menos de primera leida se ve muy piola.

    Seguimos en contacto

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com

  5. cada vez está mas cerca el dia en que Jero descubra la sopa de ajo cuando se de cuenta que el gran consumidor de tiempo inutil es la revision semanal.
    De momento parece que Allen ya no es Dios sino algo sistematico, vamos bien.

  6. Interesante post, la verda Yo tengo trabajando con GTD ya casi 4 años y me ha servido de mucho sobre todo para volver a tener el control, y lo mas importante no es el sistema en si, sino los resultados externos(trabajo/hogar) e internos(mente/strees), ojo siempre respentando la esencia de GTD.

    Yo por mi parte he creado un Hibrido entre. Complicado GTD de David Allen y el excesivamente mínimo ZTD Zen To Done de Leo Babauta…al final a mi me sirve…Mente como el Agua..

    Saludos desde Ecuador y sigan adelante ..; )

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