Lo que nos enseña de verdad la Ley de Parkinson

Cercado

De vez en cuando —a veces con demasiada frecuencia—, surgen ideas que, quizá por su punto de «novedoso» o por su halo científico, terminan ganando cierta tracción. Una de esas ideas de la que, lo confieso, yo también fui víctima hace algunos años, es que poner fechas de vencimiento de manera discrecional a todas —o casi todas— las cosas que tenemos que hacer, nos permite ser mucho más efectivos. Imagino que el origen de esta creencia es la llamada Ley de Parkinson, que fue enunciada por Cyril Northcote Parkinson en 1957 a raíz de un estudio sobre el trabajo en el Servicio Civil Británico.

Básicamente, lo que esta ley viene a decir es que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización. La interpretación más extendida de este enunciado es que, independientemente de la tarea, muchas veces lo que determina el tiempo final que necesitamos para completarla no es la complejidad inherente de la tarea, sino el tiempo que tenemos disponible para trabajar en ella —hasta ciertos límites, claro. De ahí que algunas personas hayan llegado a la conclusión de que, si esto es así, una manera de «obligarnos» a ser más productivos o de terminar más cosas a tiempo, es establecer fechas de vencimiento ficticias. Esta escasez autoimpuesta del «recurso tiempo» generaría una presión psicológica que nos obligaría a ser más efectivos.

No voy a negar que el argumento tiene mucha lógica, al menos sobre el papel. Sin embargo, hay muchas personas a las que esta estrategia no parece funcionarles tan bien como debería o, al menos, sienten que tiene efectos secundarios indeseables. Voy a intentar explicar por qué, y qué podemos hacer para remediarlo.

Lo que popularmente se conoce como Ley de Parkinson es en realidad una serie de «leyes» relacionadas con un mismo fenómeno. Así, además de la ya enunciada el trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización, Parkinson también estableció, por ejemplo, que los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos. Incluso hay otras «leyes» que se han hecho muy populares a raíz de estas observaciones, como la que dice que los datos se expanden hasta llenar el espacio disponible para el almacenamiento.

Atajar el problema de la improductividad reduciendo artificialmente el tiempo disponible para hacer las cosas, es total y absolutamente innecesario. De igual manera, para poder ajustarte a un presupuesto no necesitas que te limiten el dinero, como tampoco tiene sentido reducir los espacios que tienes disponibles para guardar cosas para evitar acumular trastos que no quieres o no necesitas. Y es que, efectivamente, aunque a algunos les parezca que estamos hablando de tiempo, dinero, espacio…, en realidad estamos hablando de una sola cosa en todos los casos: autocontrol. Una habilidad que puede desarrollarse, y que es la raíz de comportamientos indeseables como la procrastinación —aunque esa es otra historia.

En el ámbito concreto de la efectividad personal, que es el tema que nos ocupa, inventarte fechas de vencimiento genera habitualmente estrés, ya que continuamente tienes muchas más fechas que cumplir de las que realmente deberías tener —básicamente, sólo deberías tener las que ya tienes comprometidas con terceros, o lo que mi amigo y colega José Miguel Bolívar llama «fechas objetivas». Además, como muchas de esas fechas son ficticias, en el fondo sabes que puedes incumplirlas sin que suceda nada realmente indeseable. Lo que sucede muchas veces es que, al final, terminas «renegociando» las fechas contigo mismo, eso sí, a costa de aumentar tu sentimiento de frustración por no ser capaz de hacer lo que te habías prometido que ibas a hacer.

Por eso, aún sigue sorprendiéndome la cantidad de personas que insisten en la necesidad de establecer límites temporales para ejecutar las tareas, como mejor manera de que las cosas se hagan. En mi experiencia, si algo no se hace en un tiempo razonable es porque probablemente no existe un compromiso real para hacerlo.

Una vez más, interpretaciones de la Ley de Parkinson en términos de hay que establecer fechas límite, no dejan de ser parte de la herencia del viejo paradigma de la gestión del tiempo. En el trabajo del conocimiento —ese tipo de trabajo que tenemos la mayoría de nosotros hoy en día—, el tiempo no se puede gestionar, sólo se puede gestionar la manera en que prestamos atención a la cosas que nos rodean y a lo que sucede a nuestro alrededor.

Así que, si quieres mejorar el compromiso con las cosas que tienes que hacer y asegurarte de que las haces en tiempo y forma, deja de inventarte fechas límite y aprende a mejorar tu atención, tanto a nivel estratégico —qué cosas son importantes para ti a medio y largo plazo—, como a nivel operativo, mediante una adecuada gestión de la información y los inputs que te llegan cada día.

Foto por NCinDC vía Flickr

7 comentarios

  1. Tiene mucho sentido lo que explicas, pero lo que voy a exponer de alguna manera va en contra de tu planteamiento.

    A menudo, acometo tareas complejas y largas, como escribir un libro o publicarlo para otra persona. El último (sobre filosofía) tardó un año en total entre investigación, recopilación de datos, outline, etc.

    Como había colaboradores, iba poniendo fechas para que entregarán sus trabajos, les avisaba que el texto se cerraría en tal fecha, que la publicación era alrededor de cierta fecha, etc, constriñendo el tiempo. En este caso, fue la única manera de que en lugar de un año, hubieran sido tres.

    ¿Qué dices a eso? ¿Es esto un caso específico, solo cuando intervienen otros actores en el proyecto?

    • Muy interesante el caso que planteas, Juan Manuel. Al leer lo que dices no pude evitar acordarme del post que publicó hace ya un tiempo mi amigo José Miguel Bolívar, justamente explicando cómo acometió el proyecto de escritura de su primer libro, utilizando estos mismos principios. Creo que te va a resultar interesante leerlo:

      http://www.optimainfinito.com/2015/01/como-escribir-un-libro-aplicando-gtd.html

      Los principios que planteo son universales, y no hay diferencia entre proyectos individuales o proyectos con varias personas involucradas.

      En cualquier proyecto, lo que en realidad tiene fecha de vencimiento no es el proyecto en sí mismo, sino la última acción del mismo, que típicamente es entregar el resultado final (esto lo explica magistralmente mi amigo Antonio José Masiá de http://cambiandocreencias.com). El resto de acciones no tienen fecha de vencimiento objetiva, salvo que haya entregables intermedios con fecha de entrega ya comprometida y, por tanto, tampoco la tienen en mi sistema.

      Muchos profesionales están acostumbrados a que, cuando se les pide algo, les digan también para cuándo tienen que entregarlo. Esto es así porque suelen esperar hasta el último momento para hacer las cosas, y el conocer la fecha límite les «ayuda» a planificar el trabajo. Esa es la teoría, claro. Lo que en realidad sucede es que, como suelen apurar hasta el final, y en el trabajo del conocimiento siempre surgen imprevistos, habitualmente incumplen las fechas de entrega, y al final es necesario renegociar nuevas fechas. El dueño del proyecto lo sabe, y esa es la razón por la que tiene que hacer malabares a la hora de fijar fechas de vencimiento, lo que no impide que de todos modos se frustre y estrese porque las cosas no van como había planeado, y pierda tiempo en replanificar. Esto, evidentemente, es muy ineficiente.

      Yo parto de otra premisa: cuando pido algo siempre es para lo antes posible, no pongo fecha. La manera en que me aseguro de que tengo las cosas en un tiempo razonable es haciendo un seguimiento adecuado. Cuando pido algo, añado a mi lista «A la espera» quién tiene que hacerlo, qué tiene que hacer y desde cuándo se lo he pedido. Como yo reviso esta lista de manera periódica y sistemática, puedo decidir cuándo reclamar lo que he pedido (generalmente cuando entiendo que ya debería estar hecho, o cuando creo que puede poner en peligro el proyecto).

      Más allá de fijar el orden en que se tienen que hacer las cosas y la dependencias de las distintas tareas, no suelo poner fechas intermedias en mis proyectos (insisto, salvo las que me vengan impuestas de manera objetiva). Siempre pido las cosas tan pronto como se pueden pedir, y mediante la revisión sistemática de mi lista «A la espera», comienzo a reclamarlas cuando estimo que debo empezar a reclamarlas. La revisión sistemática me permite tener la máxima flexibilidad y control. La presión positiva de los recordatorios sistemáticos hace que los colaboradores avancen al ritmo que deben avanzar, y no lo dejen para última hora.

      En mi experiencia, y la de otras personas que conozco que hacen lo mismo que yo, con este sistema de trabajo los proyectos (en realidad, la última acción de cada proyecto) se suelen completar entre un 10% y un 30% antes de tiempo. Te animo a que lo pruebes. :)

      • De lo que deduzco que eso me ocurre cuando hay otros actores de los que cuales dependo para la consecución del proyecto. Cómo ellos no tienen nuestra flexibilidad y método (como bien dices, contextos, lista de Espera revisada sistemáticamente, etc.) no tengo más remedio que ponerles un deadline razonable, porque incluso si les pongo un “cuanto antes” me consideran “pushy”, porque, otra vez, no saben como decidir simultáneamente y de una forma relajada, que atacar en acuerdo al momento, contesto y demás factores.

        • En mi experiencia, a las personas no nos gusta que nos tengan que recordar las cosas varias veces. No sé si te consideren «pushy» cuando se los pidas sin fecha, pero te aseguro que cuándo les hayas reclamado tres veces algo, no van a sentir lo mismo… ;)

  2. Temazo el que traes a primer plano, Jerónimo!
    En nuestro caso, que somos arquitectos, esto lo hemos vivido de manera exagerada desde el primer día de la carrera. La asignatura de PROYECTOS, la más cañera de todas, está llena de fechas de entregas. Normalmente se va trabajando a buen ritmo, pero cuando se acerca la fecha de entrega, esos días son a lo bestia.
    Así, los arquitectos nos hemos acostumbrado esta anormalidad (no comer, no dormir, trabajar todas las horas del mundo los tres días anteriores a la entrega…) como algo normal.
    Se puede decir que sin conocer la ley, somos un buen reflejo de ella.

    Otra cosa es que lo que hacemos esté bien o que no se pueda hacer de otra forma. Nos cuesta entender que hay más realidades que la nuestra que esto de los atracones no es un buen plan.
    La solución de inventarse FECHAS INTERMEDIAS, más allá de las “objetivas”, no es muy eficiente, más allá de, como bien dices, meter mucha ansiedad al tema.

    En este sentido, cuando no hacemos las cosas, además de esa falta de compromiso que citas, a nosotros nos pasa que SEGUIMOS CALCULANDO MAL EL TIEMPO QUE CUESTA HACER CADA TAREA. Así que, en efecto, “el tiempo no se gestiona”, lo que gestionamos, en última instancia, es a nosotros mismos, no?

    • Total y absolutamente de acuerdo contigo, Stepienybarno. Intentar gestionar el tiempo no vale para nada en el trabajo del conocimiento. Lo único que funciona es gestionar nuestra atención.

      Gracias por compartir tu experiencia, de verdad es muy ilustrativa de lo que quiero decir en este post. :)

  3. Pingback: Poner fechas finales a tus tareas y la Ley de Parkinson - GAREY

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