La Pirámide de la Productividad Personal

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Existen muchas maneras de mejorar la productividad personal, todas ellas válidas y útiles, pero no todas igual de eficaces. Por ejemplo, y esto es algo de lo que ya he hablado en varias ocasiones, no tiene el mismo impacto productivo adoptar un nuevo hábito que utilizar una nueva herramienta, no importa lo avanzada o ergonómica que sea. Un hábito siempre es, productivamente hablando, más potente que una herramienta. De igual manera, tu productividad se verá más beneficiada si aprendes a dominar una herramienta que utilizas diariamente para tu trabajo, que si incorporas un simple truco nuevo.

En mi experiencia, la productividad personal puede mejorarse trabajando en cinco niveles o planos distintos, que se organizan en forma de pirámide, y que son, de abajo a arriba: principios, hábitos, rutinas, herramientas y trucos.

La relación que hay entre ellos parece tener las siguientes características:

1) Los niveles inferiores soportan a los superiores, de manera que una carencia en un nivel inferior hace que los niveles superiores pierdan efectividad;
2) Un nivel superior bien desarrollado puede compensar parcialmente las carencias en los niveles inferiores, pero nunca podrá sustituirlos;
3) Como corolario, el beneficio productivo que tiene un nivel es mucho mayor cuanto más abajo se encuentre en la pirámide;

La Pirámide de la Productividad Personal

Tu sistema de productividad, el mío y el de cualquier otra persona, está compuesto de QUÉs y CÓMOs. Es decir, practicas una serie de hábitos que se basan en ciertos principios productivos –lo que haces–, y los pones en práctica mediante una serie de rutinas, herramientas y trucos –cómo lo haces.

Teniendo en cuenta esto, resulta sencillo entender que las piezas más importantes de cualquier sistema productivo siempre serán los principios y los hábitos, mientras que los trucos, herramientas y rutinas que utilices para poner en práctica esos hábitos tienen una menor importancia relativa. Otro aspecto importante es que, mientras que cambiar los QUÉs es peligroso si no se sabe lo que se está haciendo, puedes y debes cambiar los CÓMOs en función de tus necesidades particulares, siempre que respetes los principios de base.

La parte de un sistema que explica los QUÉs es lo que yo llamo la metodología –hábitos y principios–, mientras que los CÓMOs que elige un usuario determinado constituyen la implementación de la metodología de dicho usuario. O dicho de otro modo, cada sistema de productividad personal siempre será único, porque aunque es posible que muchas personas utilicen la misma metodología, es muy difícil que dos personas distintas utilicen exactamente la misma implementación.

El concepto de rutina generalmente está muy ligado al de hábito, y muchas personas no hacen distinción entre ellos. Pero a efectos de esta discusión, voy a considerar que el hábito es la actividad propiamente dicha, mientras que la rutina es la frecuencia con que se realiza dicha actividad. Por ejemplo, la “revisión semanal” de GTD sería el hábito, y la frecuencia con que la hagas –todos los viernes, cada 10 días o cada 5 días–, sería la rutina. Esta distinción es importante, porque mientras el hábito forma parte de la metodología –y por tanto, no se debe modificar–, la rutina forma parte de la implementación, y sí se puede modificar.

Así, por ejemplo, si comprendes que el principio productivo detrás del hábito de la revisión semanal es asegurarte, entre otras cosas, de que tu sistema no pierde fiabilidad, resulta evidente que no puedes prescindir de dicho hábito, y debes tener mucho cuidado a la hora de cambiar la secuencia de pasos que llevas a cabo si no sabes muy bien lo que estás haciendo. Por el contrario, entender que la clave de la revisión semanal no está en la periodicidad, aunque se llame “semanal”, te permitirá cambiar la rutina cuando lo creas necesario, siempre y cuando puedas garantizar el control de tus actividades diarias.

Este modelo piramidal explica, por ejemplo, algunas de las dificultades que tiene la gente para poner en práctica GTD. El primer libro de David Allen mezcla constantemente QUÉs y CÓMOs, llevando en muchos casos al no iniciado a “confundir el tocino con la velocidad”, como dice mi buen amigo José Miguel Bolívar. Afortunadamente, Allen hace mucho mejor trabajo en su libro “Haz que funcione”, aunque a mi juicio sigue teniendo lagunas didácticas importantes. La consecuencia de ello es que los principios productivos de GTD no resultan evidentes para el principiante, y muchas personas asumen que los CÓMOs que se describen en el libro –algunos de ellos obsoletos hoy en día–, son parte indivisible de la metodología, y por tanto, de adopción obligatoria, cuando en realidad no lo son.

Practicar GTD significa implementar todos los hábitos que propone respetando los principios productivos que subyacen de ellos. Es decir, si quieres tener éxito a la hora de practicar GTD, asegúrate de que no haces cambios en la metodología –los QUÉs–, y que tu implementación particular –los CÓMOs–, respeta los principios de la productividad personal sobre los que se asienta.

10 comentarios

    • Muchísimas gracias, Silvestre. Este modelo me ha sido muy útil en los últimos tiempos para explicar (y explicarme a mi mismo), cómo poner GTD en práctica de manera correcta. Ojalá que os sirve a muchos más. :-)

  1. A mi me falta el valor humanista de la productividad personal, el cambio como base de toda la productividad. El yo que se siente superado, el yo que se siente terminal, el yo que más allá de los sistemas que inician el cambio para soportar los principios y crear los hábitos, para implementar las rutinas y que con más o menos herramientas, llegar a los ¿trucos? me chirría esa cúspide.

    Si uno no trabaja ese yo, más allá de todas sus acciones y proyectos, los principios serán fácilmente alterables y la base se irá resintiendo. Esta pirámide suena más a productividad generalista, le falta la pincela de lo personal, porque cuando estás en la ola, cuando te sientes productivo se olvida muy aprisa los valores personales que te influenciaron a evolucionar.

    Queremos hacer propia la “productividad personal” separándola de la industria, pero siempre acabamos rodeados de herramientas que nos ayudarán a crecer en calidad y cantidad, pero la fortaleza del cambio sólo puede ser soportada por ese ser que quiere cambiar y que quiere tomar el control de las cosas.

    Para mi, la base de toda productividad personal es un yo queriendo evolucionar, un yo que tiene que trabajar las carencias y los excesos para afrontar todo lo que se avecina, porque por mucho que quieras enseñar o aprender, si la productividad no se entrelaza con cada célula de tu ser, se convertirá en una herramienta que sólo se le dará uso cuando se la necesite.

    La fortaleza de la productividad personal, es el espejo de o que uno es en todo momento.

    • Estoy bastante de acuerdo con Bergonzini en que a GTD, que es el sistema más completo, le falta una dimensión humanista; quizás no es que le falte, quizás lo desborde.
      En cuanto a la pirámide, me resulta interesante la división entre qués y cómos aunque creo que resulta un tanto artificial la división entre trucos y herramientas, o entre hábitos y rutinas aunque esta última al explicarla queda perfetamente clara.
      Siempre he visto GTD como un sistema que propone ir de abajo hacia arriba, de los trucos hacia los principios y del control a la perspectiva pero creo que son dos pirámides diferentes.
      Sea como fuere un artículo muy interesante, Jero.

      • Gracias, Rubén. Efectivamente, el modelo de 6 niveles de perspectiva sirve para dirigir tu enfoque en lo que se necesita en cada momento (acciones y proyectos la mayor parte del tiempo, y de vez en cuando en áreas de responsabilidad, metas, visión, etc.). El modelo que describo trabaja en otro plano: ayudar a poner en práctica GTD de manera correcta.

        Empezar por los trucos, como seguro ya te has dado cuenta, es empezar la casa por el tejado. Yo también lo hice en su momento, y así me pasó. ;-)

        En cuanto al factor humanista de GTD, sin duda es importante, y los que nos dedicamos a la formación lo podemos atestiguar todos los días. De todos modos, siempre he pensado que la idea inicial de David Allen era compartir su experiencia y vender unos cuántos libros. Ni se imaginaba lo que iba a suceder después. Así que pedirle más quizá sea demasiado.

    • Sin duda, Alex, el factor humanista es condición “sine qua non” para iniciar cualquier proceso de cambio, y el cambio hacia la máxima eficiencia y eficacia posibles no es un cambio pequeño precisamente.

      El modelo que presento es eso, un simple modelo para explicar el aspecto mecánico de la productividad. Es posible que no sea el único, y seguramente no es el mejor. Pero sólo intenta explicar la manera en que los QUÉs y CÓMOs se relacionan en un sistema de productividad personal.

      Por supuesto, sin voluntad de cambio, sin ese deseo que arde por dentro por querer hacer las cosas distintas, no hay pirámide que pueda ayudarte.

  2. Con toda la información disponible a día de hoy sobre métodos, técnicas, herramientas, trucos, … sobre organización y gestión personal, viene bien contar con este tipo de artículos que tratan de simplificar y ordenar conceptos.

    Estoy de acuerdo con Bergonzini y Ruben acerca de la falta de humanización de determinados métodos. Los profesionales no están interesados en seguir un método concreto, están interesados en solucionar los problemas que les origina la carga de trabajo o la falta de planificación. Y por supuesto, esa solución no pasa por convertirse en “robots” con la ejecución de una serie de pautas que no entienden, sino en comprender qué están haciendo mal y cómo pueden hacerlo mejor.

    Entender en primer lugar los principios y hábitos que deben seguir y después qué tipo de herramientas (en su sentido más amplio) pueden ayudarles a implementar la metodología es sin duda un proceso bastante natural. Sin embargo, ¿todos tienen claro los motivos por los que deben aplicar esos principios y hábitos más allá de querer solucionar problemas de forma general?

    En este sentido, quizás sería interesante añadir a la Pirámide de Productividad Personal un escalón (en su base) que se centre en el análisis, es decir, en conocer el “para qué”. He trabajado con muchos alumnos y clientes que habían intentado anteriormente aplicar principios y hábitos a través de diferentes herramientas, pero realmente no conocían cuáles eran sus deficiencias concretas. Eso les había llevado a abandonar en numerosas ocasiones.

    Esto además puede convertirse en un proceso recursivo que nos permita trabajar de forma sencilla y práctica en la mejora continua.

    En definitiva, estupenda reflexión y análisis en el artículo, Jerónimo.

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