Listas para toda ocasión

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Una de las herramientas más sencillas y potentes que conozco para organizarme son las listas, ya sean en papel, en el ordenador o en un dispositivo móvil. Sin ir más lejos, el método de organización de David Allen hace un uso intensivo de ellas, como la lista de proyectos en curso, la lista de proyectos futuros (algún día/quizá) y las listas contextuales de próximas acciones. Pero estas no son ni mucho menos las únicas listas que podemos utilizar.

A continuación os describo algunas de las listas simples y listas de comprobación (checklists) que uso con más frecuencia, y que pueden serviros de ejemplo para crear las vuestras propias.

* Aniversarios. Una lista ordenada por mes y día de las fechas importantes, como cumpleaños, aniversarios y cualquier otra cosa que quiera recordar cada año. Una vez a la semana reviso la lista y paso al calendario los recordatorios correspondientes para la siguiente semana.

* Antes de iniciar viaje (checklist). Ayer la mencioné cuando hablaba de las claves para viajar sin estrés. Se compone en realidad de dos listas: una de artículos que debo llevar en la maleta y otra de actividades que debo llevar a cabo antes de partir. Ambas listas son exahustivas, es decir, incluyen cualquier posibilidad para cualquier tipo de viaje; a la hora de revisarlas ignoro los elementos de la lista que no apliquen (por ejemplo, si voy a la playa, ignoro la parte de ropa de abrigo).

* Ideas para artículos del blog. Una lista fundamental para la planificación de los contenidos de este blog. En cualquier momento se me pueden ocurrir ideas para escribir y las añado a la lista. Luego, una vez cada 15 días repaso la lista y hago mi plan de publicación para las siguientes dos semanas.

* Ideas para regalos. Muy socorrida cuando se me acaban las ideas para regalar. Es una lista ordenada por persona, donde añado las ideas que se me ocurren para que no se me olvide.

* Libros para comprar. Cuando me entero de un libro que me puede interesar lo añado a esta lista. Puede pasar mucho tiempo hasta que tenga oportunidad de comprarlo, pero cuando voy a una librería (física o en línea) siempre tengo a mano la lista para ver lo que puedo comprar con el presupuesto que tengo.

* Lugares para salir. Para no ir siempre a los mismos sitios y salir de la rutina, añado a esta lista los restaurantes, museos y lugares de interés que podría visitar llegado el momento. Es ideal para no olvidar aquel restaurante birmano que me recomendó el primo de un amigo ;-)

* Música para comprar. Es el equivalente musical a la lista de libros. Suelo escuchar una emisora de radio de música clásica, y a veces me sorprenden con auténticas joyas. Es el momento de añadir la pieza a la lista, y buscarla en cuanto tenga ocasión.

* Números personales. Una de mis listas críticas, donde guardo una colección bastante heterogénea de números como el número de pasaporte, permiso de residencia, carnet de conducir (español y mexicano), seguridad social, y un largo etcétera.

* Objetivos personales. La reviso y modifico cada 6 meses, y la utilizo todo el tiempo para motivarme y evaluar cómo lo estoy haciendo. En ella tengo, entre otros, mis 12 objetivos para el 2010.

* Revisión financiera (checklist). Contiene una versión resumida de todas las actividades que tengo que tener en cuenta para realizar mi revisión financiera semanal. De esta forma nunca se me olvida ningún paso.

* Revisión GTD (checklist). Igual que la lista anterior, contiene una versión reducida de las cosas que debo hacer durante la revisión semanal de mi sistema GTD.

* Sitios web. No, no se trata de llevar mis favoritos en una lista. En realidad, esta es una lista de contraseñas para acceder a sitios web como bancos, foros, correo electrónico, blogs, etc. Dada la criticidad de esta lista, utilizo una función de encriptación para proteger sus contenidos en caso de pérdida o robo. (Creedme, no soy paranoico, esas cosas ocurren, y no querrás tener tus contraseñas desprotegidas si te roban el móvil.)

¿Utilizas listas habitualmente? ¿Qué otras listas te parecería interesante incluir? Comparte tu opinión en un comentario.

Foto por: Flaviu Lupoian

8 comentarios

  1. A veces nos obsesionamos con la productividad y si nos dejaran dedicaríamos 24 horas diarias a trabajar. Por eso me gusta tener siempre a mano una lista de actividades de ocio y placer para cuando noto que necesito un descanso (pasear por el parque o la montaña, recibir un masaje, ver una película, etc.) y me obligo a hacer al menos un par de ellas cada semana.

    Acabo de descubrir tu blog y me parece genial!

    Un saludo

    • @Saber Práctico:

      En primer lugar, bienvenido y gracias por dejar tu comentario :-)

      Por lo que mencionas, tu lista se parece mucho a mi lista “Lugares para salir”. Totalmente de acuerdo. Esta es una lista importante que no hay que descuidar, y utilizar siempre que se pueda ;-)

  2. Hola!!, vengo siguiendo tu blog desde hace unas semanas, estoy planificando mi sistema GTD (ya contare como lo estoy llevando) y aplicandolo de manera “rustica” aun, con mis caidas y errores pero ahi vamos, siempre estoy leyendo para mejorar.

    Leyendo este articulo me surgio una duda, estas listas que mencionas son un muy buen detalle a tomar en cuenta, pero, deben recibir el mismo tratamiento que las listas contextuales?, por ejemplo, “musica para comprar” seria una especie de “contexto” por llamarla de alguna forma?, o se trata de listas independientes de todo pero que mas funcionan a manera de recordatorio.

    Como sugieres relacionar estas listas con las “next actions”?, porque pareciera que estas listas son mas “estaticas” que “dinamicas”.

    Espero puedas ayudarme con estas dudas, muchas gracias de antemano.

    Un abrazo.

    Edwar.

    • @Edwar:

      Ánimo con la implantación. Irás descubriendo que aplicar GTD es muy interesante y entretenido (yo me lo paso muy bien).

      En cuanto a las listas de este artículo, fue mi error no ser un poco más explícito. Me encanta que me des la oportunidad de aclarar con este comentario:

      Verás, estas listas son en realidad listas de referencia, es decir, no tienen nada que ver con el sistema productivo en sí mismo (proyectos y siguientes acciones). Cada vez que entra a tu sistema información que vale la pena guardar, piensa si la puedes añadir a alguna de las listas, o quizá crear una lista nueva. Descubrirás con el tiempo que gran parte de la información de referencia que caiga en tus manos no son los que pondrías en un archivador, como informes, recortes de revistas o documentos, sino “piezas” de información sencillas que forman parte natural de alguna lista.

      Generalmente, hay pocas listas que requieran una revisión constante. Quizá la de ideas para artículos y la de objetivos personales (de hecho, la revisión de estas listas forman parte de mis rutinas). Las demás las irás revisando según un flujo natural de trabajo del que no te tienes que preocupar.

      Espero haber aclarado este importante punto ;-)

  3. Vengo usando algunas de las listas que comentas (p.e. la de cosas a tener en cuenta antes de los viajes. Sin embargo, los aniversarios, onomasticas,.. los tengo en el calendario de la pda como citas sin hora y repeticion anual (con telf o correo incluido si es el caso). De este modo aseguro tenerlo presente siempre y hacer mas rapido la llamada o correo de felicitacion. Saludos.

    • @josep:

      Yo antes hacía lo mismo para registrar las fechas importantes. Pero cuando tuve que pensar en otra solución GTD para seguir trabajando me arrepentí de la idea. Imagina tener que recorrer todo el calendario, día a día, para tomar nota de los aniversarios, y luego volverlos a crear en la otra herramienta :-((

      Desde entonces, prefiero tener una lista que puedo mover fácilmente (incluso imprimirla), y revisarla una vez a la semana.

  4. Hla Jero! muy interesante el tema de las listas. Pero tengo una duda. No me hago a la idea de donde escribirlas, en una libreta quizas, aunque me parece que es liado para ordenar y demas. o las creas a modo de carpetas en el pc? Gracias

  5. Tampoco está de más que otros te ayuden a hacer la lista de fechas importantes, como los cumpleaños de tus amigos.

    Hay servicios que te ayudan, además de con las listas de las fechas señaladas, también con una lista de regalos que puedes hacer, como nuestra web http://www.elgurudelosregalos.es que os invitamos a visitar. Un poco siguiendo con la idea del método GTD :-)

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