La simplicidad de GTD

La simplicidad de GTD

“El exceso de simplificación significa llevar la simplificación hasta tal punto que se ignoran otros valores”Edward De Bono (1933 – ). Escritor y psicólogo maltés.

Si soy sincero con vosotros, estoy un poco cansado de escuchar que GTD es un método de productividad complejo, y de comparaciones sin fundamento con otros métodos como ZTD. Tanto es así que he decidido escribir este artículo, a ver si de una vez por todas dejamos claros los términos en que se define la complejidad de GTD –no temáis, no voy a arremeter contra nadie, simplemente quiero aclarar algunos puntos que considero importantes y que estoy seguro arrojarán un poco de luz a los recién llegados a este apasionante mundo.

Creo que todos estamos de acuerdo en que la complejidad es ineficaz y una pérdida innecesaria de tiempo, de atención y de energía mental. Si es así, entonces también coincidiremos en que, idealmente, deberíamos hacer las cosas lo más simples posibles. Teniendo esto en cuenta, ¿es GTD un método de productividad personal simple?

Para dar una respuesta cabal a esta pregunta dejadme acercarme a una idea que De Bono expone magistralmente en su libro “Simplicidad”. Según él, hay que diferenciar entre lo simple, lo simplista, y el exceso de simplificación.

Simplismo

Como acabamos de ver, lo ideal es que hagamos las cosas lo más simples posibles. Sin embargo, hay que tener cuidado: la simplificación, antes del entendimiento profundo, no es otra cosa que simplismo.

Un enfoque del tipo “si un gobierno no tiene dinero, pues que imprima más billetes”, demuestra muy poco o nulo conocimiento del funcionamiento real de una Economía, y desde luego no puede considerarse una solución simple, sino simplista. Igualmente, decir que “para cumplir con tus objetivos basta con hacer una lista de tareas y hacerlas”, no deja de ser una visión simplista que no tiene en cuenta muchos aspectos clave de la productividad personal, como por ejemplo los diferentes tipos de procrastinación.

Me temo que la gran mayoría de los que declaran que GTD es un método complejo, lo hacen desde una visión simplista, en el sentido que dice De Bono. Es decir, sin un conocimiento profundo de lo que significa realmente la productividad personal y de los problemas que pretende resolver GTD. Es como ser pobre y que te den una limosna para comer: el verdadero problema no es el hambre, sino la necesidad de tener ingresos estables y cierto bien estar.

Exceso de simplificación

Igual de peligroso que el simplismo es el exceso de simplificación, en el que han incurrido algunos autores proponiendo métodos pseudo-productivos.

Una visión simplista de un asunto a menudo nos lleva a un exceso de simplificación de las soluciones existentes. No nos damos cuenta de que el exceso de simplificación hace que perdamos algunos valores importantes de la solución original.

Por ejemplo, podemos simplificar un coche eliminando dos ruedas y convirtiéndolo en una moto, pero entonces perdemos el valor de la seguridad ante un accidente, y el poder transportar a 4 ó 5 personas al mismo tiempo. En realidad hemos caído en un exceso de simplificación, pues la nueva solución –la moto– ya no resuelve el problema original.

Eso mismo le ha sucedido a GTD con la aparición de ZTD. Al margen de otras consideraciones, ZTD borra de un plumazo el valor de aunar control y perspectiva a la hora de ser productivos –hasta tal punto que su autor, Leo Babauta, postula la inutilidad de fijarse objetivos. Cuidado, no digo que ZTD no sirva para nada –aunque ciertamente a mi no me sirve. Lo que quiero decir es que el método de Babauta no resuelve el mismo problema que GTD, y desde ese punto de vista es un exceso de simplificación.

Simplicidad

Volviendo a la pregunta original, ¿es GTD un método de productividad personal simple? Tal y como yo entiendo la productividad personal, sí lo es. GTD es el método más simple posible, no solo para controlar tu día a día, sino también para dirigirte de manera consciente hacia tus objetivos, metas y misión en la vida –como ha quedado demostrado tras más de 10 años de uso por miles y miles de personas.

¿Podría quitarle cosas a GTD? Desde luego. Pero entonces no veo cómo podría ayudarme eficazmente ser una persona productiva, tal y como acabo de definirlo.

Algunos seguirán diciendo que a ellos les va muy bien con ZTD, Autofocus –el método de productividad de Mark Forster–, u otros métodos, y que no necesitan GTD para nada. Bueno, solo tengo que decir que quizá –sólo quizá– se están engañando a sí mismos, pensando que están resolviendo un problema cuando en realidad están resolviendo otro muy distinto. O quizá, y más triste todavía, están renunciando sin saberlo a la verdadera productividad personal.

Y tú, ¿sigues pensando que GTD es un método complicado? Comparte tu opinión en un comentario?

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Velo Steve (via Flickr)

20 comentarios

  1. Creo que lo que hay que tener claro es que GTD es un método general que puede adaptarse a cada persona; mientras que ZTD está enfocado a quien quiera vivir una vida como Leo. En cualquier caso cualquier método de productividad funciona porque la mayor parte de la gente llega a ellos sin ningún orden y cualquier orden es mejor que el mejor de los caos.

    • @Miguel:

      Parcialmente de acuerdo. Cualquier método de productividad, en su sentido más amplio, no funciona, simplemente mejora la situación cuando se vive en el caos.

      No confundamos “mejorar” con “funcionar”. Conseguir control cuando no sabes para donde ir es, ciertamente, muy positivo. Pero eso sigue estando muy lejos de lo que yo considero productividad personal. Cuando menos está a la mitad del camino ;-)

  2. Yo creo que hay un punto de inflexión maravilloso cuando una persona lleva una semana intentándolo y fracasa estrepitosamente (como es normal al principio). Porque la perspectiva de mucha gente tras haberse leído el libro es de “sólo son un par de buenos hábitos puestos juntos, me esperaba algo más”. Mientras que intentándolo la perspectiva cambia a la de que se trata de un método complejo y difícil de implementar. Yo en ambos casos recomiendo no crearse expectativas infundadas demasiado pronto y aunque no recomiendo empezar por GTD como “primera solución” de productividad, creo que hay que admitir que GTD es simple, es un esqueleto mínimo pero que permite lo fundamental.

    • @Iago:

      Aunque en este artículo defiendo la tesis de que GTD es el método de productividad personal más simple posible, en el sentido que expresa De Bono, eso no quiere decir que no lo considere difícil de implementar.

      Para la productividad personal, como para tantas otras cosas importantes, no existen atajos. Pensar que se puede conseguir por medio de fórmulas rápidas es engañarnos a nosotros mismos. Y quedarnos con ZTD, Autofocus u otros enfoques simplistas –de nuevo, en el sentido que define Bono– es conformarnos con menos de lo que podríamos.

      Aún así, por supuesto, cada uno es libre de adoptar el método y el enfoque que quiera, ¡faltaría más! Mi objetivo con este artículo y este blog es aportar mi punto de vista al debate, con la esperanza de que le sea útil a alguien :-)

  3. Pienso que hay diferentes niveles de productividad, en parte porque hay diferentes niveles de trabajos y de exigencias. Por ejemplo, quien trabaje única y exclusivamente detrás de un mostrador, vendiendo algún producto, de 9 a 14 y de 17 a 20, no creo que necesite GTD, si acaso llevar algunas listas con pedidos, contactos, etc. Sin embargo, cuando el objeto de tu trabajo es el conocimiento la cosa cambia. Si tienes que preparar material educativo, informes, programaciones, si tienes plazos de entrega, si tienes que trabajar en diferentes grupos, si participas en muchos proyectos al mismo tiempo cada uno con sus exigencias… entonces no tienes más remedio que buscarte un método de productividad.
    El problema viene muchas veces en que nosotros mismos nos metemos en camisa de once baras cuando podríamos tener un trabajo más simple, pero eso ya es otro asunto :)

    • @Luis José:

      Yo no creo que haya varios tipos de productividad personal, aunque si creo que hay diferentes grados de compromiso y conformismo con lo que queremos obtener de nosotros mismos.

      Productividad personal solo hay una: la que te permite tener el control y analizar tu situación –no solo profesional– con perspectiva, para así alcanzar tus metas y, en última instancia, tu propósito en la vida. Sinceramente, creo que esta definición de productividad personal –mi definición– sirve perfectamente bien tanto para el dependiente de una tienda como para un ocupado hombre de negocios.

      Dicho lo cual, entiendo perfectamente tu postura. Yo también, durante mucho tiempo, pensé que GTD era aplicable principalmente al trabajo. Fue cuando me di cuenta de que GTD es un enfoque holístico cuando empecé a entender que, no importa si eres amas de casa o director de una multinacional, GTD tiene mucho que aportar a tu vida.

  4. A veces me da la sensación de que vas por la autopista en direccion contraria pero sigues convencido que son los demás los que van contradirección. GTD no és complicado pero tiene cosas que a la mayoría de la gente ajena a la mentalidad anglo-americana les da lo mismo. Planificar todo hasta el más mínimo detalle es bastante infantil y ajeno a la realidad cambiante en que vivimos. Hace unas semanas leía una entrevista al Doctor Cavadas (el cirujano de transplantes ‘extremos’, sin duda el mejor del mundo con diferencia) y le preguntaban cual era su siguiente reto. Su contestación: ‘Dejé de marcarme retos a los 15 años que és cuando una persona empieza a madurar’

    • Parece que no conoces GTD muy a fondo. Precísamente, en GTD se da mucha más importancia a actuar según la situación en que te encuentras (adaptación la nuestra realidad cambiante) que a la planificación.

    • @Santana:

      Resulta que somos muchos, no yo sólo, los que vamos por la autopista en esta misma dirección ;-)

      Al margen de bromas, y coincido un poco con Francisco, tengo la sensación de que no has profundizado mucho en los conceptos que hay detrás de GTD. Si algo está demostrado es que los principios detrás de GTD son universales, y se han aplicado con éxito en los 5 continentes. ¿Hay diferencias culturales entre el mundo anglo-americano y el latino? Por supuesto. ¿Esa diferencia cultural imposibilita al latino para aplicar GTD con éxito? Rotundamente no, y hay miles de ejemplos de ello.

      En cuanto a tu comentario sobre la planificación, de nuevo demuestra que te falta mucho que aprender sobre GTD. Si hay algo que David Allen está harto de decir es que la planificación clásica no funciona –¡precisamente por eso existen los contextos! Ya ves, en eso estáis de acuerdo David Allen y tú, quizá sin tú saberlo ;-)

      Por último, respeto la opinión del Dr. Cavadas, sin duda un cirujano exitoso. Yo me quedo con una frase de Peter Druker, alguien no menos exitoso que Cavadas, y desde luego mucho más conocido mundialmente: “Lo que motiva a trabajadores del conocimiento es lo mismo que motiva a los voluntarios… necesitan, sobre todo, retos.”

  5. Estoy totalmente de acuerdo contigo. GTD es un método realmente simple, básico y lógico. Sigue una forma de pensar totalmente natural. Lo complicado está en disciplinarse uno mismo para hacer lo que hay que hacer… pero eso es algo que no nos va a enseñar ningún método.

    • @Francisco:

      Quizá esa tendencia a la falta de disciplina es uno de los factores culturales que nos diferencian a los latinos de los anglo-americanos, a los que se refiere Santana. Pero como dices, eso no tiene nada que ver con GTD, sino con nuestra actitud. Y desde luego, no es un obstáculo insalvable.

      Soy de los que piensan que, una vez comprendes los principios y consigues la motivación necesaria –algo que cualquiera, sea anglo-americano o no, puede conseguir si se lo propone–, GTD funciona, y funciona muy bien.

      Escudarse en “GTD no me funciona porque soy latino” es como decir “soy machista porque así me educaron”. Creo que sobran más comentarios ;-)

    • Si que existe un método. El de los 10 minutos. Con el crono al lado. Cuando suene decides: seguir con la tarea (no era para tanto), esperar a mañana y dedicarle otros 10 minutos, descartar completamente la tarea (ya no interesa o está fuera de plazo etc). Para hacer esto no hace falta ni motivaciones ni nada, simplemente se trata de empezar a hacerlo como sea.

  6. Hola Jero,

    no sabes las ganas que tengo de coger un avión cualquier día de estos y plantarme en México para hablar contigo 20 horas! Aunque no sé si tú querrías, jaja! ;-) De momento nos conformaremos con Internet y disfrutar de lo bien que escribes -no es peloteo-, aunque nuestras posturas sean muy distantes.

    Por adelantado: pido perdón si soy demasiado simple y simplista a la vez :-)

    Mi opinión: no creo que GTD sea complejo -¡de verdad!-. Ahora bien, creo que las personas que necesitan un método de productividad personal, sea el que sea, incluído ZTD, tienen una vida compleja. Entonces, tal vez empezaría por simplificar la vida de verdad, sin enmascararla detrás de métodos que me ayuden a soportar esa hiperactividad -quizá parte de la solución esté en delegar, repartir, colaborar,… eso sí que es eficiencia-.

    No creo que “el secreto” resida en lo que muchos llaman “hábitos de productividad”, y mucho menos en los métodos que nacen de éstos, sino en algo tan sencillo y a la vez complejo como la atención. Y ya sabes que la atención no es sólo la capacidad de concentración mientras estás haciendo algo en concreto.

    Una vez eres atento -que no “estás atento”-, la vida ya no necesita ni método, ni control, ni perspectiva, ni objetivos, ni resultados, etc.

    Muy “chulo” el debate :-)

    Un abrazo!

    • @Robert:

      No sé si 20 horas serían suficientes para discutir todo lo que tenemos que discutir ;-)

      Sería un honor y un lujo tenerte por aquí. Puede que no estemos de acuerdo en algunos puntos sobre productividad personal, pero seguro descubriríamos puntos de acuerdo en muchísmas otras cosas. Así que cuando quieras, estás más que invitado.

      Dicho lo cual, creo que todo el mundo puede beneficiarse de la productividad personal, tengan o no vidas complejas. Sin duda se pueden conseguir muchas cosas sin organización ni métodos de productividad, simplemente dejándote llevar y siendo atentos, como mencionas. Pero eso es muy poco efectivo. Sinceramente creo que, si tienes claro lo que quieres en la vida, es mucho más eficiente practicar algún tipo de método de productividad personal, fijándote objetivos, revisándolos periódicamente y manteniéndote enfocado.

      Otra cosa es la manera en que practiques esos métodos. Desde luego, dependiendo de tus circunstancias personales, no siempre es necesario implementar un sistema de productividad complejo –¿por qué todo el mundo piensa que productividad personal equivale a complicarse la vida? Para muchos es suficiente con un par de listas en papel, hacer revisiones quincenales de 15 minutos, establecer una política agresiva de “descarte” de las cosas que quieres hacer, y poco más –de hecho, esto lo hacen muchas personas exitosas de manera natural, sin saber siquiera que otros lo llamamos productividad personal.

      Puedes ir al gimnasio a hacer pesas y, con suerte, terminar consiguiendo el cuerpo que quieres, pero si sabes cómo alimentarte, diseñar tus rutinas correctamente, intercalar descansos aceduados, etc., serás mucho má efectivo en tiempo y forma en la consecución de tu objetivo. Igualmente, puedes vivir y ser feliz sin productividad personal –no lo discuto–, pero utilizando un método de productividad personal tu vida puede ser mejor, más rica y, sobre todo, mucho más enfocada en tu misión vital.

  7. No he sido capaz de aplicar GTD al 100% desde que me leí el libro hace ya tiempo, y aunque lo fácil sea echarle la culpa a las herramientas la verdar es que si no pongo interés en cambiar ciertos hábitos nunca llegaré a hacerlo. Aunque ¿realmente me es necesario aplicar GTD al 100%? no tendré todos mis proyectos avanzando y bastantes tareas por hacer pero soy feliz y la vida me va bien.

    El minimalismo (no radical) me ha enseñado a quitar metas, objetivos, sueños, pertenencias, arraigos, etc de mi mente por lo que al tener menos compromisos gestiono estos mejor.

    Sigo usando las herramientas de productividad para quitar de mi cabeza las tareas por hacer y busco motivación y trucos en blogs como este gracias al cúal el GTD se vuelve algo más amigable.

    Recordad: GTD supone esfuerzo, no hay varitas mágicas en productividad.

    • @Nacho:

      Mi recomendación es que no te conformes con esa sensación de control de aplicar solo un poco de GTD. Te garantizo que si practicas GTD en toda su extensión, tu percepción será muy distinta y gratificante.

      Para mi no es opción renunciar a mis metas, y ninguna excusa del tipo “es que es muy complicado gestionarlas” me hace dejar de desearlas si renuncio a ellas. Por eso, intento aprender a gestionarlas mejor, para que la técnica no sea un obstáculo de lo que verdaderamente importa: mi vida.

      Pero por supuesto, si tú te sientes cómodo renunciando a objetivos y metas, no hay ningún problema. Recuerda que ningún método de productividad te dice qué es lo que debes hacer, sino cómo debes hacerlo si es que decides hacerlo.

  8. @Santana, los10 minutos o la técnica pomodoro funciona si tienes claro que necesitas hacerlo. Si no las distracciones son muy acosadoras.

    • pomodoro no tiene nada que ver con esas tareas ‘pesadas’ que nunca tenemos ganas de empezarlas. Si hay gente que 10 minutos les parece aun demasiado pues que lo bajen a 5, eso si, cada dia 5 minutos hasta que te des cuenta de lo ridiculo de la situacion y tomes la determinacion definitiva: o te dejas de tonterias y lo haces de una pu…vez o abandonas definitivamente por incacidad manifiesta o por estar ya fuera de plazo etc. En cuanto a las distracciones, que se esperen 5 o 10 minutos que pasan rapido.

      Sobre el tema que no se permiten (o Jero no permite) replys a sus comentarios pues no pasa nada, que se quede con la ultima palabra. Yo digo lo que digo y aunque Jero, sin mala intencion, las tergiverse y quiera darle un sentido que no sea el inicial tampoco creo que requiera mas aclaracion. Al fin y al cabo yo no creo que los metodos de productividad esten al alcance de todos, aunque se expliquen bien y no sean demasiado complicados, eso da igual, mucha gente pasa de todo lo que requiera el mas minimo esfuerzo.

  9. Yo era lo más parecido a un hombre del renacimiento, muchas metas, demasiados proyectos y mucho por aprender en todos los campos. Fue al aplicar GTD cuando me di cuenta de que tenía muchos frentes abiertos y podía acabar como Napoleon perdiendo la guerra por tantas batallas.
    Eso sí los proyectos actuales los llevo con Toodledo, hasta tareas relacionadas con cuidar un bebé.

    • @Nacho:

      Tener muchos frentes abiertos no es necesariamente malo, aunque muchos se ponen nerviosos y tratan a toda costa de reducirlos al máximo. Creo que lo verdaderamente importante es saber gestionarlos correctamente, y en eso GTD ha demostrado ser muy eficiente.

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