La verdadera naturaleza de los proyectos

Pila de papeles

Foto por lotyloty (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Me resulta cuando menos sorprendente la cantidad de entradas que aparecen en las listas de proyectos de muchos practicantes de GTD. Siendo ortodoxos, quizá tengan razón para hacerlo. Según David Allen, todo aquello que requiera más de una acción física para ser completado debe traducirse en un proyecto. Y como tal, debe ser registrado en una lista específica de proyectos o frentes abiertos, separada de la lista de siguientes acciones.

Sin embargo, como ya he explicado en otras ocasiones, esta forma de gestionar los proyectos genera una sobrecarga que, a mi juicio, es total y absolutamente innecesaria. Añadir elementos a la lista continuamente, revisar cada semana las acciones físicas asociadas, borrarlos una vez terminados… ¿Es realmente necesario hacer todo esto para gestionar los proyectos?

Como el propio Allen reconoce en su libro “Getting Things Done”, la gran mayoría de los proyectos ni siquiera requieren de una planificación formal, más allá de las operaciones mentales, rápidas y naturales, que hay que llevar a cabo para identificar la siguiente acción física. Es más, generalmente, a partir de una siguiente acción recién completada resulta casi inmediato inferir la siguiente acción física, sin necesidad de mantener un recordatorio del frente abierto en la lista de proyectos.

Calculo que este tipo de proyectos “simples” constituye el 90% de mis frentes abiertos –y quizá estoy siendo demasiado generoso. Ello quiere decir que, si sólo mantengo la siguiente acción física del “proyecto” como recordatorio, estoy ahorrando muchísimo tiempo en gestión y revisión de todo el sistema.

En realidad, sólo existen dos tipos de proyectos que merecen un poco más de atención:

1. Proyectos que nos mantienen alerta incluso después de haber definido la siguiente acción física. Este es el caso de los proyectos suficientemente grandes como para no poder recordar todos los detalles de una sola vez. Si no realizamos una gestión formal del mismo, corremos el riesgo de olvidar aspectos importantes. Muchos de estos proyectos se pueden gestionar siguiendo el modelo natural para la gestión de proyectos, y pocos, muy pocos necesitarán de herramientas especialidades del tipo de Microsoft Project.

2. Proyectos para los que pueden surgir ideas potencialmente útiles y detalles de apoyo. Muchos proyectos puede que no sean especialmente complejos, pero requieren de un lugar adecuado para almacenar el material de apoyo. Muchos, por no decir todos los proyectos del tipo 1, también son de tipo 2 –aunque lo contrario no siempre es cierto.

En definitiva, si manejas menos de 6-8 proyectos de estos tipos, es muy posible que no necesites realizar la gestión de proyectos en una lista separada. Las carpetas de matarial de apoyo –y tu propia memoria– serán más que suficientes para ser consciente de la existencia de esos frentes abiertos. Para el resto de proyectos, las acciones físicas registradas en las listas contextuales servirán de recordatorio de los mismos.

Y tú, ¿cuántos proyectos o frentes abiertos tienes en este momento? ¿Cuántos de ellos son del tipo 1 y 2? ¿Cómo los estás gestionando? Compártelo con nosotros en un comentario.

8 comentarios

  1. Yo soy de esos “ortodoxos” que aplica a rajatabla el concepto GTD de proyecto. Pero no me genera ningún trabajo extra porque en mis listas dinámicas sólo veo las próximas acciones correspondientes.
    Tratar los proyectos como tales me permite/obliga a dos cosas.
    Por una parte, cuando pienso en un proyecto aplico la perspectiva vertical, es decir, pienso en todos los pasos necesarios; los que son secuenciales y los que puedo ir avanzando en paralelo. Eso me hace avanzar mucho más rápido luego. Por otra parte mi sistema de da visibilidad sobre proyectos para los que no he identificado una nueva acción (generalmente porque ya he completado las que había puesto), lo que me invita a cerrar el proyecto o a pensar nuevamente en él y añadir las nuevas próximas acciones necesarias.
    Sabes que pienso que la productividad no es la herramienta, pero creo que aplicar GTD sin las herramientas adecuadas es realmente difícil.

    • @José Miguel:

      No sabes las ganas que tengo de volver a Madrid, quedar contigo en un café y que me enseñes tu sistema ;-)

      Siempre que comentas tu implementación me entra una curiosidad enorme de verlo en la práctica. Cuando te leo siento que, en mi búsqueda de una forma “perfecta” de gestionarme, me estoy perdiendo algo. Me gustan las cosas simples, y no me gusta cambiar demasiado mi sistema, pero quizá tenga que replantearme –de nuevo– algunos aspectos.

      Muchas gracias por el comentario que, una vez más, arroja una luz distinta sobre el asunto.

  2. Estoy muy de acuerdo con lo expuesto. Cuando empece GTD, aplicaba en sentido estricto el concepto de proyecto, una sobrecarga innecesaria de trabajo. Con Autofocus ocurrió una simplificación, excesiva en algunos casos. Actualmente, Autofocus en la mayoria de casos, excepto en proyectos de los estilos expuestos. Autofocus si no necesito ni orden ni concierto, y GTD cuando el orden de los pasos garantiza el hecho de la cosa. Gracias una vez mas por compartir tu experiencia.

    • @Elsapo:

      Desde luego, después de un tiempo aplicando Autofocus, estoy de acuerdo contigo: no es aplicable como un sistema de productividad integral. Sin embargo, sí resulta muy útil para gestionar la listas de siguientes acciones.

      La solución ideal para mi es GTD con algunos aspectos de Autofocus.

  3. Yo no sigo ningún método, mas bien un poco de sentido común, ¿qué hago? de toda la vida he sido fan de las listas, así que por lo general hago una lista de lo que tengo que hacer, un poco para sentir que tengo control y otro para no olvidar hacer nada y enfocarme, voy anotando y voy borrando, lo que no voy a hacer ahora, lo agendo para cuando pueda hacerlo y listo.

    • @SandyGallia:

      Gracias por tu comentario :-) Si te gustan las listas, entonces creo que te enamorarás de GTD. Si no eres una persona muy metódica quizá te cueste un poco de trabajo acostumbrarte. Pero te aseguro que el esfuerzo merece la pena y, lo mejor de todo, ¡funciona!

      Si estás interesada, te recomiendes que leas la serie de artículos que escribí hace un tiempo, y que comienza con este:

      http://elgachupas.com/mi-sistema-gtd-de-la-a-a-la-z/

  4. La verdad no entendí muy bien tu clasificación de proyectos, pero te explico lo que hago.

    Desde que intenté aplicar GTD, me dí cuenta de que apuntar todo lo que necesito hacer es (en mi caso) ridiculo. Nunca ha sido necesario apuntar los pasos más importantes de un proyecto para poder llevarlo a cabo.

    Despues con AF se simplificó mucho el asunto pero seguia con la molestia de que no era necesario apuntar muchas cosas y no sabia cuales apuntar y cuales no. En otras palabras, carecia de critero.

    La semana pasada que publicaste la primera parte de tu metodo compacto, decidí poner algo de orden en mi sistema “sui generis” de productividad y concentré todo en la plicación de Listas de mi Palm.

    Llevo 5 días y me ha encantado, el sistema de clasificación me permite ver todo sin revolverlo y puedo saber que es lo siguiente por hacer sin complicaciones. Así que apuntar proyectos ya es algo del pasado, si tengo tres actividades: comprar cortinas, comprar cortineros, arreglar ventanas, es claro que forman parte de un solo proyecto. Si necesito dejar claro algo, utilizo una herramienta de notas adjuntas a cada actividad que ofrece mi Palm. Así, comprar cortinas puede tener una nota que diga “Comparar entre las tiendas fulanita y sutanita”. Sobre la marcha y en función de como se desarrollan el total de las actividades del día, veo la necesidad de registrar actividades para ir a cada tienda (por ejemplo ir a una tienda el lunes y a la otra el jueves) o todo se hace al mismo tiempo (por ejemplo en la tarde del domingo).

    Creo que será muy dificil que vuelva a pensar en registrar proyectos, con el control de las actividades es suficiente.

    • @Hluot:

      Tu caso ilustra perfectamente bien –creo– el de muchos de nosotros. Los proyectos o frentes abiertos se pueden desprender fácilmente de las tareas que tienes por hacer. Y los proyectos verdaderamente grandes para los que no resulta fácil deducir la siguiente acción, son relativamente pocos.

      Como explica José Miguel Bolívar, tener una lista explícita de proyectos puede ayudar a pensar mejor tanto vertical como horizontalmente. Y quizá sea cierto para personas con decenas o incluso centenas de proyectos. Pero para los que, como yo, no tenemos más de 20-30 frentes abiertos en un momento dado, mantener esa lista resulta realmente una sobrecarga innecesaria.

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