Los 3 sombreros de la gestión de tareas

Los 3 sombreros de la gestión de tareas

A lo largo de los años he tratado de organizarme de muchas formas diferentes. GTD y Autofocus, el sistema de productividad de Mark Forster –y un sistema híbrido que surgió al tratar de mezclar ambos métodos– son sólo los últimos intentos. Sin duda, el método que más tiempo usé, y el que creo que es el método más extendido en el mundo, es la gestión de tareas en un papel –o su contraparte digital, cualquiera que esta sea. Quien más quien menos, todos hemos pasado por ahí alguna vez, quizá por ser la forma más intuitiva y que menos esfuerzo requiere.

El problema es que reunir las cosas que tenemos que hacer en una lista, así sin más, es tan popular como poco efectivo. Es precisamente esta falta de eficacia lo que hace al final muchas personas se frustren y piensen que los métodos de organización son un cuento y no sirven para nada. Si listar las tareas no parece eliminar el estrés ni aumentar el control sobre nuestro trabajo, ¿para qué seguir molestándose?

La gestión de tareas –o para ser más exactos, la autogestión o gestión de nosotros mismos–, aún sin ser algo trivial, es bastante sencilla de entender. Para estar bien organizados debemos trabajar en 3 modos distintos y claramente diferenciados. Haciendo un símil con los 6 sombreros para pensar de Edward de Bono–, debemos utilizar alternativamente 3 sombreros o formas de pensar y actuar distintas:

El sombrero del creativo.

Debemos estar seguros de que nuestra lista de tareas es completa. Para ello, tenemos que darnos libertad para sacar de la cabeza todas las ideas que nos rondan, sin preocuparnos de cómo, cuándo o si finalmente serán puestas en práctica.

O dicho de otra forma, explotar nuestra creatividad, sin ponerle límites. Cuando tengamos puesto el sombrero del creativo debemos producir ideas, no trabajar con ellas. Sólo así podemos estar seguros de que tenemos una lista completa de todos nuestros compromisos –lo que tenemos que hacer–, y de los proyectos que significan algo para nosotros –lo que queremos hacer en el futuro.

Una técnica clave a la hora de ponernos el sombrero del creativo es dibujar mapas mentales, inventados por el doctor Tony Buzan para facilitar la organización de las ideas según salen de nuestras cabezas.

El sombrero del ejecutivo.

Cuando estemos listos, nos pondremos el sombrero del ejecutivo, y analizaremos cada una de las cosas de la lista para ver qué es lo que significan, si queremos comprometernos a hacerlas en este momento, si las delegamos, o si simplemente las dejamos para más adelante.

El ejecutivo toma decisiones, no genera ideas. Este es el núcleo de la gestión de tareas. Mientras somos ejecutivos debemos convertirnos en una máquina de procesar y organizar las cosas de la lista, dándoles forma hasta que se conviertan en algo “realizable”.

El sombrero del director.

Por último, llegado el momento de la verdad, hay que ejecutar el trabajo. Para eso nos pondremos el sombrero del director, decidiendo cuándo y cómo hacer lo que hay que hacer, en función de distintos criterios como la urgencia y prioridad de las cosas, los niveles de energía que tengamos en cada momento, el tiempo disponible o el contexto en que nos encontremos.

Tomar buenas decisiones como directores nos asegurará que todas las cosas se terminan a tiempo y sin presiones innecesarias.

Conclusión

Cada uno de los sombreros o modos de trabajo son muy diferentes, implican formas de pensar distintas, y es necesario diferenciarlos conscientemente. Al “volcar” en una lista nuestras ideas y tareas pendientes, y tratar de trabajar con ella sin un método, estamos tratando de utilizar los tres sombreros al mismo tiempo. Es por eso que no funciona.

Los métodos de organización como GTD –y en cierto modo, aunque de manera un poco limitada, también Autofocus–, tratan de separar estos tres modos de trabajo. GTD mediante el uso de varias listas de tareas contextuales y estableciendo 5 procesos claramente separados: recopilación, procesamiento, organización, ejecución y revisión. Autofocus con una sola lista, pero estableciendo mecanismos sencillos para convertir ideas en acciones, depurar los elementos de la lista y seleccionar la siguiente tarea a realizar.

En definitiva, busca el método de gestión de tareas que mejor se ajuste a tus circunstancias y personalidad, pero siempre trata de separar los tres modos: creativo, ejecutivo y director. Es la única manera de tener verdadero control sobre tu trabajo.

Y tú, ¿utilizas los tres sombreros de la gestión de tareas de una manera consciente? ¿Cómo encajan estos tres modos de trabajo en tu organización diaria? Comparte tu opinión en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Ryan Hyde (via Flickr)

17 comentarios

  1. Hmm,,, para pensarlo. Yo, la verdad es que considero que los métodos de productividad no pueden aplicarse tal cual a todo el mundo. No son las mismas las necesidades de un funcionario que las de un creativo, por ejemplo. No es lo mismo tenerlo todo regulado y sometido a unos cauces estrictos que estar tan libre que te tienes que buscar los límites tu.

    • @Miguel:

      Tienes razón, y es algo que siempre he dicho. Cada uno debe adaptar los métodos a sus circunstancias y gustos. Pero de lo que no hay duda es que todo el mundo necesita un método si quiere ser verdaderamente productivo, no importa si eres funcionario o creativo. Y es que un creativo también tiene proyectos, compromisos, fechas que cumplir y objetivos, tanto personales como profesionales.

      Tener un trabajo creativo no significa que no debas tener límites, estructura y método; simplemente quiere decir que tu trabajo es de otra naturaleza.

  2. Que tal Jero

    Como siempre das en el clavo, parece que hiciste el post para ayudarme en el ultimo comentario que te hice, excelente manera de percibir y gestionar tus tareas, me has dado un enfoque diferente a lo que tenia pensado.

    Felicidades por el post, saludos!

    • @Juan:

      Muchas gracias. Me alegra que te haya servido para ver las cosas desde otro punto de vista, de eso se trata :-)

      Siempre trato de escribir sobre los conceptos difíciles o que son poco conocidos, de diferentes formas. La idea es precisamente poder llegar a los diferentes tipos de lectores. Cada uno tenemos diferentes “filtros” cognoscitivos, y necesitamos distintos enfoques para captar las ideas. Veo que el tuyo son los sombreros :-P

  3. Pues… con esto de las manchas por el sol y todo eso… Yo he potenciado mucho el uso de sombrero… Por lo tanto, creo que sombrero que veo, sombrero que me pongo y así me va…

  4. Pingback: Aclarando el mito del aumento de la productividad mediante la multitarea

  5. Hola Jero:
    Me alegra enormemente que hayas vuelto a tu gran pasión, con la misma energía y pasión que antes. El alimento del espíritu para mi es el mas importante, es el motor para poder desempeñar el resto de actividades cotidianas e intentar mantenernos firmes a ello, y no sumergirnos y perdernos en las obligaciones, es muy importante, aunque no sencillo.
    Que bueno que vienes a Madrid. verte será el mejor regalo de navidad.
    Un abrazo y mil gracias por hacer un paréntesis en tu labor para leer la mía. =)

    • @Paulina:

      Muchas gracias por tomarte la molestia de dejar un comentario. Tú mejor que nadie sabe lo que significa para mi escribir y compartir en el blog :-D

      Es verdad, el blog y la productividad personal se han convertido casi sin darme cuenta en una gran pasión. Es por eso que ahora me encantaría que esa pasión se convirtiera también en una forma de vida. Por supuesto, no puedo descuidar otras cosas importantes, pero voy a luchar con todas mis fuerzas para conseguirlo.

      Créeme que pasar la Navidad en Madrid después de 5 años, y pasarla contigo, será también el mejor regalo para mi. Nos vemos en unos días… ;-)

  6. Hola Jero,

    He llegado a tú blog por nuestro amigo común Omar Carreño de Análisis Realista.

    Me ha parecido muy interesante lo que planteas de los tres sombreros y me lo he apuntando en un pósit que he colocado en el monitor para tenerlo a la vista, voy a ponerlo en práctica.

    Un saludo,

    Inma.

    • @Inma:

      Muchas gracias por tu comentario. Aunque ya te di la bienvenida en el blog de Omar, te la doy de nuevo aquí :-)

      Adelante, pasa y ponte cómoda. Espero que te guste el ambiente que se respira en esta tu casa, y que participes con tus experiencias. Será un placer leerte.

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