Los 3 niveles de revisión productiva

Escalera de mano

Foto por plastAnka (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Cuando empezamos a trabajar con métodos productivos como GTD, rápidamente sentimos un cambio radical en nuestra productividad. Tenerlo todo organizado en listas nos permite disfrutar de unos días de Gloria, en los que sentimos que, por fin, después de muchos años de desorden, tenemos control sobre nuestro trabajo y nuestra vida. Pero la ilusión suele durar poco tiempo.

La triste realidad es que una gran porcentaje de esos nuevos practicantes de GTD se desaniman al cabo de unas pocas semanas. De alguna forma sienten que empiezan a perder el control –”¿cómo es posible si tengo todas las listas que dice David Allen?”, piensan–, comienzan a desconfiar del sistema y terminan abandonándolo. Es un ciclo que he visto muchas veces. Algunos lo intentan de nuevo al cabo de un tiempo, pero muchos de ellos vuelven a fallar. ¿Por qué?

La razón fundamental es que no mantenemos el sistema actualizado. Y cuando el sistema no está actualizado, uno se ve forzado a tener que recordar cosas de nuevo. Y cuando uno tiene que recordar cosas para que no se le pasen, pierde la confianza en el sistema. Y entonces dejamos de utilizarlo.

El secreto para que la cosa funcione es muy simple: una vez realizado el esfuerzo inicial de vaciar nuestra mente y organizarlo todo en listas, el calendario, nuestro archivador, el sistema de recordatorios de 43 carpetas, etc., debemos mantener el sistema actualizado. Y la única forma de conseguirlo es mediante 3 tipos de revisión:

1. Revisión operativa. Esta es la revisión que debemos hacer de forma constante, al menos una vez al día, en la que procesamos las bandejas de entrada, tachamos las tareas que se han completado y añadimos las nuevas según surgen. También añadimos compromisos y recordatorios en el calendario, archivamos nuevo material de referencia y eliminamos aquel material de referencia obsoleto cuando nos percatamos de su existencia.

Se trata de mantener nuestro sistema productivo en forma, funcional, bien engrasado, como el motor de un coche. Sin esta revisión, nuestro sistema se degradará en cuestión de días.

2. Revisión de control. Es lo que en GTD se denomina la revisión semanal. Debe realizarse cada poco tiempo, generalmente cada 7-10 días, y consiste en adquirir un poco de perspectiva sobre nuestro sistema. Ya no pensamos en términos de tareas como en la revisión operativa, sino en términos de proyectos, frentes abiertos y objetivos a corto y medio plazo. En esta revisión eliminamos del sistema o archivamos los proyectos terminados, “activamos” otros pasándolos de la lista de ideas –los famosos “algún día/tal vez”– a la lista de proyectos en marcha, y revisamos los recordatorios para las siguientes semanas.

La revisión de control nos permite analizar si estamos avanzando en la consecución de nuestros objetivos, y tener una idea clara de lo que nos espera durante los próximos días. Algo muy importante durante esta revisión es asegurarnos de que todos los proyectos que tenemos en marcha tienen tareas o próximos pasos definidos.

3. Revisión estratégica. Esta es la revisión más importante, y quizá la más olvidada. Cada pocos meses debemos detenernos un momento y hacernos una sencilla pregunta: ¿están mis proyectos alineados con mi plan de vida? En función de la respuesta que nos demos, debemos añadir y/o eliminar proyectos de nuestro sistema.

Mediante la revisión estratégica nos aseguramos poder alcanzar lo que nos proponemos en la vida, tanto personal como profesionalmente. Sin una revisión estratégica adecuada, seremos como un barco a la deriva, o como dice Stephen Covey, nos pasaremos la vida subiendo por la escalera del éxito, pero apoyada sobre el edificio equivocado.

Y tú, ¿realizas las tres revisiones de forma consistente? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario.

7 comentarios

  1. Me alegra ver que no has abandonado los temas GTD después de tu migración al Autofocus ;) Aunque los artículos de autofocus me parecen interesantes para mí el GTD sigue siendo mi pilar organizativo (estoy a punto de cumplir los seis meses de revisión y todo sigue funcionando).

    Por mi parte sí que me tomo muy en serio las revisiones, todas, incluyendo ahora ya la de gran altitud. Y en mi caso concreto puedo decir que funciona… lo que es más importante: otros pueden decir que funciona porque a mi alrededor todos lo han notado (mi socio, mis amigos, mis clientes).

    Un problema que he visto en otra gente que intentó el GTD y le falló es que cree que la revisión ya lo es todo. La revisión es una hoja de ruta, luego falta lo más importante: hacer. La revisión te da la tranquilidad de saber que está todo bajo control, pero la liberación de estrés llega de verdad cuando al final de la semana revisas y compruebas que has dejado listas más cosas de las que pensabas.

    • @Chemo:

      Muchos de los conceptos de GTD son universales, en el sentido de que funcionan sea cual sea tu forma de trabajar. Así que no te preocupes: seguriré escribiendo sobre GTD. Precisamente la revisión es uno de esos conceptos universales de los que hablo. No importa si usas GTD, Autofocus o cualquier otro método, es fundamental revisar el sistema de forma periódica.

      En cuanto al problema que mencionas, lo subscribo totalmente. Cualquier sistema productivo se trata de hacer y terminar. El problema de GTD es que es muy fácil y tentador quedarte en un ciclo organizativo sin fin. En mi experiencia, Autofocus es mucho mejor a ese respecto. La estructura es muy simple, sin muchas opciones de jugar y cambiar continuamente la forma de organizar las tareas, y te empuja continuamente a hacer y terminar cosas. Por eso ha tenido tanto éxito entre muchos practicantes de GTD experimentados.

      En cualquier caso, si GTD te funciona, ¡adelante! No hay duda de que es un buen sistema productivo.

  2. Si hablaramos en terminos bursatiles, podria decir que estoy entrando en consolidando una tendencia cortoplacista y asegurando las bases para afrontar con garantias el medio plazo.El largo plazo aun me queda un poco lejos. Soy partidario del “sin prisa pero sin pausa” para evitar el derrumbe del “suelo”.

  3. Bueno, eso yo lo soluciono de forma diferente.

    Los metodos de productividad (GTD, AF y demás) me sirven para cosas de administración, de trabajo, un poco metodicas.

    Pero la revisión estrategica es diferente, ahí aplico aquello del “viejo de la montaña”.

    Los metodos de productividad me sirven para hacer las cosas pequeñas, el trabajo diario, las cosas de largo plazo, tracendentales, las analizo con un enfoque muy diferente.

    • @Hluot:

      Creo que no debemos confundir términos, o más bien separarlos. Las revisiones deben formar parte del sistema productivo, no son algo independiente. Por supuesto, utilizamos técnicas y herramientas diferentes que para organizar las tareas, pero eso no significa que sean algo a parte.

      Un método de productividad debe ser algo integral, que nos ayude no sólo a dominar el toro del día a día, sino a dirigir nuestro esfuerzo a medio y largo plazo :-)

  4. Partiendo del comentario de Hlout, mi opinión es que todos los enfoques a corto medio o largo plazo deben ser gestionados del mismo modo y usando para ello el tipo de revisión correspondiente (dicho sea con el máximo respeto de cualquier otra opinión). Otro tema es que en mi caso y dejando las metáforas de mi anterior comentario al margen, poco voy a gestionar mi largo plazo sino tengo controlado mi dia a dia y mi visión a medio plazo. Por tanto en mi caso, hago uso regular de las revisiones operativa y de control pero no he completado un sistema fiable sobre el que hacer una revisión estratégica.

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