Las diversas caras de la planificación

PlanificarLos que me seguís desde hace tiempo sabéis lo crítico que soy con la mala práctica de planificar tareas, en el sentido de decidir por tu cuenta con horas, días o incluso semanas de antelación, lo que vas a hacer en un día o a una hora concretos. Y para que no quepa ninguna duda, me estoy refiriendo específicamente al hábito de programar en la agenda o calendario «lo que has decidido que vas a hacer el próximo jueves», o su versión más refinada, el hábito de elegir cada día las tareas más importantes o TMIs sobre las que vas trabajar al día siguiente.

No voy a extenderme sobre las razones por las que creo que planificar en este sentido es una mala práctica, y por qué se trata de una manera subóptima de hacer las cosas en los entornos de trabajo actuales. Ya lo he hecho en otras ocasiones, por activa y por pasiva, en este mismo blog, y no quiero volverme más cansino. Sin embargo, en aras de comprender mejor el mensaje que trato de transmitir, creo que es importante aclarar que, cuando digo que planificar es una mala práctica, probablemente me estoy refiriendo a un tipo de planificación distinto al que muchas personas pueden estar pensando. El lenguaje es «ambiguo» por naturaleza y, por tanto, nos juega malas pasadas continuamente. Por eso, hoy me gustaría explorar los distintos «mapas mentales» sobre los que operan la mayoría de los profesionales del conocimiento con respecto al asunto de la planificación.

Según la segunda acepción que da el diccionario de la Real Academia Española, «planificar» es hacer plan o proyecto de una acción, algo demasiado ambiguo. En la vida real, sin embargo, cuando hablamos de planificar, podemos estar refiriéndonos a varias cosas, todas ellas con un significado a veces parecido, pero definitivamente distinto:

El primer significado de planificar es dividir una tarea compleja en varias más asequibles. Esto es lo que comúnmente se denomina «divide y vencerás», y en GTD se consigue mediante la identificación del resultado deseado —lo que en esta metodología de productividad personal se denomina «proyecto»—, y las correspondientes siguientes acciones, físicas y visibles, que son necesarias para conseguirlo. Un significado de planificar sería, por tanto, dividir un resultado a corto plazo en acciones concretas que puedes llevar a cabo tan pronto las circunstancias te lo permitan.

Otro significado de planificar es fijarse objetivos intermedios a corto y medio plazo para la consecución de un objetivo final a más largo plazo. En GTD®, estos objetivos intermedios suelen corresponderse con distintos proyectos —definidos en lo que en GTD® llamamos el segundo nivel del Modelo de Horizontes de Enfoque®—, orientados a la consecución de una meta concreta —habitualmente definida en el cuarto o quinto nivel de enfoque. Este tipo de planificación es muy parecida a la anterior, pero abarcando un periodo de tiempo más amplio. Te permite eliminar el «ruido» que genera aquello que aún no puedes hacer, enfocándote más fácilmente en aquello sobre lo que sí puedes ir avanzando en este momento.

Tanto la planificación por división de tareas, como la planificación por identificación de objetivos intermedios, son lo que llamo planificación «informal», aplicable a la inmensa mayoría del trabajo del conocimiento. De hecho, debido a la naturaleza volátil, incierta, cambiante y ambigua de los entornos actuales, la manera más eficiente de afrontar hoy en día el trabajo suele ser utilizar un enfoque «estigmérgico» o adaptativo. Es decir, evitar hacer y seguir planes detallados y, en su lugar, ir analizando, tomando decisiones y eligiendo qué hacer, teniendo en cuenta tanto las circunstancias de cada momento como el resultado de nuestras acciones anteriores.

La tercer forma de entender el término «planificar» es como prever detalladamente necesidades y lo que habrá que llevar a cabo para conseguir un resultado determinado: análisis de recursos a utilizar, restricciones, fases en que debe dividirse un proyecto, orden de las actividades, resultados intermedios, tiempos de entrega, etc. Es una versión más sofisticada del «divide y vencerás», aplicable a la consecución de resultados complejos, y que en la gestión profesional de proyectos suele aterrizarse mediante los llamados WBSs —del inglés Work Breakdown Structure, o estructura de descomposición del trabajo—, o los diagramas de Gantt.

Este tipo de planificación más «formal» es necesario a veces, pero sólo para un número comparativamente pequeño de los resultados que habitualmente queremos conseguir. La mayoría del trabajo del conocimiento no requiere de esta sofisticación. Es más, estoy convencido de que la planificación profesional de proyectos en ocasiones resulta absurdamente compleja, y podría beneficiarse enormemente de aplicar técnicas como las descritas en el modelo de Planificación Natural de Proyectos® de GTD®, o de los principios de la planificación adaptativa de proyectos. Pero esa es otra historia que ya tendré ocasión de contar en otro momento.

Por último, un porcentaje significativo de personas entienden planificar como decidir con antelación qué vas a hacer en un momento futuro dado, o como decía al principio, distribuir en el tiempo las tareas que quieres llevar a cabo, utilizando un calendario o una agenda. Se trata de una «solución» que tiene profundas raíces en el paradigma totalmente superado de la gestión del tiempo, mencionada continuamente en gran parte de la literatura de productividad personal existente, y apoyada por numerosos «expertos» en la materia, dentro y fuera de internet.

Pues bien, de todas estas formas de planificar, la que considero una mala práctica es justamente esta última. La razón por la que creo que muchas personas suelen confundir el mensaje que intento transmitir es que utilizan el mismo término «planificar» para referirse a todas estas cosas distintas, algo que, como explicaba hace un tiempo mi buen amigo José Miguel Bolívar en uno de sus posts, no suele pasar en el idioma inglés. Un anglosajón llama a este último tipo de planificación scheduling —programación—, que nada tiene que ver con planning, o preparación para llevar a cabo algo. Programar tareas requiere comparativamente poco esfuerzo, mientras que planificar —en el sentido anglosajón— requiere pensar y decidir y, desde luego, resulta imprescindible si quieres hacer bien tu trabajo.

Por eso, siempre digo que programar tareas demuestra buena voluntad para hacer las cosas, pero suele ser muy poco efectivo en entornos cambiantes —la mayoría de los entornos de trabajo actuales. Mejor que programar, crea, mantén y revisa de manera frecuente un sistema donde tengas bien organizadas todas tus opciones de acción de acuerdo a ciertos criterios objetivos, de manera que siempre puedas elegir lo mejor posible qué hacer, minuto a minuto, según las circunstancias reales —no supuestas ni intuidas— de cada momento.

4 comentarios

  1. Hola Jerónimo,

    Enhorabuena por el post, lo acabo de leer junto con los post en los que recomiendas no planificar, ni por activa ni por pasiva, y reconozco que es una de esas lecturas que te hacen pensar y cuestionarte cosas. Y eso me gusta.

    Nunca fui muy amigo de la planificación en el sentido de scheduling, pero creo que no hubiera sacado muchos de los proyectos que he realizado sin un poco de planning y de TMI.

    Soy de los que piensan que un poco de planificación orientativa, de vez en cuando, no hace daño. Y me explico. En algunos momentos, no te encuentras muy lúcido para pensar y tomar decisiones, porque te sientes cansado, por ejemplo. En estos momentos, creo que viene muy bien, tener una previsión orientativa de lo que podrías hacer.

    Yo tengo la sensación de que cuando aprovecho a planificar un rato, en los momentos en los que me encuentro más lúcido, los días siguientes avanzo más. Puede que sea simplemente una percepción. Pero es lo que siento. No obstante, entiendo que es un tema complejo y que depende mucho de la situación y de la interpretación del verbo planificar.

    De algún modo, al decidir los proyectos que vas a activar en tu “lista de proyectos”, en lugar de ubicarlos en tu “lista tal vez algún día”, estás planificando lo que se encontrará activo, frente a lo que permanecerá dormido la próxima semana. Lo que tendrás a la vista en tu radar, frente a lo que no consultarás para orientarte ni actuar.

    Tras leer el artículo, tengo más claro que no se trata de sí o no. Se trata del cómo. Creo que la clave está en entender las ideas de planificación natural de proyectos y de planificación adaptativa, como muy bien has apuntado, para ir adaptándonos a los nuevos tiempos de cambios rápidos e imprevisibles.

    Felicidades por la reflexión y por la redacción. Me seguiré pasando por aquí seguro.

    Y perdona por la extensión, que casi publico un post en los comentarios :)

    • Muchas gracias por tu reflexión, Pablo. Creo que aporta el punto de vista y el sentir de muchas personas a la hora de plantearse el asunto de la planificación del trabajo.

      Elegir bien qué hacer incluso cuando se está cansado no es cuestión de planificar, sino de haber aclarado correctamente las cosas, y haberlas organizado por contexto, tiempo y energía con una redacción adecuada, que no deje lugar a dudas de qué es lo que hay que hacer exactamente.

      Piensa lo siguiente: si pudieras ver rápidamente todo lo que puedes hacer en este momento (según el contexto), utilizando la energía mental de que dispongas en este momento (por ejemplo, cuando estás cansado), y además las acciones estuvieran redactadas de manera que tuvieras toda la información necesaria para ejecutarlas (y no tuvieras que volver a pensar sobre qué era lo que había que hacer)… ¿para qué necesitas planificar, en el sentido de decidir de antemano en qué te vas a enfocar mañana, o esta tarde? Es mucho más potente desarrollar el hábito de revisar tu sistema antes de elegir qué hacer, considerando contexto, tiempo y energía, y elegir en cada momento lo que tenga más sentido hacer, dadas las circunstancias.

      Claro, para que esta forma de trabajar funcione es necesario tener interiorizados antes los hábitos de capturar, aclarar y organizar todo, de manera sistemática y regular, para poder mantener un sistema de recordatorios permanentemente actualizado y completo. En mi experiencia, poca gente hace esto, y muchos de los que lo intentan lo hacen mal. Esa es la razón por la que terminan cayendo de nuevo en planificación, mucho más sencilla de hacer, pero mucho menos efectiva en el trabajo del conocimiento.

      Un abrazo / Jero

  2. Estoy en general de acuerdo con lo expuesto, aunque con algún matiz. Creo que inventarse fechas de entrega falsas (tal día tendré listo el primer borrador, por ejemplo) es una mala praxis porque, en verdad, el cerebro pilla muy bien el truco, y no se cree esa fecha de entrega inventada (es decir, que has creado de la nada y que, en realidad, no es vinculante y por lo tanto “no aprieta”). Sin embargo, si puede ser una práctica interesante, en mi opinión, si esa fecha intermedia implica un compromiso firme. Es decir, te comprometes con alguien (un editor, un corrector, lo que sea) a darle en esa fecha ese primer borrador. Entonces la fecha de entrega próxima que has creado si puede ser un buen impulsor, ayudando a que seas más productivo con antelación. Es decir, que si puede ser de ayuda. La clave es, pues, tomarte muy en serio las fechas “falsas” que creas, es decir, que haya en ella compromiso y que sean realistas (es decir, que, objetivamente hablando, las puedas cumplir).

    • Totalmente de acuerdo contigo, Xose. Cuando acuerdas una fecha con un tercero (el editor o el corrector), estás creando un compromiso que debes cumplir, es decir, que tienes una fecha «real». Eso es distinto de decidir que, en lugar de tenerlo listo para el día en que te comprometiste lo vas a tener listo dos semanas antes.

      Una de las claves de la productividad personal es trabajar siempre con información objetiva, porque la calidad de nuestras decisiones es directamente proporcional a la calidad de la información que usamos para tomar dichas decisiones. Por eso, mejor que comprometernos a hacer muchas cosas con la esperanza de conseguir hacerlas, es tener claro qué tenemos comprometido «de verdad». Esa es la mejor manera de hacer siempre primero lo primero. Es decir, hacer primero lo que está comprometido y luego, cuando las circunstancias nos lo permitan, el resto de cosas.

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