Las tareas más importantes en GTD

Las tareas más importantes en GTD

Planificar el trabajo diario en el calendario es muy tentador. Sin embargo, como hemos visto muchas veces, usar el calendario de forma efectiva en GTD implica mantener las tareas fuera de él. Si solo tenemos contextos para organizar nuestras tareas, entonces ¿cómo podemos estar seguros de que estamos avanzado en lo que es verdaderamente importante?

La respuesta viene de la mano de las llamadas “tareas más importantes” o TMI, un concepto recurrente en la literatura sobre productividad personal. Entendemos por una TMI aquella tarea a la que, consciente y razonadamente, damos prioridad máxima sobre todas las demás tareas que tenemos pendientes, ya sea porque ha alcanzado un nivel de urgencia determinado, o por ser clave dentro de uno de nuestros proyectos de más valor.

Estrictamente hablando, las TMI no forman parte del corpus de GTD, pero muchísimos practicantes avezados las utilizan de algún modo. Si bien es cierto que David Allen propone varios mecanismos para seleccionar la próxima acción, como él mismo reconoce, la intuición juega un papel muy importante en dichos mecanismos. La cosa funciona así: cuando nos enfrentamos a nuestras listas de tareas, generalmente evaluamos nuestro contexto actual, el nivel de energía que tenemos para acometer tareas complejas, la prioridad subjetiva y el tiempo disponible, y a la luz de todo ellos tomamos la decisión de cuál será la próxima acción que llevaremos a cabo de manera intuitiva.

Sobre el papel, este mecanismo parece lógico y funciona bien. Sin embargo, en mi opinión, la intuición no es siempre suficiente para tomar decisiones inteligentes. O dicho de otro modo, la intuición está muchas veces sujeta a nuestras emociones, y a veces no nos ayuda a tomar la mejor decisión desde un punto de vista holístico: nuestro plan a medio y largo plazo.

Es por ese motivo que las tareas más importantes aportan gran valor al proceso de trabajo GTD. En mi caso, cada noche me pongo el sombrero del director –uno de los 3 sombreros de la gestión de tareas–, y selecciono cuidadosamente de 3 a 5 TMIs de entre todas mis listas. Esas tareas más importantes serán las que primero acometeré el día siguiente a primera hora, o lo antes que posible a lo largo del día, dándoles más prioridad que cualquier otra cosa.

Utilizar el concepto de las TMI me permite introducir una visión estratégica consciente, no solo intuitiva, a la hora de seleccionar el trabajo que voy a hacer. De esta forma puedo estar seguro de que cada día hago algo relacionado con mis metas, al mismo tiempo que evito que las tareas se retrasen hasta el punto de que se vuelvan urgentes. El resto del trabajo menos importante lo selecciono a la manera “tradicional” de GTD.

Gracias a las TMIs puedo trabajar durante la mitad de la jornada casi sin mirar mis listas GTD. Me mantengo más enfocado desde primera hora del día, evito dudas sobre qué viene después, y me resulta más fácil salir de la trampa de la procrastinación utilizando el método Seinfeld.

Y tú, ¿seleccionas cada día tus tareas más importantes? Comparte tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Karoly Lorentey (via Flickr)

26 comentarios

  1. Muy de acuerdo con tu entrada Jero, de hecho, a la hora de implementar GTD, una de las dificultades q me ha surgido se debe a este motivo, la intuición puede estar anquilosada y no siempre resulta efectiva.

    • @Jorge/@Santana:

      No digo que la intuición no funcione, pero tomar decisiones basándonos solamente en la intuición, por muy desarrollada que esté, a veces no es suficiente. Todos hemos oído eso de “déjate llevar por tu primera idea”. Si yo hubiera hecho eso siempre, hubiera cometido un montón de errores.

      En cualquier caso, es cierto que muchas personas no están acostumbradas a utilizar más su intuición. En ese sentido Santana tiene razón: deberíamos intentar usarla más a menudo :-)

  2. Un error que he visto uchas veces es que la gente usan la lista de TMI en lugar de una lista competa de tareas. La lista de TMI siempre debe ser una herramienta addicional, pero no puede reemplacer una lista completa de Próximas Acciones.

    • Ahora lo he modificado pero hasta hace poco para las tareas (acciones, ‘cosas que debo hacer’) utilizaba 3 listas con el sistema autofocus, una de maxima prioridad (los TMI), otra de ‘normal’ (la lista de proximas acciones de toda la vida) y la ultima de baja prioridad (el equivalente al ‘algun dia/quizas’). Con el dia a dia vas pasando tareas de una listas a otras sin necesidad de revisiones y asi siempre tienes actualizados los posibles TMI del dia siguiente peeeeeeeero la decision (salvo excepciones claro) la tomamos el mismo dia por la mañana y seleccionamos los 3, 2 o 1 TMI dependiendo de la complejidad, duracion, disponibilidad personal etc. Eso si, siempre siempre siempre como minimo una TMI al dia.
      Luego lo modifiqué gestionando cada una de las 3 listas con una version del sistema autofocus diferente para cada una e incluso con libretas de dimensiones diferentes o en su defecto dejando lineas en blanco entre tareas. El caso es entender que al ser 3 listas con una prioridad e importancia tan diferente no las podemos gestionar de la misma forma. Para los TMI hay que ser ‘agresivos’ y para el ‘algun dia/quizas’ hay que estar relajados e incluso, si se quiere, prescindir de gestionarla mediante autofocus aunque sea una version muy light.
      Luego me vino el problema de darme cuenta que tenia las listas sobredimensionadas (como expliqué en otra entrada) y unifiqué las 3 listas señalando con marcadores algunas prioridades. Asi consigo eliminar cosas de la lista sin remordimientos por incapacidad de gestionar una lista tan enorme. Y ademas te lo piensas mucho antes de añadir algo nuevo a la lista. Pero el caso es que tampoco me acaba de gustar del todo y estoy pensando en inventarme un sistema de tarjetas parecido a las tarjetas para aprender vocabulario de idiomas extranjeros. este sistema de tarjetas lo gestionaria con un metodo similar al que Jero nos contó en su dia que existia para tener un archivo ordenado segun la frecuencia de uso de cada carpeta. Eso es lo que tengo en mente ahora mismo.

    • @Jeroen:

      Totalmente de acuerdo. Yo hago un uso extensivo de las TMIs, pero siempre dentro del marco de GTD.

      No me imagino prescindiendo de mis listas contextuales, a la espera y de “algún día/tal vez”. Esas son el soporte de todo el sistema; las TMI son sólo un “truco” para asegurarme de que avanzo en lo realmente importante. Nada más :-)

    • @Santana:

      Yo también traté de “unificar” GTD y Autofocus de una forma muy similar a la que describes. Lo que nunca se me ocurrió fue aplicar el sistema de archivo Noguchi con tarjetas para gestionar las tareas. ¡Genial!

      Me encanta la idea de utilizar tarjetas como propones. Creo que a las personas con un sentido quinestésico desarrollado les ayudaría muchísimos a ser más productivos. Hay que desarrollarlo un poco más, para ver exactamente cómo insertar nuevas tarjetas, cómo transportarlas, etc. Si te lanzas con ello, me encantaría que compartieras tus conclusiones :-)

  3. Las TMIs me parecen un complemento genial a la lista de Próximas Acciones. En mi caso, siempre vienen definidas por la Revisión Semanal. En ella establezco 2, 3 ó 4 proyectos importantes para llevar a cabo en la semana, y cada día, algunas de las siguientes acciones de esos proyectos se convierte en mis TMIs.

    • @Francisco:

      Otro concepto clásico: las grandes rocas, o proyectos que deben atacarse durante la semana. Excelente estrategia que nos ayuda a estar siempre enfocados en lo importante :-)

    • Para mí las 1-3 TMIs y las 5 grandes rocas de la semana son fundamentales para organizar la semana. Son el nexo entre la acción diaria y las metas a largo plazo o proyectos importantes.
      Suelo considerar las TMIs como partes de las 5 grandes rocas, aunque no obligatoriamente.
      Las 5 grandes rocas (que a veces dejo en tres o menos) son metas-proyectos seleccionados por su importancia o repercusión. A veces, son sólo proyectos que llevo mucho demorando y que decido atacar esa semana.

  4. Las TMI son mi ancla productiva, me permiten seleccionar de la lista de próximas acciones qué actividades si o si debo realizar en un tiempo determinado, ha sido una muy buena experiencia y que bien que escribas sobre esto.

    • @Samuel:

      Me encanta el término “ancla productiva”. Es muy visual y describe muy bien la manera en que las TMIs me ayudan a mantenerme enfocado. Te lo robo para usos futuros ;-)

  5. Ya estamos con lo de rebajar el liston para que todo el mundo pueda subirse al carro… de la improductividad.
    metodo seinfield: colgar calendarios absurdos por las paredes y pensar que esto va a motivarte de tal manera que vas a convertir algo en un habito.
    metodo santana: “sabemos que ha llegado el momento de hacer algo y lo hacemos”. Ya puede ser el TMI o lo que sea. Si invertimos parte de nuestro tiempo en planificar nuestra jornada, llevar al dia nuestro sistema de productividad, las famosas (y evitables) revisiones etc, con el tiempo que nos lleva todo esto no entiendo que haya gente que cuando llega el momento (planificado por nosotros mismos, no lo olvidemos) de hacer algo nos ponemos a hablar con un compañero o entramos al facebook a contar nuestra vida y milagros (que no nos engañemos, no interesan a nadie). La procastinacion no es una opcion de la misma forma que tampoco lo es el dejar de respirar.

    • @Santana:

      Puede que el método Seinfeld te parezca absurdo, pero ha demostrado que le funciona a muchísimas personas para adquirir hábitos –al primero de ellos el mismo Seinfeld, del que no podemos decir que sea alguien poco exitoso. Más bien deberías decir que a ti no te funciona y por eso no lo usas.

      En cuanto a lo del método Santana, se me hace muy ingenuo por tu parte decir que basta con desear hacer algo para hacerlo. La historia del hombre está llena de pruebas que desmienten esa idea. Lamentablemente, la psicología del ser humano es mucho más compleja de lo que tú pretendes, y las cosas no funcionan así, al menos para la mayoría de nosotros.

      Por ejemplo, no es que la procrastinación no sea una opción, es que es una condición psicológica que se presenta, sí o sí, a todo el mundo –tu y yo incluidos– , en algún momento, no importa lo productivo que seamos. Y vencerla no es sólo cuestión de pensar “uy, me estoy dando cuenta de que estoy procrastinando; voy a ponerme a hacer lo que debería estar haciendo”. Si fuera así de simple, no habría procrastinadores ;-)

  6. Santana, me gusto tu articulo sobre tu método actual y pasado de planificación, me parece muy bueno escuchar otras opiniones totalmente diferentes a las del circulo GTD.

    Lo que si me parece incomodo y hasta fastidioso es la forma como comentas las entradas de este Blog, veo que lo sigues muy constantemente ( eso se ve en la cantidad de comentarios), pero opinas aquí como un inquisidor. Si te disgusta tanto lo que escribe Gachupas para que lo lees?

    ¡Me gustaría leer tus ideas! ¿si tienes algún sitio en Internet?

    • Sobre estos temas solo escribo aqui. En realidad es el unico blog de esta tematica que sigo actualmente. Jero me cae bien y aunque pertenece a lo que tu llamas circulo del GTD, que muchas veces parece una secta, la verdad es que siempre me ha dejado publicar mis comentarios tal cual y por eso le respeto. De lo que publica Jero, un 80% son obviedades o cosas que ya se han repetido mil veces y que las puedes encontrar en cualquier blog de productividad seguro. De eso no suelo comentar nada. Del 20% restante de ideas innovadoras u obvias pero no tratadas anteriormente etc puedo estar de acuerdo o no y es alli donde suelo comentar. Y por cierto, algunas veces le he dado la razon en lo que dice aunque Jero siempre dice que solo le critico. por ejemplo he repetido muchas veces que el metodo de archivo que nos contó en su dia es una autentica maravilla y muy facil de implementar. Ya se que jero no lo invento sino un japones o chino pero si no llega a ser por Jero lo mas seguro es que seguiria con el sistema de archivo tradicional, lento, pesado y enorme.

  7. para jero:
    el metodo seinfield te funciona a ti, me funciona a mi, le funciona a maroto y tambien al de la moto. ya solo faltaria que no funcionase despues de 30 dias de hacer el numerito del calendario. Para adquirir un habiato no hacen falta 30 dias ni de coña. Simplemente se crea una situacion en la que en caso de no cumplir con ‘el habito’ tenga consecuencias negativas para uno mismo y si estas consecuencias son economicas mejor. Logicamente no siempre es posible crear estas situaciones ni la mayoria de la gente esta dispuesta a ello.
    Sobre lo del metodo santana yo no digo que con desear hacer algo ya está. Lo que digo es que cuando se tiene que hacer algo (porque lo hemos planificado o por lo que sea) pues simplemente se hace, con deseo o sin deseo, con ganas o sin ganas, todo eso da igual, pero se hace. Y si a los 10 minutos es que no podemos mas pues se deja para mañana (siempre que se pueda), eso ya lo he comentado mas de una vez. Y para finalizar, yo no procastino. Tengo una imagen de Belen Esteban en el fondo de escritorio. Si intento minimizar lo que estoy haciendo para procastinar via twitter, facebokk, juegos o lo que sea se me presenta ante mi esa imagen y lo que representa la degradacion del genero humano. Luego vuelvo a lo que tengo que estar haciendo aun con el corazon acelerado.

    • Muy bueno lo de la foto de Belén Esteban. Me ha recordado a la Bola de Cristal cuando decían “Si no quieres ser como estos, lee” y salía la imagen de un rebaño de ovejas.
      He leído en algún blog que uno debe fijarse en alguien a quien admire para tener un objetivo tangible de como le gustaría ser. También puede ser lo contrario, fijarse en alguien a quien nunca admirarías por nada para no caer en lo que odias.

  8. Ademas hoy en dia con la crisis global ya sabemos lo que está en cada lado de la balanza. Si haces lo que debes hacer en cada momento conseguimos el exito personal, quien sabe si tambien el exito social, una vida feliz, pareja, casa, piscina, coche, perro etc etc etc. En el lado de la procrastinacion tenemos el stress permanente, el paro, los problemas economicos, el abandono de la pareja, los perroflautas del 15M preocupados por tener wifi gratis, la soledad personal y social, la depresion y la muerte. Las cosas claras y el chocolate espeso.

  9. Aprovecho para mencionar que desde hace varios meses soy fan de este blog y practicante de GTD. Aquí les pongo lo que me sirve.

    1. Las próximas acciones las filtro por tiempo en dos listas: tareas largas (más de 15 minutos) y tareas breves (donde también las filtro por contexto, utilizando las prioridades de mi gestor de tareas de mi “smart phone”, ojo no las uso como prioridades sin como contexto, y lo uso así pues me sirve ver en una sola lista mis tareas breves, hay que recordar que las tareas de menos de 2 minutos hay que procurar hacerlas al procesar la bandeja).

    2. Al final del día anterior tengo que elegir las 3-5 TMI (equivale a un filtro por prioridad) para el día siguiente tomando en cuenta:

    2.1 las “citas” del calendario que no salieron en ese día: reacomodándolas al día siguiente u otro día, a la lista de tareas breves o eliminándola pues cambió su validez;

    2.2 las acciones que ya tengo en mi calendario del día siguiente (que también son TMI, si no no las pondríamos ahí);

    2.3 a las TMI que pertenezcan a mi lista de tareas breves, les pongo una “cita” con alarma en mi calendario de mi “smart phone”, de lo contrario las puedo perder de vista con el ajetreo de imprevistos que trae cada día o incluso al estar inmerso en una TMI larga, que ahora explico;

    2.4 las TMI de tareas largas (de preferencia máximo 3) las pongo en una lista de TMI para ese día, que la tengo por “default” al acceder a mi gestor de tareas de mi “smart phone”, lo que me sirve para ver una lista sin más distractores de otras tareas;

    2.4.1 las elijo de mis TMI largas que no terminé ese día (si pierden su prioridad como TMI la regreso a la lista de tareas largas, o la eliminio si pierde validez);

    2.4.2 y de mi lista de tareas largas;

    2.4.3 las TMI de tareas largas las hago al comenzar el día, antes de que llegue la avalancha de imprevistos. Para TMI largas puedo trabajar en bloques de tiempo, e intercalarlas para hacer las TMI de mi calendario o acciones de mi lista de tareas breves, o procesar mi bandeja física o electrónica (email y/o gestor de tareas de mi “smart phone”), sin que pasen unos 20 minutos para lograr terminar las TMI largas.

    3. Una vez que acabo mis TMI largas del día, puedo finalizar las TMI de mi calendario, avanzar en mi lista de tareas breves, seguimiento a mi lista de @espera.

    4. En su momento a lo largo del día (es bueno procurar hacerlo después de terminar las TMI largas) procuro avanzar en las listas de pendientes a ver con personas de forma presencial (jefe, colegas, subalternos). Luego viene bien procurar la revisión semanal (@algún día, proyectos y el sistema).

    -> Para mi es un referente de lo anterior este artículo de Jero que ejemplifica en su vida como vive GTD, a mi me sirve releerlo: http://elgachupas.com/un-dia-productivo-paso-a-paso/
    -> Ayer puse en mi blog (http://www.soyoptimista.co.nr/) un artículo para promover elgachupas.com

  10. Estoy de acuerdo. Las TMI nos ayudan a mantener el enfoque diariamente, permitiendo adaptar la planificación que hagamos en función de situaciones que se nos vayan presentando y que provocan que adaptemos o modifiquemos las previsiones realizadas durante la revisión semanal.
    Yo también utilizo las TMI y me permiten realizar esas acciones clave en el momento más productivo del día, pudiendo posteriormente concentrarme en otras tareas secundarias con la mente liberada de lo urgente.

  11. En mi experiencia la intuición me sirve mucho. Para mí la intuición es una forma de conocimiento inmediato, fruto del procesamiento de la información a un nivel no consciente. Y es importante no confundirlo con aquello de dejarse llevar sin ton ni son por los dictados de la mente, que sí que están sujetos a emociones y a nuestra historia. Vamos, no parar y dejarse llevar por la vorágine. Así es muy dificil que salga la intuición.

    Sólo necesito parar unos pocos segundos para que venga la intuición. Está ahí. Otra cosa es ser capaz de hacerle caso. En fin, esta es mi experiencia, no sé si estamos hablando de lo mismo

    • Tu hablas de intuicion Valenti, tu si.
      Hay algun comentarista que habla de algo, a lo que llama intuicion, pero no lo es. Me recuerdan a los que ganan la loteria y creen que se han hecho millonarios por meritos propios y su gran intuicion.

  12. Utilizo TMI para decidir que acciones realizo el día siguiente… lo importante es no solo realizar esta lista de TMI, ya que me pasaba que solo realizaba estas y me iba para la casa ;-) ahora me exijo 3 TMI y 3 no TMI ;-) .. de ahí en adelante… depende del ánimo o ganas de seguir…

  13. Pingback: Ser productivo da vértigo | Raúl Hernández González - Blog

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