Las listas GTD no son para gestionar proyectos

Arroba

Estaba leyendo hace unos días una interesante discusión sobre porqué Things —una aplicación que he utilizado habitualmente en mi Mac durante mucho tiempo—, no sirve para implementar GTD. Como podéis imaginar, habiendo utilizado Things durante varios años justo para este propósito, y siendo Things una de las aplicaciones más reconocidas dentro de la comunidad GTD, no pude resistir la tentación de leer sus argumentos.

Según el autor del post, el problema estriba en que Things debería permitir marcar qué tareas pueden llevarse a cabo en parelelo, y cuáles secuencialmente, de modo que las próximas acciones que no se pueden llevar a cabo todavía queden «ocultas» al consultar las listas contextuales correspondientes. Leer eso fue más que suficiente para entender el verdadero problema del autor: estaba cayendo en un error de concepto muy común entre muchos de los practicantes de GTD —yo también cometí errores parecidos en su momento—, que es creer que nuestras listas de GTD son una herramienta para gestionar proyectos. ¡No lo son!

Por definición, una próxima acción es una acción física, visible, que podemos llevar a cabo inmediatamente si estamos en el contexto adecuado. Por ejemplo, Sacar una cita con el dentista es una próxima acción que podemos completar en cuanto tengamos un teléfono a mano. No hay que esperar nada, ni está condicionada a que ocurra algo antes. Por tanto, puede y debe estar en una de nuestras listas contextuales.

Por otro lado, en unos días voy a viajar a Madrid para pasar varias semanas con mi familia, pero actualmente me encuentro en México. Como es lógico, hay varias cosas que quiero hacer cuando me encuentre en Madrid. Sin embargo, esas cosas no pueden ser próximas acciones —todavía—, porque no importa cuánto lo desee, ahora no puedo hacer nada al respecto.

Es decir, una acción que no puede llevarse a cabo ahora mismo no es una próxima acción, sino una acción futura. Y en GTD, una acción futura podemos gestionarla en uno de cuatro lugares posibles: en el calendario —si es que tiene una fecha objetiva—, en el archivo de seguimiento —si no puedo hacer nada hasta que llegue cierta fecha—, incubándose en la lista “Algún día/Tal vez” —si ahora no me siento comprometido a hacerla, o simplemente no estoy seguro de querer llevarla a cabo—, o dentro de un plan de proyecto, como parte del correspondiente material de soporte. Pero nunca, nunca en una lista de próximas acciones.

Que un proyecto pueda desglosarse en 34 acciones físicas no quiere decir que todas ellas tengan que estar desde el principio en las listas de próximas acciones. En un momento dado sólo deben aparecer aquellas acciones que puedan llevarse a cabo en paralelo, es decir, que no tienen restricciones de ningún tipo, salvo el contexto.

La situación que dio origen a esta discusión ilustra muy bien lo que sucede cuando no se comprenden bien los conceptos de GTD, o cuando intentamos forzar las herramientas para que hagan lo que nos gustaría que hicieran, en lugar de lo que deben hacer.

Foto por Howard Lake vía Flickr

23 comentarios

  1. Me encantaría ver la discusión. Si es que fue en la web, seguro que resulto interesante. Me suena a la eterna discusión de las necesidades que crean ciertas aplicaciones (omnifocus pongo por caso) frente a la sencillez que para mi debería ser GTD. Al final estas hay aplicaciones que tienden a hacernos confundir la planificación de un proyecto con la realización de simples acciones próximas en un contexto dado. Enhorabuena por el blog

  2. Mil gracias. Acabo de descubrir que yo también estaba comentiendo el mismo error. Una herramienta de gestión del tiempo puede generar el efecto contrario al deseado si no se utiliza de la manera correcta. Corrijo y sigo intentando encontrar el camino. Saludos

  3. Hola, Jerónimo. Muy interesante tu artículo, y sin duda algo que me ha dado muchos quebraderos de cabeza.
    Creo que vi en algún artículo o quizás en el último libro de David Allen (no lo recuerdo), en referencia a lo que has comentado, que las acciones a tener en la lista con respecto al planning de proyecto son aquellas que puedes ejecutar en la semana. En este sentido lo veo razonable para que cuando no realice una acción tenga que poner a mano la siguiente continuamente.
    ¿Cómo encaja esto con lo que comentas? ¿tendría que estar continuamente pensando en la siguiente acción de un proyecto cada vez que realice una o en la revisión diaria?

    Muchas gracias por compartir tus conocimientos, haces que me replantee los míos… :)

    • Interesante tu pregunta, Salva. En las listas solo deben aparecer las próximas acciones, o si son muchas, un subconjunto manejable de ellas.

      Lo que mencionas de tener sólo las que puedes acometer la próxima semana puede ser. Lo importante es que no incluyas cosas que no son próximas acciones.

      No veo tan importante decidir de antemano cuándo revisar el material de apoyo de un proyecto en busca de nuevas próximas acciones. Yo dejaría que la intuición dirigiera tus decisiones en cada momento. A veces querrás seguir avanzando en el proyecto y deberás revisarla; otras podrás esperar a la revisión diaria, o incluso la semanal.

  4. Pingback: Las listas #GTD no son para gestionar proyectos...

  5. Un post muy clarificador Jero. Das en la clave con eso de que hay que dejar de tratar de adaptar las herramientas a lo que creemos o queremos que hagan. Seguir poniendo foco en las herramientas, en lugar de los conceptos y las metodologías (hábitos) es asegurarse el fracaso.

    ;-)

  6. Jero, una duda.. La metodologia GTD sirve para manejar las tareas que yo tengo que realizar, pero hay algo que me desordena mi flujo y es al momento de delegar… Me explico, tengo que hacer una tarea, ejemplo, llega una persona nueva a equipo y hay que hacer varias actividades: solicitar el pc, solicitar las claves, instalar la app y luego explicar el trabajo… De todas las actividades la ultima es mia el resto se delega a diferentes equipos.

    Mi duda es, mi proxima actividad es explicar el trabajo, pero antes debo esperar que se complete todo lo demas y esas son tareas paralelas.. Como puedo controlar eso??

    Por otro lado, la lista de delegado, no existen dependencias.. Por ejemplo, en el ejemplo anterior, para instalar la app, debe ser entregado el pc, pero ambas actividades son delegadas.

    • Interesante pregunta, Cristian. Tu problema es que estás asumiendo un compromiso antes de tiempo. Si tú eres el responsable de la incorporación de la nueva persona al equipo, deberías crear un recordatorio por cada actividad previa en la lista “A la espera”; sólo cuando taches todas las actividades previas de la lista “A la espera” puedes añadir una siguiente acción “Capacitar a la nueva persona”.

      Y si tú no eres el responsable, en teoría deberías añadir la próxima acción sólo cuando el responsable te diga que ya está todo listo, o cuando la última tarea de preparación haya sido completada. Claro que a veces el verdadero responsable no hace bien su trabajo (algo que por desgracia sucede muy a menudo), y en ese caso puedes emplear la estrategia anterior como si tú fueras el responsable.

      GTD sirve para saber qué es lo que se puede hacer en un momento dado, no para gestionar proyectos, como ya he dicho en otras ocasiones. Si necesitas llevar el control de dependencias debes utilizar otra herramienta complementaria. Algo muy útil, especialmente para procedimientos secuenciales, son las listas de comprobación.

      • Hola Jero y Cristian, disculpad que me meta en vuestra conversación:

        Tengo una duda que me consume por dentro sobre Things y “Waiting for” o “En Espera”, te pongo en situación,

        Comencé usando Things por su facilidad de uso y diseño, pero al ver que no tenía área “En Espera” hace año y pico me pasé a Hightrack que prometía mucho, pero no consigo que funcione en mi viejo iPhone 4 y la web tiene un montón de bugs… Ahora he vuelto a Things, y sigo con el problema de “En Espera”… la primera vez que lo usé creé un “área” esta vez una etiqueta y filtro, pero no me convence ninguno de las 2 chapuzas:

        Con la etiqueta, tengo que filtrar desde las distintas secciones de Organizar y no las tengo todas recopiladas.

        Si uso el área “Waiting For” no puedo organizar las tareas por otras áreas…

        La pregunta del millón… Jero, ¿Tú cómo lo haces?

        Muchas gracias y felicidades por tu libro, me resultó muy inspirador!

        • Muchas gracias por tus palabras, Oscar. :-)

          En Things la lista “a la espera” se implementa con una etiqueta, Oscar. La verdad, he estado dándole vueltas y no veo el problema de hacerlo de esa forma, ya que algo que está a la espera no puede estar, por definición, en ningún otro contexto (etiqueta).

          • Muchas gracias Jerónimo! Otro día te pregunto como te organizas en Things para llevar un seguimiento o control semanal o mensual…;)

            Saludos

          • Interesante tema, yo paso por lo mismo en Things. Si la acción le coloco la etiqueta “A la espera”, no puede ir en la lista de próximas acciones, lo colocó en la lista “Algún día” ?

          • José, si algo está “a la espera” no es una próxima acción. Las próximas acciones son, por definición, acciones que debes llevar a cabo tú mismo lo antes posible. Las cosas a la espera son cosas que debe hacer alguien más, y tu única función desde el punto de vista de GTD es revisar la lista “a la espera” regularmente, y enviar recordatorios según sea necesario para asegurarte de que se llevan a cabo. Por tanto, si algo está a la espera no puede estar en una lista de próximas acciones.

          • Gracias por responder Jeronimo, mi pregunta va en la linea de Oscar, ya que usas things, esta no tiene una lista para “En espera”, cómo hiciste, una etiqueta y los colocas en la lista “Algun día” ?

          • Las listas “a la espera” se crean igual que las listas de contexto. De hecho, en Things la lista a la espera es un contexto más. Por eso, si algo está a la espera, no puede estar al mismo tiempo en el contexto @ordenador, o @teléfono, lo cual es consistente con el concepto de acción delegada (que debe hacer un tercero y va @a_la_espera), y próxima acción (que debemos hacer nosotros y va a @ordenador, @teléfono, @casa, etc.).

  7. Estimado, gracias por la respuesta.
    Estoy de acuerdo que GTD no es para manejar proyecto, pero ayuda en el dia a dia, me explico, iniamos un proyecto y se levantan varias tareas y se reparten en el equipo, yo tomo mis tareas y las coloco en la lista Tareas Futuras las mias y en la lista Delegadas las que son de itros y que me afectan a mis tareas, luego voy a las Tareas Futuras y marco como Proxima Tarea la que tengo que hacer hoy. N caso que para hacer una tarea necesite que se termine otras anterior, creo una lista de check y cuando esten todas listas la paso a Proxima Tarea.

    A si seria el flujo¿?

  8. Muchas gracias por el artículo es muy clasificador.

    Una consulta. ¿Cómo debo gestionar la lista de proyectos? Allí suelo tener dos o tres con varias subtareas pero que no se cumplen y que me estancan todo el proyecto. ¿Debería sacar las subtareas y ponerlas en la lista de próximas acciones? Con las demás listas siento que no tengo problemas.

    Saludos.

    • En GTD, la lista de proyectos es una lista de resultados que requieren más de una acción física, y que aún están por alcanzar. Generalmente, en esta lista deberías tener varias decenas de proyectos, desde cosas simples como inscribirte en una academia de inglés, hasta cosas muy complejas como abrir mercado en un país para un nuevo producto.

      El concepto de subtarea no existe en GTD: dentro de un proyecto solo debes tener acciones físicas que ya puedes llevar a cabo –si aún no puedes hacerlas, deben quedarse en el material de apoyo del proyecto, fuera de tu sistema GTD–; si una “acción” es demasiado compleja, entonces estamos ante un nuevo proyecto, y como tal debe estar en tu lista de proyectos junto al “principal”. Si el principal no puede ejecutarse hasta que se haga el secundario, entonces de nuevo debes sacarlo de la lista y mandarlo al material de apoyo del proyecto, hasta que hayas concluido el secundario.

      • ¡Vaya! Sí sabes de GTD, lo explicas de manera clara y precisa. Ahora que lo pienso creo que me ahorraría problemas si dejo de incluir subtareas dentro de mis listas.

        Estaré atento a tus publicaciones. Gracias de nuevo.

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