La productividad personal no es un juego

Figuras de Toy Story

Ya sabemos lo que dice la Biblia “—Quien esté libre de pecado que tire la primera piedra” (Juan 8:1-7), así que no seré yo quien juzgue a otros por haber experimentado con esto de la productividad personal. Pero precisamente por haber sido pecador creo que puedo hablar con cierta autoridad sobre el pecado. Sin nombres, pero también sin piedad.

Cada cierto tiempo me preguntan en las redes sociales, a través del blog o en los talleres de productividad personal que facilito, por qué me he convertido en un “talibán” de GTD. No deja de ser paradójico que, habiendo ensalzado públicamente Autofocus, el sistema de productividad de Mark Forster, ilustrado la manera de completar las tareas pesadas con la técnica Pomodoro —hasta lo incluí en mi libro Productividad personal en una semana—, o promovido activamente el uso de las tareas más importantes (TMI), por nombrar solo algunos ejemplos notables, ahora tenga reparos, cuando no rechace frontalmente, la práctica de algunas de estas técnicas en favor de GTD genuino.

No me inicié en esto de la productividad personal por una acuciante necesidad, como fue el caso de algunos de mis colegas consultores artesanos y de muchos de los que me seguís habitualmente. Mi caso es bastante prosaico: una tarde de 2007 me topé por casualidad con el primer libro de David Allen, Organízate con eficacia, en una librería. Tras echarle un vistazo, me pareció lo suficientemente interesante como para comprarlo, y me lo leí entero de una sentada aquella misma noche. Hasta ese momento no sentía que tuviera un problema serio de productividad, pero mi deseo constante de aprender y mejorar hizo que empezara a poner en práctica la nueva metodología. Esa decisión supuso un antes y un después en mi forma de trabajar, y el primero de una serie de eventos que me han llevado a donde estoy hoy en día, personal y profesionalmente.

Los dos primeros años tras la primera lectura del libro fueron de constantes subidas y bajadas del “carro de GTD”, como le gusta decir a David Allen. Durante ese periodo creo que abandoné y volví a empezar no menos de cinco o seis veces, hasta que finalmente conseguí alcanzar cierta constancia en la práctica de la metodología. Esa etapa se cerró con la puesta en marcha de este blog, en otoño de 2009, con la idea de compartir mi aprendizaje y experiencias. El problema fue que, con esa “falsa” seguridad de tener dominada la situación, en los siguientes meses me sumergí poco a poco en una espiral anti-productiva, en la que probaba cualquier herramienta, truco y método que se me cruzaba por delante, y sobre los que di buena cuenta en este blog como muchos de vosotros recordaréis.

Cada nuevo descubrimiento que hacía me parecía genial, y quería ponerlo en práctica inmediatamente. Por supuesto, para ponerlo en práctica sin abandonar GTD me veía obligado a “tunear” mi sistema, quitando esto y modificando aquello, para que las piezas encajaran de manera más o menos coherente. Ingenuo de mi, asumía que la ecuación GTD + “cualquier otra cosa”, necesariamente tenía que dar como resultado algo mejor.

Ya no recuerdo cuántas cosas probé, pero lo que sí recuerdo es que, invariablemente, con cada cambio se producía un descenso de la eficiencia, cuando no también de la eficacia de mi sistema. Lejos de obtener alguna mejora, lo único que conseguía era empeorar mi nivel de control, perder perspectiva y tomar peores decisiones. Durante breves periodos parecía que los cambios funcionaban, pero generalmente era debido a que la actividad en mi trabajo se había ralentizado y no demandaba demasiado nivel de control. En cuanto había que pisar el acelerador, el sistema empezaba a hacer aguas de nuevo.

Finalmente, en un proceso que duró varios años, llegué a la conclusión de que GTD es el camino. No puedo decir que haya tenido una revelación o algo parecido, simplemente la realidad se ha ido imponiendo lenta pero inexorablemente. Incluso después de haber llegado a esta conclusión allá por 2011, he seguido probando cosas de vez en cuando, o he mantenido algunos hábitos productivos anti-GTD que sólo hace relativamente poco he decidido erradicar por completo. Actualmente llevo utilizando GTD puro desde mediados de 2014, y puedo decir honestamente que nunca antes había conseguido los niveles de eficacia y eficiencia que he tenido estos últimos meses, que se dice fácil.

La conclusión a la que quiero llegar con toda esta historia es que, para bien o para mal, la forma en que trabajamos —en el sentido más amplio de la palabra—, determina la rapidez, pertinencia y calidad de los resultados que obtenemos, tanto en la esfera personal como profesional. Y ninguna otra metodología de productividad personal es tan completa —cubriendo aspectos de control y perspectiva—, ha conseguido el respaldo científico y es practicada por una base de usuarios tan universal como Getting Things Done. Hay demasiado en juego como para andar perdiendo el tiempo intentando mejorar algo que ya ha sido probado por cientos de miles de personas en todo el mundo durante más de 15 años. Créeme, GTD funciona, y funciona muy bien.

Hazte un favor a ti mismo y no te tomes tu productividad personal como un juego. Ve a lo seguro. Adopta GTD genuino, haz un esfuerzo honesto por ponerlo en práctica de manera completa y consistente, sin versionarlo, y tú mismo verás los resultados muy pronto. Si alguien me hubiera dado este consejo cuando empecé, hace más de 5 años que estaría donde estoy ahora.

Foto por William Warby vía Flickr

11 comentarios

  1. Me identifico totalmente contigo. También soy de los que lo he probado todo y todo me funciona maravillosamente… durante una semana, para volver después al caos.
    El problema que veo con GTD es que no enseña el COMO, solo el QUÉ. Como tú dices GTD es el camino, pero el medio de transporte se lo tiene que buscar uno mismo. Yo he llegado a la conclusión de que lo que mejor funciona con GTD es el papelito y el lápiz de de toda la vida y que todo el resto de cientos de herramientas tecnológicas (aplicaciones, móviles, etc.) son al final distracciones que conducen al fracaso del sistema. GTD, sí, pero adaptado a uno y siempre buscando la máxima SIMPLICIDAD posible.

    • Mencionas un aspecto fundamental, Sabiopelotas: el mejor sistema GTD es el que mejor se adapta a uno.

      Dicho esto, no podemos olvidar que GTD nunca ha pretendido decir COMO, sino QUE buenas prácticas debes desarrollar a la hora de organizarte y mejorar tu productividad personal. Y esa es precisamente su potencia: aprende bien el QUE, y te dará igual el COMO.

      En este sentido, el papel y el lápiz es lo que siempre recomiendo a quien empieza a practicar GTD, y funciona bastante bien para aprender el QUE. Pero a poco que tu trabajo dependa de un ordenador y tengas un par de decenas de frentes abiertos todo el tiempo, definitivamente es mucho más eficiente utilizar herramientas tecnológicas para montar tu sistema.

      • Cierto, debería ser mucho más eficiente un sistema informatizado que una lista en un papel, pero después de probar mil cosas (con lo que más éxito he tenido ha sido con things + ical) he llegado a la conclusión de que nada como poder TOCAR. Es como comerte un huevo frito o limitarte a verlo en una foto del menú. Precisamente cuantos más proyectos tengo y más tareas se acumulan, más me cuesta seguir la rutina del GTD con aplicaciones y aparatitos.
        Animo a todos los desesperados en la gestión del tiempo que vuelvan a la servilleta de papel. Tu cerebro te lo agradecerá.

  2. Estoy muy de acuerdo contigo, Jerónimo, excepto en un par de cosas (muy concretas, el resto por supuesto :)). Por un lado, el tema de las TMI, por ejemplo, no creo que sean algo contradictorio con GTD. Yo personalmente las fijo durante mi revisión diaria y me sirven para ganar un poco de perspectiva, de forma en que cuando tengo que decidir qué hacer me sea más fácil elegir.

    Evidentemente eso pueden conllevar (y de hecho, a veces me pasa) que nos centremos solamente en las TMI en vez de decidir lo que realmente es más importante en ese momento, pero en la mayoría de los casos me ayuda a aprovechar mucho mejore el tiempo avanzando mucho más.

    La otra cosa con la que no coincido es con la de “si alguien me hubiera dado este consejo cuando empecé, hace más de 5 años que estaría donde estoy ahora”. Por mucho que alguien te diga que en GTD mejor no hacer modificaciones, yo creo que hasta que no las hacemos y nos equivocamos no somos totalmente conscientes ;)

    Muchas gracias por tu artículo Jerónimo, la verdad es que me ha hecho reflexionar sobre mi uso de GTD. ¡Tengo varias ideas apuntadas para mi próxima revisión!

    • Es cierto que las lecciones más importantes y duraderas en la vida son las que aprendemos por nosotros mismos, Jordi. Aún así, 5 años son muchos años, y no me hubiera quejado si alguien, un maestro, me hubiera ahorrado al menos una parte de ese tiempo. ;-)

      En cuanto a las TMIs, entiendo lo que dices –yo estuve ahí hace tiempo–, pero no puedo estar de acuerdo contigo bajo ningún concepto.

      Emplear tiempo en intentar adivinar qué podrás/querrás/será más conveniente que hagas, antes de que llegue el momento real de ponerte a hacer, es una pérdida de tiempo. Si practicas GTD como debe ser, siempre tendrás un inventario completo y actualizado de las cosas importantes que tienes que hacer, agrupado por contexto, tiempo y energía –si algo no es importante en estos momentos debería estar en la incubadora–. Dichos criterios son justo los únicos criterios objetivos que puedes utilizar cada vez que te enfrentes a la decisión –muchas veces al cabo del día– de qué hacer a continuación. Y si tus listas están bien organizadas, la mejor opción siempre emergerá de manera natural, sin necesidad de TMIs, dadas las circunstancias de cada momento.

      Y para que no queden dudas, las TMI no solo son innecesarias, sino que se contraponen a GTD desde el punto de vista de la eficiencia, pues usar TMIs es menos eficiente que utilizar listas contextuales de siguientes acciones.

      Un abrazo y gracias por pasarte por aquí. :-)

  3. Pues te voy a hacer caso :)

    Es más, aunque no tuvieras razón, te haría caso igual.

    ¿GTD funciona? ¿Sí? Pues p’alante, como los de Alicante.

    ¿Podría ser mejor? Sí. No. Puede. Pero el caso es que funciona. Y eso es suficiente.

    Y está en la línea de una de las máximas personales que trato de seguir: Suficiente es mejor que perfecto, como cuento aquí: http://enbuscadefoco.blogspot.com/2015/01/como-crear-un-plan-de-accion.html

    Tratar de mejorar algo (y aquí ya no hablo sólo de GTD), estando en una etapa temprana, a uno le hace perder el tiempo. Puede causar cierta parálisis incluso. En este caso, en la productividad.

    • Créeme, Josan, GTD funciona. Y no porque lo diga yo, ahí están las pruebas para quien las quiera ver.

      Sugieres algo muy importante: GTD no es perfecto, es verdad, mis colegas de OPTIMA LAB y yo mismo somos conscientes y trabajamos todo el tiempo para intentar mejorar eso. Pero honestamente creo que el camino para mejorarlo no es simplificándolo o cambiando de manera arbitraria. Cualquier modificación que hagamos a GTD debe estar meditada, y siempre teniendo cuidado de no “pisotear” ninguno de los principios productivos sobre los que se asienta.

      Desde ese punto de vista, intentar mejorar algo cuando no se conoce a fondo es un error de libro, que yo mismo he cometido en el pasado, y que hay que evitar.

  4. Pingback: Entrevista: Jordi Sánchez Escué

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