Los 4 elementos clave de un sistema productivo

Caja de herramientas

Foto por Wonderlane (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Después de unos días de descanso casi obligado, me incorporo de nuevo a mi rutina bloguera como prometí. La verdad, no he tenido mucho tiempo para escribir, pero la desconexión me ha servido para ganar un poco de perspectiva. Y, entre otras cosas, he aprovechado el tiempo para madurar mi propio sistema de productividad que he decidido llamar “sistema de productividad compacto”.

El sistema de productividad compacto tiene características de GTD, Autofocus y ZTD, principalmente. Pero también tiene alguna aportación personal que espero que os resulte interesante. Por supuesto, voy a compartir con vosotros todos los detalles de este “nuevo” sistema. Sin embargo, no empezaré por describirlo directamente. Antes quiero acotar lo que yo considero son los 4 elementos clave que cualquier sistema de productividad debería tener para ser realmente efectivo. A partir de ahí será mucho más fácil entender el cómo y el porqué del sistema de productividad que tengo entre manos.

Como ya he comentado en varias ocasiones anteriormente, lo importante a la hora de ser productivo no son las herramientas, sino los hábitos. Pero claro está, eso no quiere decir que las herramientas no sean necesarias. Por supuesto, son fundamentales. Así, la pregunta correcta no es si debemos enfocarnos en las herramientas o no, sino cuál es el conjunto mínimo de herramientas o línea base estrictamente necesaria para obtener buenos resultados.

La respuesta exacta a esta pregunta variará en función de nuestra forma de trabajar, necesidades y gustos. Sin embargo, podemos generalizar un poco y llegar a un acuerdo en que las siguientes herramientas –o alguna variante de las mismas– son las herramientas que cualquier persona debería utilizar en su sistema productivo para ser eficiente:

1. Recopiladores. Quizá este sea el elemento que más variantes acepte. Ya sea mediante una bandeja de papel, una grabadora de voz, el correo electrónico, un bloc de notas, o cualquier combinación de ellas, debemos ser capaces de capturar en el momento cualquier cosa que nos ronde por la cabeza. Y debemos hacerlo inmediatamente, antes de que se nos olvide. La idea, como ya hemos expresado muchas veces, es liberar a nuestra mente del estrés que genera tener que recordar constantemente las cosas.

Cada uno, de acuerdo a su forma de trabajar, deberá seleccionar la o las herramientas de recopilación. Yo utilizo todas ellas: las bandejas para el papel que se genera en casa y la oficina, la grabadora de voz para cuando estoy “on the move”, el correo para casi todas las cosas relacionadas con el trabajo y mi vida personal, y la libreta para las notas de reuniones, lluvias de ideas, planes, etc.

2. Una lista. Ya sea en papel o en el ordenador, la mejor forma de mantener el control sobre las tareas, frentes abiertos e ideas, es mediante un sistema de listas. Hay muchos programas de ordenador dedicados a gestionar listas, algunos más complejos que otros, pero en realidad no es necesario más que una forma de mantener elementos ordenados por nombre y, como mucho, por fecha.

Tanto GTD como Autofocus proponen una lista separada para cada contexto. Yo, en mi propio sistema de productividad, utilizo una lista para todo –eso sí, con una notación especial que me permite filtrar las entradas, simulando de alguna manera varias, o mejor debería decir, infinitas listas posibles, según el propósito que persigo en cada momento. Pero esa es una historia que veremos próximamente.

3. Un calendario. Necesario para anotar los recordatorios y todos los compromisos con fecha fija –como ya hemos explicado más veces, no debe utilizarse para planear el trabajo; para eso están las listas.

Por más curioso que pueda parecer, yo no utilizo un calendario como tal. En mi búsqueda del sistema de productividad más sencillo posible, he encontrado una manera de mantener el control de mis compromisos fijos en mi –única– lista. Para los que gusten de poder “ver” sus compromisos en forma de cuadrícula, este sistema puede no ser el más adecuado. Pero yo lo he utilizado durante un mes y funciona.

En cualquier caso, ya sea en un calendario o en forma de lista, es necesario mantener el control de esos compromisos fijos, y de los recordatorios que necesitamos hacer conscientes en momentos determinados.

4. Un archivo. En realidad deberíamos tener dos: uno de papel y otro digital. Es raro que una persona pueda sobrevivir hoy en día con sólo un tipo de archivo. Aunque tu vida sea básicamente analógica, es probable que tengas al menos una cuenta de correo electrónico que gestionar; en el otro extremo, por mucho que te empeñes en digitalizar, siempre habrá algún papel que debas conservar por el motivo que sea.

Así pues, la idea no es reducir el número de archivos, sino organizarlos de forma sencilla, compacta y eficiente. Para ello deberemos utilizar una combinación de técnicas digitales y medios físicos, como veremos muy pronto.

¿Echas en falta algún elemento fundamental en tu sistema de productividad personal? Comparte con nosotros tu opinión en un comentario.

12 comentarios

  1. BIENVENIDO DE NUEVO!!!!! Tu “descanso” ha servido para emprezar con un buen post ;)

    Creo que los elementos fundamentales surgen en función de las necesidades que tienes y de como evoluciona tu trabajo o tu vida, eso esta claro. Yo he cambiado de métodos con el objetivo de encontrar el más adecuado a mis necesidades, hasta ahora no lo tengo todavía muy claro y estoy utilizando listas (las tareas de outlook, en el trabajo tengo pc). Pero independientemente de las herramientas que utilices, está claro que lo que tienes que tener es: hábito, disciplina, capacidad de discernir entre lo que te aporta algo y lo que no y sobre todo SIMPLICIDAD, MUUUUUCHA SIMPLICIDAD en un mundo 2.0 en el que cada día te salen 2 o 3 aplicaciones nuevas que hacen lo mismo, son más bonitas y que te descentran de la que estás probando en ese momento.

    Un saludo

    • @Juan:

      Gracias por esperar y volver a leer ;-)

      Muy buena observación. Por supuesto, además de las herramientas que menciono en el artículo, es imprescidible una buena dosis de hábitos productivos y mucha disciplina para no sucumbir a los encantos de nuevas aplicaciones.

  2. ¡BIENVENIDO!
    De vez en cuando entraba en el blog, yo fui uno de los que vivió el momento hackeado, por suerte pude consultarlo ese breve periodo usando las rutas relativas de mi lista de marcadores. Entraba y no veia nada nuevo, hasta que he visto esto hoy, y no he podido esperar a leer. He pasado de mi lista de tareas y sueltas esta BOMBA INFORMATIVA, que informativa, ¡PRODUCTIVA!
    Vuelve ElGachupas, y lo hace mas fuerte que nunca. Salu2.

  3. Bienvenido y gracias por el esta entrada. Excelente la simplicidad y estoy de acuerdo: no me falta nada de lo que me parece necesario para un sistema de productividad.
    Te tiro un par de temas para tratar en algún momento (si ya lo hiciste agradecería me des la referencia): ¿cómo retomar el ritmo productivo recopilación/proceso/acción luego de paradas simples (vacaciones) o complejos (enfermedades propias o familiares), considerando la acumulación de cosas? y ¿cómo atacar la millonada de acciones “2 minutos” diarias sin procastinar las grandes e importantes?
    Esta última (debido a la naturaleza y condiciones de mi trabajo) es la principal razón de que me cueste implementar un sistema específico. Podemos conversarlo por email, si te parece.
    Saludos y adelante, aquí estamos esperándote

    • @Gustavo:

      Me encanta que me hagáis propuestas para artículos. Es la mejor forma de asegurarme que lo que escribo está en línea con vuestras expectativas.

      No he escrito sobre estos dos temas anteriormente, y creo que muchos lectores pueden beneficiarse del debate que se puede formar con respecto a estos dos temas. Así que ya están en mi lista de ideas para nuevos artículos –en realidad ya están en estado de borrador, así que pronto aparecerán publicados :-)

      Muchas gracias por aportar ideas tan activamente. Será un placer dar cuenta de tus inquietudes.

  4. Mu buen artículo. Personalmente la parte que mas me cuesta implementar es la del archivo (especialmente el digital, tengo archivos regados por todo el disco rígido), pero estoy tratando de cambiar eso.
    Volviendo al artículo, hay algo que me llamó la atención: mencionaste que manejás tus citas en la misma lista que todo lo demás, ¿podrías explicar un poco más tu sistema?. Gracias.

    • @BigHead_Ar:

      No creo que seas el único con problemas para organizar el archivo digital –yo mismo he pasado por etapas un poco confusas–, así que creo que merece la pena dedicar un artículo a este asunto. Estate pendiente ;-)

      En cuanto a la forma de manejar las citas en una lista única, ya tengo listo un artículo que publicaré estos días.

  5. Felicidades por el regreso, ya se te extralaba.

    Más o menos utilizo las mismas herramientas que mencionas, solo que estan mezcladas y no tienen “fronteras definidas”.

    Por ejemplo, ponerle la fecha en el nombre a los archivos me ahorra algunas anotaciones en la lista de tareas. Las listas de tareas las utilizo con alarma frecuentemente, de tal forma que son parte de la agenda y no utilizo el calendario. La Agenda tambien me sirve de bitacora y a veces apunto tareas en ella.

    Desde que he leido de productividad aquí y en otros blogs, llegue a la conclusión de que es un poco enredado lo que hago, pero me funciona.

    Espero la siguiente parte de tu metodo.

    • @Hluot:

      Si, la verdad es que tu sistema es muy “sui generis”, pero lo importante es que te funcione. Me conformo con poder aportar mi granito de arena para que tú y otros lectores como tú os intereséis por este apasionante mundo de la productividad personal y, quizá, consigáis mejorar vuestras herramientas y hábitos.

  6. Hola Jero!

    Me gusta mucho la forma en que buscas una generalización de los elementos para luego bajar hacia una implementación concreta. Si no te conociera mejor diría que eres programador o algo así :D

    Lo único que yo agregaría (aunque probablemente algunos no lo tomen como parte de su sistema en sí) es un algún tipo de “caja de arena” (no, no como la de los gatos sino como la de los parques para niños :D).

    Para mi es una herramienta crucial para definir nuevos proyectos, priorizar tareas, o incluso para determinar si quiero adquirir algún compromiso o no.

    En la implementación, podría ser un cuaderno para hacer mapas mentales o garabatos, una pizarra, un diario, etc. Personalmente tengo un fajo de hojas que están usadas por un lado y hago garabatos en el otro, más un pizarrón.

    Quedo a la espera de la siguiente parte y bienvenido de vuelta!

    • @Víctor:

      Jajajaja, ya destapaste mi gran secreto :-p Muchas gracias por tus palabras, de verdad se agradecen.

      Sin duda, una forma de plasmar y desarrollar ideas es fundamental para ser productivo. La idea del cuaderno es ya un clásico, pero no así la del pizarrón. Creo que trabajar en grande puede ser una excelente idea para muchos de nosotros. Me consta que trabajar de pie sobre una gran superficie supone un cambio sustancial en la forma de pensar –no sé por qué, quizá algún psicólogo por ahí pueda arrojar más luz al respecto ;-)

      Como siempre, excelente aportación.

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