Las tareas monolíticas y la procrastinación

Piezas de un puzle

Foto por Mykl Roventine (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

La mayoría de los sistemas de productividad se basan en el concepto de tarea monolítica, es decir, que cada cosa que entra en nuestro sistema representa un todo indivisible, atómico. Tan es así que, cuando registramos una nueva tarea, normalmente asumimos que debe ser completada de una sola vez. El problema con esta idea es que, si una tarea es pesada, difícil o desagradable, es casi seguro que será carne de procrastinación, y la diferiremos una y otra vez.

Algunos sistemas como GTD tratan de paliar esta situación estableciendo la división de las tareas complejas –proyectos– en siguientes acciones físicas, con la esperanza de que se puedan llevar a cabo de forma sencilla y sin pensar. Es cierto que este “truco” funciona para una mayoría de tareas, pero resulta obvio que no funciona en muchas ocasiones, y ello es debido a que algunas acciones físicas son inherentemente complejas.

Hasta que empecé a trabajar con Autofocus reconozco que no había encontrado una solución clara a este dilema. Cuando me enfrentaba a una acción complicada muchas veces la ignoraba, generalmente por falta de tiempo o de energía. Psicológicamente se creaba una barrera invisible que me hacía rechazarla en favor de otras acciones más sencillas, que sabía podía concluir en un plazo de tiempo más o menos previsible.

¿Qué es lo que ha cambiado con el método de Mark Forster? Sencillamente, ya no me veo obligado a terminar cada cosa que empiezo. Tengo la libertad de iniciar cualquier tarea, trabajar el tiempo que considere oportuno o que me permitan las circunstancias, y detenerme para hacer otras cosas sin miedo a dejarlo a medias –justo de la misma forma en que haría un puzle. Y todo ello con la sensación de estar avanzando, al tachar la tarea antes de re-escribirla al final de la lista.

Autofocus promueve la idea de hacer poco muchas veces, en lugar de “hacer todo o nada” de GTD y otros sistemas productivos. Trabajar en modo “poco muchas veces” evita tener que hacer un análisis y desglose exhaustivo antes de añadir cualquier cosa a la o las listas. Dado que psicológicamente ya no me veo forzado a terminar lo que empiezo, el trabajo de análisis y definición de acciones físicas pasan a formar parte de la propia tarea.

Este modo de trabajo también reduce considerablemente el número de “proyectos” que tengo que gestionar, lo cual implica menos tiempo para mantener el sistema.

Definitivamente, la idea de hacer avanzar cada tarea en pequeños “golpes” es mucho más efectiva que utilizar siguientes acciones. Ahora que estoy diseñando mi sistema de productividad híbrido, debo decir que me quedo con la organización del trabajo en contextos de GTD, pero sin duda incluiré un proceso de revisión y ejecución de tareas como el de Autofocus.

¿Ya has probado el modo “hacer poco muchas veces”? ¿Sientes que procrastinas menos? Comparte tu experiencia en un comentario.

25 comentarios

  1. Hola Jero. No estoy de acuerdo con lo que comentas. Por definición, una próxima acción no es divisible en otras más pequeñas, luego no hay forma de hacer menor cantidad de “pocos”. En mi experiencia, uno de los principales motivos por los que la gente falla implantando GTD es precisamente por este, por definir como próximas acciones cosas que en realidad son proyectos (para GTD). Un ejemplo. Si no recuerdas donde tienes anotado el teléfono de alguien y tienes que llamarle, llamarle es un proyecto, no una próxima acción, porque antes de llamarte tienes que completar la acción “encontrar nº de teléfono de X”. Las listas en papel dificultan mucho la perspectiva vertical en GTD, por lo que, también en mi experiencia, la mayoría de la gente acaba trabajando sólo en la perspectiva horizontal, con lo que se pierde la mitad de la potencia del sistema. Cuando yo añado proyectos y próximas acciones a mi sistema trabajo desde ambas perspectivas, lo que me permite contar con todos esos “poco a poco” que mencionas.
    Un abrazo y buen fin de semana
    .-= Lo último publicado por José Miguel Bolívar: El Consejo de los Viernes: No Descuides lo que no es Trabajo =-.

    • @José Miguel:

      Totalmente de acuerdo. Una próxima acción no es divisible por propia definición, y ese es precisamente el problema. Para el caso de hacer una llamada que pones de ejemplo –y para otros muchos– la lógica de GTD funciona perfectamente. Puedes convertirlo en un “proyecto” y desglosarlo en siguientes acciones sencillas, claras y que pueden llevarse a cabo de una vez. Pero ¿qué me dices de una siguiente acción del tipo “programar el módulo de control de apertura de la puerta”?

      Como ingeniero de software te aseguro que no es práctico considerar esa tarea como un proyecto a-la-GTD y dividirlo en próximas acciones. O para ser exactos, el desglose de este tipo de acciones –proyectos– en algo lógico implicaría mucho más trabajo que simplemente ponerte a hacer la cosa en sí. En este y en otros casos por el estilo, la idea de “poco muchas veces” es psicológicamente mucho más efectiva.

      De todos modos, te doy la razón en que Autofocus sólo no es un sistema de productividad integral como GTD. En particular, la perspectiva vertical es algo fundamental, y AF se centra exclusivamente en la perspectiva horizontal. Es por eso que estoy buscando un sistema híbrido, que seguro tendrá muchas más cosas de GTD que de AF.

      En resumen, Autofocus es lo mejor que he visto para hacer avanzar el trabajo. GTD aporta conceptos muy buenos para gestionar la perspectiva horizontal, como los contextos, y definitivamente es excelente para gestionar la perspectiva vertical –aunque seamos sinceros: no aporta mucho en el desarrollo de la misma; para eso, no hay duda, hay que mirar fuera de AF y GTD.

  2. Creo que la tendencia a la procastinacion (porque no lo llamamos ”dejadez”?) No esta en la herramienta o metodo, si no en la propia mente de cada uno. Cualquier metodo te va a permitir tareas procastinadas, la cuestion es el individuo al identificarlas actue eficazmente contra ellas. Autofocus tiene su medio, Gtd el suyo… Ambos validos si la firmeza para acabar con esa tarea es firme, por lo civil o lo militar ;-)

    • @David:

      Genial el término “dejadez” –¿por qué buscamos palabras raras si el castellano está plagado de excelentes formas de expresar las mismas cosas? Con tu permiso, la tomo como hija adoptiva ;-)

      En cuanto a tu comentario, es cierto que la dejadez no está en la herramienta per se, sino en nuestra mente. Lo que si hace un método es facilitar o dificultar el aspecto psicológico que te lleva a la dejadez. En este sentido, y perdona que insista, Autofocus es superior a GTD, al menos en mi experiencia. Pero por supuesto, ello no quiere decir que con disciplina no puedas terminar las cosas igual de bien en GTD.

  3. Hola Jero,

    Yo pienso que todo depende de la tarea. Si tengo muchas tareas y pequeñitas prefiero irmelas sacando por orden de prioridad y pder ir tachando de la lista. Si tengo una tarea muy amplia lo que hago es repartírmela en varios dias para que la realización de esta tarea no me impida seguir tachando elementos de la lista. ¿Como lo ves?

    • @Georgina:

      Esa es la idea. Cuando hablo de tareas monolíticas me refiero a que “no puedes desglosarlas” conforme a la forma de trabajo del método. Cuando las tareas son pequeñas, no hay problema, pero cuando es grande… Psicológicamente hablando, con métodos como GTD uno tiende a pensar que si se pone a trabajar en algo debe terminarlo; lo que tú y yo proponemos es romper esa barrera psicológica y darnos permiso para dejar las cosas a medias. El problema es que GTD, por ejemplo, no gestiona bien esta forma de trabajar, mientras que para Autofocus es la forma natural de hacer las cosas.

  4. Estoy en la línea de Jose Miguel, pero si que identifico que es complentamente improductivo el tener que incluir en el sistema esos proyectos pequeños que llevarán más tiempos incluirlos que el hacerlos (el mismo ejemplo de Jose Miguel valdría). Sin embargo, ahí es donde entra la flexibilidad de la implementación de cualquier metodología, ¿no?. Es decir, si voy a tardar menos en hacer la tarea que en incluirla en el sistema, mejor la hago.

    @Jose Miguel: ¿podrías profundizar un poco más en las perspectivas vertical y horizontal que comentas?

    • @David:

      Siento que el problema no es el tener que asumir proyectos para tareas sencillas –yo lo hago continuamente–, sino cómo desglosar en siguientes acciones tareas complejas que son inherentemente monolíticas. Por supuesto, si uno le dedica el suficiente tiempo, puede llegar a desglosar casi cualquier cosa, pero a costa de emplear mucho tiempo –demasiado– en la gestión, comparado con el tiempo que te llevaría simplemente hacerlo en pequeños pasos.

      No sé si José Miguel tendrá oportunidad de profundizar en los conceptos de perspectiva vertical y horizontal. Pero yo ya lo he anotado en mi lista de ideas para próximos artículos. Pronto, en El Gachupas ;-)

  5. Hola

    Yo estoy de acuerdo con Jero. Muchas veces me he encontrado en la situación de no comenzar una tarea (p ej “Escribir un informe”) porque no puedo acabarlo en una sola vez.

    Para intentar solventar este problema, lo abordaba como si se tratara de un proyecto en GTD (Escribir introducción, escribir capitulo 1…) pero me generaba una sensación de “hacer trampas”. Además, complicaba innecesariamente mi lista de tareas, ya que cada vez que completaba una parte tenía que considerar la siguiente acción, o tener un listado con todas las acciones posibles dentro del “proyecto”, lo que me proporcionaba una sensación de agobio.

    Actualmente, no utilizo ningún método puro (ni GTD, ni Autofocus, ni ningún otro). Adapto las distintas partes de cada método a mis necesidades: Mantengo las tareas en Outlook (algunas categorizadas por contexto para no perder el tiempo revisándolas cuando estoy en un contexto en el que no las puedo realizar, la mayoría si contexto).

    Cuando trabajo en cualquier tarea, si no la finalizo en el momento, no pasa nada: le asigno un % de cumplimiento, y la tarea sigue ahí.

    Utilizando esto procastino menos? … Esa es la idea, pero sigo procastinando :)

    Saludos

    • @Mac Windu:

      Excelente ejemplo el de escribir un informe. La verdad, yo no lo hubiera expresado mejor :-)

      Tu enfoque de la productividad me parece excelente. Al final, no existe EL sistema de productividad, sino múltiples formas de ser productivos: la que cada uno vamos desarrollando con el tiempo y la experiencia, tomando aquellas técnicas, trucos e ideas que mejor nos funcionan. Este debería ser el principio NUMERO UNO de la productividad.

  6. Estoy 100% de acuerdo con Jose Miguel. En mi sistema GTD tengo los proyectos complejos divididos en tareas y voy pasando las tareas a la lista correspondiente para ir resolviéndolas.
    El caso es que una de las cosas que hacían que dejase las tareas monolíticas de lado era que o bien las subestimaba (y luego no me daba tiempo a resolverlas) o las sobreestimaba (y las dejaba de lado cuando podía resolverlas de forma rápida).
    Con el GTD y la división de proyectos en tareas he encontrado precisamente la palanca que me permite mover esas tareas monolíticas: identificar sus pasos y establecer realmente cual será el flujo de trabajo.
    Uno de los fallos que le encontré precisamente al Autofocus cuando lo probé (muy brevemente, lo confieso, pero es que no me convenció) es que el término: ‘realizar proyecto xxx’ era demasiado ambiguo. Eso me provocaba la misma intranquilidad que tenía antes del GTD, la única diferencia es que en vez de estar en mi cabeza estaba en un listado que revisaba continuamente.

    • @Chemo:

      Te entiendo perfectamente cuando dices que escribir simplemente “Realizar proyecto X” es demasiado ambigüo. En realidad, lo que yo hago es escribir en la lista “Trabajar en proyecto X” –el cambio del verbo “realizar” por “trabajar en” es importante psicológicamente hablando. Como tengo toda la documentación de apoyo del proyecto en una carpeta, cuando llego a esta tarea/proyecto/acción, simplemente tomo la carpeta y me pongo a trabajar. Cuando termino o me canso, tacho la tarea “Trabajar en proyecto X” y la vuelvo a añadir al final de la lista.

      Como ves, nada está en mi cabeza, y esta forma de trabajo es un poco diferente a la tuya. No sé, quizá así Autofocus te resulte un poco más fácil y te de mejores resultados. Si decides volver a probar, no olvides comentar tu experiencia :-)

  7. Para trabajar lo que llamas “tareas monolíticas” con mis clientes, siempre he utilizado el símil de “intentar comerse un elefante”. Os resumo el cuento explicativo: Por mucha hambre que tengas, si te sirven un “elefante entero” cocinado sobre una bandeja, con un tenedor y cuchillo, resulta casi imposible abordar la tarea. Solo con verlo ya nos sentimos incapaces de comerlo. Sin embargo, si me sirven un solo plato, perfectamente presentado, me lo comeré, incluso estaré dispuesto a comerme el siguiente plato que me traigan (o los siguientes).
    Esta es la técnica del “fileteo”, de esa tarea monolítica que planteabas. La clave del tema es “el tamaño del filete” (la duración en minutos de la tarea fileteada -o subtarea-.
    Cada uno tenemos un tamaño de filete que podemos asumir. ¿asumir cuando? Pues en una jornada laboral normal, en los espacios que tengo entre “tareas no planificadas” -no metidas en agenda-.
    Si me hago filetes de 1,5 horas, difícilmente podré coger un filete y comérmelo con cierta facilidad. Van a surgir temas, interrupciones o imprevistos que me impedirán con seguridad finalizar la tarea, o sencillamente avanzar lo suficiente para no caer en la desmotivación.
    Si me hago filetes de 20-40 min. en un porcentaje muy elevado (asombrosamente elevado) de las ocasiones, realizaré las famosas tareas pendientes. Y utilizando AF, será el momento de tachar definitivamente la tarea.
    Yo normalmente intento filetear una macrotarea, en sub-tareas o subfases de unos 20-30 minutos. Si se trata de una tarea por ejemplo de aprox. 5 horas (redacción de un informe), suelo filetearlo como “redacción informe sesión 1″, “redacción informe sesión 2″, … De esta forma voy avanzando, y me cuesta menos “empezar a comerme el elefante”.

    • @José Luis:

      Yo ni siquiera trato de “filetear”, simplemente me pongo a ello hasta que me canso. En Autofocus, una de las ventajas que tenemos es que no es necesario “perder” tiempo en la gestión de las tareas, más allá de tachar y reescribir :-)

  8. Pues yo estoy muy de acuerdo con Jero en que Autofocus ayuda más que GTD puro contra la procrastinación. Una de las cosas que más me ha ayudado de AF4 (conste que llevo apenas una semana en ello) es precisamente no tener que acabar las tareas en un solo bloque de trabajo.

    A ver si logro poner en letras lo que yo creo que son las claves anti-dejadez (me gusta, David) de AF4:

    Vale que de entrada suena mucho mejor “acabar lo que empiezas”, pero la mejor lucha contra la procrastinación es precisamente el pensamiento de que “avanzar algo es mejor que no avanzar nada”, y en eso autofocus ha sido un cambio fundamental respecto de cualquier lista de tareas que me haya hecho antes.

    En mi trabajo (arquitectura) hay tareas que pese a estar ya atomizadas, siguen llevando días y días de trabajo. Puedo llegar a decir “dibujar plano A12″, pero ese plano puede tardar varios días en estar acabado, y desde luego, sería un absurdo intentar dividirlo más en plan “dibujar parte izquierda del plano”, me pasaría más tiempo escribiendo tareas que haciéndolas, e incluso acaba interfiriendo con la concentración y el propio proceso creativo. Prefiero la idea de “ponte a trabajar, que el trabajo te pedirá el siguiente paso”.

    El GTD me ayudó al principio para gestionar tareas más dicho y hecho pero comenzó a fallar cuando topaba con tareas largas. “Dibujar plano A12″ estaba una semana entera en primera fila, lo que francamente desalienta bastante y “bloquea” los efectos positivos del método, dejándote con una sensación de no estar realmente getting things done.

    Por lo que he experimentado yo mismo, el éxito de estos métodos se basa en gran medida en la sensación de logro experimentada al tachar una tarea.
    Y ahí entra otro factor que he visto clave para empezar a superar la procrastinación: el sentimiento de estar logrando avanzar, de ver ya resultados aunque sean parciales. La idea de autofocus de trabajar un rato, volver a anotar al pie y tachar es fantástica para eso. Tachar la tarea en la que has trabajado media hora ya es un “premio” psicológico simplemente por haberte puesto a trabajar en ella, y lo haces tranquilo porque te la volverás a encontrar más abajo.

    Lo había leído varias veces, pero hasta que no lo intenté yo mismo no me di cuenta de que es bastante cierto: Autofocus ayuda a crear mejores hábitos de trabajo, no sólo a quitarse las tareas de en medio. Casi diría que es menos orientado a resultados (acabar la tarea) y por tanto permite disfrutar más el proceso (hacer la tarea). Y los resultados llegan igual.

    Como ventaja añadida, estas características hacen que el gesto de abordar la tarea no dependa del tiempo disponible. Yo al menos he logrado cuadrarlo bien con cualquier forma de organización horaria del trabajo que se me haya ocurrido estos días, desde “voy a trabajar hasta que me harte” hasta “tengo media hora libre, voy a avanzar en esto”. Una razón menos para procrastinar.

    El método AF4 lo conocí a través de este mismo blog, así que gracias, Jero, porque esta serie de entradas me ha venido de lujo.
    .-= Lo último publicado por Jorge: ¿Coincidencia? =-.

    • @Jorge:

      De nuevo un excelente ejemplo del tipo de siguientes acciones que yo digo que son indivisibles en la práctica. Gracias por aportarlo a la discusión :-)

      Has dado con la clave. El éxito de Autofocus es la sensación de progreso continuo, incluso aunque tardes semanas en terminar una tarea. No importa del tiempo que tengas ni de la complejidad de las tareas pendientes. Cada vez que tachas sientes que has hecho algo positivo, y al reescribir te aseguras que sigues teniendo el control de la tarea incompleta. Cuando lo pruebas es cuando te das cuenta de ello.

      Muchas gracias por tus palabras. Es muy reconfortante saber que mis artículos aportan valor a vuestras vidas productivas :-)

  9. Hola:

    A mi me scede como a Jero, AF me a no tener que acabar las cosas de una sola vez.
    Tambien sucede que no necesito invertir mucho tiempo en planear las acciones para realizarlas, agrego tareas conforme van surguiendo.

    Pero creo que no hay una respuesta definitiva a esto, cada quien aplicara los que le funcione.

    • @Hluot:

      Desde luego, no hay respuestas definitivas. De hecho, yo tampoco utilizo AF en su estado puro. Más bien es un “chile-mole-y-pozole” –utilizando la expresión mexicana–, de muchos métodos, técnicas y trucos.

  10. @Jorge
    No puedo estar más de acuerdo con cada uno de tus planteamientos. Yo estoy acabando arquitectura técnica,(a ver si por fin cae este año ;-)), de manera que imagino que los métodos de trabajo, al menos para trabajar con planos serán similares.

    Lo cierto es que GTD, de momento no ME es practico. Actualmente la idea de contextos no me sirve de mucho.Tengo @universidad, y @casa, y en la mayoria de los casos me es indiferente trabajar en un lugar o en otro,y depende mas de si me apetece desplazarme del lugar en el que estoy, que de otra variable. Es cierto que despues lo utilizare, como por ejemplo dividiendolos según @oficina, y según la @obra calle ****, y @obra calle ****. De momento GTD es demasiado complejo, para implantarlo en mi vida cotidiana, por eso me imagino que fué un fracaso absoluto, estuve a punto de hasta regalar el libro. Pero gracias de nuevo Jero, me has detenido pensando en otras oportunidades que le puedo sacar a GTD.

    Penultimo, sin pretender levantar polemica, me parece que llamar por telefono, es excesivo para considerarlo un proyecto real, pero si se trata de una manera sencilla de explicar hasta que punto se puede desglosar una acción, aceptable, aunque creo que poco practico.

    Por ultimo, Jero estoy deseando ver el post acerca de perspectiva vertical y horizontal, no me quedo muy claro en el libro.

    P.D. después de releer mi comentario, espero que no sea muy agrio, mi intención es mas bien hacer ver que hay un sistema para cada uno y siento mucho si alguien se ha ofendido por el comentario.
    Salu2 a to2

    • @Elsapo:

      El concepto de contextos es útil para ciertas personas, pero definitivamente no para otras. De todos modos, el concepto de contextos no es ni mucho menos la única aportación interesante de GTD. La idea de revisar permanentemente el sistema es, por ejemplo, fundamental para cualquiera que quiera ser productivo. Has hecho bien en no regalar el libro de David Allen. Tendrás oportunidad de aprender muchas cosas –espero que juntos.

      En cuanto al artículo sobre las dos perspectivas de la productividad, me pongo a ello ;-)

      Gracias por dejar tu comentario. La verdad, no me parece que sea agrio ni ofensivo. Simplemente has expuesto tu punto de vista, tan válido como el de cualquiera de nosotros.

  11. Jero, encantando de poder aportar mi granito de arena. Es una manera, pequeña, de devolverte un poco de todo lo que estoy aprendiendo ;-)

  12. Yo lo que he venido usando hasta ahora es GTD, y me encuentro con el mismo problema de Jero con el software. Obviamente podría desglosarme el trabajo hasta la saciedad, pero sería poco práctico. Curiosamente, lo que he hecho todo este tiempo es lo que dices con Autofocus, es decir, trabajar un rato en una acción/proyecto compleja y cuando cumplo cierto objetivo (funcional o de tiempo) la dejo para continuarla en otro momento. Entiendo que la ventaja de Autofocus es más motivacional que práctica: es más satisfactorio el feedback de una tarea tachada que de una acción aún pendiente en la lista de acciones.
    .-= Lo último publicado por Daniel Aguayo: Esquemas y gráficos online con Cacoo =-.

    • @Daniel:

      Desde luego, nada nos impide utilizar la misma técnica de Autofocus en GTD. En realidad, no hay un impedimento físico, sino psicológico. Pero si eres capaz de identificarlo y abstraer la esencia del problema, es perfectamente posible hacer lo que explicas. De hecho, es precisamente lo que yo hago ;-)

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