La productividad en el correo electrónico

Pila de papeles

En los últimos años parece haber surgido una cruzada contra el correo electrónico, achacándole muchos de los males de la productividad personal del hombre —y la mujer— del siglo XXI. Tengo que reconocer que el uso que hacemos de esta herramienta deja bastantes que desear en general, y que es fuente de muchas de las ineficiencias comunicativas del profesional moderno. Pero una cosa está clara: por mas que a muchos les gustaría que fuera de otro modo, el correo electrónico no ha muerto, al menos no todavía. Ello quiere decir que tenemos que aprender a utilizarlo de la manera más efectiva que nos sea posible.

Se pueden seguir muchas reglas para enviar correos efectivos, y eso está bien. Facilitar el trabajo de quien estará al otro lado del email es una forma excelente de mejorar nuestra propia efectividad, en la medida en que aumentará las probabilidades de obtener los resultados que buscamos. Pero como seguramente ya sabes, los correos que envías son solo la mitad de la ecuación: en tu efectividad también influye, y de manera muy notable, el tipo y cantidad de correos que recibes… ¿no?

Bueno, no exactamente. El número y la naturaleza de los emails que recibes no deberían tener un impacto significativo en tu efectividad. Asumiendo que ya estás haciendo algo para deshacerte automáticamente del correo que consideras «basura» —muy sencillo de lograr eliminando las suscripciones y/o utilizando reglas de correo—, recibir muchos emails significa simplemente que tienes muchos asuntos de los que tienes que ocuparte. Y eso no tiene nada que ver con tu efectividad, sino con tus responsabilidades. Vaya, que la única manera de reducir el número de emails sobre los que debes tomar decisiones es reduciendo tus responsabilidades.

Entonces, lo que realmente impacta de manera significativa en tu productividad con el correo no es su volumen, sino la manera en que lo gestionas. La mayoría de las personas viven pendientes del correo las ocho o diez horas que pasan en la oficina, e incluso más, desde sus smartphones. El correo electrónico se ha convertido en un auténtico sumidero para nuestra atención. Dedicamos mucha más atención al correo de la que realmente merece.

Además, la tendencia que tienen muchos profesionales modernos es «hacer los correos» desde la bandeja de entrada. Eso, unido al exceso de optimismo —«venga, sólo me llevará 5 minutos»—, hace que terminemos enfrascándonos medio día en actividades que muchas veces no son las que aportan más valor a nuestro trabajo. Es más, me atrevería a decir que este pésimo hábito por sí mismo es una de las mayores causas de improductividad en las organizaciones modernas.

La buena noticia es que hay una manera de optimizar la atención que le dedicamos al correo, y es tan efectiva como simple. Consiste en hacer lo siguiente: cada vez que abras un correo ya no lo vuelvas a cerrar; piensa sobre el significado que tiene para ti desde el punto de vista de trabajo, decide todo lo que hay que hacer, y guarda un recordatorio de las decisiones que tomes en algún lugar fuera de tu cabeza; después, elimina o archiva el correo. Y así hasta que la bandeja de correo quede vacía. Es lo que en la metodología GTD se llama «procesar a cero». De este modo, dedicarás atención plena a cada correo una vez, y sólo una vez, gestionándolo de manera óptima.

Y, ¿cada cuánto tiempo hay que «procesar a cero»? En un mundo ideal, cada vez que sientas la necesidad de hacerlo, de manera que siempre tengas la sensación de control sobre tus asuntos. Si realmente procesamos a cero cada vez que abrimos la bandeja de entrada, unas pocas veces al día debería ser suficiente para la mayoría de las personas. Procesar «casi a cero», que se parece, pero no es lo mismo, no funciona. Dejar correos pendientes de procesar hace que, consciente o inconscientemente, estés desviando parte de tu atención al correo incluso cuando estás haciendo otras cosas, y al final termines pasando más tiempo en la bandeja de entrada del necesario, en lugar de haciendo.

Por tanto, el correo electrónico puede ser una herramienta altamente efectiva si sabes gestionarla correctamente, y ni el número ni la naturaleza de los correos debería ser un problema de productividad si desarrollas los hábitos adecuados.

Foto por Quinn Dombrowski vía Flickr

8 comentarios

  1. Hola Jero.

    Un excelente tip que da David Allen en su libro de GTD es crear la carpeta @Acción. Y ahí archivar los emails que requieren acción.
    Es útil trabajar en esos emails una vez que has procesado (dejado a cero) tu bandeja de entrada.
    Esto te ahorra anotar en algún lugar esos emails.

    También es útil crear la carpeta @A la espera, para los emails que desees dar seguimiento.
    En Gmail eso se facilita si al email de petición incluyes copia oculta a esa carpeta: añadir ahí “tumail+espera@gmail.com” y poner una regla de filtrado para que al llegar ese email se vaya directo a tu carpeta @A la espera sin pasar por la bandeja de entrada.

    Saludos.

    Luis X. González
    Twitter: @efectividad360

    • Gracias por el aporte, Luis. Efectivamente, David Allen propone la posibilidad de crear dos carpetas, «Acción» y «A la espera», con la misma función que las listas de contexto y «A la espera» de GTD. Sin embargo, la experiencia me dice que es mejor mantener un solo inventario de recordatorios, en lugar de tenerlos repartidos entre el correo y tus listas. Cuanto más fragmentado tengas tu sistema de recordatorios, más probable es que no lo revises todo cada vez que tienes que tomar una decisión de qué hacer, cuando vayas a dar seguimiento.

      En su lugar, yo prefiero procesar el correo como cualquier otra bandeja de entrada, colocando los recordatorios necesarios en mi sistema de listas –con toda la información necesaria para llevar a cabo las acciones, si procede–, y luego archivando o borrando los correos. Después, si realmente es necesario responder sobre el mismo correo que originó el recordatorio, lo busco en el archivo con la función de búsqueda de mi programa de correo, lo cuál no me lleva más de unos pocos segundos. Y si no necesito mantener la trazabilidad del asunto, ni siquiera eso: respondo con un correo nuevo.

      Esta es la forma más eficiente que he encontrado hasta ahora para gestionar el correo electrónico, y me funciona de maravilla.

  2. Buenos días,
    Qué harías en estos dos posible casos?:
    1- Correo que tienes que responder. En principio entiendo que en este caso lo gestionarías al momento siempre que no requiera ninguna otra acción?
    2- Correo que tienes que contestar, pero que primero tienes que realizar una o varias acciones: cómo lo gestionas en el correo hasta que puedes contestar? alguna carpeta de pendientes?
    Muchas gracias,
    Un saludo

    • Muy interesantes tus preguntas, Sergio. Intento responderte:

      1. Los que practicamos GTD conocemos la «reglas de los dos minutos». Esta regla dice que si vas a tardar más tiempo en organizar un recordatorio que en responder, entonces responde. La idea es brillante, salvo por el pequeño detalle de que las personas solemos ser muy malas calculando cuánto nos llevará hacer algo. En muchas ocasiones me he encontrado respondiendo un correo que pensaba que me llevaría un par de minutos, y he terminando empleando una hora. Ante la duda, nunca respondo inmediatamente, y en su lugar añado un recordatorio a una de mis listas de siguientes acciones con los detalles necesarios para poder hacer el trabajo llegado el momento. Así me aseguro de que puedo terminar de «procesar a cero» en un tiempo razonable.

      2. De nuevo, para los que practicamos GTD, cualquier cosa que requiera más de una acción es un «proyecto», y debe ser procesado como tal. Una vez creados los recordatorios correspondientes en mis listas, normalmente archivo o borro el correo, dependiendo de si puedo necesitarlo como referencia o no en el futuro. Cuando llega el momento de responder –después de haber completado todas las acciones necesarias y, por tanto, haber cerrado el proyecto–, tengo dos opciones: a) si no necesito mantener la trazabilidad de la conversación, respondo con un correo nuevo; b) si necesito mantener la trazabilidad, busco el correo en el archivo de correo con la función de búsqueda de mi programa de correo, y respondo sobre él. Dominar las herramientas que usas te permite mantener un sistema lo más sencillo posible y, por tanto, enfocarte en desarrollar los hábitos, que es donde radica realmente la productividad.

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